In vielen Fällen droht der administrative Aufwand, die strategischen HR-Ziele zu blockieren. HR-Outsourcing kann hier ein Befreiungsschlag sein. Dadurch, dass Aufgaben gezielt an Experten abgegeben werden, wird intern Luft für andere Aufgaben geschaffen.
Aber ist dieser Schritt für jede Unternehmenssituation passend? Welche Bereiche eignen sich wirklich für die Auslagerung und wie stellen Sie sicher, dass die Qualität stimmt und sich die Investition rechnet?
In diesem Artikel lernen Sie, worauf Sie bei Entscheidungen im Bereich HR-Outsourcing achten müssen.
Was genau ist HR-Outsourcing?
Generell bezeichnet Outsourcing die Vergabe von bestimmten Unternehmensaufgaben oder -prozessen an externe Dienstleister. Die Aufgaben können temporär oder dauerhaft ausgelagert werden, um interne Ressourcen zu entlasten, Kosten zu sparen oder spezialisiertes Know-how zu nutzen.
Übertragen auf den Personalbereich bedeutet HR-Outsourcing also die Beauftragung externer Spezialisten, die teilweise oder vollständig Aufgaben der Personalverwaltung übernehmen. Wenn größere Funktionsbereiche betroffen sind, spricht man mitunter auch vom Outsourcing der Personalabteilung oder von umfassenden ausgelagerten HR-Lösungen.
Welche Arten von HR-Outsourcing-Services gibt es?
Die Bandbreite an HR-Outsourcing-Services deckt nahezu alle Bereiche des Personalwesens ab. Unternehmen können wählen, ob sie nur spezifische Aufgaben oder ganze Funktionsbereiche auslagern möchten.
Auslagerung administrativer und operativer Aufgaben
Das ist eine der häufigsten Formen des HR-Outsourcings. Ein Kernbereich hierbei ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll).
Beispiel: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen lagert seine komplette Entgeltabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister aus. Der Dienstleister kümmert sich um korrekte und pünktliche Auszahlung ebenso wie um Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzamt.
Ebenfalls häufig ausgelagert werden Tätigkeiten wie die Personaladministration (z.B. Vertragsmanagement) oder die Zeitwirtschaft.
Unterstützung bei der Rekrutierung
Recruitment Process Outsourcing (RPO) kann dabei helfen, lange Besetzungszeiten zu verkürzen oder einem Mangel an qualifizierten Kandidaten entgegenzuwirken. So könnte ein schnell wachsendes IT-Unternehmen einen RPO-Anbieter beauftragen, um innerhalb von drei Monaten zehn neue Softwareentwickler zu rekrutieren.
Unterstützung in diesem Bereich reicht von der Erstellung und Schaltung von Stellenausschreibungen über die aktive Kandidatensuche und -vorauswahl bis hin zur Unterstützung beim Onboarding.
Strategische Beratung und Projektunterstützung
Für spezielle Projekte oder bei fehlendem internem Know-how wird oft auf externe HR-Beratung zurückgegriffen. Unternehmen beauftragen Fachexperten beispielsweise zur Beratung über HR-Software, die Entwicklung von Vergütungsmodellen, Personalentwicklungsstrategien oder zur Begleitung bei Restrukturierungen. Auch das Coaching von Führungskräften kann Teil solcher HR-Outsourcing-Services sein.
Beispiel: Ein Handelsunternehmen plant die Einführung eines neuen, unternehmensweiten Leistungsbeurteilungssystems und engagiert dafür einen externen Berater, der die Konzeption begleitet und die Führungskräfte schult.
Flexible Personalressourcen auf Zeit
Manchmal benötigen Unternehmen flexible Unterstützung für ihre internen HR-Teams, etwa zur Überbrückung von Personalengpässen, für saisonale Spitzen oder für spezifische Projekte. Hier können externe HR-Spezialisten für bestimmte Tage pro Woche oder für eine definierte Projektdauer engagiert werden, um gezielt für Entlastung zu sorgen.
Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen, benötigt für das Weihnachtsgeschäft kurzfristig zusätzliche HR-Kapazitäten zur Bearbeitung von Einstellungen und Verträgen. Dazu beauftragt es für die Dauer von zwei Monaten einen externen HR-Spezialisten.
Vorteile und Risiken des HR-Outsourcings
Die Entscheidung für HR-Outsourcing sollte wohlüberlegt sein und die potenziellen Vor- und Nachteile sollten sorgfältig abgewogen werden. Für Ihre Personalabteilung oder Ihr Unternehmen kann HR-Outsourcing signifikante Vorteile bieten, beispielsweise:
- Fixkostensenkung: Durch die Auslagerung können Fixkosten für internes Personal, Schulungen und Infrastruktur reduziert werden. Laut einer Deloitte-Umfrage (2024) nannten 34 % aller Unternehmen Kosteneinsparungen als Hauptgrund dafür, HR-Outsourcing-Services zu nutzen.
- Effizienzsteigerung: Spezialisierte Anbieter arbeiten mit optimierten Prozessen und moderner Technologie, was zu einer schnelleren und effizienteren Abwicklung von HR-Aufgaben führt.
- Zugang zu Expertenwissen: Externe Dienstleister verfügen über tiefgehendes Fachwissen, kennen aktuelle rechtliche Anforderungen (z. B. DSGVO, Arbeitsrecht) und Best Practices. Das minimiert die Compliance-Risiken bei ausgelagerten HR-Funktionen.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: HR-Outsourcing-Services können flexibel an den Bedarf des Unternehmens angepasst werden – sei es bei Wachstum, saisonalen Schwankungen oder Restrukturierungen.
- Risikominimierung: Die Verantwortung für die korrekte und gesetzeskonforme Abwicklung ausgelagerter Prozesse (z. B. Lohnabrechnung, Compliance) liegt beim Dienstleister. Auch das Risiko von Personalausfällen im eigenen HR-Team wird reduziert.
Mögliche Risiken und Herausforderungen
Bei der Entscheidung für HR-Outsourcing sollten Sie als HR-Verantwortliche oder Geschäftsführende auch die potenziellen Risiken berücksichtigen:
- Kontrollverlust: Bei der Auslagerung gibt man einen Teil der Kontrolle über Prozesse und Daten ab. Eine klare Definition und Kommunikation von Verantwortlichkeiten sind dringend erforderlich.
- Abhängigkeit vom Dienstleister: Die Qualität der Dienstleistung hängt stark vom gewählten Partner ab. Setzen Sie am besten auf reputable Dienstleister wie Zalaris.
- Datenschutz und Sicherheit: Sensible Daten werden an Dritte weitergegeben. Ein vertrauenswürdiger Partner mit hohen Datenschutzstandards ist Grundvoraussetzung.
- Fehlendes Branchen- oder Unternehmenswissen: Externe Dienstleister kennen möglicherweise nicht die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Branche oder die Feinheiten Ihrer Unternehmenskultur, was insbesondere im Recruiting oder bei strategischer Beratung relevant sein kann.
HR-Technologie und Outsourcing: Konkurrenz oder Ergänzung?
Parallel zum HR-Outsourcing hat sich auch die HR-Technologie rasant weiterentwickelt. Moderne HR-Softwarelösungen ermöglichen es Unternehmen, viele HR-Prozesse intern zu digitalisieren und zu automatisieren.
Das kann bereits zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen und administrative Lasten reduzieren. Der Vorteil liegt hierbei in der vollen Kontrolle über Prozesse und Daten im eigenen Haus.
Software vs. Outsourcing: Wann ist was sinnvoll?
Die Frage stellt sich: Ist Software eine vollständige Alternative zum HR-Outsourcing? Nicht immer. Während Software die interne Effizienz steigert, erfordert sie auch Investitionen in Implementierung, Wartung und internes Know-how.
