Die Gründung einer eigenen Niederlassung im Ausland kann kostenintensiv, zeitaufwendig und mit allerlei rechtlichen Hürden verbunden sein. Wie können Sie also international wachsen und die besten Talente weltweit einstellen, ohne sich sofort in den Aufbau lokaler Unternehmensstrukturen stürzen zu müssen? Eine Antwort auf diese Frage lautet: Employer of Record (EOR).
So können Unternehmen Mitarbeitende in anderen Ländern rechtskonform beschäftigen, ohne dort eine eigene juristische Person gründen zu müssen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über das Konzept EOR: Wir erklären, was ein EOR ist, welche rechtlichen Grundlagen gelten, welche Vorteile und Herausforderungen das Modell mit sich bringt, welche Rolle es aus Sicht der Mitarbeitenden spielt, und wie Unternehmen den EOR als strategischen Partner in ihrer globalen HR-Strategie nutzen können.
Was ist ein Employer of Record (EOR)?
Ein Employer of Record (EOR) ist ein Drittunternehmen, das formell als rechtlicher Arbeitgeber für Mitarbeitende fungiert, die aber tatsächlich für ein anderes Unternehmen (den Kunden) tätig sind. Der EOR übernimmt die Verantwortung für verschiedenste Aspekte der Beschäftigung in dem Land.
Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht unterscheiden sich von Land zu Land erheblich. Ein seriöser EOR verfügt über das notwendige lokale Wissen und bewährte Prozesse, damit alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record?
Das Kundenunternehmen wählt die Mitarbeitenden aus und steuert deren tägliche Arbeit, Aufgaben und Leistung. Der Employer of Record hingegen tritt als offizieller Arbeitgeber auf der Gehaltsliste auf. Er nutzt seine bereits bestehenden lokalen Unternehmensstrukturen und sein Know-how, um den Employee of Record (also den über den EOR angestellten Mitarbeitenden) rechtskonform zu beschäftigen.
Der EOR Service umfasst typischerweise:
- Erstellung und Verwaltung lokaler, rechtskonformer Arbeitsverträge.
- Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung inklusive aller Abzüge (Steuern, Sozialabgaben).
- Administration von lokalen Zusatzleistungen (z. B. Krankenversicherung, Rentenbeiträge).
- Achten auf Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Vorschriften.
- Unterstützung bei HR-administrativen Fragen für den Employee of Record.
Abgrenzung: EOR vs. PEO
Im Kontext globaler Beschäftigungslösungen taucht oft auch der Begriff PEO (Professional Employer Organization) auf. Eine PEO arbeitet typischerweise im Rahmen eines Co-Employment-Modells.
Das bedeutet, dass sowohl die PEO als auch das Kundenunternehmen als Arbeitgeber auftreten und sich die Verantwortlichkeiten teilen. Für die Nutzung einer PEO muss das Kundenunternehmen in der Regel bereits eine eigene Niederlassung im Beschäftigungsland haben.
Ein Employer of Record hingegen benötigt keine solche Niederlassung des Kunden. Anbieter, die sich „Global PEO“ oder „International PEO“ nennen, bieten oft faktisch einen EOR Service an.
EOR – Was sagt das Gesetz?
Auch wenn das EOR-Modell international weit verbreitet ist, muss die Umsetzung in spezifischen Rechtsordnungen wie Deutschland sorgfältig geprüft werden. Hier gibt es kein direktes Äquivalent zum US-amerikanischen Co-Employment-Modell. Eine unprofessionelle Implementierung birgt Risiken.
Zum Beispiel besteht die Gefahr, dass die Konstellation als verdeckte Arbeitnehmerüberlassung eingestuft wird, wenn die Kriterien des deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) nicht erfüllt sind. Viele EOR Services in Deutschland operieren daher auf Basis einer AÜG-Lizenz.
Dabei sind stets die strengen Vorgaben des AÜG zu beachten, wie der Gleichstellungsgrundsatz (Equal Pay/Equal Treatment) und die Höchstüberlassungsdauer von in der Regel 18 Monaten für denselben Employee of Record beim gleichen Kunden. Zudem muss darauf geachtet werden, dass durch die Tätigkeit des Mitarbeitenden keine steuerliche Betriebsstätte für das Kundenunternehmen in Deutschland begründet wird.
