Was sind eigentlich HR-Prozesse?
HR-Prozesse (Human Resources Processes) – auch Personalprozesse genannt – beziehen sich auf die Abläufe und Maßnahmen, die im Bereich Human Resources (HR) eines Unternehmens durchgeführt werden. Oder anders gesagt: Auf alle Prozesse, die mit der Verwaltung und Unterstützung der Mitarbeitenden eines Unternehmens verbunden sind.
Dazu gehören unter anderem die Personalbeschaffung, -entwicklung und -verwaltung sowie die Personalabrechnung.
Da Human-Resources-Prozesse somit in fast jedem Geschäftsbereich vorkommen, haben sie dabei einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.
Die meisten Unternehmen setzen deshalb auf smarte und digitalisierte Personalprozesse, um dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden zufrieden und motiviert sind sowie die Geschäftsziele erreicht werden.
Welche Arten von HR-Prozessen gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Human-Resources-Prozessen, die in verschiedenen Phasen des Employee Lifecycle anfallen. Diese variieren dabei natürlich auch je nach Unternehmen und Branche. Die häufigsten Arten sind jedoch:
- Recruiting-Prozesse
- Onboarding-Prozesse
- Leistungsmanagement-Prozesse
- Schulungs- und Entwicklungsprozesse
- Gehaltsabrechnungsprozesse
Einsatzbereiche von HR-Prozessen in Unternehmen
Die Einsatzbereiche von Human-Resources-Prozessen in Unternehmen sind ebenso vielfältig wie die Prozess-Möglichkeiten selbst. Im Idealfall tragen sie dazu bei, die richtigen Mitarbeitenden zu finden, diese optimal einzusetzen und zu entwickeln, die Personalkosten zu senken und die Zufriedenheit der Angestellten zu erhöhen, während sie dabei helfen, die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Eingesetzt werden HR-Prozesse in Unternehmen deshalb zur
- Personalbeschaffung
Eine der wichtigsten Aufgaben des Personalbereichs besteht darin, neue Talente zu finden und einzustellen. Die Human-Resources-Strategie unterstützt diesen Prozess durch das Erstellen von Stellenausschreibungen, das Durchführen von Bewerbungsgesprächen und das Durchführen von Hintergrund-Checks.
- Erleichterung des Onboardings
HR-Prozesse helfen auch bei der Einarbeitung neuer Angestellten in das Unternehmen. Dies beinhaltet die Bereitstellung von Schulungen, die Einführung in die Unternehmenskultur und -werte sowie die Einrichtung von Mitarbeitendenkonten und -zugängen.
- Verwaltung von Mitarbeitenden
Damit alle Personaldaten ordnungsgemäß verwaltet werden können, kommen auch bei der Verwaltung von Mitarbeitenden Human-Resources-Strategien zum Einsatz. Diese umfassen die Überwachung von Leistungen, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen sowie von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten.
- Leistungsbeurteilung
HR-Prozesse unterstützen ebenso die Durchführung von Personalbeurteilungen. Dies beinhaltet unter anderem die Definition von Bewertungskriterien, die Sammlung von Feedback von weiteren Teammitgliedern und Vorgesetzten sowie die Durchführung von Leistungsbeurteilungsgesprächen.
- Mitarbeitendenbindung
Durch die Implementierung von smarten Prozessen sorgen Unternehmen dafür, dass ihre Mitarbeitenden zufrieden und motiviert sind, was zu einer höheren Mitarbeitendenbindung und geringeren Fluktuationsraten führt.
- Erfüllung der rechtlichen Anforderungen (Compliance)
Human-Resources-Prozesse sorgen des Weiteren dafür, dass Unternehmen alle geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften einhalten. Dies umfasst etwa die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Datenschutzrichtlinien und anderen Compliance-Anforderungen.
- Kostenreduzierung
Durch die Optimierung von HR-Prozessen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, und das bei gleichbleibendem oder sogar niedrigeren Ressourcenverbrauch.
7 Tipps zur Optimierung von Human-Resources-Prozessen
HR-Prozesse sind eine der wichtigsten Grundlagen für eine effektive und effiziente Personalabteilung. Durch die Optimierung der Abläufe können Unternehmen dabei Zeit und Ressourcen sparen, weshalb wir nachfolgend 8 Tipps zur Optimierung von HR-Prozessen für Sie zusammengestellt haben:
1. Standardisierung der Prozesse
Um die Effizienz Ihrer HR-Prozesse zu steigern, ist es wichtig, diese zu standardisieren. Das bedeutet, dass jeder Prozess dokumentiert und formalisiert wird, um Missverständnisse und Fehler langfristig zu minimieren. Hierfür muss deshalb festgelegt werden, wer für welchen Prozess verantwortlich ist, welche Schritte ausgeführt werden müssen, welche Fristen einzuhalten sind und welche Formulare oder Dokumente erforderlich sind.
