1. Wenn „gut genug“ nicht mehr reicht: Warum der personalstarke Mittelstand bessere HR Software braucht
In vielen Unternehmen bewegen sich HR- und Payroll-Systeme in einer Grauzone: Sie funktionieren zwar noch – aber sie helfen nicht mehr wirklich weiter. Was anfangs zweckmäßig war, wird mit wachsender Komplexität zum Engpass.
Wir beobachten das regelmäßig in Systemanalysen und Transformationsprojekten: Veraltete HR Software führt zu Fragmentierung. Verzögertes Onboarding, manuelle Lohnabrechnung über verschiedene Tools hinweg, isolierte Datensilos – all das schwächt die strategische Rolle von HR und zwingt Teams in den reaktiven Krisenmodus.
Die Folge: HR agiert nicht mehr vorausschauend, sondern reagiert nur noch auf Probleme.
Rund 80 % der SAP-Kund:innen sind kleine und mittelständische Unternehmen. Obwohl dieses Segment stark wächst, fehlen intern oft die IT-Kapazitäten und Governance-Strukturen, wie sie in Konzernen üblich sind.
Gerade deshalb braucht es moderne HR Software für größere mittelständische Unternehmen, die Automatisierung, Compliance und Transparenz vereint – ohne aufwändige IT-Landschaften.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance, Talentgewinnung und operative Steuerung. Der Druck zur digitalen Transformation wächst – doch Zeit, Budget und Ressourcen sind knapp. Umso wichtiger ist es, bei der Einführung digitaler HR-Lösungen für KMU auf einen Ansatz zu setzen, der Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Unterstützung in Einklang bringt.
Ein Deloitte-Report zeigt die Herausforderungen im Mittelstand deutlich:
- 63 % sagen, ihre HR-Technologie unterstützt das Unternehmenswachstum nicht
- 54 % sehen fehlende Systemintegration als größtes Hindernis
- 72 % arbeiten in zentralen HR-Prozessen noch mit Excel-Tabellen
2. Der Wendepunkt: Was Entscheider:innen uns vor der Umstellung sagen
In Gesprächen mit HR-Verantwortlichen hören wir immer wieder dieselben Sätze:
„Bisher ging’s irgendwie – aber jetzt ist es unübersichtlich.“
„Es läuft zu viel manuell.“
„Wir haben eigentlich moderne Technik… aber wir nutzen nur 30
Diese Aussagen zeigen: Die Grenzen veralteter HR-Software sind im personalstarken Mittelstand erreicht – insbesondere beim Wachstum und der Einhaltung von Payroll-Compliance.
Der eigentliche Wendepunkt kommt meist dann, wenn sich all die kleinen Zwischenlösungen zu einem echten Risiko werden:
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HR-Prozesse lassen sich nicht mehr effizient skalieren
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Daten sind lückenhaft, widersprüchlich oder nicht vertrauenswürdig
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Compliance-Risiken steigen – teils unbemerkt, aber mit Folgen
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Der Überblick über Talente, Kompetenzen und Entwicklungsbedarfe geht verloren
Wichtig ist: Diese Unternehmen scheitern nicht – sie wachsen über ihre bestehenden Systeme hinaus. Doch ohne klaren Weg in die Zukunft fühlen sich Veränderungen schnell riskanter an als der Status quo. Das führt zu Überlastung im Team – und zu Stillstand.
3. Wachsen, ohne Kontrolle zu verlieren: Strukturierte Transformation, die zu Ihnen passt
Wachstum bringt Komplexität – aber Ihre Systeme müssen nicht kompliziert sein. Entscheidend ist ein Ansatz, der skalierbar ist und gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden unterstützt.
Für Unternehmen wie Ryanair und Goulburn Valley Water ging es bei der Transformation nicht nur um neue Tools, sondern um eine Grundlage, die mit dem Unternehmen wächst – und dabei zur eigenen Identität passt.
