Das hybride Arbeiten verbindet traditionelle Bürokultur mit den Vorteilen des ortsunabhängigen Arbeitens und schafft so ein Modell, das zugleich den Unternehmen und den Mitarbeitenden neue Möglichkeiten eröffnet.
Während Mitarbeitende den Zugewinn an Flexibilität genießen, stehen HR-Abteilungen vor neuen Herausforderungen wie der Frage, wie die Zusammenarbeit trotz räumlicher Distanz gelingt oder wie der Datenschutz gewährleistet werden kann.
Lesen Sie in diesem Artikel, wie Unternehmen mit den richtigen Strategien und digitalen Lösungen diese Herausforderungen meistern können, um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen und sowohl die Effizienz als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern.
Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?
Ein hybrides Arbeitsmodell kombiniert Präsenzarbeit im Büro mit Remote Work – also der Möglichkeit, von zu Hause oder anderen Orten zu arbeiten. Im Gegensatz zu reinen Homeoffice- oder Büro-Modellen bietet hybrides Arbeiten mehr Flexibilität und kann individuell an Unternehmens- und Mitarbeitendenbedürfnisse angepasst werden.
Immer mehr Mitarbeitende erwarten die Möglichkeit, flexibel zwischen Büro und Homeoffice zu wechseln. Laut der XING-Wechselbereitschaftsstudie (2024) wünschen sich 43 % der Arbeitnehmer:innen die Option zu Remote Work, während 61 % flexible Arbeitszeiten bevorzugen.
Hybride Arbeitsmodelle im Überblick
Die Hybrid-Work-Matrix von Lynda Gratton unterscheidet vier typische Formen hybrider Arbeit:
1. Traditionelles Büro: Mitarbeitende arbeiten vollständig im Büro mit festen Arbeitszeiten.
2. Ortsgebunden jederzeit: Die Arbeit erfolgt vor Ort, jedoch mit flexibler Zeiteinteilung.
3. Überall von 9 bis 5: Der Arbeitsort ist frei wählbar, die Arbeitszeit bleibt an klassische Bürozeiten gebunden.
4. Überall, jederzeit: Mitarbeitende haben vollständige Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit.
Beliebte hybride Arbeitsmodelle in der Praxis
In der Unternehmensrealität werden meist Mischformen von hybridem Arbeiten umgesetzt. Besonders verbreitet sind im Moment:
| Modell |
Beschreibung |
|---|---|
| Office first | Das Büro ist der primäre Arbeitsplatz, mobiles Arbeiten ist auf 0 bis 20 % beschränkt. |
| 60:40-Modell (3+2-Modell) | Mitarbeitende arbeiten 3 Tage im Büro, 2 Tage remote – oder umgekehrt. |
| Remote first | Mobiles Arbeiten hat Priorität, der Büroanteil liegt bei 80 bis 100 %. Das Modell findet sich häufig in der IT- und Digitalbranche. |
Hybrides Arbeiten – Die Vorteile
Ein erfolgreich eingeführtes hybrides Arbeitsmodell ist nicht nur für die Arbeitnehmerschaft attraktiv, sondern bietet auch Unternehmen eine ganze Reihe möglicher Vorteile.
1. Höhere Arbeitgeberattraktivität und Fachkräftesicherung
Hybride Modelle erhöhen die Attraktivität eines Unternehmens auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt. Viele Bewerbende, insbesondere die Generationen Y (Millennials) und Z, erwarten inzwischen die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten.
Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle zulassen, profilieren sich als moderne Arbeitgeber und gewinnen so leichter qualifizierte Fachkräfte. Gleichzeitig verbessert die Flexibilität die Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit und den Arbeitsort frei gestalten können, bleiben häufiger langfristig im Unternehmen.
2. Steigerung von Produktivität und Effizienz
Entgegen häufigen Vorurteilen führt hybrides Arbeiten nicht zu Produktivitätseinbußen – im Gegenteil: Eine Airtasker-Studie (2020) ergab, dass Remote-Mitarbeitende um 47 % produktiver sind als ihre Kolleg:innen im Büro.
Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitsumgebung an situationelle Bedürfnisse anzupassen. Wer beispielsweise konzentrierte Aufgaben im Homeoffice erledigt, kann effektiver arbeiten, während kreative oder kollaborative Prozesse im Büro besser umgesetzt werden.
