Der HR-Markt bietet zugleich große Chancen: Durch Innovation, Automatisierung und digitale HR-Transformation können Unternehmen Effizienz steigern und die Employee Experience nachhaltig verbessern. Dieses Strategie-Playbook zeigt, wie erfolgreiche CHROs Budgetgrenzen überwinden und die nötigen Mittel für HR-Digitalisierung und Transformation sichern.
Der Fokus von HR-Verantwortlichen hat sich dabei deutlich verschoben: Ging es früher vor allem um User Adoption, steht heute die Budgetfreigabe für HR-Technologie-Projekte an erster Stelle. Laut aktueller Gartner-Studie sehen 46 % der HR-Leader die Budget-Sicherung als größte Hürde – vor zwei Jahren waren es noch 37 %. Die konsequente Digitalisierung im HR-Bereich ist jedoch unverzichtbar, um im Wettbewerb bestehen zu können.
Nur 35 % der Unternehmen planen aktuell steigende HR-Budgets – bei gleichzeitig wachsendem Druck, digitale Transformation voranzutreiben. Die dynamische Entwicklung im HR-Technologie-Markt fordert von Unternehmen, Trends frühzeitig zu erkennen und flexibel zu reagieren.
Für die Bewertung von HR-Investitionen spielt zudem die jeweilige Branche eine entscheidende Rolle, da branchenspezifische Faktoren maßgeblich Prioritäten und Budgets beeinflussen.
HR-Transformation klar ausrichten
Erfolgreiche Business Cases für HR-Technologie starten mit einem klaren Verständnis der Unternehmensprioritäten. Laut Gartner zählen folgende strategische Treiber zu den wichtigsten Gründen für HR-Technologie-Investitionen:
Das zentrale Ziel einer modernen HR-Technologie-Strategie ist es, Effizienz zu steigern, datenbasierte Entscheidungen zu fördern und die Employee Experience nachhaltig zu verbessern.
Kernaussage: HR-Technologie ist kein internes HR-Projekt – sie ist ein Enabler für Business Transformation und unternehmensweite Digitalisierung.
AI verändert Arbeitsprozesse, Rollen und Skill-Profile fundamental. Damit wird HR-Tech zur Basis, um diesen Wandel gezielt zu steuern und die Organisation zukunftssicher aufzustellen.
So strukturieren CHROs einen erfolgreichen HR-Tech-Business Case
Budgetfreigabe gelingt, wenn vier zentrale Kriterien erfüllt sind:
1. Business Alignment
HR-Technologie-Investitionen müssen die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen – nicht nur einzelne HR-Prozesse verbessern. Erfolgreiche CHROs zeigen in ihren Business Cases klar auf, wie geplante Lösungen die strategische Agenda des Unternehmens voranbringen, Mitarbeitende stärker binden und die Produktivität messbar steigern.
2. HR Process Applicability
Ein überzeugender Business Case zeigt, wie Technologie messbare Verbesserungen über den gesamten Employee Lifecycle hinweg erzielt – nicht nur in einzelnen Teilprozessen.
3. Adoption Potential
Investitionen in HR-Technologie sollten auf Lösungen abzielen, die Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Teams aktiv nutzen und als Mehrwert erleben. Laut Gartner bleibt die sichere Adoption für 45 % der Unternehmen das zweitgrößte Thema. Besonders hohe Akzeptanz erzielen Anwendungen in häufig genutzten Prozessen wie:
- Time-off Requests
- Performance Management
- Learning Platforms
- Employee Self-Service
Entscheidend ist, die Leistung und Akzeptanz dieser HR-Programme regelmäßig zu messen, um deren Effektivität zu bewerten und nachhaltige Nutzung über alle Zielgruppen hinweg sicherzustellen.
4. Iterative Delivery
Top-CHROs strukturieren ihre Cases als Pilotphasen mit klar messbarem ROI, bevor größere Budgets beantragt werden. Das reduziert Risiko und schafft Vertrauen. Durch diese Pilotphasen besteht die Möglichkeit, verschiedene Ansätze zu testen und so die beste Lösung für das Unternehmen zu identifizieren.
Der AI-Vorteil im HR-Case
Künstliche Intelligenz (AI) ist zugleich die größte Chance und die komplexeste Herausforderung für moderne HR-Organisationen. AI und Automatisierung spielen eine zentrale Rolle bei der Optimierung von HR-Funktionen, der Verbesserung der Employee Experience und der Entwicklung innovativer Lösungen im Personalmanagement.
Durch den gezielten Einsatz von AI in HR-Technologie können Unternehmen Prozesse effizienter gestalten, datenbasierte Entscheidungen treffen und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Die Fähigkeit, Herausforderungen im HR-Kontext früh zu erkennen und proaktiv zu lösen, wird damit zu einem zentralen Erfolgsfaktor.
Laut Gartner zählen folgende Bereiche zu den Top-Prioritäten 2025:
AI stärkt den Business Case für HR-Technologie durch:
- Strategische Relevanz – unterstützt direkt Business Transformation
- Messbare Effizienz – weniger manuelle Prozesse, bessere Entscheidungen
- Wettbewerbsvorteil – wer mit AI zögert, verliert im Talent-Wettbewerb
Wichtig: Der Fokus liegt nicht auf der Technologie selbst, sondern auf den Business Outcomes, die sie ermöglicht – von effizienteren Abläufen bis hin zu einer nachhaltig verbesserten Employee Experience.
Warum Cloud-Migration ein starkes Argument im HR-Investment Case ist
Laut Gartner planen 34 % der Unternehmen bis 2026 eine Konsolidierung auf Core Cloud HCM Suites.
Für Organisationen mit On-Prem-Systemen bietet Cloud Migration klare Argumente:
- Höhere Sicherheit
- Niedrigere Infrastrukturkosten
- Bessere Integration
- Zugang zu AI-Features
- Skalierbarkeit und Flexibilität
Auch für konsolidierte Plattformstrategien gilt: Weniger Vendor-Komplexität, bessere User Experience, höherer ROI.
Mitarbeiterengagement als strategischer Investitionsfaktor
Mitarbeiterwohlbefinden und Engagement sind heute zentrale Erfolgsfaktoren für Unternehmen – sie beeinflussen direkt Produktivität, Effizienz und Innovationskraft. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt erkennen immer mehr HR-Verantwortliche, dass gezielte Investitionen in das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeitenden nicht nur die Mitarbeiterbindung stärken, sondern auch einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Moderne HR-Software und innovative HR-Technologien eröffnen neue Möglichkeiten, das Mitarbeiterwohl gezielt zu fördern. Durch den Einsatz digitaler HR-Tools und AI-gestützter Automatisierung lassen sich Prozesse effizienter gestalten, personalisieren und vereinfachen. So bleibt mehr Raum für strategische Aufgaben wie individuelle Weiterentwicklung, Kommunikation und den Aufbau einer positiven Unternehmenskultur.
Künstliche Intelligenz unterstützt HR-Teams dabei, die Bedürfnisse und Potenziale der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Intelligente Analytics-Lösungen helfen, Trends im Mitarbeiterengagement frühzeitig zu erkennen und gezielt Maßnahmen zur Steigerung von Zufriedenheit und Bindung einzuleiten. Gleichzeitig ermöglichen digitale Plattformen einfachere Feedbackprozesse und stärken die aktive Teilhabe der Mitarbeitenden an Unternehmensentscheidungen.
Die Rolle des CHRO ist dabei entscheidend: Als strategische Partnerin oder strategischer Partner im Management sorgt sie oder er dafür, dass die HR-Strategie konsequent auf Mitarbeiterwohlbefinden und Engagement ausgerichtet ist. Dazu gehört, die notwendigen Ressourcen und Budgets für HR-Technologie und Digitalisierung bereitzustellen und die Transformation des Personalwesens aktiv zu gestalten.
Drei Strategien, um Budgethürden im HR-Tech-Investment zu meistern
Drei Strategien erfolgreicher CHROs:
- Phased Implementation: Kosten auf mehrere Zyklen verteilen, ROI früh zeigen
- Cost Displacement: Bestehende Kosten (z. B. manuelle Prozesse, Vendor Fees) ersetzen statt zusätzliche Budgets fordern
- Finance Partnership: Enge Zusammenarbeit mit Finance steigert die Glaubwürdigkeit – ROI-Daten überzeugen CFOs.
