Mitarbeiteranfragen? Automatisiert. Urlaubsanträge? Mit einem Klick freigegeben. Onboarding für Neueinstellungen? Digital hinterlegt, mit klaren Aufgaben und Ansprechpersonen. Klingt wie eine Utopie? Nein, bloß nach gelungener Digitalisierung der HR-Prozesse.
Doch bevor Sie jetzt denken, dass es zu viel Aufwand ist, bestehende Prozesse komplett umzukrempeln, lesen Sie weiter. Denn Digitalisierung bedeutet nicht, dass Sie Ihre gesamte HR-Abteilung von heute auf morgen auf den Kopf stellen müssen. Vielmehr geht es darum, Schritt für Schritt veraltete Prozesse zu modernisieren, um sich das Leben (und das Ihrer Mitarbeitenden) einfacher zu gestalten. Und genau darum geht es in diesem Artikel.
Warum ist die Digitalisierung im Personalbereich ein Muss?
Deutschland tut sich mit der Digitalisierung schwer und liegt im internationalen Vergleich weit hinter vielen anderen Ländern zurück. Ein großer Bremsklotz ist dabei die langsame Einführung digitaler Lösungen, mangelnde Integration moderner Technologien und geringe Nutzung von Big Data, also der Speicherung, Verarbeitung und Analyse großer Datenmengen.
Laut einer Befragung im Auftrag des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW) sieht jede dritte Person der deutschen Arbeitnehmenden Bedarf an mehr Digitalisierung bei ihren Arbeitgebern.
Die Arbeitswelt von heute ist nicht mehr mit der von vor zehn Jahren vergleichbar. Fachkräfte erwarten schnelle, digitale Bewerbungsprozesse, während HR-Teams mit hybriden Arbeitsmodellen und standortübergreifender Zusammenarbeit jonglieren. Führungskräfte wiederum wünschen datenbasierte Einblicke, am liebsten sofort.
Und dann gibt es noch die täglichen HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung, Schulungsmanagement: Alles Dinge, die digital deutlich effizienter, schneller und fehlerfreier laufen. Wer also weiterhin auf Papierchaos und manuelle Prozesse setzt, verschwendet wertvolle Ressourcen und riskiert, im War for Talents schlichtweg abgehängt zu werden.
Vorteile der Digitalisierung von HR-Prozessen
Unternehmen, die ihre HR-Prozesse bereits digitalisiert haben, kennen die Vorteile und kehren nicht mehr zum alten System zurück. Aber vor der Einführung neuer Systeme fragen sich HR-Abteilungen zu Recht, welche Vorteile die Umstellung ihnen konkret bringt?
Schnellere Prozesse, weniger Fehler
HR soll strategischer arbeiten, Talente halten und Mitarbeitende weiterentwickeln, aber gleichzeitig ist die Abteilung mit manuellen Routineaufgaben voll ausgelastet? Kein Wunder, dass dann wenig Zeit für Innovation bleibt. Digitalisierung verschlankt Abläufe und gibt HR-Teams endlich den Freiraum, den sie für strategische Entwicklung benötigen.
Erfolgreicheres Recruiting
Digitale HR-Prozesse machen die Personalsuche effizienter, indem Stellenanzeigen schnell erstellt, gezielt die richtigen Kandidaten adressiert und Bewerbungen automatisch erfasst und sortiert werden.
Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Welche Abteilungen haben die höchste Fluktuation? Wie entwickeln sich Weiterbildungsbedarfe? Und welche Faktoren beeinflussen die Mitarbeiterzufriedenheit? Digitale HR-Analytics-Tools, wie in SAP SuccessFactors, enthalten liefern präzise Antworten. Statt auf Vermutungen zu setzen, treffen HR-Verantwortliche fundierte, datenbasierte Entscheidungen. Das Ergebnis: gezieltere Maßnahmen, besseres Personalmanagement – und langfristig mehr Unternehmenserfolg.
Mehr Flexibilität für eine moderne Arbeitswelt
Digitalisierte HR-Prozesse ermöglichen agiles Arbeiten, Remote-Work, flexible Arbeitsmodelle und internationale Teams. Mitarbeitende können von überall auf relevante Informationen zugreifen, Schulungen absolvieren oder Feedbackgespräche führen. Die Personalabteilung behält dabei dank zentraler Systeme immer den Überblick über Abwesenheiten, Homeoffice-Regelungen und Kapazitäten.
