Gesetzliche Ausgangslage zur Zeiterfassung bisher
Grundsätzlich müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden laut bisheriger Gesetzeslage in Deutschland nicht dokumentieren. Allerdings gibt es Ausnahmen für spezielle Berufsgruppen und bestimmte Branchen sowie für Überstunden und Kurzarbeit.
So enthalten die deutschen Gesetze einige Vorschriften, die Unternehmen konkret dazu verpflichten, die Arbeitszeiten von Beschäftigten zu erfassen:
Überstunden und Mehrarbeit: Unternehmen müssen die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfassen, soweit es sich um Überstunden und Mehrarbeit handelt. Dasselbe gilt für Beschäftigte, die an Sonn- oder Feiertagen zur Arbeit kommen. Die verpflichtende Aufzeichnung betrifft lediglich jene Arbeitszeit, die über die Arbeitszeit von acht oder zehn Stunden pro Tag hinausgeht (§ 16 Arbeitszeitgesetz).
Geringfügig Beschäftigte: Die Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten ist laut Mindestlohngesetz ebenfalls zu dokumentieren.
Bestimmte Branchen: Unternehmen, die in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätig sind (zum Beispiel Baubranche, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Speditionen und Personenbeförderung), müssen die täglichen Arbeitsstunden der Beschäftigten aufzeichnen, um Schwarzarbeit zu vermeiden (§ 17 Mindestlohngesetz).
Leiharbeitskräfte: Unternehmen, die Leiharbeitskräfte entsenden, müssen laut Arbeitnehmer-Entsendegesetz Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren.
Kurzarbeit: Unternehmen, die Mitarbeitende in Kurzarbeit schicken, müssen nach vorheriger Aufforderung die Dokumentation über die erbrachten Arbeitsstunden und Fehlzeiten aller Betroffenen bei der Bundesagentur für Arbeit vorlegen.
Wenn Ihr Unternehmen unter keine dieser Ausnahmen fällt, mussten Sie bisher die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten nicht verpflichtend vermerken.
„Stechuhr“-Urteil des EuGH als Grundsatzentscheidung
Die Frage, ob die Zeiterfassung für alle Unternehmen zwingend ist, stellte sich erst mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019. In diesem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ entschied der EuGH, dass Unternehmen von den Mitgliedstaaten dazu verpflichtet werden sollen, ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System einzuführen, das eine genaue Arbeitszeiterfassung möglich macht. Begründet wurde diese Entscheidung damit, dass die Vorgaben der europäischen Arbeitszeitrichtlinie umzusetzen sind, die eine Vollzeiterfassung der Arbeitszeit vorsehen. Diese Regelung soll den Behörden die Kontrolle ermöglichen. Die Aufsichtsbehörden können damit überprüfen, ob die Unternehmen die Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit wie die maximale Arbeitszeit pro Woche und die Mindestruhezeit einhalten. Mitarbeitende haben damit einen Nachweis für die Arbeitszeit, die sie tatsächlich erbracht haben, und können damit ihre Rechte leichter durchsetzen.
Unklare Rechtslage nach EuGH-Urteil: Deutsche Unternehmen sind unsicher
Diese Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs brachte jedoch eine unklare Rechtslage mit sich. Der deutsche Gesetzgeber hat dieses EuGH-Urteil zur verpflichtenden Zeiterfassung (Urteil des EuGH vom 14.5.2019 – C-55/18) nämlich bisher nicht umgesetzt. Damit waren Unternehmen unsicher, ob sie sofort handeln müssen oder erst einmal noch abwarten können, bis es eine nationale Rechtsvorschrift gibt. Auch die ExpertInnen waren sich in dieser Frage nicht einig. Einige vertraten die Ansicht, dass das EuGH-Urteil Deutschland und die anderen Mitgliedstaaten dazu auffordert, die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in nationale Gesetze zu schreiben. Das würde bedeuten, dass die deutschen Unternehmen bislang noch nicht zur Zeiterfassung verpflichtet gewesen wären, weil es noch keine deutsche Rechtsvorschrift dazu gibt.
Andere Fachleute vertraten die Ansicht, dass das EuGH-Urteil in den Mitgliedstaaten und damit auch in Deutschland direkt anwendbar ist.
Beschluss des BAG klärt die Situation: Zeiterfassung ist Pflicht
Das Bundesarbeitsgericht hat diese EU-Entscheidung nach mehr als drei Jahren mit einem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 21/22) bestätigt.
