Fragen zum Handling der eAU mit Mitarbeitenden
Aktualisiert am 01.06.2023
Wer nimmt an dem neuen Prozess teil
Alle Mitarbeitenden, die gesetzlich krankenversichert sind, nehmen an der eAU Teil.
Die Krankmeldung bei privatversicherten Mitarbeitenden erfolgt weiterhin über den „gelben Schein“, sprich das papierbasierte Verfahren.
Wie meldet sich der Mitarbeitende Krank?
Die Meldung des Mitarbeiters kann auf verschiedenen Wegen zum Arbeitgeber kommen
- Telefonisch
- Postalisch / Mail
- Über ESS / MSS
- People Hub
Grundsätzlich gilt:
Ist eine Person arbeitsunfähig, so ist diese gemäß §5 Abs. 1 EntgFG „verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen“.
Wie muss die Eingabe in SAP sein, damit die Anfrage an die Krankenkasse rausgeht? Meldet SAP sich, wenn AU im IT2001 eingegeben, aber keine eAU beim Abruf bei der Krankenkasse vorliegt?
Für die betroffenen Mitarbeitenden (gesetzlich krankenversicherte), wird eine Abwesenheit „Krank mit Attest“ im Infotyp 2001 angelegt. Je nach Unternehmen werden verschiedene Abwesenheiten als eAU relevant eingestuft und können die Abfrage einer eAU auslösen.
eAU relevante Abwesenheiten mit Angabe des Attestpflicht Tages
Ebenso kann vorgegeben werden ab wann die eAU bei den Krankenkassen angefragt werden soll.
Frühestens am ersten Folgetag der Attestpflicht kann eine eAU-Anfrage bei der Krankenkasse angefordert werden. Falls eine Rückmeldung zur Abholung bereitsteht, kann diese (ggf. manuell) verarbeitet werden. Wenn nach 7 Tagen keine eAU zur Abholung bereitsteht, muss noch einmal beim Arbeitnehmer nachgefragt werden, ob er/sie wirklich beim Arzt war und dieser die eAU an die Krankenkasse übermittelt wurde. Alternativ steht bei Störfällen die Papier-AU von Arbeitnehmenden an den Arbeitgeber zur Verfügung.
Im System wird das wie folgt dargestellt:
Keine Anfrage bei der KK
Anfrage bei der KK wird durchgeführt
Was passiert, wenn Mitarbeitende nicht zum Arzt gehen
Wenn Mitarbeitende sich beim Arbeitgeber “krankmelden”, aber nicht zum Arzt gehen (eAU-Rückmeldung: „eAU liegt nicht vor“), kann im Arbeitsvorrat der Sachbearbeiterliste eine Unterdrückung von z.B. 7 Tagen veranlasst werden. Nach 7 Tagen wird „eAU liegt nicht vor“-Meldung in der SB-Liste sichtbar. Im nächsten Schritt sollte bei der/dem Mitarbeitenden nachgefragt werden, ob er/sie beim Arzt war und ob der Arzt die eAU an die Krankenkasse übermitteln konnte. Alternativ besteht die Möglichkeit die zusätzlich ausgestellte Papier-AU vom Arbeitnehmer zu erhalten, falls es bei der digitalen Übermittelung zu einem Problem gekommen ist.
Im SAP System kann für diesen Fall ein Ausschlussgrund gepflegt werden
Pflege Ausschlussgrund
Es liegt eine AU-Bescheinigung bei der Krankenkasse vor, der/die Arbeitnehmende geht aber zur Arbeit. Der Datensatz muss gelöscht werden – wird dies getan? Muss der/die Arbeitnehmende sich über die Krankenkasse gesund melden?
Das Arbeiten trotz Krankschreibung ist grundsätzlich nicht verboten. In diesem Fall muss die eAU manuell von den Sachbearbeitenden verarbeitet werden, sprich die Abwesenheit „Krankheit mit Attest“ verkürzt werden auf das Datum der Gesundmeldung des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber. Eine Meldung über die Krankenkasse ist nicht erforderlich.
Fragen zu eAU Interaktionen mit der Krankenkasse
Wie sieht die Rückmeldung von der Krankenkasse aus? Bekommen wir hier eine Krankmeldung (wie früher z.B. als PDF) oder nur einen Datensatz?
Die Krankenkasse antwortet auf die Anfrage durch den B2A-Manager. Dort erfolgt die Meldungszuordnung und ggf. automatische Verarbeitung zu der passenden Anfrage im IT2001 des/der betroffenen Mitarbeitenden (siehe Abbildung unten).
