Was ist ein Beurteilungsgespräch und was sind die Ziele?
Beurteilungsgespräche – auch als Mitarbeitendengespräche, Leistungsbewertungen oder Performance Reviews bekannt – sind regelmäßig stattfindende Treffen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
Sie dienen dazu, die individuelle Leistung jedes Angestellten zu bewerten, Feedback zu geben, Entwicklungsbedarfe zu identifizieren und Ziele für die Zukunft zu definieren.
Nachfolgende Ziele stehen dabei bei diesen Gesprächen im Fokus:
Beurteilungsgespräche ermöglichen es Führungskräften, die Leistung jedes Mitarbeitenden objektiv zu bewerten und Vergleiche mit vorherigen Perioden anzustellen.
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Feedback und Motivation
Durch konstruktives Feedback können Stärken anerkannt und Schwächen konstruktiv angesprochen werden. Dies kann Ihre Angestellten dazu motivieren, ihre Leistung zu steigern.
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Entwicklungsplanung
Beurteilungsgespräche bieten ebenso eine Plattform, um die berufliche Entwicklung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden zu planen und sie langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.
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Leistungsbelohnung
Auf Grundlage der Bewertungsergebnisse können des Weiteren angemessene Belohnungen wie Gehaltserhöhungen oder Boni festgelegt werden.
Das Beurteilungsgespräch verfolgt zudem ein weiteres wichtiges Ziel: Ihren Mitarbeitenden konstruktives Feedback zu ihren Leistungen, Stärken, Schwächen sowie zu ihrem Verhalten zu geben. Dadurch werden Ihre Angestellten sowohl persönlich als auch beruflich gefördert.
Wie oft sollte ein Beurteilungsgespräch stattfinden?
In vielen Unternehmen finden Mitarbeitendengespräche einmal jährlich statt (Mitarbeitendenjahresgespräche), wobei zusätzliche Zwischenbesprechungen für eine kontinuierliche Rückmeldung sorgen können. Die Häufigkeit von Beurteilungsgesprächen hängt zudem stark von Ihrer Unternehmenskultur sowie -struktur ab.
Beurteilungsgespräche können dementsprechend auch monatlich, quartalsweise oder halbjährlich durchgeführt werden, um die Leistungsentwicklung in Ihrem Unternehmen und einzelner Angestellten detailliert und kontinuierlich zu verfolgen.
Wie bereiten Sie ein Beurteilungsgespräch vor?
Der Schlüssel zum Erfolg eines Beurteilungsgesprächs liegt in einer gründlichen Vorbereitung seitens der Führungskraft. Diese sollte idealerweise nicht erst eine Woche vor dem festgelegten Termin stattfinden, sondern kontinuierlich fortgeführt werden, am besten direkt im Anschluss an das vorherige Mitarbeitendengespräch.
Kontinuierliche Informationssammlung
Zudem ist es empfehlenswert, relevante Informationen während des Arbeitsalltags laufend zu sammeln und sofort festzuhalten. Auch vermeintlich unbedeutende Leistungen oder Aktivitäten sollten erfasst werden, da sie über einen längeren Zeitraum das Gesamtbild der Mitarbeitendenleistung prägen können.
Durch dieses Vorgehen entsteht eine solide Faktenbasis, die im Beurteilungsgespräch als objektive Grundlage dient. Zudem ermöglicht eine rechtzeitige Ankündigung des Beurteilungsgesprächs Ihren Mitarbeitenden, sich ebenfalls darauf vorzubereiten und das Gespräch ernsthaft zu führen.
Bewertung der gesammelten Informationen
Aufbauend auf den gesammelten Informationen sollte eine zusammenfassende Bewertung erstellt werden. Es empfiehlt sich dabei, eigene Beobachtungen sowie belastbare Zahlen wie Kundenkontakte, Abschlüsse, Verkaufszahlen oder Umsätze heranzuziehen, um ein umfassendes Bild über einen längeren Zeitraum zu erhalten.
Falls sich innerhalb eines Quartals starke Leistungsschwankungen zeigen, können zudem kurzfristige Maßnahmen erwogen werden. Wichtig ist dabei jedoch in jedem Fall, die gesammelten Informationen sicher und datenschutzkonform aufzubewahren.