- Aufzeichnungspflicht gilt bereits
Demnach ist die Arbeitszeiterfassung für deutsche Unternehmen verpflichtend und geltendes Recht. Das oberste Arbeitsgericht hat festgestellt, dass es bereits jetzt eine generelle Pflicht gibt, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Diese lässt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ableiten. Als Grundlage gilt das oben genannte EuGH-Urteil. Das BAG hat entschieden, dass § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) im Sinne des EU-Rechts so auszulegen ist, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen. Diese Bestimmung gibt es bereits jahrzehntelang. Das BAG stuft die Zeiterfassung als Maßnahme des Arbeitsschutzes, genauer gesagt des Gesundheitsschutzes, der Mitarbeitenden ein.
- Betriebsrat hat kein Initiativrecht
Diese Rechtssache drehte sich eigentlich um die Frage, ob der Betriebsrat ein Initiativrecht bei der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems hat oder nicht. Ein solches wäre allenfalls aus dem Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ableitbar. Dies würde bedeuten, dass der Betriebsrat auch gegen den Willen des Unternehmens die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung einfordern kann. Laut BetrVG gibt es ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Einführung und Nutzung einer technischen Einrichtung geht, die das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitenden überwachen soll. Das BAG hat die Frage, ob es ein solches Initiativrecht gibt, ausdrücklich verneint. Dies wird damit begründet, dass der Betriebsrat laut BetrVG nur dann ein Mitbestimmungsrecht hat, wenn weder eine gesetzliche Vorschrift noch eine tarifliche Regelung existiert. Für die umfassende Zeiterfassung gibt es jedoch eine solche Rechtsvorschrift im Arbeitsschutzgesetz (§3 Absatz 2 ArbSchG), weil diese Bestimmung im Sinne des EU-Urteils auszulegen ist. Deshalb kann der Betriebsrat die Einführung eines Zeiterfassungssystems nicht erzwingen.
- Deutscher Gesetzgeber muss handeln
Die BAG-Entscheidung setzt den deutschen Gesetzgeber unter Druck, der bisher untätig geblieben ist. Das Bundesarbeitsgericht hat das Stechuhr-Urteil des EuGH per Rechtsprechung umgesetzt. Nun liegt es am Gesetzgeber, dieses Rechtsthema anzugehen und möglichst bald die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu konkretisieren.
Folgen der Entscheidung für ArbeitgeberInnen
Auch für Unternehmen hat diese BAG-Entscheidung Folgen. Davon sind freilich nicht alle betroffen. Entspannt zurücklehnen können sich jene Betriebe, die bereits frühzeitig Systeme zur Zeiterfassung eingeführt haben. Dazu gehören beispielsweise Industrieunternehmen, das Gastgewerbe, Bauunternehmen, Speditionen und Behörden. In diesen Branchen wird die Aufzeichnung der Arbeitszeiten schon länger umgesetzt.
Zeiterfassung einführen
Die anderen Unternehmen müssen die Voraussetzungen erst schaffen, um die Arbeitszeit erfassen zu können und damit der bestehenden Verpflichtung nachzukommen. Sie stehen vor einer unklaren Situation, weil es aktuell keine genauen Vorgaben dazu gibt, wie sie die Arbeitszeit künftig dokumentieren sollen. Fest steht lediglich, dass sie die Pflicht zur Zeiterfassung bereits erfüllen müssen und daher rein rechtlich nicht abwarten dürfen, bis der Gesetzgeber eine nationale Vorschrift beschlossen hat.
Keine konkrete Form vorgeschrieben
Das derzeit gültige Arbeitszeitgesetz schreibt keine konkrete Form vor. Auch das Bundesarbeitsgericht macht dazu keine Angaben. Demnach können Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden auch handschriftlich oder elektronisch beziehungsweise via Stundenzettel, Excel-Tabelle oder Apps dokumentieren.
Der EuGH betont lediglich, dass das Zeiterfassungssystem nachvollziehbar und fälschungssicher sein soll. Diese Anforderungen könnte auch eine handschriftliche Aufzeichnung der Arbeitszeiten erfüllen, wenn sie gut strukturiert ist. Eine klassische Zeiterfassung per Stechuhr wird diesen EU-Vorgaben ebenfalls gerecht. Aus der Dokumentation sollten die wöchentliche Arbeitszeit und die Pausen sowie die Ruhezeiten zwischen den einzelnen Arbeitstagen ersichtlich sein.
Es liegt nun am deutschen Gesetzgeber, konkrete Angaben zu machen, wie die Zeiterfassung in Zukunft aussehen soll. Bundesarbeitsminister Heil betonte, Lösungen einführen zu wollen, die Unternehmen im betrieblichen Alltag gut umsetzen können. Derzeit ist noch einiges offen. Das betrifft auch die Frage, ob ArbeitgeberInnen die Aufzeichnung der Arbeitszeiten den Beschäftigten übertragen dürfen.
