Die SAP basierte ist Zalaris eAkte ist eine digitale Personalakte, die als integriertes SAP Add-On bei der Archivierung und Digitalisierung aller personenbezogenen Dokumente unterstützt. Sie kann über SAP GUI oder per Browser auf allen Endgeräten eingesehen und, bei ausreichender SAP Berechtigung, auch bearbeitet werden. Aufgrund der Pandemie ist in vielen Unternehmen der Bedarf an digital geführten Personalakten deutlich gestiegen – denn ohne diese können die zuständigen HR-Mitarbeitenden nicht remote arbeiten. Papierakten sollten aus Sicherheitsgründen schließlich nicht mit nach Hause genommen werden. Und selbst wenn, hätte dann nur jeweils eine Person Zugriff auf die Daten.
Ein kurzer Überblick über die Funktionen und Vorteile der ZALARIS eAkte:
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Warum eine digitale Personalakte?
Die Einführung digitaler Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und verbesserte Datensicherheit. Hier sind die Hauptgründe zusammengefasst:
- Effizienz und Produktivität: Schnellerer Zugriff auf Mitarbeiterdaten, automatisierte HR-Prozesse und zentralisierte Informationsspeicherung verbessern die Verwaltungseffizienz.
- Kosteneinsparung: Digitalisierung senkt den Bedarf an Papier und physischem Speicherplatz, was Druck- und Lagerkosten reduziert.
- Compliance und Rechtskonformität: Digitale Akten erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie z.B. der DSGVO, und verbessern die Dokumentation für Audits.
- Sicherheit: Digitale Akten bieten Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff und sind weniger anfällig für physische Schäden.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Verbesserter Zugang zu eigenen Daten und Self-Service-Portale erhöhen die Transparenz und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
- Umweltfreundlichkeit: Papierlose Büros tragen zur Reduktion des Papierverbrauchs bei und fördern die Nachhaltigkeit.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Digitale Systeme sind leicht anpassbar und können in bestehende HR-Systeme integriert werden, was besonders für wachsende Unternehmen vorteilhaft ist.
- Analytik und Berichterstattung: Verbesserte Datenanalyse und automatisierte Berichte unterstützen fundierte Entscheidungen und strategische Planungen.
Brauchen sie zum Beispiel eine Bescheinigung des Arbeitgebers zur Beantragung eines Job-Tickets, müssen sie diese nicht erst in der Personalabteilung anfragen, sondern können in der digitalen Personalakte selbst darauf zugreifen. Dadurch erhalten sie die für sie relevanten Informationen schneller und die HR-Abteilung muss für die Bereitstellung nicht ihre wertvolle Arbeitszeit einsetzen. Zudem bietet die Digitalisierung die Möglichkeit weniger ausdrucken zu müssen. Das spart nicht nur Papierkosten, sondern senkt auch den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens.
Was sind Vorbehalte?
Mitarbeitendenvertretungen zeigen einer digitalen Personalakte gegenüber oftmals Vorbehalte, haben Sorge vor unsachgemäßer Nutzung oder Analyse der Mitarbeiterakten und deren Inhalt. Dabei lassen sich diese Bedenken schnell aus dem Weg räumen, denn innerhalb der digitalen Personalakte kann genau ausgesteuert werden, was der Personalbereich, die Führungskräfte oder andere Personenkreise mit und in der eAkte tun können. Dies geht sogar bis zur Nutzung oder Verhinderung von Volltextsuchen.
Des Weiteren ist zu bedenken, dass eine zentrale Aufgabe der Personalabteilung die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist und diese Daten ihren Ursprung häufig in Papierform haben und dem Personalbereich auch bereits vor der Einführung einer digitalen Personalakte zur Verfügung standen. Erfolgt dies durch den Einsatz einer elektronischen Personalakte digital und nicht länger auf Papier, werden Mitarbeitende also nicht zusätzlich durchleuchtet. Nur das Medium ändert sich – zum Besseren: Denn was vorher manuell eingescannt oder abgetippt werden musste, kann aufgrund der Digitalisierung schneller und effizienter verarbeitet werden.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
In der digitalen Personalakte sind alle wichtigen Mitarbeiterinformationen für das Personalmanagement gespeichert. Dazu zählen:
- Persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum und Kontaktdetails
- Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge
- Zeugnisse, Referenzen und Weiterbildungsnachweise
- Beurteilungen, Feedback und Urlaubspläne
- Gehaltsabrechnungen, Steuerdaten sowie Krankheits- und Unfalldaten
Es ist entscheidend, dass diese Daten sicher und datenschutzkonform verwaltet werden, wobei ein geeigneter Anbieter hierbei unterstützt.