Berücksichtigung der individuellen Situation Ihrer Mitarbeitenden
In dieser Endphase der Vorbereitung sollten Sie die spezifische Situation Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Es gilt, sich in ihre Lage zu versetzen und zu überlegen, ob es berufliche oder private Störfaktoren gab, die ihre Leistung beeinflusst haben könnten.
Die Vorbereitung sollte auch darauf abzielen, mögliche Argumente oder Bedenken Ihrer Angestellten zu antizipieren und angemessen zu reagieren. Ebenso sollten Sie Wert darauf legen, ihre persönliche Weiterentwicklung zu fördern und individuelle Entwicklungspläne zu erstellen.
Durch diese Konzentration auf die individuelle Situation gewinnen Sie ein tiefes Verständnis für die Leistungsentwicklung und zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass ihre persönliche Entwicklung wertgeschätzt wird.
Wie läuft ein Beurteilungsgespräch ab?
Ein strukturierter Ablauf ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch. Die folgenden 6 (+1) Phasen können dabei als Leitfaden dienen:
1. (Vorbereitung)
Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitende sollten das Mitarbeitendengespräch und relevante Unterlagen, wie Leistungsdaten und Zielvereinbarungen vorbereiten.
2. Einstieg
Ein Beurteilungsgespräch startet in der Regel mit einer herzlichen Begrüßung und ein wenig Smalltalk, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Daher ist es wichtig, genügend Zeit für das Gespräch einzuplanen. Zwischenfragen sind ausdrücklich willkommen und sollten jederzeit gestellt werden können.
3. Leistungsbewertung
Im Beurteilungsgespräch wird die Leistung von Mitarbeitenden anhand klar definierter Kriterien und vorab festgelegter Ziele analysiert. Dabei wird konstruktives Feedback über die Stärken und Entwicklungsbereiche offen kommuniziert. Dafür sollten Sie Ihren Mitarbeitenden vorab auch den Anlass und die Struktur des Gesprächs erläutern, damit sie genau wissen, worauf das Gespräch abzielt.
4. Die Sicht des Mitarbeitenden
Ermöglichen Sie Ihren Angestellten, ihre Sicht der Dinge darzulegen, und stehen Sie für Fragen zur Verfügung, um eine offene Kommunikation zu fördern.
5. Ziele definieren
Gemeinsam werden realistische Ziele für die Zukunft definiert, die sowohl den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden als auch Ihren Unternehmenszielen entsprechen.
6. Entwicklungsplan
Ebenso sollten Sie einen Entwicklungsplan erstellen, der die notwendigen Schritte zur Verbesserung der Leistung und Fähigkeiten der jeweiligen Mitarbeitenden beschreibt.
7. Abschluss
Am Ende des Gesprächs werden die besprochenen Punkte noch einmal zusammengefasst, offene Fragen geklärt und das nächste Treffen bestätigt.
Wie kann man mit Beurteilungsgesprächen das beste Ergebnis erzielen?
Um das Beste aus Beurteilungsgesprächen herauszuholen, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:
- Klare Kommunikation: Eine offene und ehrliche Kommunikation ist entscheidend. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, ihre Meinungen und Ideen zu teilen.
- Konstruktives Feedback: Achten Sie darauf, dass das Feedback immer konstruktiv und auf Verbesserungen ausgerichtet ist.
- Zuhören: Vorgesetzte sollten ebenso aktiv zuhören und die Anliegen ihrer Angestellten ernst nehmen.
- Zielerreichung: Die gesetzten Ziele sollten realistisch und erreichbar sein, um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren und den Erfolg zu fördern.
- Entwicklungsmöglichkeiten: Ebenso wichtig ist das Erkennen von Entwicklungsmöglichkeiten und die Bereitstellung von Ressourcen für die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeitenden.
Fazit – Kontinuierliche Leistungsbeurteilung mit SAP SuccessFactors
In Beurteilungsgesprächen steckt ein enormes Potenzial für den Erfolg und die Entwicklung Ihres Unternehmens. Denn wenn Sie diese Gespräche strategisch einsetzen und die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden fördern, können sie die Leistung und Motivation Ihrer Belegschaft steigern.
Durch klare Zielsetzungen, regelmäßige Gespräche und eine offene Kommunikation kann dieses Instrument somit zu einem wertvollen Werkzeug für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens werden. Mit SAP SuccessFactors als leistungsstarkem Tool können Sie zudem den gesamten Beurteilungsprozess effizient verwalten und das Beste aus Ihren Mitarbeitenden herausholen.