Das Einstiegsportal von SAC und die Verwendung einer Applikation
Wenn Sie die SAC öffnen, gelangen Sie zunächst zum Einstiegsportal. Dieses bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf Ihre gesamten Berichte, die Ihnen über Nutzergruppen zugeordnet sind. So können Sie die wichtigsten Berichte oder Applikationen schnell finden und die neuesten Informationen mit einem Klick abrufen.
In diesem Beispiel wird die Applikation zur Personalplanung aufgerufen. Dabei handelt es sich um den SAC–BI–Content, der einen sehr guten Einblick in die Planungsfeatures und Möglichkeiten am Usecase Personalplanung gibt. Der Content lässt sich per Knopfdruck in die bestehende SAC importieren, sodass man mit vordefinierten SAP-Daten die Personalplanung einfach und schnell testen kann. Im Folgenden gehen wir auf die fertig programmierten Features ein, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, welche Möglichkeiten die SAC als Planungslösung bietet. Aus unserer Sicht sind sehr wichtige Kernfunktionen aus der Personalplanung und Personalkostenplanung enthalten, allerdings ist dies für eine produktive Nutzung meistens nicht ausreichend. Durch den Einsatz von SAC zusammen mit Analytics Application und Datawarehouse-Lösungen haben wir die Möglichkeit, eine Planungsapplikation auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden und Ihre Planungsprozesse zu automatisieren und zu integrieren.
Der Startbildschirm der Personalplanungslösung in der SAP Analytics Cloud
Der Startbildschirm der Applikation präsentiert Ihnen Kennzahlen, die für die Personalplanung von Bedeutung sind. An erster Stelle stehen hierbei die geplanten Gesamtkosten, da diese den entscheidenden Faktor für die Personalkostenplanung darstellen. Zusätzlich sind die Anzahl der Beschäftigten sowie die Zahl der neuen Planstellen bzw. Neueinstellungen angegeben, die im vordefinierten Planungszeitraum hinzukommen sollen.
Über den Startbildschirm können Sie auf die weiteren Applikationen gelangen, die den Planungsprozess abbilden. Startend von links hat man die Möglichkeit, die Grundparameter einer Planung vorzunehmen, die z.B. hier verschiedene Kostenparameter darstellen. In der Mitte können Sie die eigentlichen Planungsapplikationen aufrufen. Hierbei bietet dieser Content zwei Planungsansätze. Zum einen die Top-Down-Planung, die auf aggregierten Dimensionen wie Buchungskreis, Organisationseinheit oder Geschäftsbereich basiert. Und zum anderen eine Bottom-Up-Planung, die deutlich genauer ist und auf Personalebene stattfindet. Auf der rechten Seite können die Stories, basierend auf den Plan- und Ist-Daten, aufgerufen werden, um die Ergebnisse der Planung zu analysieren. Auf diese Weise hat man einen gesamten Überblick über die verschiedenen Planungsschritte und kann diese den Planungsrollen entsprechend zuweisen
Sobald Sie Ihren Planungsprozess über die Applikationen erfolgreich vorgenommen und geprüft haben, gibt es Möglichkeiten, die Plandaten z.B. für eine Budgetplanung im Finanzbereich zurück in ein SAP BW/4HANA oder direkt in ein S4/HANA zu exportieren. Damit kann man den Kreis für eine komplett automatisierte Planungslösung schließen, Prozesse deutlich vereinfachen und Fehler vermeiden.
Beispiel für eine Planungsapplikation: Konfiguration der Grundparameter bei der Personalkostenplanung
Im ersten Schritt nach Aufruf der ersten Applikation lassen sich die Kostenparameter auf entsprechend aggregierten Leveln für interne oder auch externe Arbeitskräfte planen. Die Ansichten für die internen und externen Arbeitskräfte unterscheiden sich, sodass individuelle Dimensionen und Kennzahlen definiert werden können.
Definition von Planungsprämissen für interne Mitarbeitende
Definition von Planungsprämissen für externe Mitarbeitende
In unserem Beispiel stammen die Kennzahlen und Dimensionen aus SAP SuccessFactors. Über individuelle Anpassungen kann man viele weitere Daten wie z.B. aus SAP HCM oder über ein SAP BW/4HANA-System in die SAC integrieren.