Eine Standardisierung der Human-Resources-Prozesse ist unter anderem besonders dann von Vorteil, wenn es um die Einstellung neuer Mitarbeitender geht. Indem hierbei die einzelnen Schritte des Einstellungsprozesses dokumentiert und formalisiert werden, kann der Ablauf beschleunigt werden. So können unter anderem Stellenanzeigen bereits vorformuliert werden, um Zeit zu sparen, wenn eine neue Stelle ausgeschrieben wird. Aber auch das Interviewverfahren kann standardisiert werden, indem Sie Fragenkataloge entwickeln, die für alle Bewerbenden gleich sind. Dadurch können die Bewertungskriterien objektiv festgelegt werden, was wiederum zu einer faireren Beurteilung führt.
Neben der Beschleunigung von Prozessen und einer besseren Organisation bietet die Standardisierung zudem auch Vorteile im Hinblick auf Compliance-Aspekte. Die standardisierten Prozesse stellen hierbei sicher, dass alle Anforderungen im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. So können insbesondere die Anforderungen des Datenschutzes besser berücksichtigt werden, indem standardisierte Prozesse zur Speicherung und Löschung von Bewerberdaten etabliert werden.
2. Automatisierung der Prozesse
Verwenden Sie automatisierte Arbeitsabläufe, wo immer dies möglich ist, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Verfolgung und Vorsortierung der Bewerbenden oder der Genehmigung von Urlaubsanträgen können sich Ihre Mitarbeitenden wieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig wird die Genauigkeit der zu sammelnden Daten verbessert und die Anfälligkeit für Fehler minimiert.
Ein weiteres Beispiel für die Automatisierung von Personalprozessen ist die Verwendung von Chatbots zur Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden und Bewerbenden. Diese automatisierten Systeme sind rund um die Uhr verfügbar und können schnell auf Anfragen reagieren, was die Zufriedenheit der Fragesteller erhöht und gleichzeitig die Arbeitsbelastung der Personalabteilung reduziert.
Weiterhin können Sie auch auf Automatisierungslösungen zurückgreifen, unter anderem um die Prozesse der Leistungsbeurteilung zu verbessern. Durch den Einsatz von automatisierten Bewertungssystemen können die Daten objektiver und genauer erfasst werden, wodurch Fehler minimiert und die Qualität der Bewertungsergebnisse verbessert werden.
3. Feedback einholen
Indem Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitenden einholen, erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre HR-Prozesse, was dazu beiträgt, Engpässe und Schwachstellen schneller zu identifizieren und zeitnah Verbesserungen vorzunehmen. Das Feedback kann dabei zum Beispiel durch Umfragen oder Gespräche eingeholt werden, was Ihren Angestellten gleichzeitig das Gefühl gibt, dass ihre Meinung zählt und sie aktiv an der Gestaltung der Human-Resources-Strategie beteiligt sind.
4. Klare Kommunikation
Eine klare und offene Kommunikation ist für einen reibungslosen Ablauf der Personalprozesse unerlässlich. Daher ist es wichtig, dass alle Personen, die an einem Prozess beteiligt sind, wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Schritte sie unternehmen müssen. Ein regelmäßiger Austausch zwischen den beteiligten Abteilungen ist hierbei natürlich zusätzlich hilfreich.
5. Monitoring und Reporting
Da sich die Anforderungen an HR-Prozesse im Laufe der Zeit ändern können, ist es wichtig, diese stetig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Veränderungen in den rechtlichen Rahmenbedingungen oder aber um Änderungen in der Unternehmensstruktur handeln. Schauen Sie deshalb regelmäßig, ob Ihre Prozesse noch gut funktionieren oder ob sie geändert werden müssen, um den sich wechselnden Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Um dabei den Erfolg Ihrer Human-Resources-Strategie zu messen und zu überwachen, sollten Sie dafür vorab einheitliche Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Messgrößen wie die Anzahl der Einstellungen, die Dauer von Einstellungsprozessen oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit den Personalprozessen handeln.
In Kombination mit regelmäßigen Berichten können Sie so die Leistung im Zeitverlauf ganz einfach nachverfolgen, datengesteuerte Entscheidungen treffen, Verbesserungen vornehmen sowie den Erfolg Ihrer Human-Resources-Prozesse messen und im Vergleich zu anderen Unternehmen bewerten.
