Es gibt einen bewährten Weg aus diesem Dilemma. Die Lösung liegt in der intelligenten Bündelung Ihrer Kräfte durch HR-Shared-Services. Dieser Artikel liefert Ihnen einen detaillierten Bauplan, wie Sie Ihre HR-Organisation neu ausrichten: Sie erfahren, wie ein HR Shared Service Center strukturiert ist, wie es sich von klassischem Outsourcing unterscheidet, welche Möglichkeiten es zur Effizienz- und Qualitätssteigerung gibt und wie Sie es erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren.
Was sind HR-Shared-Services?
In vielen wachsenden oder dezentral organisierten Unternehmen wiederholen sich dieselben administrativen HR-Aufgaben wie Vertragserstellung, Reisekostenabrechnung oder die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen an jedem Standort. Derartige Redundanz bringt zu hohe Kosten, Ineffizienz und inkonsistente Prozesse mit sich. Um die Zersplitterung und administrative Last zu überwinden, hilft eine intelligente Arbeitsteilung innerhalb der HR-Organisation.
Das Modell der HR-Shared-Services etabliert genau diese Struktur, indem es eine klare Trennung vornimmt: Alle transaktionalen und administrativen Prozesse, die präzise und effizient sein müssen, werden in einem spezialisierten Service-Team gebündelt. Die frei gewordenen Ressourcen bei Ihren HR Business Partnern können sich dadurch voll auf die enge, strategische Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und die persönliche Betreuung der Mitarbeitenden konzentrieren.
HR Shared Service Center: Definition
Ein HR Shared Service Center (HRSC) ist eine spezialisierte, semiautonome Organisationseinheit, die standardisierbare HR-Prozesse für das gesamte Unternehmen bündelt und als professioneller interner Dienstleister agiert.
Der Kerngedanke ist, gleichartige, transaktionale Aufgaben, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Pflege von Personalstammdaten oder die Administration von Reisekosten, aus verschiedenen Geschäftsbereichen und Standorten an einem Ort zu konzentrieren.
Die Arbeitsweise eines HRSC folgt dabei klaren, auf Effizienz und Qualität ausgerichteten Prinzipien:
- Standardisierung: Prozesse werden vereinheitlicht und optimiert.
- Prozessorientierung: Der Fokus liegt auf durchgängigen End-to-End-Abläufen.
- Kundenorientierung: Fachbereiche und Mitarbeitende werden als „Kunden“ verstanden, deren Zufriedenheit aktiv gemessen wird, oft über Service-Level-Agreements (SLAs). Das sind klare Vereinbarungen, die messbare Kriterien für die Servicequalität festlegen, wie etwa die maximale Bearbeitungszeit für eine Anfrage oder die Erreichbarkeit des Service-Teams.
- Technologieeinsatz: Ein hoher Automatisierungsgrad durch spezialisierte HR-Software und Self-Service-Portale ist das technologische Rückgrat.
Im Gegensatz zum HR Outsourcing, bei dem Prozesse vollständig an einen externen Drittanbieter abgegeben werden, verbleibt das HRSC als Einheit innerhalb des Unternehmens. Dies sichert die volle Kontrolle über sensible Personaldaten und die Wahrung der einzigartigen Unternehmenskultur.
Modernes HRSC ist typischerweise in einer mehrstufigen Struktur organisiert, um Anfragen effizient zu bearbeiten. Diese Struktur wird idealerweise durch eine integrierte HR-Plattform unterstützt, die Self-Services und eine zentrale Datenbasis für alle weiteren Stufen bereitstellt.
Die wichtigsten Vorteile von HR-Shared-Services
Die Einführung eines HRSC ist ein strategischer Hebel, der messbare Vorteile in drei Kernbereichen liefert.
Effizienz und Kostenoptimierung
Der offensichtlichste Vorteil liegt in der Steigerung der Effizienz. Durch die Bündelung von Aufgaben und die Standardisierung von Prozessen werden Doppelarbeiten eliminiert und signifikante Skaleneffekte erzielt.
Qualitätssteigerung und Professionalisierung
Weniger offensichtlich, aber oft noch wirkungsvoller, ist die enorme Qualitätssteigerung. Mitarbeitende im HRSC entwickeln durch die Konzentration auf spezifische Prozesse eine tiefe Fachexpertise. Das Ergebnis sind schnellere Bearbeitungszeiten und eine geringere Fehlerquote.