Die Form der Zeiterfassung ist also nicht vorgegeben. Fest steht jedoch, dass es zukünftig nicht mehr möglich sein wird, auf eine Dokumentation gänzlich zu verzichten.
Zusätzlicher Aufwand oder Chance, die Arbeit modern zu organisieren?
Die deutschen Arbeitgeberverbände kritisieren den zusätzlichen bürokratischen Aufwand, der sich aus der verpflichtenden Zeiterfassung ergibt. Andere sehen in dieser Regelung eine Chance, sich modern zu organisieren und die Arbeit der Personalabteilung zu erleichtern. So berechnen moderne digitale Zeiterfassungssysteme sowohl die Arbeitszeiten als auch die An- und Abwesenheitszeiten auf Basis der erfassten Daten automatisch. Viele Unternehmen unterschiedlicher Branchen praktizieren diese Zeiterfassung bereits. Auch bei der Abwicklung von Projekten ist es üblich, die Arbeitsstunden zu vermerken. So gesehen ist die Erfassung der Arbeitszeit bereits für einige Unternehmen ein Teil der modernen Arbeitsorganisation.
Folgen der Entscheidung für Mitarbeitende
Die BAG-Entscheidung hat auch Folgen für die Mitarbeitenden, wobei nicht alle in gleicher Weise davon betroffen sind. Für viele Beschäftigte gehört die Erfassung der Arbeitszeit bereits jetzt zum Arbeitsalltag. Für diese Gruppe ändert sich nichts. Direkte Auswirkungen hat die BAG-Entscheidung allerdings für jene Beschäftigte, in deren Unternehmen die Arbeitszeiten bisher nicht erfasst werden.
Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich
Einige befürchten, dass mit dieser verpflichtenden Zeiterfassung das bewährte Modell der Vertrauensarbeitszeit vor dem Aus steht. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass sich die Mitarbeitenden selbst einteilen, wann sie ihre Arbeit beginnen und beenden. Sie müssen ihre Aufgaben sorgfältig und zeitgerecht erledigen. Wie lange sie dafür benötigen, wird von den Vorgesetzten nicht überprüft, weil ausschließlich das Arbeitsergebnis zählt. Das bedeutet jedoch nicht, dass sich die Beschäftigten an keine Arbeitszeit mehr halten müssen.
Diese Mitarbeitenden sind auch bei der Vertrauensarbeitszeit an die allgemeinen Regelungen zur Arbeitszeit (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Ruhepausen und Verbot der Arbeit an Sonn- und Feiertagen) gebunden. Das war auch schon vor dem EuGH-Urteil und der BAG-Entscheidung so. Jedes Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass diese Schutzbestimmungen auch eingehalten werden. Demnach bringt die verpflichtende Arbeitszeiterfassung das Vertrauensarbeitszeitmodell nur scheinbar in Gefahr. Die Vertrauensarbeitszeit wird weiterhin möglich sein, sofern die geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden. Der Bestand dieses modernen Arbeitsmodells ist demnach nicht gefährdet. Es kommt lediglich eine zusätzliche Aufzeichnungspflicht hinzu. Unternehmen sollten zukünftig überprüfen, ob die Beschäftigten in der Vertrauensarbeitszeit die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten tatsächlich einhalten.
New-Work-Konzepte nicht in Gefahr
Dasselbe gilt für alle anderen New-Work-Konzepte. Auch Modelle wie Homeoffice und Remote Work sind durch die verpflichtende Zeiterfassung in ihrer Existenz nicht bedroht. Als Unternehmen stehen Sie vor der Aufgabe, eine Zeiterfassung einzuführen, mit der Ihre Mitarbeitenden die geleisteten Arbeitszeiten auch im Homeoffice oder von einem beliebigen anderen Tätigkeitsort aus festhalten können. Etliche Beschäftigte, die die Vertrauensarbeitszeit praktizieren, arbeiten bereits jetzt mit speziellen betrieblichen Systemen, auf die sie auch außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten Zugriff haben. Hier geht es darum, digitale Tools zur Zeiterfassung zu nutzen und der Aufzeichnungspflicht nachzukommen. Im Idealfall motivieren Unternehmen ihre Beschäftigten dazu, die Arbeitszeiten korrekt aufzuzeichnen. Unter dieser Voraussetzung sind Vertrauensarbeitszeit und New-Work-Konzepte weiterhin möglich.