6. Implementierung von regelmäßigen Schulungsmaßnahmen
Auch wenn HR-Prozesse in der Regel von der HR-Abteilung verwaltet werden, sind Schulungen und Trainings vom gesamten Personal ein wichtiger Faktor zur Optimierung dieser Prozesse. Die Mitarbeitenden sollten deshalb über die wichtigsten Abläufe informiert sein, um unnötige Fehler zu vermeiden und diese effektiver umzusetzen.
Dazu können Schulungen und Trainings angeboten werden, um den Angestellten beispielsweise den Umgang mit HR-Lösungen und anderen relevanten Tools zu erleichtern. Aber auch Schulungen zu wichtigen Aspekten wie dem Datenschutz und der Einhaltung von Compliance-Regeln sind von Bedeutung.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden also am besten regelmäßig in den neuesten Technologien, Trends und Best Practices, damit sie mit den neuesten Entwicklungen im HR-Bereich Schritt halten können.
7. Outsourcing von Human-Resources-Prozessen
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, bestimmte HR-Prozesse oder deren Planung und Automatisierung an Dritte auszulagern. Das Outsourcing von Human-Resources-Prozessen ist daher eine weitere Option, die Unternehmen in Erwägung ziehen können, um ihre Personalabteilung effektiver zu gestalten. Durch die Auslagerung bestimmter Personalprozesse können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während erfahrene Fachleute sich um die Verwaltung und Durchführung der HR-Abläufe kümmern.
Es ist jedoch wichtig, bei der Auswahl von Outsourcing-Unternehmen sorgfältig vorzugehen und vorab zu überprüfen, dass die gewählten Dienstleister über ausreichende Erfahrung und Kompetenz verfügen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Die Digitalisierung von HR-Prozessen als wichtiger Faktor
Digitalisierung ist in vielen Branchen ein zentrales Thema – so auch im Bereich der Personalprozesse. Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse hat dabei viele Vorteile, die Unternehmen dabei helfen, effizienter zu arbeiten und Zeit sowie Kosten zu sparen.
Ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung von Human-Resources-Prozessen ist dabei vor allem die Standardisierung der Abläufe. Die einzelnen Schritte und Zuständigkeiten müssen klar definiert und dokumentiert werden, um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen. Digitale Tools wie HR-Plattformen und -Softwares unterstützen dabei, diese Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, was wiederum eine höhere Transparenz und Geschwindigkeit bei der Durchführung der Aufgaben ermöglicht.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit, Daten in großer Menge zu sammeln und auszuwerten. Hierbei können Kennzahlen wie die Dauer eines Einstellungsprozesses oder die Anzahl der Bewerbungen pro Stelle genutzt werden, um Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen.
Hinzu kommt, dass digitale Tools ermöglichen, alle relevanten Dokumente zentral zu speichern und jederzeit für alle Zuständigen verfügbar zu machen. Dadurch wird der Zugriff auf wichtige Unterlagen erleichtert und eine zeit- und kostenaufwändige Suche vermieden.
Um all diese Vorteile auch in der Praxis umzusetzen, gibt es eine Vielzahl von HR-Lösungen auf dem Markt, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Features bieten. Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie daher sorgfältig prüfen, welche Softwarelösung am besten zu Ihren Anforderungen und Bedürfnissen passt. Gerne beraten wir Sie hierzu.
Fazit
Ohne Frage: HR-Prozesse sind für den reibungslosen Betrieb eines jeden Unternehmens unverzichtbar. Als Unterstützung für die Personalabteilung ermöglichen sie die effektive Verwaltung von Mitarbeitenden, die Suche und Einstellung neuer Talente sowie die Bewertung der Leistung des Personals. Gleichzeitig stellen sie aber ebenso sicher, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Durch die Standardisierung, Automatisierung sowie den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen langfristig ihre Effizienz steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern, indem sie ihre HR-Prozesse stetig optimieren. Die Verringerung von Kosten, die Zeitersparnis sowie die Vermeidung von Fehlern sind dabei nur einige der vielen Vorteile, die durch die Digitalisierung von Personalprozessen erzielt werden können.
Nicht vergessen werden sollte jedoch auch, dass die Einführung von digitalen HR-Tools und -Prozessen ebenso eine Einbindung und Schulung aller Mitarbeitenden braucht, um wirklich funktionieren zu können. Alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen sollten deshalb regelmäßig über die neuen Technologien und Prozesse informiert werden.