Angesichts der Tatsache, dass laut McKinsey aktuell nur 47 % der Beschäftigten mit ihrer HR-Abteilung zufrieden sind, bietet ein HRSC mit klaren SLAs ein enormes Potenzial, diesen Wert signifikant zu verbessern.
Freiraum für Strategie
Der transformativste Vorteil eines HRSC ist die Freisetzung strategischer Kapazitäten. Indem HR Business Partner (HRBPs) von der täglichen Administration befreit werden, erhalten sie den Freiraum, sich auf wertschöpfende Themen zu konzentrieren.
Statt Formulare zu bearbeiten, können sie Führungskräfte coachen, eine proaktive Personalplanung betreiben und wirksame Initiativen zur Mitarbeiterbindung vorantreiben. Das kann in einer Zeit, in der etwa die Hälfte der Beschäftigten mit dem Gedanken spielt, zu kündigen, ein wichtiger Überlebensvorteil sein.
Shared Service Center Beispiel aus der Praxis
Um das Konzept greifbarer zu machen, betrachten wir ein Shared Service Center Beispiel im HR-Bereich:
Ein international tätiges Technologieunternehmen mit 3.000 Beschäftigten an fünf europäischen Standorten kämpft mit inkonsistenten HR-Prozessen. Die Time-to-Hire ist zu lang, die Gehaltsabrechnung fehleranfällig und die HR-Teams vor Ort sind administrativ überlastet.
Laut aktuellen Marktdaten ist das ein verbreitetes Problem: Die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer Stelle liegt in Deutschland bei langen 55 Tagen.
Die Lösung: Das Unternehmen entscheidet sich für die Einrichtung eines zentralen HR Shared Service Center für alle transaktionalen HR-Aufgaben.
- Gebündelte Aufgaben: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Vertrags- und Zeugniswesen, das Reisemanagement und der First-Level-Support für Mitarbeiteranfragen werden im neuen SSC konzentriert.
- Technologieeinsatz: Eine cloudbasierte, integrierte HCM-Plattform wird eingeführt. Mitarbeitende reichen Urlaubsanträge und Reisekosten über ein Self-Service-Portal ein. Ein intelligenter Chatbot beantwortet wiederkehrende Anfragen sofort. Komplexe Fälle werden über ein Ticket-System an spezialisierte Teams im SSC weitergeleitet.
Das Ergebnis: Die lokalen HR Business Partner sind von administrativen Tätigkeiten befreit und fokussieren sich auf die strategische Beratung der lokalen Geschäftsführung. Die Prozesskosten sinken durch die Standardisierung und Automatisierung.
HR Shared Service Center: Wie Technologie die Umsetzung ermöglicht
Ein modernes HRSC ist ohne eine leistungsstarke, integrierte technologische Basis nicht denkbar. Sie ist das Fundament, auf dem Effizienz und eine positive Employee Experience aufgebaut werden.
Ein leistungsfähiges HRSC stützt sich auf mehrere Kernkomponenten, die ineinandergreifen, allen voran ein zentrales Core-HCM-System wie SAP SuccessFactors oder SAP HCM. Eine zentrale, cloudbasierte Plattform ist heute der Standard. Weitere wichtige Elemente sind eine digitale Personalakte, ein Ticketing-System für die strukturierte Nachverfolgung von Anfragen und eine Wissensdatenbank als Self-Service-Portal.
Die Auswahl der richtigen Technologie ist eine strategische Entscheidung. Dabei sind insbesondere folgende Kriterien entscheidend:
- Integrationsfähigkeit: Die Lösung muss sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügen lassen.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive, ansprechende Oberfläche ist wichtig für die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden.
- Sicherheit und Datenschutz (DSGVO): Im Umgang mit sensiblen Personaldaten hat die Einhaltung der DSGVO oberste Priorität.
- Skalierbarkeit: Die Plattform muss mit dem Unternehmen wachsen können.
Fazit: So gelingt der Aufbau Ihres HR Shared Service Centers mit Zalaris
Die Transformation hin zu einem HR Shared Service Center ist eine Entscheidung, die die Rolle und den Wertbeitrag der Personalabteilung von Grund auf neu definiert. Es ist der direkte Weg für HR-Verantwortliche, um aus der administrativen Falle auszubrechen und sich als unverzichtbarer Partner für die Erreichung der Geschäftsziele zu positionieren.
Als Ihr spezialisierter Partner für HR und Payroll vereinfachen wir bei Zalaris die Komplexität dieser Transformation für Sie, damit Sie sicher und bequem durch den Wandel kommen.
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