Diese beiden Beispiele zeigen: Transformation folgt keinem Standardmuster – aber mit der richtigen Struktur wird sie zum Erfolgsfaktor.
Ob Sie wie Ryanair länderübergreifend skalieren oder wie Goulburn Valley Water lokal modernisieren – der Erfolg entsteht, wenn Technologie auf Ihren spezifischen Kontext, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Ziele abgestimmt ist.
Moderne HR Software für mittelgroße Unternehmen wie SAP SuccessFactors bietet hier die nötige Flexibilität – und Zalaris die passende Beratung.
4. Mehr als Effizienz: Skills-basierte HR in der Praxis
Sobald operative Stabilität erreicht ist, beginnt der nächste Schritt: Der Wandel von transaktionalem HR hin zu wachstumsorientierter, kompetenzbasierter Personalarbeit.
Mit den Technologien von SAP SuccessFactors und den praxiserprobten Frameworks von Zalaris bauen Unternehmen Skills-Ökosysteme, die sich mit ihrer Belegschaft weiterentwickeln.
Zentrale Fähigkeiten, die dadurch ermöglicht werden:
Skills Intelligence Framework
- Kompetenzen werden automatisch aus Stellenprofilen, Lernfortschritten, Performance-Bewertungen und Projektverläufen abgeleitet.
- Mitarbeitende und Führungskräfte validieren diese Skills, um die Datenqualität zu sichern.
- Heatmaps auf Teamebene zeigen vorhandene Fähigkeiten und identifizieren Lücken.
Intelligentere Talentgewinnung
- Stellenanzeigen werden mit KI-basierten Kompetenzclustern angereichert.
- Kandidatenprofile werden auf Basis von Skill-Kompatibilität bewertet.
- Interviewleitfäden orientieren sich an den benötigten Kompetenzen – für mehr Objektivität im Auswahlprozess.
Wachstum durch Performance-Daten
- 360°-Feedbacks und Zielvereinbarungen fließen in individuelle Entwicklungsportfolios ein.
- Mitarbeitende erhalten KI-gestützte Vorschläge für nächste Karriereschritte – basierend auf ihren Skills und Interessen.
- Lernangebote, Mentoring und Projektarbeit werden zu integrierten Entwicklungspfaden verknüpft.
Strategische Workforce-Planung
- Interne und externe Workforce-Daten werden z. über SAP Fieldglass zusammengeführt.
- Mit Workforce Analytics lassen sich Skill-Bedarfe, Risiken und Kapazitäten modellieren.
- Führungskräfte erkennen, wo Kompetenzen wachsen – und wo gezielt investiert werden muss.
Das Ergebnis: Ein HR Operating Model, das sich an den Wandel anpasst – statt sich ihm in den Weg zu stellen.
5. HR Software: Transformation, die zum Unternehmen passt
Größere mittelständische Unternehmen verfügen nicht immer über große Budgets, die Zeit ist begrenzt, ebenso wie die verfügbaren interne Ressourcen – dafür haben Sie ein anderes Gut: Anpassungsfähigkeit.
Jede Organisation, die wir begleitet haben, brachte bereits enorme Widerstandskraft mit. Was fehlte, war nicht der Wille zum Wandel – sondern die richtigen Tools und Strukturen, um vom Improvisieren ins Skalieren zu kommen.
Denn Transformation muss nicht riesig sein, um Wirkung zu zeigen. Es geht nicht darum, einem Standardplan zu folgen – sondern den eigenen Weg zu gestalten. Mit Klarheit. Und mit Zuversicht.
6. Lernen von denen, die bereits vorangehen
Sie müssen diesen Weg nicht allein gehen – und auch nicht raten, wo Sie anfangen sollen.
Viele Unternehmen modernisieren bereits ihre HR- und Payroll-Prozesse: praxisnah, messbar und mit echtem Fortschritt. Jetzt beraten lassen und modernisieren.