Wer nicht hinter die Konkurrenz zurückfallen möchte, sollte das volle Potenzial professioneller HR Services kennen und für das eigene Unternehmen nutzen. Wir erklären, wie ganzheitliche HR Services, unterstützt durch intelligente Softwarelösungen, echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.
Was versteht man unter HR Services?
HR Services umfassen alle HR Dienstleistungen und Unterstützungsleistungen, die eine Personalabteilung bereitstellt, um die Mitarbeitenden und das Unternehmen zu betreuen und zu verwalten. Traditionell wurden diese Aufgaben primär als administrative Unterstützungsfunktion gesehen.
Das hat sich im modernen Verständnis von HR Services geändert: Nun schließt es nicht nur operative Exzellenz ein, sondern auch die strategische Ausrichtung auf das Erreichen von Unternehmenszielen und die Gestaltung einer positiven Mitarbeitererfahrung. Die HR Dienstleistungen können intern erbracht oder teilweise bzw. vollständig an einen externen Service ausgelagert werden.
Was moderne HR-Services bieten
Das Aufgabenspektrum ist breit und betrifft jeden Aspekt der Interaktion zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. Gute HR Service Partner etablieren effiziente Workflows und bieten dem Kundenunternehmen angepasste Lösungen für sämtliche Personalbelange.
Um die Bandbreite und Tiefe moderner HR Services zu verdeutlichen, betrachten wir die Kernaufgaben entlang des Lebenszyklus im Arbeitsverhältnis. Üblicherweise werden folgende Bereiche abgedeckt:
- Personalgewinnung und Onboarding: Darunter fallen die Personalbedarfsplanung, die Erstellung überzeugender Stellenbeschreibungen, die Durchführung professioneller Auswahlverfahren, die Einstellung neuer Mitarbeitender sowie deren strukturierte und wertschätzende Einarbeitung.
- Personaladministration und Datenmanagement: Hierzu zählen die sorgfältige Verwaltung aller Mitarbeiterdaten, die Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen und Personalakten (zunehmend digital) und die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen.
- Entgeltabrechnung: Eine der grundlegendsten HR Dienstleistungen ist die pünktliche und korrekte Berechnung von Löhnen und Gehältern, inklusive aller Sozialleistungen und Abzüge, unter strikter Einhaltung steuerlicher und rechtlicher Bestimmungen sowie die Verwaltung von An- und Abwesenheiten.
- Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung: Die Planung und Umsetzung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen, die Erstellung von Entwicklungsplänen, Karriereberatung und Mentoring-Programme fördern interne Talente und binden sie an das Unternehmen. Die Bedeutung von Weiterbildung als Wettbewerbsfaktor wird auch durch aktuelle Analysen, wie die der DGFP-Zukunftsstudie 2024 bestätigt. Sie identifiziert Weiterbildung als einen der drei Top-Trends für das Personalmanagement.
- Mitarbeiterbetreuung und Offboarding: Dazu gehört die Unterstützung bei allen Fragen und Anliegen der Mitarbeitenden (z. B. Urlaubsanträge, Krankmeldungen), die professionelle Konfliktlösung sowie ein strukturierter und wertschätzender Austrittsprozess inklusive der Erstellung von Arbeitszeugnissen.
Warum HR Services für Unternehmen heute unverzichtbar sind
Unternehmen mit modernen HR Services transformieren ihre Personalarbeit grundlegend: Sie automatisieren Routineaufgaben und eliminieren zeitraubende manuelle Prozesse. Im Gegensatz dazu verlieren Unternehmen ohne spezialisierte HR Services wertvolle Arbeitszeit durch ineffiziente Abläufe und wiederkehrende Fehler in manuellen Prozessen.
Während fortschrittliche Organisationen ihre HR-Ressourcen für strategische Initiativen wie Nachfolgeplanung und Talentmanagement einsetzen, verharren andere in reaktiver Personalverwaltung und verpassen wichtige Chancen.
Mehr als Verwaltung: Wie moderne HR Software Ihre HR Services verändert
Die Digitalisierung ist der ausschlaggebende Treiber für die Transformation von HR Services. Moderne HR-Softwarelösungen sind vielseitige, intelligente Systeme, die Prozesse optimieren und strategische Einblicke ermöglichen.
Digitalisierung als Effizienz-Booster
Durch den Einsatz von HR-Software lassen sich jede Menge Routineaufgaben automatisieren. Das beschleunigt Abläufe, reduziert Fehlerquoten und ermöglicht es Mitarbeitenden sowie Führungskräften, viele Anliegen selbstständig und ortsunabhängig zu erledigen.