Transparenz der eAkte bietet Sicherheit
Transparenz ermöglicht die digitale Personalakte aber dennoch in viel höherem Maße. Das ist auch für den einzelnen Mitarbeitenden von Vorteil. Angestellte haben ohnehin das Recht, Einblick in ihre Personalakte zu nehmen. Durch die Zalaris eAkte ist dies viel einfacher und schneller möglich: Mitarbeitende müssen ihr Recht nicht erst in der Personalabteilung einfordern, sondern können jederzeit selbst ihre eAkte öffnen. So können sie auch überprüfen, welche Daten über sie gespeichert sind.
Auch hinsichtlich des Zugriffs durch Dritte bietet die digitale Personalakte mehr und nicht weniger Sicherheit. Was mit Schriftstücken aus Papierakten geschieht, ist im Grunde nicht nachvollziehbar – sie können vernichtet oder dupliziert werden. Bei einer digitalen eAkte hingegen kann dies nicht unbemerkt geschehen, jede Bearbeitung wird dokumentiert (protokolliert), was hinsichtlich Audits auch wichtig ist. Denn für den Prüfenden ist auf Anhieb ersichtlich, ob alle relevanten Prozesse und ein datenschutzkonformer Umgang mit den Dokumenten eingehalten wurden. Die Zalaris eAkte ist DSGVO-konform. Fristen zur Löschung – zum Beispiel nach Austritt oder Verrentung eines Mitarbeitenden – werden automatisch datenschutzrechtlich eingehalten.
Berechtigungsmanagement der digitalen Personalakte muss abgestimmt werden
Neben diesen europäischen Richtlinien lassen sich aber auch Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens zusätzlich auf die Zalaris eAkte anwenden. Die Frage nach Berechtigungen ist hier relevant und muss mit der Personalabteilung und den jeweiligen Mitarbeitendenvertretungen abgestimmt werden. Ob und inwiefern andere Personen auf die Daten zugreifen können, lässt sich mit einem Berechtigungsmanagement festlegen. Werden digitale Personalakten oder Auszüge daraus zum Beispiel an eine Führungskraft verschickt, lässt sich das PDF mit einem Schutz belegen: Das Dokument kann dann tatsächlich nur angesehen, nicht aber bearbeitet, gespeichert, gedruckt oder weitergeschickt werden. Bei Bedarf kann das PDF mit einem Passwortschutz inkl. Wasserzeichen zur Aktenweitergabe versehen werden.
Die digitale Personalakte sollte aber nicht als eine Sammlung von Dokumenten verstanden werden, die zur Ansicht bereitgestellt wird. Vielmehr lassen sich ganze Prozessketten digitalisieren und teilweise automatisieren. Geht mit der Hauspost zum Beispiel bereits digital die Meldung über die Schwangerschaft einer Kollegin ein, wird dies nicht nur in ihrer eAkte als Information mit den entsprechenden Dokumenten hinterlegt. Es lassen sich auch die Folgeprozesse – wie beispielsweise Mutterschutz/Elternzeit – einleiten, um die Kollegin gut und richtig zu betreuen.
Dieses Beispiel streift auch die Frage, welche Daten denn überhaupt in die digitale Personalakte gehören. Klar ist, dass die HR-Stammdaten unabdingbar sind, also all jene Daten, die zur Personalverwaltung notwendig sind. Die Persönlichkeitsrechte jedes einzelnen Mitarbeitenden sollten aber niemals verletzt werden. Das betrifft auch die hinterlegten Dokumente, die zur Nachweispflicht wichtig sind.
Was darf nicht in die digitale Personalakte?
Bei der Erstellung von Personalakten sind Diskretion und die Einhaltung spezifischer Richtlinien unabdingbar. Personalakten dürfen ausschließlich arbeitsrelevante Informationen enthalten und müssen private Details ausschließen. Folgende Angaben sollten nicht aufgenommen werden, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen und datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen:
- Krankheitsursachen und -meldungen
- Ärztliche Unterlagen
- Private Daten, wie Social-Media-Profile
- Schichtpläne
- Arbeitgeberbewertungen
Fazit
Die Implementierung einer digitalen Personalakte ist eine kluge Entscheidung für jedes Unternehmen, das seine Personalverwaltung modernisieren und optimieren möchte. Solche Systeme verbessern nicht nur die Effizienz durch schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten und einfache Verwaltung von Dokumenten, sondern erhöhen auch die Sicherheit und Datenschutzkonformität. Unternehmen, die auf digitale Lösungen wie die Personalakte von Zalaris setzen, positionieren sich optimal für die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt.
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