Eine cloudbasierte HR-Lösung beim Outsourcing bietet viele Vorteile. Der offensichtlichste: Sie brauchen keine eigene Software mehr, zum Beispiel für die Abrechnung, Ihre Daten liegen in der Cloud. Scheu vor dieser technischen Neuerung müssen Unternehmen nicht haben. Denn offene Technologieplattformen können an jeden Kunden individuell angepasst werden und sind intuitiv zu bedienen. Das macht den Umgang auch für technisch nicht versierte Mitarbeiter einfach. Die Cloud ermöglicht es zudem, alle wichtigen Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen in einer Plattform zu bündeln und bereitzustellen – unabhängig von der Datenherkunft. Sämtliche HR-Stammdaten zum Beispiel liegen dann an einem zentralen Ort und müssen nicht in verschiedenen Systemen gepflegt werden.
Andere Programme, wie zum Beispiel Personalmanagementsysteme, können über standardisierte Schnittstellen angebunden werden. Dadurch ist eine Harmonisierung von Systemen und Prozessen möglich, da verschiedene Programme in einer Systemlandschaft zusammenarbeiten können. Dabei ist sowohl die Kommunikation zwischen verschiedenen SAP-Anwendungen als auch zwischen SAP- und anderen Systemen möglich. Mitarbeiter können mit den ihnen bekannten Programmen weiterarbeiten, sodass sie sich nicht neu eingewöhnen müssen.
Einsparpotenziale bei Betrieb, Wartung und Administration
Vielfach lassen sich Schnittstellen dank des Outsourcings in Verbindung mit einer Cloud aber auch gänzlich abschaffen. Übernimmt der HR-Dienstleister die Payroll oder spiegelt gar die komplette HR-Abteilung, brauchen sich Unternehmen um diese Bereiche keinerlei Gedanken mehr zu machen und müssen eben auch die entsprechenden Systeme mit ihren Schnittstellen nicht mehr selbst bereithalten. Zwar haben Schnittstellen den immensen Vorteil, dass verschiedene Systeme miteinander verknüpft werden können, aber sie bedürfen mitunter auch Wartungen. Dann nämlich, wenn neue Programmversionen eingespielt werden und die vorhandenen Schnittstellen nicht mehr an die neu versionierten Systeme andocken können. Beim Outsourcing aber übernimmt der Dienstleister Betrieb, Wartung und Administration der Cloud. Die Einsparpotenziale in Ihrer eigenen IT-Abteilungen sind dadurch enorm.
Lagern Unternehmen komplette Arbeitsabläufe wie zum Beispiel die Payroll aus, bringt dies aber nicht nur in Sachen Systemwartung Vorteile. Denn anstatt sich um eher lästige Aufgaben wie Reisekosten- und Lohnabrechnungen zu kümmern, können sich HR-Manager dank der Zeitersparnis anderen, strategischen Aufgaben widmen und durch ausgereiftes Talentmanagement das Unternehmen nach vorne bringen.
Gebündelte Daten in der Cloud – produktivere Mitarbeiter
Ein weiterer Vorteil einer Cloud: Sie ist webbasiert, der Zugriff kann standortunabhängig erfolgen. Damit vereinfacht diese Lösung nicht nur die Verknüpfung einzelner Unternehmensstandorte, sondern wird auch modernen Ansprüchen an flexibles Arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus gerecht. Wie wichtig das ist und wie kurzfristig Unternehmen unter Umständen Arbeitsabläufe und -standorte ändern müssen, hat die Coronapandemie eindrücklich gezeigt. Klar im Vorteil war hier, wer bereits im Vorfeld die nötige Infrastruktur geschaffen und auf eine Cloud umgesattelt hatte.
In der aktuellen HR Technology Studie der PwC berichten Cloud-Nutzer über bessere Einblicke in die Abläufe innerhalb des Unternehmens und über eine höhere Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu On-Premise-Lösungen. Warum? Weil in einer Cloud Informationen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen gebündelt werden. Das steigert die Transparenz im Unternehmen. Mitarbeiter finden so viel leichter die Informationen, die sie brauchen, erhalten schneller Antworten auf Fragen.