Gesetzlicher Hintergrund
Seit Januar 2022 gibt es die Pflicht, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Welche Unterlagen das konkret sind, ist in § 8 Absatz 2 Beitragsverfahrensordnung (BVV) geregelt. Den rechtlichen Hintergrund bildet die ab 1. Januar 2023 geltende elektronische Betriebsführung, für die diese Dokumente häufig benötigt werden. Das Ziel besteht darin, die Digitalisierung voranzutreiben. Als Unternehmen sollten Sie die Grundsätze kennen, wie diese Angaben und Unterlagen in digitaler Form zu führen sind, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Allerdings können sich Unternehmen vorübergehend bis zum 31. Dezember 2026 von der bereits geltenden Verpflichtung befreien lassen.
Welche Entgeltunterlagen sind elektronisch zu führen?
Als Unternehmen müssen Sie insbesondere die folgenden Entgeltunterlagen elektronisch führen:
- Mitgliedsnachweise der Krankenkassen
- Daten der von der Krankenkasse übermittelten Rückmeldungen
- Bescheide über die Feststellung der Versicherungspflicht
- Dokumente bezüglich einer Versicherungsfreiheit
- Dokumente bezüglich einer Befreiung von der Versicherungspflicht
- Nachweis der Elterneigenschaft
- Unterlagen zur Arbeitnehmerübersendung
- Erklärung von Beschäftigten zur Nutzung der Pflegezeit
- Erklärungen von kurzfristig geringfügig Beschäftigten über andere kurzfristige Beschäftigungen
- Erklärung eines geringfügig Beschäftigten, auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung zu verzichten
- Veranlagungs-, Änderungs- und Nachtragsbescheide der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung
- Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten von Hochschulen
- Unterlagen mit Angaben zur Staatsangehörigkeit
- Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht von Aushilfen
Was ist bei der elektronischen Unterlagenführung zu beachten?
Bei der elektronischen Unterlagenführung sind einige Punkte zu beachten, wie zulässige Dateiformate, korrekte Bezeichnung, digitale Unterschrift und Datenschutz.
Zulässige Dateiformate
Für die Speicherung der Unterlagen wenden Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenzugriff (GoBD) analog an, sofern es keine anderslautenden Regelungen im Sozialversicherungsrecht gibt. Um die Unterlagen elektronisch zu speichern, können Sie PDF-Dateien und Bilddateien in den Formaten jpeg, bmp, png oder tiff nutzen.
Unterlagen mit Unterschrifterfordernis richtig aufbewahren
Für Unterlagen, die eine Unterschrift erfordern, haben Sie verschiedene Optionen, um die Aufbewahrungspflicht in elektronischer Form zu erfüllen.
Option 1: qualifizierte elektronische Signatur
Um Unterlagen mit Unterschrifterfordernis aufzubewahren, brauchen sie eine qualifizierte elektronische Signatur. Diese besondere Form des Zertifikats ist per EU-Verordnung geregelt und dient als Ersatz zur handschriftlichen Unterschrift. Um eine solche Signatur erstellen zu lassen, müssen Sie als AntragstellerIn Ihre Identität gegenüber einem Vertrauensdienstleister nachweisen. Für die qualifizierte elektronische Signatur sind die Signaturkarte eines entsprechenden Anbieters sowie eine Signatursoftware und ein Kartenlesegerät notwendig.
Option 2: Originaldokument in Papierform aufbewahren
Alternativ bringen Sie das in Papierform erhaltene Originaldokument in die elektronische Form, ohne eine Signatur zu verwenden. In diesem Fall müssen Sie dieses Papierdokument im Original aufbewahren.
Option 3: Fortgeschrittene elektronische Signatur
Wenn Sie das Dokument in Papierform erhalten, können Sie diese Unterlage in die elektrische Form bringen, indem sie es mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ausstatten. In diesem Fall wird die Signatur mit einem einmalig gültigen Signaturschlüssel erstellt. Hierbei handelt es sich um ein Software-Zertifikat. Dafür brauchen Sie weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät. Sobald Sie die Unterlagen vollständig in die elektronische Form übernommen haben, können Sie die Original-Unterlagen vernichten.
Dateien der Entgeltunterlagen korrekt bezeichnen
Sie müssen die Dateien der Unterlagen mit Namen versehen, die eine einfache und schnelle Zuordnung ermöglichen. Die Bezeichnung ist so zu wählen, dass sie Rückschlüsse auf die Art der Unterlage, den Namen der Person und auf den Zeitpunkt zulässt. Bei der Wahl des Namens berücksichtigen Sie diese Vorgaben:
- Maximal 64 Zeichen
- Verwenden Sie keines dieser Zeichen: Punkt, Komma, Sonderzeichen, Umlaute, Leerzeichen und „ß“.
Eine Bezeichnung könnte beispielsweise so aussehen: immatrikulationsbescheinigung-muster_marcel-Sommersemester_2022.
Datenschutz beachten
Auch bei diesen elektronischen Unterlagen müssen Sie die Datenschutzvorschriften beachten, vor allem, wenn es um personenbezogene Daten geht. Gemäß § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen personenbezogene Daten, wenn sie elektronisch übertragen werden, weder während des Transports noch bei der Speicherung von unbefugten Personen gelesen, verändert, kopiert oder entfernt werden. Zudem müssen Sie darauf achten, dass Integrität, Vertraulichkeit, Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit der Systeme sichergestellt sind.
Ihr Unternehmen ist laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dazu verpflichtet, die gespeicherten personenbezogenen Daten während der gesamten Lebenszeit der Daten zu schützen. Zudem müssen Sie nachweisen, dass Sie die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen getroffen haben, um den Datenschutz zu gewährleisten. Das gilt beispielsweise dann, wenn Sie die Unterlagen an die privaten E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden zustellen möchten. Hier wäre es sicherer, für die Zustellung eine Software zu verwenden, die die Datensicherheit gewährleistet. Bei der digitalen Lohnabrechnung müssen Sie in einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten alle wichtigen Angaben zur Datenverarbeitung vermerken. Dazu gehören beispielsweise der betroffene Personenkreis, die Datenkategorien, der Verarbeitungszweck und der Datenempfänger.
Die digitale Personalakte
Wenn Sie schon die digitale Entgeltabrechnung einführen, lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie nicht auch andere Dokumente, die Sie für diese Abrechnung benötigen, digital verarbeiten sollten. Sie können die digitale Personalakte einführen, um alle Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, elektronisch zu speichern. Dazu gehören Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen, Personalbögen und Kündigungen. All diese Dokumente können Sie bequem in der ZALARIS eAkte ablegen. Dabei ist die elektronische Personalakte mehr als nur ein digitaler Speicherort von Dokumenten, die zur Ansicht bereitgestellt werden. Vielmehr lassen sich ganze Prozessketten digitalisieren und automatisieren. So wird Ihr Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches minimiert.
Zalaris PeopleHub als Lösung
Sie suchen eine einfache Komplett-Lösung? Wir laden Sie dazu ein, Ihr Personalmanagement weiter zu vereinfachen, indem Sie unsere zentrale Onestop-HR-Plattform nutzen. Mit Zalaris PeopleHub erledigen Sie nicht nur die Lohnabrechnung online, sondern können auch alle anderen HR-Aufgaben von Zeit- und Spesenmanagement bis zum Talent-Management über unsere Plattform steuern. So wird Zalaris PeopleHub zum Herzstück Ihrer Digitalisierungsreise.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren