Was versteht man unter der Digitalisierung der HR?
Die Digitalisierung von Human Resources bezieht sich auf die Umstellung und Automatisierung von Prozessen im Personalwesen. Dabei werden neue Technologien genutzt, um die Arbeit der HR-Abteilungen effizienter und schneller zu gestalten. Die Digitalisierung betrifft dabei verschiedene Bereiche, wie unter anderem die Personalgewinnung, die Verwaltung von Personaldaten sowie die Personalentwicklung.
Demzufolge werden analoge HR-Strukturen und -Prozesse digitalisiert, sowie die daraus erhaltenen Daten nach einer entsprechenden HR-Strategie intelligent genutzt und gespeichert. Die Daten werden jedoch nicht einfach von Papier in digitale Systeme übertragen, sondern es wird weiter gedacht. Welchen strategischen Nutzen lassen sich aus diesen Daten ziehen und wie kann man diese am besten aufbewahren?
Die Digitalisierung der HR umfasst dabei eine Vielzahl von Maßnahmen, wie beispielsweise die Automatisierung von Prozessen, die Einführung von Self-Service-Tools für Mitarbeitende und neue Talente sowie die Nutzung von Datenanalyse-Tools zur Optimierung von Personalentscheidungen. Dadurch soll die Qualität der Personalarbeit langfristig verbessert sowie die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen gestärkt werden.
Die Personalabteilung als Vorreiter in der Digitalisierung
In den letzten Jahren – auch beschleunigt durch die Corona-Pandemie – hat die Digitalisierung nahezu alle Bereiche unseres Lebens erfasst, von der Kommunikation bis hin zur Produktion.
Eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung ist es, Bewerbungen zu sammeln und zu verwalten. Mussten interessierte Talente früher ihre Unterlagen in Papierform einreichen oder per Post verschicken, können Bewerbungen heute in der Regel bereits ganz einfach digital eingereicht werden, was sowohl für Bewerbende als auch für Unternehmen wesentlich einfacher und schneller ist.
Zudem ermöglichen Bewerbungsportale und Bewerbermanagementsysteme den Personalabteilungen, Bewerbungen effizient zu sichten und zu verwalten. Somit ist auch im Personalwesen die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Ganz im Gegenteil: Die Personalabteilung kann als Vorreiter in der Digitalisierung betrachtet werden.
Welche Vorteile bietet eine Digitalisierung der HR?
Die Digitalisierung der Human-Resources-Abteilung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Welche das genau sind, haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst:
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Effizienzsteigerung
Die Digitalisierung der HR führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung bei Prozessen und administrativen Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens. So können unter anderem Bewerbungen, Verträge und andere Dokumente digital verarbeitet und gespeichert werden, wodurch der zeitliche Aufwand, anfallende Kosten sowie die verwendeten Ressourcen reduziert werden. Außerdem können sich Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit online über HR-Themen informieren und Anfragen stellen. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand vereinfacht und damit weniger Zeit in Anspruch genommen, die HR-Mitarbeitende wieder mehr in strategische Aufgaben investieren können.
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Verbesserte Kommunikation
Auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften sowie der Personalabteilung wird durch die Digitalisierung der HR verbessert. Die Angestellten können beispielsweise ihre Urlaubsanträge online einreichen und Statusaktualisierungen erhalten. Personalabteilungen hingegen haben den Vorteil, dass sie Feedback und Informationen zu Schulungen und Weiterbildungen direkt an das Personal weitergeben können, was zu einer verbesserten Kommunikation und zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt, wodurch wiederum mögliche Konflikte reduziert werden.
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Bessere Datenanalyse
Ebenfalls ergeben sich durch die Digitalisierung der HR effektivere Möglichkeiten, um Personaldaten zu analysieren und so effizient wie möglich zu nutzen. Durch die Sammlung und Analyse von Daten wie den individuellen Leistungen, Gehältern und Schulungen können Unternehmen Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen. Personalabteilungen können zudem durch die Datenanalyse besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen und, wann immer möglich und nötig, personalisierte Lösungen anbieten.