Vollständige Kontrolle als Nachteil
Mit der Aufzeichnung kann auch ein Nachteil verbunden sein. So befürchten RechtsexpertInnen, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig kontrollieren und damit deren Freiraum einschränken.
Schutz vor unbezahlten Überstunden und vor Überlastung als Vorteil
Allerdings hat die verpflichtende Zeiterfassung auch einen Vorteil, soweit es um den Schutz der Beschäftigten vor Selbst- und Fremdausbeutung geht. Laut Statistik erbringen jährlich zahlreiche Mitarbeitende unbezahlte Überstunden. Dies betrifft vor allem Beschäftigte in Niedriglohnjobs. Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit schützt sie vor unbezahlter Mehrarbeit und Überlastung. Unternehmen müssen ein System der Zeiterfassung einführen, auf dessen Daten auch die Mitarbeitenden zugreifen können. Damit ist es für die Beschäftigten in Zukunft einfacher, geleistete Überstunden nachzuweisen. Allerdings muss das Unternehmen an der Erfassung der Arbeitszeiten mitwirken, indem es beispielsweise die erfassten Daten abzeichnet.
Die verpflichtende Zeiterfassung kann auch einer Entgrenzung der Arbeit entgegenwirken. Dies betrifft vor allem flexible Arbeitszeitmodelle, bei denen die Grenze zwischen Beruf und Freizeit oftmals zu verschwimmen droht. Damit schützt die Regelung die Beschäftigten auch vor einer beruflichen Überlastung.
Überstundenabgeltung
Bei der Vertrauensarbeitszeit kann sich auch die Frage stellen, wie aufgezeichnete Überstunden abzugelten sind. Hier sollten Sie prüfen, ob beziehungsweise in welcher Form der Arbeitsvertrag die Überstundenabgeltung regelt. Das genannte EuGH-Urteil enthält zur finanziellen Abgeltung von Überstunden keine Vorgaben. Die Pflicht zur Zeiterfassung soll die Gesundheit der Beschäftigten schützen und sicherstellen, dass sich die Mitarbeitenden im festgelegten Zeitrahmen schonen und erholen können. Wenn Beschäftigte Überstunden erbringen, kann ihnen das Unternehmen einen Zeitausgleich anbieten, anstatt die Mehrarbeit finanziell abzugelten.
Leitende Angestellte: Sonderfall oder doch nicht?
Unklarheiten gibt es zur Frage, ob die verpflichtende Zeiterfassung auch für leitende Angestellte gilt. Das Arbeitsschutzgesetz ist – anders als das Arbeitszeitgesetz – auf diese Gruppe anwendbar. Demnach müssten Unternehmen auch die Arbeitszeiten ihrer leitenden Angestellten dokumentieren, obwohl das Arbeitszeitgesetz für solche Führungskräfte gar nicht gilt. Die Zukunft wird zeigen, ob der Gesetzgeber für diese Gruppe eine Sonderregelung erlässt. Aktuell ist noch offen, ob ab einer bestimmten Verdienstgrenze eine Zeiterfassung nicht mehr notwendig ist oder ob es für leitende Angestellte generell eine Ausnahme geben wird.
Wann müssen ArbeitgeberInnen handeln? Sofort oder erst später?
Die Pflicht, die Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen, gilt bereits jetzt. Das hat das BAG mit seinem Beschluss eindeutig bestätigt. Trotz dieser Verpflichtung sollten Sie nicht unüberlegt reagieren. Das Arbeitszeitgesetz schreibt ein Bußgeld vor, wenn Unternehmen Überstunden nicht aufzeichnen. Anders sieht die Situation bei der Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit aus, die im Arbeitsschutzgesetz geregelt ist. Hier gibt es keine Bestimmung über Bußgeldzahlungen. Nur dann, wenn ein Unternehmen eine Aufforderung der Arbeitsschutzbehörde nicht zeitgerecht erfüllt, droht eine Bußgeldzahlung.
Unabhängig davon ist es wichtig, dass Sie als ArbeitgeberIn zeitnah reagieren und ernsthaft darüber nachdenken, welche Form der Zeiterfassung für Ihre Beschäftigten in Betracht kommt. Die Einführung einer Zeiterfassungslösung bleibt Ihnen ohnehin nicht erspart, weil sie bereits jetzt verpflichtend ist. Auf lange Sicht riskieren Sie unangenehme Konsequenzen, wenn sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen. Der Gesetzgeber kann Strafen vorsehen, sodass Ihnen schlimmstenfalls Bußgeldzahlungen drohen. Auch eine Vergütungsklage könnte unangenehm werden, wenn Sie keine detaillierten Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten vorweisen können.