Präsentation, die überzeugt
Auch der beste Business Case braucht die richtige Storyline:
- Für Leadership: Fokus auf strategischen Nutzen und Wettbewerbsfähigkeit
- Für Finance: harte Zahlen – Effizienzgewinne, Kostensenkungen, Zufriedenheit
- Für Risk Stakeholder: Risiken offen adressieren und mitigieren
Strategische Umsetzung & Partnerschaften
Erfolgreiche Transformation endet nicht mit der Budgetfreigabe. Vendor- und Implementierungspartner spielen eine Schlüsselrolle für Time-to-Value und Adoption.
Top-Plattformen wie SAP SuccessFactors, Workday, Oracle Cloud HCM oder Dayforce bieten unterschiedliche Stärken – entscheidend ist die Passung zur bestehenden Systemlandschaft und den Zielen.
HR-Investment-Prioritäten 2025
- Reporting & Analytics (50 %)
- Employee Experience (41 %)
- Performance Management (35 %)
- AI inkl. GenAI (34 %)
- Workforce Planning (33 %)
- Succession Planning (32 %)
- Skills Management (30 %)
- Recruiting / Talent Acquisition (23 %)
- HCM Core (23 %)
- Workforce Management (21 %)
Quelle: Gartner HR Technology Planning Imperatives for 2025 and Beyond
Mit Zuversicht in die Budgetgespräche
2025 verlangt mehr als gute Argumente – es verlangt klare Verbindung zwischen HR-Technologie und Business Impact.
Wer diesen Zusammenhang belegt, sichert Budgets auch in angespannten Zeiten.
Zalaris unterstützt Sie dabei – von der Systemanalyse über Implementierung bis zur laufenden Optimierung, plattformunabhängig und praxisnah.
Bereit, Ihren HR-Tech-Business-Case zu entwickeln? Kontaktieren Sie unser Expertenteam.
FAQ
Wie rechtfertige ich Investitionen in HR-Technologie bei Budgetkürzungen?
Konzentriere dich auf Kostenverlagerung statt zusätzlicher Ausgaben, indem du aufzeigst, wie neue Technologien bestehende Kosten – etwa durch manuelle Prozesse oder externe Dienstleister – ersetzen. Präsentiere eine phasenweise Implementierung, die Kosten über mehrere Budgetzyklen verteilt und den Nutzen in jeder Phase messbar macht.
Was ist 2025 das überzeugendste Argument für Investitionen in HR-Technologie?
Die Unterstützung der Business Transformation, insbesondere durch die Einführung von AI am Arbeitsplatz, ist die wichtigste strategische Priorität vieler Organisationen. Damit wird HR-Technologie zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor – nicht nur zu einem Mittel zur Effizienzsteigerung.
Auf welche HR-Technologiebereiche sollte ich meine Investitionen priorisieren?
Fokussiere dich auf häufig genutzte Prozesse mit hohem Adoption-Potenzial, wie Reporting und Analytics, Employee Experience sowie AI-gestützte Funktionen. Diese Bereiche bieten messbare Vorteile und belegen den ROI deiner Investition gegenüber der Geschäftsführung.
Wie kann ich die „Adoption Challenge“ bei Budgetanträgen überwinden?
Arbeite frühzeitig mit dem Finance-Team zusammen und schlage iterative Investitionsmodelle vor – etwa Pilotprojekte, die greifbare Ergebnisse liefern. Konzentriere dich auf Technologien, die sich nahtlos in bestehende Workflows integrieren, statt völlig neue Prozesse zu schaffen.
Sollte ich in separate HR-Tools oder in konsolidierte HCM-Suiten investieren?
Der aktuelle Trend geht klar zur Konsolidierung: Viele Unternehmen planen Core Cloud HCM-Suiten mit wenigen zusätzlichen Anwendungen. Solche integrierten Plattformen reduzieren die Komplexität im Vendor-Management, verbessern die Integration und erzielen häufig einen besseren ROI als mehrere Einzellösungen.