Herausforderungen bei der Digitalisierung von HR-Prozessen
Die Umstellung auf digitale HR klingt zu Beginn fast einschüchternd. Viele Unternehmen wissen, dass sie digitalisieren müssen, aber nicht, wo sie anfangen sollen. Das ist nachvollziehbar, denn die Digitalisierung im Personalbereich bietet viele Möglichkeiten.
Hier sind die größten Herausforderungen, die HR-Teams meistern müssen, im Überblick:
1. Fehlende digitale Unternehmenskultur
Eine Herausforderung liegt darin, eine digitalfreundliche Unternehmenskultur zu schaffen. Mitarbeitende müssen verstehen, warum sich Prozesse verändern und welchen Mehrwert sie davon haben. Und: In vielen Unternehmen liegt das Problem nicht bei den Mitarbeitenden, sondern bei Führungskräften, die weiterhin auf traditionelle Managementmethoden setzen.
2. Überforderung durch zu viele neue Tools
Viele Unternehmen möchten gern alles auf einmal umstellen. Das kann zu Überforderung und Frustration bei den Mitarbeitenden führen, gerade dann, wenn neue Systeme komplexer wirken als die alten.
3. Datenschutz und Compliance als Hürde
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Kein Wunder also, dass Datenschutz und Compliance oft als Hindernis für die HR-Digitalisierung wahrgenommen werden. Die Sorge vor Datenlecks, unklaren Verantwortlichkeiten oder fehlerhaften Zugriffsrechten hält viele Unternehmen davon ab, digitale Lösungen konsequent zu nutzen.
Entgegen diesen Sorgen lässt sich Datenschutz auch als Vorteil der Digitalisierung betrachten: Moderne HR-Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors bieten bereits vorkonfigurierte Datenschutzmechanismen, DSGVO-konforme Datenhaltung und detaillierte Zugriffssteuerungen.
4. Fehlende Strategie für langfristige Anpassungen
Ohne regelmäßige Überprüfung und Anpassung kann es passieren, dass neue Tools nach kurzer Zeit nicht optimal genutzt werden. Wer von Anfang an eine Strategie für kontinuierliche Optimierung und Skalierbarkeit entwickelt, bleibt wettbewerbsfähig.
Wenn das neue HR-Tool umständlicher ist als die alte Excel-Tabelle, wird der Widerstand im Team voraussichtlich groß sein.
| Aber all diese Herausforderungen lassen sich leicht bewältigen, wenn man mit der richtigen Strategie und einem erfahrenen Partner für die Implementierung digitaler HR an die Sache herangeht. |
Best Practices für die erfolgreiche HR-Digitalisierung
Es geht nicht darum, von heute auf morgen die gesamte Personalabteilung von Grund auf umzukrempeln. Vielmehr sollte die Digitalisierung im Personalbereich ein geplanter, schrittweiser Prozess sein, mit klarem Fokus auf den Mehrwert für HR und die Mitarbeitenden.
Klein anfangen, aber groß denken
Starten Sie mit den Prozessen, die einfach umzusetzen sind und dabei große Wirkung haben, wie digitale Personalakten, automatisierte Zeiterfassung oder Self-Service-Portale für Mitarbeitende. Diese ersten Schritte schaffen nicht nur schnelle Erfolge, sondern erleichtern auch die Akzeptanz für weitere Digitalisierungsvorhaben. Mit der One-Stop-HR Lösung Zalaris PeopleHub haben Sie Zugriff auf all diese Funktionen in einer einzigen, intuitiven Benutzeroberfläche.
Mitarbeitende früh einbinden
Menschen können Veränderungen gut annehmen, solange sie verstehen, warum sie nötig sind. Erklären Sie also nicht nur, dass eine neue HR-Software eingeführt wird, sondern warum.
Zeigen Sie konkret, wie sich der Arbeitsalltag dadurch verbessert. Holen Sie Feedback ein, denn niemand kennt die täglichen Herausforderungen besser als die Mitarbeitenden selbst. Wer früh eingebunden wird, fühlt sich nicht übergangen, sondern als aktiver Teil des Wandels.