3. Kostenersparnis und bessere Ressourcennutzung
Unternehmen können durch die Reduzierung von Büroflächen und Betriebskosten erhebliche Einsparungen erzielen. Global Workplace Analytics (2020) schätzt, dass Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen durchschnittlich 11.000 USD pro Jahr und Mitarbeitendem einsparen können. Das liegt an geringeren Mietkosten, weniger Ausgaben für Arbeitsplätze und optimierten Ressourcen.
Darüber hinaus profitieren Mitarbeitende ebenfalls finanziell: Kürzere Pendelzeiten und geringere Ausgaben für Arbeitswege oder Mittagessen entlasten das Haushaltsbudget. Unternehmen, die auf flexible Modelle setzen, reduzieren nicht nur ihre Fixkosten, sondern investieren gleichzeitig in eine zukunftsfähige Arbeitskultur.
4. Bessere Work-Life-Balance
Hybrides Arbeiten bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Eine bessere Work-Life-Balance ist einer der wichtigsten Vorteile hybrider Arbeitsmodelle aus Mitarbeitersicht. Denn die Möglichkeit, flexible Arbeitszeiten zu nutzen, erleichtert die Organisation von familiären Verpflichtungen oder persönlichen Terminen.
5. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Flexibilität im Arbeitsalltag führt nachweislich zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit. Ein hybrides Modell gibt Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihren Arbeitsalltag. Das wiederum stärkt das Gefühl von Autonomie und Wertschätzung im Job. Zufriedene Mitarbeitende bleiben länger im Unternehmen und sind motivierter, sich und ihre Fähigkeiten zugunsten des Unternehmens weiterzuentwickeln.
6. Erweiterter Talentpool
Hybrid aufgestellte Unternehmen sind nicht mehr auf Bewerbende aus der direkten Umgebung angewiesen. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Flexible Arbeitsmodelle sind ein entscheidender Vorteil bei der Talentgewinnung, denn sie können qualifizierte Fachkräfte weltweit rekrutieren. Insbesondere in Branchen mit Fachkräftemangel ist das Angebot, remote zu arbeiten, ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Unternehmen.
Hybrides Arbeiten – Die Nachteile
Neben den vielen Vorteilen bringt hybrides Arbeiten auch Herausforderungen mit sich. Besonders in den Bereichen Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit müssen Unternehmen gezielt gegensteuern, um Nachteile zu minimieren.
1. Erhöhter Koordinations- und Kommunikationsaufwand
Hybride Teams erfordern eine klare Abstimmung, da Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeiten an verschiedenen Orten arbeiten. Unternehmen müssen deshalb passende Tools bereitstellen und Kommunikationsrichtlinien festlegen, um den Austausch effizient zu gestalten.
2. Gefahr der Ungleichbehandlung
Mitarbeitende im Homeoffice laufen Gefahr, bei Beförderungen oder wichtigen Entscheidungen übersehen zu werden. Remote Beschäftigte können sich schnell von informellen Büroaktivitäten ausgeschlossen fühlen. Unternehmen sollten im Blick behalten, dass alle Mitarbeitenden gleich behandelt und bewertet werden, unabhängig von ihrem Arbeitsmodell.
3. Sicherheits- und Datenschutzrisiken
Der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice erhöht das Risiko von Datenlecks und Cyberangriffen. Unternehmen müssen in sichere IT-Infrastrukturen investieren und klare Datenschutzrichtlinien implementieren.
Erfolgreiche Gestaltung eines hybriden Arbeitsmodells
Hybrides Arbeiten kann entweder ein Erfolgsmodell oder ein ständiger Kompromiss sein, abhängig davon, wie gut es umgesetzt wird. Ohne klare Prozesse, geeignete Technologien und eine angepasste Bürogestaltung riskieren Unternehmen Produktivitätseinbußen und Kommunikationslücken.
Mit den folgenden Leitlinien machen Sie hybrides Arbeiten dagegen zu einem wahren Produktivitätsbooster und Wettbewerbsvorteil.
1. Klare Richtlinien und Prozesse definieren
Formulieren Sie klare und verbindliche Richtlinien. Erstellen Sie einen hybriden Arbeitsleitfaden, der alle relevanten Prozesse beschreibt. Kommunizieren Sie alle Regeln frühzeitig und stellen Sie sicher, dass Führungskräfte sie konsequent anwenden.
Legen Sie fest, wie viele Tage pro Woche Mitarbeitende im Büro sein sollen und wie Sie Kernarbeitszeiten organisieren. Ein bewährter Ansatz ist das 60:40-Modell, bei dem Mitarbeitende drei Tage im Büro und zwei Tage remote arbeiten oder umgekehrt.