Vorteile des EOR-Modells in HR
Der Einsatz eines Employer of Record bietet HR-Abteilungen und Unternehmen einige strategische Vorteile:
Vorteile |
Beschreibung |
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Schneller Markteintritt und globale Talentakquise | Einstellung von Talenten in neuen Ländern innerhalb von Tagen oder Wochen, ohne eigene Niederlassung; direkter Zugang zu internationalen Talentpools. |
Kosten- und Risikoreduktion | Wegfall hoher Anfangsinvestitionen, laufender Verwaltungskosten und rechtlicher Risiken; potenzielle Einsparungen bei Beschäftigungskosten. |
Rechtskonformität | Lokale EOR-Expertise sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und minimiert das Risiko von Compliance-Verstößen und Strafen. |
Administrative Entlastung für die HR-Abteilung | Die Auslagerung von Aufgaben wie Lohnabrechnung, Vertragsmanagement und Benefits schafft Kapazitäten für strategische HR-Arbeit. |
Flexibilität und Skalierbarkeit | Geringes Risiko beim Test neuer Märkte; schnelle Anpassung der Belegschaft ohne langfristige Infrastrukturbindung. |
Herausforderungen und Überlegungen beim Einsatz eines EOR
Es gibt einige Aspekte, die Sie bei der Entscheidung für einen EOR-Service berücksichtigen sollten, damit die Umsetzung gelingt.
Die Wahl des richtigen EOR-Services
Nicht alle Anbieter sind gleich. Achten Sie auf Kriterien wie:
Kostenstrukturen verstehen
Üblich sind Modelle mit einem Prozentsatz des Gehalts oder einer festen monatlichen Gebühr pro Mitarbeitendem. Verstehen Sie genau, welche Leistungen enthalten sind und ob zusätzliche Kosten anfallen können.
Indirekte Beschäftigung und Unternehmenskultur
Da der Mitarbeitende formal beim EOR angestellt ist, kann es schwieriger sein, ihn vollständig in die Kultur und das Team des Kundenunternehmens zu integrieren. Klare Kommunikation und aktive Einbindung helfen, gefühlte Distanz zu überwinden.
Exit-Strategie bedenken
Was passiert, wenn Ihr Unternehmen beschließt, eine eigene Niederlassung zu gründen? Klären Sie im Voraus, wie der Übergang der Mitarbeitenden vom EOR zur eigenen Gesellschaft gestaltet werden kann.
Perspektive der Mitarbeitenden (Employee of Record)
Für den Employee of Record bedeutet die Anstellung über einen EOR in erster Linie Sicherheit. Er erhält einen Arbeitsvertrag, der den lokalen Gesetzen entspricht, pünktliche Gehaltszahlungen in lokaler Währung sowie alle gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen und Benefits. Das ist oft ansprechender als eine Anstellung als internationaler Freelancer.
Es ist wichtig, dass dem Employee of Record klar kommuniziert wird, wer wofür zuständig ist:
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Die größte Herausforderung aus Mitarbeitendensicht kann die Integration sein. Fühlt sich der Employee of Record als vollwertiges Teammitglied des Kundenunternehmens oder eher als externer Dienstleister?
Kundenunternehmen können diese Mitarbeitenden z. B. durch regelmäßige virtuelle Meetings, Teilnahme an Team-Events oder Zugang zu internen Kommunikationsplattformen einbinden.
Konkrete Anwendungsfälle für EOR-Services
Hier sind einige typische Szenarien, in denen der Einsatz eines Employer of Record besonders wertvoll ist:
- Markterkundung ohne Gründungsrisiko: Testen Sie das Potenzial eines neuen Marktes mit ein oder zwei Mitarbeitenden vor Ort, bevor Sie hohe Investitionen in eine eigene Niederlassung tätigen.
- Compliance-sichere Beschäftigung von Remote-Mitarbeitenden / Freelancern: Stellen Sie hochqualifizierte internationale Talente, die dauerhaft remote arbeiten, oder bisherige Freelancer auf einer rechtssicheren Basis ein, um Risiken der Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.
- Überbrückungslösung während der Gründungsphase: Beginnen Sie operative Tätigkeiten in einem neuen Land schnell mit über einen EOR angestellten Mitarbeitenden, während parallel der Prozess der eigenen Firmengründung läuft.
- Personalintegration nach Akquisitionen: Übernehmen Sie Mitarbeitende eines akquirierten Unternehmens nahtlos und rechtskonform, auch wenn die dazugehörige Rechtspersönlichkeit (noch) nicht Teil des Deals war.
Fazit: EOR als strategischer Partner für globale HR-Strategien
Ein Employer of Record (EOR) ist eine wertvolle Option für Unternehmen, die global expandieren oder internationale Talente beschäftigen möchten. Er beschleunigt den Markteintritt erheblich, indem er die Hürden der lokalen Gesetzgebung und Bürokratie für Sie übernimmt.
Aber spätestens, wenn Ihre internationale Belegschaft wächst, benötigen Sie eine robuste, integrierte und global konsistente Plattform für das laufende Management Ihrer Mitarbeitenden. Hier unterstützt Zalaris Sie mit der passenden Technologie und dem nötigen Expertenwissen für ein effizientes und rechtskonformes globales Personalmanagement.
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