Datenschutz und Compliance nicht als Hürde sehen
Digitalisierung im Personalbereich und Datenschutz klingen erst mal nach Gegensätzen, bilden aber in Wahrheit ein perfektes Team. Moderne HR-Software übernimmt automatisch viele Compliance-Aufgaben: DSGVO-konforme Speicherung, revisionssichere Dokumentation, klare Zugriffskontrollen. Achten Sie darauf, eine Software zu wählen, die hohe Sicherheitsstandards bereits integriert hat.
Die richtigen Tools auswählen
Das Angebot an HR-Software ist riesig. Von cloudbasierten Komplettlösungen bis hin zu spezialisierten Anwendungen für Recruiting oder Talentmanagement. Wählen Sie genau die Lösung, die zu den ganz eigenen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Skalierbarkeit ist hier ein Muss: Ihr HR-System sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können.
Prozesse regelmäßig überprüfen
HR-Digitalisierung ist kein Projekt mit festem Enddatum. Technologien entwickeln sich weiter, Mitarbeitende haben neue Bedürfnisse, und gesetzliche Vorgaben ändern sich. Deshalb sollte die Digitalisierung im Personalbereich als kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden werden. Legen Sie feste Zeitpunkte fest, um zu prüfen, welche digitalen Prozesse gut laufen, wo es Anpassungsbedarf gibt – und welche neuen Technologien vielleicht sogar noch mehr Potenzial freisetzen können.
Relevante Technologien für die Digitalisierung im Personalbereich
Welche digitalen Funktionen und Lösungen machen HR-Abteilungen effizienter, strategischer und zukunftssicher?
| Technologie |
Beschreibung |
|---|---|
| Cloudbasierte HR-Systeme | Mit cloudbasierten Lösungen wie SAP SuccessFactors greifen Personalverantwortliche, Führungskräfte und Mitarbeitende von überall auf relevante HR-Daten zu – sicher, aktuell und ohne Medienbrüche. Das spart Zeit und Nerven. |
| Self-Service-Portale | Digitale Self-Service-Portale reduzieren die alltäglichen Anfragen von vielen Anliegen. Sie lassen Mitarbeitende ihre Daten selbst verwalten, Urlaub beantragen oder wichtige Dokumente abrufen. |
| Automatisierte Gehaltsabrechnung | Managed Payroll Services erledigen komplexe Aufgaben, wie Berechnungen, rechtliche Fallstricke oder zeitaufwendige Prüfungen – rechtskonform und mit direkter Integration in Ihre HR-Systeme. |
| HR-Analytics | HR-Analytics-Tools analysieren Personaldaten in Echtzeit und liefern präzise Antworten. Mit People Analytics in SAP SuccessFactors können Sie sogar vorausschauende Analysen nutzen – um Trends frühzeitig zu erkennen und Personalstrategien proaktiv anzupassen. |
| Digitales Onboarding | Chaotisches Onboarding frustriert. Digitale Lösungen helfen: Verträge werden elektronisch unterzeichnet, Zugänge automatisch erstellt, und ein strukturierter Einarbeitungsplan stellt sicher, dass neue Talente vom ersten Tag an informiert und integriert sind. |
Fazit: HR-Digitalisierung als Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen
Während einige Unternehmen noch überlegen, ob sich der Aufwand für die HR-Digitalisierung lohnt, haben andere ihre Prozesse längst optimiert und profitieren von effizienteren Abläufen, zufriedeneren Mitarbeitenden und präziseren Entscheidungen. Die eigentliche Frage ist also nicht, ob, sondern wie: Wo stehen wir, wo gibt es Verbesserungsbedarf und welche Systeme passen zu uns?
Der erste Schritt ist oft der schwerste – aber Sie müssen ihn nicht alleine gehen. Mit über 25 Jahren Erfahrung begleiten wir von Zalaris Sie von der Identifikation der digitalisierungsträchtigsten Prozesse bis zur Implementierung integrierter Lösungen wie SAP SuccessFactors und Zalaris PeopleHub.
Dabei adressieren wir gezielt die erwähnten Herausforderungen: Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung einer digitalfreundlichen Unternehmenskultur, sorgen für eine strukturierte, schrittweise Einführung ohne Überforderung und garantieren höchste Datenschutzstandards. Mit unserem Know-how in HR-Analytics helfen wir Ihnen zudem, den Mehrwert Ihrer digitalisierten Prozesse kontinuierlich zu messen und zu optimieren.
Kontaktieren Sie uns jetzt für eine ausführliche Beratung.