Die Verantwortung für korrekte Anwendung und Compliance bleibt im Unternehmen. HR-Outsourcing hingegen nimmt dem Unternehmen die operative Verantwortung und oft auch die technologische Last ab. Der Dienstleister bringt die Expertise und spezialisierte Systeme mit, was besonders bei komplexen Themen wie der internationalen Lohnabrechnung oder bei fehlenden internen Kapazitäten vorteilhaft ist.
Unsere Tabelle verdeutlicht einige Kernunterschiede zwischen der Nutzung interner HR-Software und HR-Outsourcing:
Synergieeffekte: Technologie im Outsourcing
Das Gute ist: Technologie und HR-Outsourcing schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich oft. Führende HR-Outsourcing-Services nutzen selbst fortschrittliche Technologieplattformen, um ihre Dienstleistungen effizient, transparent und sicher zu erbringen.
Ein guter Outsourcing-Partner kann durch digitale Prozesse, Automatisierung und standardisierte Schnittstellen die Qualität und Effizienz für das Kundenunternehmen weiter steigern. Die Digitalisierung von Workflows und die Automatisierung manueller Tätigkeiten sind oft Kernbestandteile moderner Lösungen im Bereich HR-Outsourcing.
HR-Outsourcing: Welcher Ansatz passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Entscheidung für oder gegen HR-Outsourcing und das passende Modell erfordert eine sorgfältige Analyse. Kleinere Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung oder mit begrenzten Ressourcen profitieren oft von einer umfassenderen Auslagerung, um Zugang zu professionellen HR-Strukturen zu erhalten.
Mittelständische und große Unternehmen entscheiden sich häufiger für das Outsourcing spezifischer HR-Bereiche, wie etwa das Outsourcing der Payroll, während sie strategische HR-Funktionen intern behalten, statt ein komplettes Outsourcing der Personalabteilung anzustreben.
Komplexität der HR-Prozesse bewerten
Je komplexer die Anforderungen, beispielsweise durch internationale Standorte, vielfältige Arbeitszeitmodelle, Tarifverträge oder hohe regulatorische Auflagen, desto eher kann die Auslagerung an spezialisierte Dienstleister sinnvoll sein, um Fehlerquellen zu minimieren und Compliance sicherzustellen.
Interne Kapazitäten und Expertise prüfen
Eine ehrliche Bestandsaufnahme ist wichtig: Verfügt Ihr Unternehmen über das notwendige Fachwissen und die personellen Kapazitäten, um alle relevanten HR-Aufgaben effizient und korrekt zu bewältigen? Wo gibt es Wissenslücken oder wiederkehrende Engpässe in Ihrer Personalabteilung, die durch Outsourcing geschlossen werden könnten?
Oft ist ein hybrider Ansatz, bei dem nur bestimmte Funktionen wie die Lohnabrechnung ausgelagert werden, ein guter Kompromiss.
Fazit: Wann lohnt sich HR-Outsourcing?
HR-Outsourcing lohnt sich bei komplexen, zeitaufwendigen oder fehleranfälligen Aufgaben, Bedarf an Spezialwissen oder Technologien, Freisetzung interner Ressourcen, Skalierbarkeitsbedarf oder Minimierung von Compliance-Risiken.
Wenn Sie überlegen, Teile Ihrer HR-Prozesse auszulagern, kann Zalaris Sie kompetent beraten und unterstützen. Unsere globalen Gehaltsabrechnungsdienste mit lokalen Servicezentren unterstützen Unternehmen in über 150 Ländern. Gerne helfen wir auch Ihnen, die Komplexität Ihrer HR-Prozesse zu reduzieren und eine maßgeschneiderte Outsourcing-Strategie zu erarbeiten.
Wir übernehmen teils oder vollständig Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung und berücksichtigen dabei individuelle Vereinbarungen ebenso wie gesetzliche Vorgaben. Bei Bedarf stellen wir Hosting und IT-Infrastruktur für Ihre Lohnabrechnung bereit, kümmern uns um Lizenzen, Wartung und Datensicherung und entlasten so Ihre IT-Abteilung.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie Sie Ihr HR effizienter gestalten – Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.