Wenn bei Ihnen wie in der Mehrzahl der Unternehmen Personalverwaltung, Abrechnung, Bewerber-Management und Personalentwicklung über ERP-Systeme für HCM abgewickelt werden, bietet sich ein Umstieg auf SuccessFactors an. Die Lösung kann über Schnittstellen ohne Aufwand und in beliebigem Umfang an Ihr bereits bestehendes HCM-System angeknüpft werden.
Transparente Prozesse schaffen
Immer mehr Unternehmer sind es leid, dass die Mehrzahl der HCM-Lösungen ohne tiefes Fachwissen nicht effizient einsetzbar sind. Unser Tipp, wie Sie die zeitaufwendige Ausbildung umgehen und gleichzeitig dafür sorgen, dass auch abseits der Fachabteilung auf die relevanten HR-Daten zugegriffen werden kann: Die cloudbasierte Lösung SAP SuccessFactors.
Die Software ermöglicht durch die intuitive Bedienbarkeit jedem Einzelnen in Ihrem Unternehmen den Zugang. Damit steigt die Transparenz Ihrer internen Prozesse massiv.
Lösung mit bestechendem Potenzial
Durch die SAP SuccessFactors-Integration in HCM optimieren Sie den Umgang mit relevanten HR-Daten, erweitern den Personenkreis, der dazu einen Zugang erhalten kann, und minimieren Sicherheitsrisiken. Es lässt sich festhalten: Um HR-Prozesse wirklich effizient und Arbeitsabläufe transparent zu gestalten, führt wohl kaum ein Weg am Potenzial der cloudbasierten Software vorbei.
Ein Vorteil von SuccessFactors liegt im Recruiting. Die Anforderung an eine zu besetzende Stelle wird durch die Software automatisch erzeugt, der Recruiter kann sich ganz auf ausgeklügelte Formulierungen im Ausschreibungstext konzentrieren, weil:
- in der Cloud Daten verwendet werden, die bereits im HCM-System gespeichert sind.
- im Organisationsmanagement des HCM hinterlegte Planstellen in die Cloud geladen werden.
Mit der Entscheidung für die Software sorgen Sie dafür, dass der Recruiter die Zeit spart, in der er sich sonst mit den technischen Details der Stellenausschreibung befassen müsste.
Aus der Praxis: Wo konkret der Aufwand sinkt
Wie stark Sie mit digitalen Mitteln den Aufwand im HR senken können, zeigt beispielhaft der Einstellungsprozess, in dem die Datenpflege sonst einige manuelle Eingriffe bräuchte. Name und Lebenslauf des neuen Teammitglieds erfassen Sie bereits bei der Einstellung mühelos. Weitere persönliche Informationen wie Geburtsdatum und Bankverbindung fügt der erfolgreiche Bewerber im Anschluss im Self-Service hinzu – durch das spezielle Onboarding-Tool schon vor dem ersten Tag im Büro noch von zu Hause aus –, Ihre HR-Abteilung muss nur noch Ergänzungen wie konkrete Gehaltsbestandteile vornehmen, bevor die Daten automatisiert ins HCM übertragen werden.
Szenarien für die SAP SuccessFactors Integration
Um SAP SuccessFactors zu integrieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. In welchem Umfang die Integration in SuccessFactors für Ihr Unternehmen den meisten Benefit bringt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Die Entscheidung sollten Sie abhängig von den jeweils individuellen Bedingungen im Einzelfall treffen. Möglich sind folgende Integrationsszenarien:
- „Talent Hybrid“: Hierbei können einzelne Module, jeweils über eigene Schnittstellen mit der Cloud verknüpft, zum Talent Mangagement an SuccessFactors angebunden werden. Die Zahl der Schnittstellen pro Modul variiert, je nachdem, ob die Kommunikation von der Cloud zum ERP-System oder andersherum läuft. Als Module sind Recruiting, Compensation, Onboarding, Career Development und Learning verfügbar.
- „Core Hybrid“: Bei dieser Möglichkeit werden die Module alle über eine einzige Schnittstelle an das HCM angebunden. Neben der Integration des Talent Management sind auch Personaladministration, Organisationsmanagement und Personalstammdaten in die Cloud eingebunden. Wichtig: Sie müssen vorab entscheiden, ob Sie die Daten im Employee Central (EC) oder im ERP-System pflegen.
Da die Module sowohl über integrierte Schnittstellen miteinander als auch mit dem EC automatisch kommunizieren, wobei die Daten in beiden Systemen stets synchron sind, sehen Sie nur eine Cloud und haben weniger Aufwand.
- „Full Cloud“: In der Cloud liegt jeder Bereich des HCM, auch Personalstammdaten, Zeitwirtschaft und Payroll werden einbezogen.
- „Side-by-Side“: Hierbei verlagern Sie das Talent- und Organisationsmanagement und auch die Personaladministration in die Cloud.
Schnittstelle: Ziel muss klar sein
Was ist zu tun, um den Weg frei zu machen für eine reibungslose Schnittstelle zwischen HCM und Cloud? Vorab sei gesagt: Sie müssen sich die Arbeit nicht alleine machen. Für den Projekterfolg ist es maßgeblich, wenn Sie sich Unterstützung von externen Experten ins Boots holen, um die passende, zielführende Strategie zu entwickeln.
Am Anfang steht die Definition des Ziels, beispielsweise Manager-Self-Services – also Führungskräfte mit Mitarbeiterinformationen versehen und in Entscheidungsprozesse digital einbinden. Gestärkt durch fachliche Beratung loten Sie am besten aus, wohin die Digitalisierung und Integration Ihr Unternehmen führen soll und welche Verbesserungen Sie erwarten.
Strategie sukzessive umsetzen
Dann folgt das Prozesshandbuch. Indem Sie dieses erstellen, schaffen Sie den Fahrplan für die Umsetzung der Strategie. Darin halten Sie den Ist-Zustand der Prozesse in der HR-Abteilung fest und entwickeln eine Vision der Zukunft. Welche Schritte sollen in der Cloud abgebildet sein? Wünschen Sie zusätzliche Funktionen und wie sehen diese aus?
In einem nächsten Schritt gilt es, eine Demoversion zu erstellen. Hier lässt sich die Lösung, die Ihre Prozesse optimieren wird, testen und ausprobieren. Möglichen Hürden bei der Implementierung können Sie damit vorbeugen, eine reibungslose Umsetzung sichern. Hübscher Nebeneffekt: Erleben Ihre Mitarbeiter die Entwicklung der Demoversion mit und können sogar Vorschläge einbringen, wächst die Akzeptanz für das Produkt und die tägliche zielführende Anwendung der Lösung.
Fazit
Digitalisierung und Automatisierung haben längst auch HR erreicht, sind in vielen Bereichen unersetzbar geworden. Damit die Fachabteilung effektiv entlastet wird und keine Sicherheitsrisiken entstehen, sollten Sie bei der Wahl der Systeme und ihrer Verknüpfung nichts dem Zufall überlassen.
Die cloudbasierte Software SAP SuccessFactors, die sich reibungslos mit vorhandenen Systemen für das Human Capital Management verbinden lässt, hat sich durch ihre intuitive Bedienung in vielen Unternehmen bereits als schlagkräftige Lösung bewährt. Beratung von externen Fachleuten – schon vor der Implementierung – schlägt sich auf den Projekterfolg nieder.
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