Quelle: Präsentation eAU: elektronische AU-Meldung von SAP SE, November 2021
UPDATE
Das zentrale Identifizierungsmerkmal für die einzelne Person ist die Versicherungsnummer. Der Datensatz der Rückmeldung enthält neben Steuerungs-, Identifikationsdaten und Angaben zu Ansprechpartner/in und Arbeitnehmer/in, ebenfalls „inhaltliche“ Rückmeldungen zur eAU. Diese sind in den Datenbausteinen „Angaben_zur_AU“, „Stationärer Aufenthalt“ und „Bescheinigungsart“ enthalten. Die Übermittlung der eAU bietet Aufschluss daüber, ob es sich bei der AU um einen stationären Aufenthalt im Krankenhaus, einen Arbeitsunfall (oder dessen Folgen), einen sonstigen Unfall (oder dessen Folgen) oder eine Berufskrankheit handelt. Im Einzelbild des Infotypen 2001 „Abwesenheit“ wird in der neuen Feldgruppe via Ampel auf den jeweiligen Status der eAU hingewiesen.
Wird der B2A-Manager bei der eAU genutzt?
Ja, der B2A-Manager wird bei der eAU genutzt. Der Arbeitgeber erstellt eine Meldung, sowie Datei, welche anschließend über den B2A-Manager an die Krankenkasse gesendet wird. Die Krankenkasse antwortet auf die Anfrage, welche vom Arbeitgeber im B2A-Manager abgeholt werden kann. Der Prozess gleicht dem der Folgeaktivitäten in der Abrechnung, z.B. DEÜV Meldung oder SV-Beitragsnachweis (siehe Frage 3.2).
Wie schnell erfolgt die Informationsweitergabe von der Krankenkasse an den Arbeitgeber?
Der Arbeitgeber kann (frühestens) am ersten Tag nach der Krankmeldung des Mitarbeitenden, eine eAU-Rückmeldung bei der Krankenkasse anfragen. Die Übermittlung der eAU von der Krankenkasse an den Arbeitgeber sollte noch am gleichen Tag erfolgen. Die firmenspezifischen Regelungen, nach wie viel Tagen eine Krankmeldung beim Arbeitgeber vorzulegen ist, sind dabei zu berücksichtigen.
Ruft der Arbeitgeber immer nur für eine Person oder für sein ganzes Unternehmen die eAUs bei der Krankenkasse ab (d.h. erfolgt der Anstoß durch das manuelle Melden des AN beim AG, oder ist es ein regelmäßiger Lauf des AG)?
Je nach Einstellungen des SAP Systems sollten die tagesgenauen Meldungen (Krankmeldungen) der Mitarbeitende bei den Krankenkassen abgefragt werden.
Durch den Eintrag der Erkrankung im IT2001 wird die Abwesenheit und folgend die Meldungsanfrage an die Krankenkasse erstellt.
Wir empfehlen eine tägliche (nächtliche) Anfrage an die Krankenkassen zu senden.
Fragen zum Handling der eAU in SAP
Wird für die Meldung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber ein Standard-ESS von SAP als Lösung angeboten?
SAP verweist auf das Produkt SAP Fiori 2.0 for SAP ERP HCM. Es liefert Frontend-Komponenten einer Gruppe transaktionaler Apps für Human Capital Management (HCM), die auf dem SAP Fiori Launchpad laufen. Im Voraus sind die Anforderungen an die Systemlandschaft und Backend-Produkte zu prüfen. Die Installationsvorraussetzung ist die SAP-Fiori-Systemlandschaft für SAP Business Suite. Die Backend-Komponenten der Apps werden mit dem folgenden SAP-Produkt ausgeliefert: SAP Fiori 2.0 for SAP ERP HCM/ SPS: SP00. Spezifische SAP-Anpassungen/Erweiterungen an Fiori ESS wurden bisher nicht genannt. Es wird lediglich auf die Version 3/ SAP Fiori 2.0 hingewiesen. Mit der transaktionalen App „Meine Abwesenheitsanträge“ können Mitarbeitende Abwesenheitsanträge schnell und flexibel von ihrem Desktop oder mobilen Gerät anlegen und senden. Detaillierte Informationen rund um das Thema finden Sie hier.
Werden die Antworten der Krankenkasse zur Bearbeitung für Sachbearbeitende im Notification Tool zur Verfügung gestellt?
Ja, die Meldungen der eAU können über das Notification Tool bearbeitet werden. Um der / dem Sachbearbeitenden die Nutzung zu ermöglichen müssen ergänzende Einstellungen (Customizing) im System vorgenommen werden.
Genutzt wird das Notification Tool wenn z.B. die initial gepflegte Abwesenheit „Krank mit Attest“ länger oder kürzer ist als die eAU, sprich die Abwesenheit nach Eingang der eAU nachträglich angepasst werden muss.
Die Pflege der Daten kann aber auch über die Sachbearbeiterliste der eAU erfolgen. Das Einrichten des Notification Tools ist kein Muss.
Auswirkung der eAU auf Zeitwirtschaft und IT2001 (Abwesenheiten)
Wie ist die Einbindung von Zeitwirtschaft und Dienstplanung in dem neuen Verfahren?