Definieren Sie außerdem transparente Kriterien für die Leistungsbewertung und Karriereentwicklung. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsort gleiche Chancen haben. Nutzen Sie Ergebnisorientierung als Bewertungsmaßstab und nicht die Anwesenheit. Dafür können Sie zum Beispiel Quartalsziele festlegen und regelmäßig in Feedback-Gesprächen überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden.
2. Technologie und Infrastruktur anpassen
Investieren Sie in eine leistungsfähige technologische Infrastruktur, um hybride Arbeit konstruktiv zu gestalten. Ohne die richtigen Tools riskieren Sie Kommunikationslücken und Produktivitätseinbußen.
Nutzen Sie Videokonferenzlösungen wie Microsoft Teams oder Zoom für hybride Meetings. Kombinieren Sie sie mit Collaboration-Plattformen wie Slack oder Asana, um die Zusammenarbeit und Kommunikation auch außerhalb von Meetings einfacher zu gestalten. Die Tools ermöglichen es, Aufgaben zu verteilen, Fortschritte zu dokumentieren und Informationen jederzeit und unabhängig vom Standort abrufbar zu machen.
Für eine zentrale und automatisierte Verwaltung Ihrer Personalprozesse bietet die Zalaris PeopleHub optimale Unterstützung. Von der Arbeitszeiterfassung über die Entgeltabrechnung bis hin zur Mitarbeitendenverwaltung ermöglicht Zalaris eine reibungslose Integration in bestehende Systeme. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen profitieren Unternehmen von den automatisierten Workflows und Employee-Self-Services.
Ergänzen Sie Ihre IT-Infrastruktur mit sicheren Remote-Zugängen (z. B. VPN) und achten Sie darauf, dass sensible Unternehmensdaten auch außerhalb des Büros geschützt sind. Auch hier helfen die HR-Software-Lösungen von Zalaris durch ihre hohen Sicherheitsstandards.
3. Bürogestaltung für hybride Arbeit optimieren
Ein modernes, an hybride Arbeit angepasstes Bürokonzept fördert Zusammenarbeit und Flexibilität, ohne dass ungenutzte Arbeitsplätze entstehen.
Flexible Arbeitsplätze (Desksharing) sind ideal für Unternehmen mit wechselnder Präsenz. Anstatt festen Schreibtischen bieten Sie Buchungssysteme an, mit denen Mitarbeitende Arbeitsplätze flexibel reservieren. So reduzieren Sie Leerstand und ermöglichen eine bedarfsgerechte Flächennutzung.
Richten Sie Rückzugsräume ein, die konzentriertes Arbeiten im Büro ermöglichen. Diese Bereiche sind besonders wichtig für Aufgaben, die ungestörte Aufmerksamkeit erfordern, wie Analysen oder kreative Konzepte. Für private Gespräche oder vertrauliche Telefonate sollten Telefonzellen oder akustisch geschützte Kabinen bereitstehen. Sie schaffen Diskretion und bieten eine ruhige Umgebung für sensible Themen.
Hybride Meetings erfordern spezielle Konferenzräume mit moderner Videotechnik. Investieren Sie in 360-Grad-Kameras, HD-Mikrofone und interaktive Whiteboards, um eine gleichwertige Beteiligung aller Teilnehmenden zu gewährleisten – unabhängig vom Standort.
Vergessen Sie über all den praktischen Gestaltungsmöglichkeiten nicht die sozialen Aspekte: Social Areas fördern den informellen Austausch und stärken den Teamzusammenhalt. Sie können als Lounge oder Café gestaltet sein, um zufällige Begegnungen und spontane Gespräche zu ermöglichen und dienen als wichtige Elemente für eine lebendige Unternehmenskultur.
Fazit: Hybrides Arbeiten mit Zalaris effizient umsetzen
Hybride Arbeitsmodelle setzen sich durch und die Arbeitswelt wird nie wieder dieselbe sein. Für HR-Verantwortliche bedeutet das: Jetzt klare Strukturen schaffen, Prozesse digitalisieren und Flexibilität kontrolliert ermöglichen. Eine gut strukturierte HR-Strategie ist entscheidend, um sowohl die Produktivität zu maximieren, als auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Zalaris bietet Ihrer HR-Abteilung die Unterstützung, um genau das zu erreichen: Von der automatisierten Entgeltabrechnung bis hin zur DSGVO-konformen Dokumentenverwaltung machen unsere maßgeschneiderten Lösungen Ihre HR-Prozesse und mobiles Arbeiten effizient, sicher und zukunftsfähig.
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