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Erhöhung der Sicherheit
Auch die Sicherheit der Daten gegenüber papierbasierten Systemen wird durch die Digitalisierung der Human-Resources-Abteilung erhöht. Dokumente und Daten können schließlich in digitaler Form sicher und einfach gespeichert und besonders vor unbefugtem Zugriff Dritter besser geschützt werden. Des Weiteren erleichtern digitale HR-Systeme die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen gesetzlichen Vorschriften. Aber auch die Verwendung von sicheren Passwörtern, der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Updates tragen dazu bei, dass HR-Daten sicher und geschützt bleiben.
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Bessere Talentgewinnung
Digitale HR-Systeme bieten Ihnen als Unternehmen des Weiteren die Möglichkeit, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken und eine breitere Zielgruppe von Talenten zu erreichen. Durch die Nutzung von Social-Media-Plattformen und Online-Jobbörsen lassen sich Stellenanzeigen zielgerichtet und kosteneffektiv schalten und interessierte Talente automatisch vorsortieren. Ebenso kann aber auch der Bewerbungsprozess selbst durch digitale Mitarbeitenden-Tools wie Online-Tests oder Videointerviews beschleunigt werden.
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Erhöhte Flexibilität
Auch die Flexibilität der Personalverwaltung lässt sich durch HR-Digitalisierung steigern, sodass diese schneller auf Veränderungen reagieren und Trends frühzeitig erkennen kann. Durch die Nutzung von HR-Systemen können Daten und Dokumente von überall aus abgerufen und bearbeitet werden. Das ermöglicht eine schnellere Reaktionszeit bei HR-Fragen und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten. Hinzu kommt, dass durch den Einsatz von digitalen Tools Personalentscheidungen schneller getroffen werden, was insbesondere bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden wichtig ist.
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Verbessertes Employer Branding
Digitales Personalmanagement kann zudem zur Verbesserung der Arbeitgebermarke beitragen. Unternehmen, die innovative und moderne HR-Systeme nutzen, können sich demnach als attraktive Arbeitgeber positionieren, der in Mitarbeitende investiert und eine positive Unternehmenskultur fördert.
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Kostenreduzierung
Durch die Automatisierung von HR-Prozessen lassen sich ebenso anfallende Verwaltungskosten senken und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit Ihrer HR-Abteilung verbessern. Zudem tragen die Reduktion von Papier- und Lagerkosten sowie die Einsparung von Druck- und Portokosten zur Reduzierung von Kosten bei.
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Verbesserte Entwicklung der Mitarbeitenden
Auch die Prozesse rund um die Personalentwicklung werden durch die HR-Digitalisierung verbessert. Die Nutzung von digitalen Lernplattformen ermöglicht es dabei, dass Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall auf Schulungsmaterialien zugreifen können, um ihre persönlichen Fähigkeiten zu verbessern und vorhandenes Wissen zu erweitern. Als Unternehmen können Sie dadurch Ihre Angestellten gezielter entwickeln und ihr volles Potenzial ausschöpfen.
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Bessere Entscheidungsfindung
Die Verwendung von Datenanalyse-Tools unterstützt Ihre Human-Resources-Abteilung bei der Analyse von HR-Daten, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, die bei der Entscheidungsfindung helfen können. Die gewonnenen Daten können demnach beim Recruiting, etwa im Bereich der Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation, genutzt werden, um einen frühzeitigen Personalbedarf zu erkennen und zu planen.
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Transparenz und Fehlerreduktion
Durch die Einführung von digitalen Personalakten können Mitarbeitende und Vorgesetzte jederzeit auf alle relevanten Dokumente und Daten zugreifen. Dadurch wird die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens erhöht und mögliche Fehlerquellen werden reduziert.