Nun lohnt es sich, einen Blick auf die Daten zu werfen, die hier aufgeführt sind. Die erste Kennzahl bildet das Durchschnittsgehalt über Buchungskreis und Geschäftsbereich ab. Dieses ist die Grundlage der Kostenparameter, wenn neue Planstellen angelegt werden. Beispielsweise könnte an dieser Stelle das Durchschnittsgehalt von Beschäftigten, die einer definierten Organisationseinheit zugeordnet sind, als Grundlage herangezogen werden. Ein anderes Anwendungsbeispiel wäre, dass man eine Stellenbewertung mit zugeordneten Tarifgruppen als Basis für eine neue Planstelle definiert. Die weiteren Kennzahlen sind veränderbare Prozentwerte oder absolute Werte, die verschiedene Kostenbestandteile darstellen. Auch hier können Kostenbestandteile direkt aus einem System kommen, um eine noch genauere Personalkostenplanung zu erreichen. Neben der manuellen Eintragung der Daten können die Grundparameter auch direkt aus bestehenden Systemen als Vorlage importiert werden, um einen noch höheren Grad der Automatisierung für die Planungsapplikation zu nutzen.
Wenn Sie jetzt einen Wert in der Tabelle verändern, sehen Sie, wie benutzerfreundlich das System ist: Der geänderte Inhalt wird sofort farbig orange hervorgehoben – genauso wie alle davon abhängigen Werte. Außerdem können Sie die Angaben auf unterschiedliche Weise anpassen: Es ist möglich, einen absoluten Wert vorzugeben, einen Wert zum bisherigen Inhalt hinzuzuaddieren oder davon abzuziehen oder prozentuale Angaben zu berechnen. Man erkennt die Standard-Excel-Features in einem BI-Tool wieder, um die Grundparameter zu definieren.
Kernparameter zur Definition des Planungshorizontes und der Referenzperiode
Als Basis für die Plandaten werden in diesem Content die Ist-Daten zugrunde gelegt. In der Verwaltung der Kernparameter wird der Planungshorizont über eine Start- und Endperiode angegeben. Zudem muss eine Referenzperiode definiert sein. Die Referenzperiode ist die Grundlage der Plandaten, d.h. man wählt z.B. die Periode 12.2022 aus, die dann auf den Zeitraum von 2023 kopiert wird. Eine wichtige Erkenntnis ist dabei, dass bestehende zukünftige Informationen zu den Mitarbeitenden, wie z.B. Renteneintritt, Elternzeit, Wechsel in Teilzeit, nicht in den Plandaten berücksichtigt werden. Solche Logiken müssen in Datawarehouse–Lösungen modelliert werden, sodass Sie in die SAC–Planung mit einfließen können. Kommen Sie gerne auf uns zu, damit wir Sie hier optimal beraten können.
Die Detailplanung für die einzelnen Beschäftigten
Planung der Personalbewegung und Darstellung der daraus resultierenden Kostenänderungen
Nachdem die allgemeinen Kostenparameter definiert wurden, können Sie sich an die Detailplanung auf Ebene der einzelnen Mitarbeitenden machen. So geben Sie im Rahmen der Personalkostenplanung die Kostenpunkte über verschiedene aggregierte Level für jede einzelne Arbeitskraft individuell vor. Auf der Ebene der Personalplanung wird zuerst die Personalbewegung pro Mitarbeitenden berücksichtigt. Das kann ein Wechsel der Kostenstelle oder in einem anderen Szenario der Wechsel auf eine andere Organisationseinheit sein, um die Kostenauswirkung für organisatorische Umstrukturierungen zu analysieren. Weiterhin ist es auch möglich, neue Kostenstellen oder andere organisatorische Dimension anzulegen, die in einer organisatorischen Umstrukturierung relevant sind. Darauf können Mitarbeitende oder neue Planstellen gesetzt werden. Falls man Beförderungen von Mitarbeitenden einplanen möchte, dann kann dies über die Gruppierungen Tarifgruppen und/oder Tarifstufen erfolgen. Das steigende Gehalt wirkt sich dann wiederum auf die Kosten aus. Wenn es geplante Abwesenheiten wie z.B. Elternzeit, Mutterschutz, Sabbatical oder Langzeiterkrankung gibt, kann dies auch für bestimmte Zeiträume definiert werden. Eine weitere Personalbewegung ist die Veränderung der VZÄ (oder FTE, MAK, AK, etc.). Das heißt, wenn Beschäftigte planmäßig ab einem bestimmten Zeitpunkt von einer Vollzeitbeschäftigung in eine Teilzeitbeschäftigung wechseln, ist dies sehr nutzerfreundlich planbar und dank vorgefertigter Masken abbildbar. Die letzte Anpassung der Mitarbeitenden ist die Planung der Austritte z.B. durch Renteneintritte. Die daraus resultierenden Gesamtkosten errechnet die SAC selbstständig auf Basis der vorgegebenen Businessanforderungen.