Die Qual der Wahl: Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige?
Sie stehen nun vor der Frage, in welcher Form Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen sollen? Eine elektronische Zeiterfassung ist laut aktueller Rechtslage nicht verpflichtend. Die Frage, welche Zeiterfassung die richtige ist, lässt sich nicht pauschal beantworten.
Verschiedene Methoden prüfen
Die Wahl richtet sich nach dem Job, der Branche und der Unternehmensgröße. Es gibt verschiedene Methoden:
- Zeiterfassung durch schriftliche Aufzeichnungen
- Elektronische Zeiterfassung mittels Terminals, Chip, Smartwatch oder Fingerabdruck
- Moderne Zeiterfassungssysteme über Online-Dienste oder per App auf dem Smartphone
In einigen Bereichen ist es einfach, die Erfassung der Arbeitszeit umzusetzen. Dies betrifft beispielsweise den Schichtdienst und die Produktion. In diesen Tätigkeitsbereichen sind schon seit langer Zeit Stechuhren im Einsatz. Problematischer ist die Situation bei Büro- und Beamtentätigkeiten, bei der eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit an sich nicht üblich ist. Hier wird eine Berechnung mit pauschalen Zeiten bevorzugt. Probleme könnten auch digitale Arbeit und Home-Office bereiten. Eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit könnte bei solchen flexiblen Modellen dazu führen, dass sich Mitarbeitende vom Unternehmen überwacht fühlen.
Auch die interne Organisation und die Größe des Unternehmens spielen bei der Wahl des Zeiterfassungssystems eine Rolle. Bei internationalen Konzernen mit länderübergreifenden Tätigkeitsbereichen ist meist eine einheitliche Lösung gefragt. Ein unabhängiger, mittelständischer Betrieb und ein Kleinunternehmen sind in ihren Entscheidungen hingegen freier.
Für Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden zentral abzuwickeln. Die Art des Jobs ist ebenfalls zu berücksichtigen. Für Mitarbeitende im Außendienst bietet sich eine digitale Lösung am Computer oder per App an. Im Homeoffice bewährt sich ebenfalls ein modernes Zeiterfassungssystem. Beschäftigte in der Produktion und auf Baustellen kommen mit einer Stechuhr oder einem Terminal besser klar.
Frei entscheiden
Als Unternehmen haben Sie also einen Entscheidungsfreiraum, soweit es um die Form der Zeiterfassung geht. Sie müssen nicht auf die klassische Stechuhr zurückgreifen, sondern können auch Lösungen per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone nutzen. Automatisierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Ihnen, die Daten lückenlos zu erfassen. Außerdem sind aktuelle Statistiken zur Arbeitszeit jederzeit abrufbar. Eine elektronische Zeiterfassung bringt Transparenz. Demnach können Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit nachprüfen, wann wie viele Arbeitsstunden angefallen sind und wie viele Überstunden geleistet wurden.
Jetzt Zeiterfassung einführen: Wir beraten Sie bei der Umsetzung
Wie Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen konkret umsetzen, bleibt also Ihnen überlassen, zumal es (noch) keine gesetzlichen Vorschriften zur Form gibt. Aus Erfahrung wissen wir, dass Sie die notwendigen Schritte auf dem Weg zur Umsetzung rechtzeitig und genau überprüfen sollten. Dies kostet Zeit und erfordert eine systematische Vorgehensweise, zumal Sie jedes Modell und dessen Feinheiten analysieren sollten. Nur dann haben Sie eine gute Grundlage, um sich für die richtige Form der Zeiterfassung zu entscheiden.
Wir haben in den letzten Jahren viele namhafte Unternehmen im Bereich der Personalarbeit unterstützt und dabei stets auf effiziente Personalprozesse geachtet. Dazu gehört auch die Einführung einer systematischen Zeiterfassung nach Kundenwunsch. Wir haben so ziemlich jede Form der Arbeitszeiterfassung schon einmal eingeführt und dabei wertvolle Erfahrungen gesammelt. Sie stehen gerade vor der Frage, wie Sie zukünftig die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten erfassen sollen? Wir bieten Ihnen sehr gerne eine maßgeschneiderte Lösung an und begleiten Sie auf Ihrem Weg zur Umsetzung, damit Sie die Anforderung des Bundesarbeitsgerichts erfüllen. Sind haben noch Fragen? Wir laden Sie ein, einen persönlichen Beratungstermin zu vereinbaren und mit unseren ExpertInnen über die Zeiterfassung zu sprechen!