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Steigerung von Mitarbeitendenzufriedenheit und -bindung
Personalprozesse können schneller automatisiert abgewickelt werden, was sich nicht nur positiv auf die Mitarbeitezufriedenheit, sondern auch auf das gesamte Arbeitsumfeld auswirkt. Zudem kann die Arbeitslast durch die Möglichkeit von „Self-Services“, welche den Angestellten zur Verfügung stehen, deutlich gesenkt werden. Durch die verbesserte Mitarbeitendenzufriedenheit wird auch die Mitarbeitendenbindung intensiver und Angestellte bleiben langfristig in Ihrem Unternehmen.
Welche Schritte sind auf dem Weg zum digitalen HR notwendig?
Um eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse umzusetzen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Analyse
Zunächst müssen die vorhandenen HR-Prozesse analysiert werden, um Schwachstellen zu identifizieren und zu entscheiden, welche Prozesse sich überhaupt sinnvoll automatisieren lassen.
2. Die Wahl der richtigen Tools und Softwares
Im nächsten Schritt geht es darum, die geeigneten digitalen HR-Tools für Ihr Vorhaben auszuwählen. Im Vordergrund stehen dabei die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, schließlich soll das gewählte Tool all Ihren individuellen Anforderungen entsprechen, um möglichst effektiv genutzt werden zu können.
Es empfiehlt sich daher, verschiedene Tools zu testen und sich eingehend mit den Funktionen und Möglichkeiten vertraut zu machen, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
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3. Vorbereitende Maßnahmen
Um die gewünschten Prozesse zu digitalisieren gilt es im nächsten Schritt, Ihre Mitarbeitenden auf die neuen Tools und die damit einhergehenden Veränderungen vorzubereiten. Hierbei ist wichtig, die Vorteile und Vorgehensweise der HR-Digitalisierung klar zu kommunizieren, um Ihr Team für die Veränderungen zu sensibilisieren. Schulungen und Trainings können hierbei helfen, Ihre Angestellten auf den Weg zur „Digital HR“ mitzunehmen.
4. Implementierung
Im vierten Schritt folgt die Umsetzung in der Praxis. Hierbei ist es sinnvoll, bei der Digitalisierung Ihres Personalmanagements schrittweise vorzugehen, damit am Ende alle Prozesse reibungslos laufen und Ihre Mitarbeitenden ausreichend Zeit haben, sich an die neuen Systeme zu gewöhnen.
5. Tracking und Optimierung
Nach der Einführung der digitalen Prozesse ist es jedoch noch nicht vorbei. Lassen Sie deshalb regelmäßig alle Veränderungen überwachen und überprüfen, ob sie sich als effektiv und effizient erwiesen haben. Nur so schaffen Sie es langfristig, von der HR-Digitalisierung zu profitieren.
Fazit – HR Digitalisierung als Chance und nicht als Bedrohung sehen
Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Digitalisierung der HR keine Bedrohung, sondern vielmehr eine Chance für Ihr Unternehmen sowie für Ihre Angestellten darstellt.
Um die HR-Digitalisierung erfolgreich umzusetzen, sind jedoch
- eine gute Planung,
- eine klare Strategie und
- die Schulung des Teams von elementarer Bedeutung.
Unternehmen, die die Digitalisierung der HR konsequent vorantreiben, können so von einem verbesserten HR-Management und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit gegenüber der Konkurrenz profitieren. Eine konstante Weiterbildung ist dabei die Grundlage, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, keine Entwicklung bzw. keinen Trend zu verpassen und die Gefahr, durch die Konkurrenz abgehängt zu werden, auszuschließen.
Eine Investition in die Digitalisierung der HR lohnt sich also langfristig und trägt dazu bei, immer „den einen“ Schritt voraus zu sein, um Ihr Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.
Wenn auch Sie Ihr Unternehmen souverän in die digitale Zukunft von HR führen wollen, dann lassen Sie uns gemeinsam aktiv werden. Mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise unterstützen wir Sie dabei, Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. In nur 4 Schritten begleiten wir Sie dabei auf dem Weg zu einem effizienten, flexiblen und modernen Personalmanagement.
Nutzen Sie diese Chance und lassen Sie uns gemeinsam die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung angehen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Beratungsleistungen zu erfahren und wie wir Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen HR-Digitalisierung unterstützen können.