Planung von neuen Planstellen und Darstellung der daraus resultierenden Kostenänderungen
Zusätzlich zur Planung der Mitarbeitenden haben Sie die Möglichkeit, neue Planstellen sehr benutzerfreundlich und schnell anzulegen. Alle Grundparameter einer Planstelle werden automatisch über die Vorlage von Mitarbeitenden ausgewählt, sodass nur noch wenige Parameter angepasst werden müssen. Sobald die neue Planstelle erstellt wurde, werden aus den Grundparametern die entsprechenden Kostenparameter für die Zuweisung der Kosten der Planstelle herangezogen. Wie bei den Grundparametern erwähnt, ist in diesem Content das Durchschnittsgehalt pro Kostenstelle die Basis. Es können aber auch andere Szenarien umgesetzt werden, wie z.B., dass als Grundlage die Bewertung einer Stelle über Tarifgruppen vorgenommen wird. Die Kosten der Planstelle werden dann über entsprechende Beträge aus Tarifgruppen ermittelt. Spätestens hier wird deutlich, dass in der SAC sehr viele Business-Cases abgebildet werden können.
Was passiert mit den Ergebnissen der Planung?
Die Planungen, die Sie durchgeführt haben, sind für viele Bereiche im Unternehmen von Bedeutung. Deshalb stellt sich die Frage, was Sie mit den Ergebnissen tun können, nachdem Sie die Personal(kosten)planung abgeschlossen haben. Damit die Plandaten in einem z.B. S/4HANA System richtig exportiert werden können, müssen die Plandaten auf entsprechende Dimensionen aggregiert werden. In diesem Content wird ein Beispiel gezeigt, wie die Plandaten auf Kostenstellenebene zu Sachkonten zugewiesen werden. Auf diesem Datenlevel ist man dann wieder in der Lage, die Daten in ein S/4HANA zu überspielen und sie zum Beispiel für die Budgetplanung zu nutzen.
Ergebnisse der Personalkostenplanung und Zurückschreiben nach S/4HANA zur Vorbereitung der Budgetplanung
Analyse der Plandaten über Stories
Reporting über Ist- & Plan-Werte
Um die Qualität Ihrer Arbeit stetig zu verbessern, ist es wichtig, die Ergebnisse Ihrer Planungen zu überprüfen und zu hinterfragen. Dazu können die bestehenden Stories aus dem Content verwendet werden oder man baut sich selbst, ohne Abhängigkeit zur IT, eigene unternehmensspezifische Stories auf. Diese beleuchten die Kernaussagen der Planung über KPIs wie z.B. Delta-Ist-Vergleiche inklusive farblicher Hervorhebungen. Über hierarchische Darstellungen können Sie mittels Drilldown- und Drillup-Features schnell größere Datenmengen erforschen. So sind Sie in der Lage, Ausreißer zu erkennen, Prozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren bzw. Gewinne einzuholen.
Wie können wir Sie bei Ihren BI Projekten unterstützen?
Sie sehen, dass es mit der SAP Analytics Cloud möglich ist, z.B. alle Details des Personalbedarfs einfach und effizient zu planen. Nun stellt sich noch die Frage, welche Rolle wir als SAP-Partner dabei einnehmen. Wir setzen in diesem Bereich auf eine Kombination aus Technik und Fachwissen. Während viele andere Anbieter nur das System installieren, gehen wir auf alle fachlichen und technischen Details der praktischen Anwendung ein. Wir verfügen über eigene HR-Spezialistinnen und -Spezialisten, die Ihnen die Unterschiede der einzelnen Reporting-Tools genau und transparent erklären können. Durch praxisnahe Schulungen und Trainings stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeitenden alle Funktionen vollumfänglich nutzen, selbstständig Daten modellieren und Stories anlegen können, ohne auf Andere angewiesen zu sein. Gemeinsam mit Ihnen bauen wir Ihre Planung und Ihr Reporting mit entsprechenden Löschkonzepten, Maßnahmenkatalogen, Zertifizierungen etc. DSVGO-konform auf.
Mithilfe der Expertise von Zalaris bietet der Einsatz von SAP Analytics Cloud vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten für die Personal(kosten)planung und das Reporting
Holger Kusmierz, Manager BI/Analytics
Unser praktisches Beispiel zur Personalkostenplanung hat gezeigt, wie mächtig die SAP Analytics Cloud ist. Dieses Produkt bietet vielfältige Planungsfunktionen, die alle Auswirkungen der Personalbewegungen mit der Veränderung der Personalkosten selbstständig berechnen und darstellen kann. Für das Reporting stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, mit denen man aus den Massen von Daten die richtigen Informationen schnell aufbereitet, benutzerfreundlich analysiert und die richtigen Erkenntnisse für zukünftige Maßnahmen im Unternehmen gewinnen kann.