Der grundsätzliche Prozess ändert sich durch die Einführung der eAU nicht. Sobald Mitarbeitende sich krankmelden (Krank mit Attest) muss diese Abwesenheit erfasst und in den IT2001 eingepflegt werden. Dieser löst eine Abfrage bei der Krankenkasse aus. Müssen die Daten durch die Rückmeldung der Krankenkasse geändert werden, müsste dies im Dienstplan/Zeitwirtschaft gemacht werden. Diese Anpassungen würden in den IT2001 erneut übertragen und angepasst werden müssen.
Wie ist der Ablauf der eAU bei einer Arbeitsunfähigkeit über 6 Wochen?
Falls das Endedatum der Krankheit mit Highdate (31.12.9999) gesetzt wurde, wird dies ebenfalls maschinell vom System verarbeitet. Sobald der Tag nach dem ursprünglichen eAU-Ende erreicht wird, beginnt eine neue Attestpflicht, die am Folgetag abgefragt werden kann. Die erneute Anfrage passiert automatisch durch den Meldungsersteller. Zum 01.07.2022 ebenfalls grundsätzlich vorgesehen ist der Start eines Vorerkrankungsverfahrens nach § 109 Abs. 2 SGB IV. Dieses besagt, dass die Krankenkasse (von sich aus) zu prüfen und dem Arbeitgeber mitzuteilen hat, ob auf Grundlage der Diagnosen in den Arbeitsunfähigkeitsdaten nach § 295 Abs. 1 Satz 1. Nr. 1 SGB V und auf Grundlage weiterer ihr vorliegender Daten die Entgeltfortzahlungspflicht im Krankheitsfall aufgrund anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitgeber ausläuft. Ein Verfahren zur „aktiven Abfrage“ von Vorerkrankungszeiten durch den Arbeitgeber besteht ja bereits im Meldeverfahren Entgeltersatzleistung (EEL), welches zunächst auch so fortbestehen soll. Da ein solches „Parallelverfahren“ jedoch nicht zielführend ist, hat sich das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) dafür ausgesprochen, letztlich nur ein Vorerkrankungsverfahren abzubilden. Man könnte also sagen, dass die Optimierung die EEL-Vorerkrankungsabfrage durch die Arbeitgeber spätestens zum 01.01.2023 zu einem „proaktiven“ EEL-Vorerkrankungsverfahren durch die Krankenkassen optimiert werden soll.
Wie wird das Endedatum der Arbeitsunfähigkeit bei der eAU gepflegt?
Der Arbeitnehmer meldet sich beim Arbeitgeber krank und gibt das voraussichtliche Endedatum an. Dieses wird im IT2001 vorerst hinterlegt. Sobald die Rückmeldung von der Krankenkasse mit dem tatsächlichen Endedatum aus der eAU kommt, kann der bestehende Datensatz im IT2001 manuell mit dem tatsächlichen Endedatum abgeändert werden (falls dieses vom voraussichtlichen Endedatum abweichen sollte).
Wenn der/die Arbeitnehmende sich nur beim Arbeitgeber krankmeldet, nicht zum Arzt geht und nach 3 Tagen wieder arbeitet, bekommt das dann der IT2001 mit und wird die Abfrage bei der Krankenkasse dann nicht ausgelöst?
In Unternehmen und Organisationen gibt es für diesen Fall verschiedene Regelungen. Häufig dürfen Beschäftigte sich zwei Tage arbeitsunfähig melden, ohne eine sonst notwendige Krankschreibung vom Arzt zu holen. Diese Abwesenheit (Krankheit ohne Attest) muss manuell im IT2001 erfasst werden, löst aber keine eAU-Anfrage bei der Krankenkasse aus. Die Anfrage würde erst ausgelöst werden, wenn z.B. Krank mit Attest bei dem/der Beschäftigten im IT2001 hinterlegt wird.
Was ist der Infotyp 0079 „SV-Zusatzversicherung“?
Der Infotyp 0079 „SV-Zusatzversicherung“ kann genutzt werden, um zusätzliche Daten von Mitarbeitenden hinsichtlich der Krankenversicherung, Rentenversicherung oder Pflegeversicherung zu erfassen. In diesem Infotyp können z.B. die Daten zur privaten Krankenkasse von Mitarbeitenden gepflegt werden.
Wie verhält es sich mit der eAU bei geringfügig Beschäftigten?
Bei geringfügig Beschäftigten (IT0013 Sozialversicherung: KV-Kennzeichen 8 Pauschaler Betrag) wird künftig ein neues Feld „Art der KV“ eingeblendet. Falls dort die Ausprägung 1 (Eigene Mitgliedschaft gesetzl. KV) oder Ausprägung 2 (Familienversichert gesetzl. KV) vorliegt, muss die tatsächliche Krankenkasse im Feld „Zusätzliche Kasse“ gepflegt werden. Um die Frage zu beantworten: Ja, es müssen künftig zwei Felder gepflegt werden. Die Minijob-Zentrale im Feld „Krankenkasse“ und die tatsächliche gesetzliche Krankenkasse im Feld “Zusätzliche Kasse”.
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