Die SAP basierte Zalaris eAkte ist eine digitale Personalakte, die als integriertes SAP Add-On bei der Archivierung und Digitalisierung aller personenbezogenen Dokumente unterstützt. Sie kann über SAP GUI oder per Browser auf allen Endgeräten eingesehen und, bei ausreichender SAP Berechtigung, auch bearbeitet werden. Aufgrund der Pandemie ist in vielen Unternehmen der Bedarf an digital geführten Personalakten deutlich gestiegen – ohne diese können die zuständigen HR-Mitarbeitenden nicht remote arbeiten. Papierakten dürfen aus Sicherheitsgründen schließlich nicht mit nach Hause genommen werden. Und selbst wenn, hätte dann nur jeweils eine Person Zugriff auf die Daten.
Mitarbeitendenvertretungen zeigen einer elektronischen Personalakte gegenüber oftmals Vorbehalte, haben Sorge vor unsachgemäßer Nutzung oder Analyse der Mitarbeiterakten und deren Inhalt. Dabei lassen sich diese Bedenken schnell aus dem Weg räumen, denn innerhalb der digitalen Personalakte kann genau ausgesteuert werden, was der Personalbereich, die Führungskräfte oder andere Personenkreise mit und in der eAkte tun können. Dies geht sogar bis zur Nutzung oder Verhinderung von Volltextsuchen.
Des Weiteren ist zu bedenken, dass eine zentrale Aufgabe der Personalabteilung die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist und diese Daten ihren Ursprung häufig in Papierform haben und dem Personalbereich auch bereits vor der Einführung einer digitalen Personalakte zur Verfügung standen. Erfolgt dies durch den Einsatz einer elektronischen Personalakte digital und nicht länger auf Papier, werden Mitarbeitende also nicht zusätzlich durchleuchtet. Nur das Medium ändert sich – zum Besseren: Denn was vorher manuell eingescannt oder abgetippt werden musste, kann aufgrund der Digitalisierung schneller und effizienter verarbeitet werden.
Transparenz der eAkte bietet Sicherheit
Transparenz ermöglicht die digitale Personalakte aber dennoch in viel höherem Maße. Das ist auch für den einzelnen Mitarbeitenden von Vorteil. Angestellte haben ohnehin das Recht, Einblick in ihre Personalakte zu nehmen. Durch die Zalaris eAkte ist dies viel einfacher und schneller möglich: Mitarbeitende müssen ihr Recht nicht erst in der Personalabteilung einfordern, sondern können jederzeit selbst ihre eAkte öffnen. So können sie auch überprüfen, welche Daten über sie gespeichert sind.
Auch hinsichtlich des Zugriffs durch Dritte bietet die digitale Personalakte mehr und nicht weniger Sicherheit. Was mit Schriftstücken aus Papierakten geschieht, ist im Grunde nicht nachvollziehbar – sie können vernichtet oder dupliziert werden. Bei einer digitalen eAkte hingegen kann dies nicht unbemerkt geschehen, jede Bearbeitung wird dokumentiert (protokolliert), was hinsichtlich Audits auch wichtig ist. Denn für den Prüfenden ist auf Anhieb ersichtlich, ob alle relevanten Prozesse und ein datenschutzkonformer Umgang mit den Dokumenten eingehalten wurden. Die Zalaris eAkte ist DSGVO-konform. Fristen zur Löschung – zum Beispiel nach Austritt oder Verrentung eines Mitarbeitenden – werden automatisch datenschutzrechtlich eingehalten.
Berechtigungsmanagement der digitalen Personalakte muss abgestimmt werden
Neben diesen europäischen Richtlinien lassen sich aber auch Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens zusätzlich auf die Zalaris eAkte anwenden. Die Frage nach Berechtigungen ist hier relevant und muss mit der Personalabteilung und den jeweiligen Mitarbeitendenvertretungen abgestimmt werden. Ob und inwiefern andere Personen auf die Daten zugreifen können, lässt sich mit einem Berechtigungsmanagement festlegen. Werden digitale Personalakten oder Auszüge daraus zum Beispiel an eine Führungskraft verschickt, lässt sich das PDF mit einem Schutz belegen: Das Dokument kann dann tatsächlich nur angesehen, nicht aber bearbeitet, gespeichert, gedruckt oder weitergeschickt werden. Bei Bedarf kann das PDF mit einem Passwortschutz inkl. Wasserzeichen zur Aktenweitergabe versehen werden.
Die digitale Personalakte sollte aber nicht als eine Sammlung von Dokumenten verstanden werden, die zur Ansicht bereitgestellt wird. Vielmehr lassen sich ganze Prozessketten digitalisieren und teilweise automatisieren. Geht mit der Hauspost zum Beispiel bereits digital die Meldung über die Schwangerschaft einer Kollegin ein, wird dies nicht nur in ihrer eAkte als Information mit den entsprechenden Dokumenten hinterlegt. Es lassen sich auch die Folgeprozesse – wie beispielsweise Mutterschutz/Elternzeit – einleiten, um die Kollegin gut und richtig zu betreuen.
Dieses Beispiel streift auch die Frage, welche Daten denn überhaupt in die digitale Personalakte gehören. Klar ist, dass die HR-Stammdaten unabdingbar sind, also all jene Daten, die zur Personalverwaltung notwendig sind. Die Persönlichkeitsrechte jedes einzelnen Mitarbeitenden sollten aber niemals verletzt werden. Das betrifft auch die hinterlegten Dokumente, die zur Nachweispflicht wichtig sind.
Vorteile der eAkte für Mitarbeitende und Personalmanager
Die Zusammenarbeit zwischen dem Personalbereich und den Mitarbeitenden wird durch die eAkte immens vereinfacht. Ob Meldungen, AU, Anschreiben, Papieranträge – Mitarbeitende können all solche Informationen selbst hoch- und auch herunterladen.
Brauchen sie zum Beispiel eine Bescheinigung des Arbeitgebers zur Beantragung eines Job-Tickets, müssen sie diese nicht erst in der Personalabteilung anfragen, sondern können in der digitalen Personalakte selbst darauf zugreifen. Dadurch erhalten sie die für sie relevanten Informationen schneller und die HR-Abteilung muss für die Bereitstellung nicht ihre wertvolle Arbeitszeit einsetzen. Zudem bietet die Digitalisierung die Möglichkeit weniger ausdrucken zu müssen. Das spart nicht nur Papierkosten, sondern senkt auch den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens.
Ein kurzer Überblick über die Funktionen und Vorteile der ZALARIS eAkte:
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