Datengetriebene Entscheidungen durch HR Analytics
Moderne HR-Plattformen sammeln eine Fülle von Daten. Durch HR Analytics können diese Daten analysiert werden, um Trends zu erkennen (z. B. Fluktuationsrisiken, Weiterbildungsbedarf), die Wirksamkeit von HR-Maßnahmen zu messen und fundierte, strategische Entscheidungen für die Personalplanung und -entwicklung zu treffen.
Integrierte Plattformen für ganzheitliche HR Services
Insellösungen gehören der Vergangenheit an. Integrierte HR-Softwareplattformen wie die Zalaris PeopleHub bieten eine zentrale Datenbasis („Single Source of Truth“) für alle Personalprozesse. Nie wieder redundante Dateneingaben, mangelhafte Datenqualität und Probleme beim Abgleich von Daten zwischen verschiedenen Plattformen.
So sieht eine nachhaltige HR Service Strategie aus
Eine nachhaltige Strategie für HR Services wird in Co-Kreation mit der Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitenden entwickelt.
Die HR Dienstleistungen müssen eng mit den übergeordneten Unternehmenszielen verzahnt sein und diese aktiv unterstützen. Gleichzeitig stehen die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden im Mittelpunkt, um eine positive Employee Experience zu schaffen und Engagement zu fördern.
Effizienz, Automatisierung und kontinuierliche Verbesserung
Die Optimierung von Prozessen durch Automatisierung und Technologieeinsatz ist, wie bereits erwähnt, ein Kernaspekt. Eine nachhaltige Strategie beinhaltet aber auch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der HR Services, um auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können und kontinuierlich besser zu werden.
Der Beitrag zu ökologischer und sozialer Nachhaltigkeit
Moderne HR Services berücksichtigen auch ökologische Aspekte (z. B. digitale Dokumentation, Reduktion des Papierverbrauchs) und fördern soziale Nachhaltigkeit durch Diversitäts- und Inklusionsprogramme, faire Personalentwicklung und die Verankerung von Corporate Social Responsibility-Prinzipien im Personalmanagement.
Die Rolle eines starken HR Service Partners
Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Ressourcen, um alle Aspekte moderner HR Services intern optimal abzudecken. In diesen Fällen bietet ein externer HR Service Partner flexible Entlastung.
Das ist gerade dann sinnvoll, wenn im Unternehmen spezifisches Fachwissen fehlt (z. B. für komplexe internationale Gehaltsabrechnungen), wenn interne Kapazitäten begrenzt sind, wenn teure Technologieinvestitionen vermieden werden sollen oder wenn eine höhere Skalierbarkeit und Flexibilität bei den HR Dienstleistungen benötigt wird.
Die DIHK Digitalisierungsumfrage zeigt ein klares Bild: Der Wunsch nach mehr Digitalisierung ist groß, doch die Umsetzung wird durch erhebliche Hürden gebremst. So nennen 37 % der Unternehmen einen Mangel an zeitlichen Ressourcen und knapp jeder fünfte Betrieb (21 %) klagt über fehlende IT-Fachkräfte als Haupthemmnisse.
Solche Probleme lassen sich einfach lösen, indem auf die Zusammenarbeit mit einem professionellen HR Service Partner wie Zalaris gesetzt wird, der die notwendige Expertise und die Kapazitäten für die Implementierung in Ihr Unternehmen einbringt.
Fazit: HR Services mit Wirkung beginnen heute
Leistungsstarke, mitarbeiterorientierte und effiziente HR Dienstleistungen sind ein entscheidender Wettbewerbsfaktor und ein Motor für den Unternehmenserfolg.
Unsere Mission bei Zalaris ist es, Ihre Personalabteilung durch intelligente Softwarelösungen, umfassendes Expertenwissen und maßgeschneiderte Outsourcing-Dienste zu stärken. Neben unserer zentralen Plattform Zalaris PeopleHub bieten wir Ihnen daher auch die Möglichkeit, spezifische HR-Prozesse oder sogar die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung an uns auszulagern.
So reduzieren Sie Komplexität sowie Kosten, steigern die Effektivität Ihrer HR-Prozesse und gewinnen wertvolle Zeit für strategische Aufgaben. Verlassen Sie sich auf unsere Expertise für korrekte Abrechnungen, profitieren Sie von digitalisierten, automatisierten Workflows und der Ausfallsicherheit unseres Teams: alles DSGVO-konform und global skalierbar, mit lokaler Betreuung.
Ihr nächster Schritt zu modernen HR Services: Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Gespräch.