Was sind Employee Self Services?
Bei Employee Self Services (kurz: ESS) handelt es sich um ein Mitarbeiterportal, das dem Personal eine Selbstverwaltung ermöglicht. Ein solches Portal bietet eine Reihe an Funktionen, das Beschäftigte bei der Lösung bestimmter HR-Aufgaben unterstützt. Die Mitarbeitenden brauchen sich nicht mehr direkt an die Personalabteilung zu wenden. Denn dank Employee Self Services lösen sie viele Routineaufgaben selbständig.
Über Employee Self Services können je nach Funktionsumfang Informationen wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Personaleinsatzpläne beschafft werden. Zudem kann das Personal die Richtigkeit der in der Datenbank hinterlegten Daten überprüfen und bei Bedarf anpassen. Dazu zählen persönliche Daten sowie Ausbildungsinformationen. Außerdem kann Ihre Belegschaft im Portal verschiedene Anträge stellen wie Genehmigungen von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen sowie Ausstellung von Arbeitszeugnissen. Die Gehaltsnachweise können über das Self-Service-Desk leicht abgerufen werden.
Was sind die Vorteile von Employee Self Services?
Laut einer McKinsey-Studie wenden Personalverantwortliche immer noch 60 Prozent ihrer Zeit und Ressourcen für Routineprozesse auf. Mit einem Employee Self Service Portal werden bestimmte Aufgaben in die Hände der Mitarbeitenden gelegt. Damit wird die HR-Abteilung von der Routinearbeit entlastet und hat Zeit für wichtigere und strategische Aufgaben.
- Zeiteinsparung: ESS reduzieren die Notwendigkeit für Mitarbeitende, HR-Personal für grundlegende administrative Aufgaben zu kontaktieren. Dies spart sowohl den Mitarbeitenden als auch der HR-Abteilung wertvolle Zeit.
- Effizienzsteigerung: Durch die Möglichkeit, persönliche Informationen, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und andere relevante Daten eigenständig zu verwalten, können Mitarbeitende ihre Aufgaben schneller erledigen, ohne auf die Verfügbarkeit von HR-Mitarbeitenden warten zu müssen.
- Transparenz: ESS bieten den Mitarbeitenden direkten Zugriff auf Informationen wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Leistungsbeurteilungen. Dies fördert Transparenz und trägt zur besseren Informiertheit der Mitarbeitenden bei.
- Selbstverwaltung: Mitarbeitende können ihre persönlichen Daten aktualisieren, Änderungen an Bankinformationen oder Steuerinformationen vornehmen und Kontaktinformationen aktualisieren, ohne auf die Unterstützung der HR-Abteilung angewiesen zu sein.
- Flexibilität: ESS sind in der Regel rund um die Uhr verfügbar, sodass Mitarbeitende ihre personalbezogenen Aufgaben zu einem Zeitpunkt erledigen können, der für sie am günstigsten ist. Dies ist besonders vorteilhaft für Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen oder remote arbeitende Mitarbeitende.
- Reduzierte Fehler: Die direkte Eingabe von Daten durch die Mitarbeitenden minimiert das Risiko von Datenfehlern, die auftreten könnten, wenn Informationen zwischen verschiedenen Parteien hin- und hergeschickt werden.
- Kosteneinsparung: Indem Mitarbeitende in der Lage sind, viele administrative Aufgaben eigenständig zu erledigen, kann die HR-Abteilung effizienter arbeiten und sich auf strategische und beratende Aufgaben konzentrieren. Dies kann zu Kosteneinsparungen führen.
- Umweltfreundlich: Durch den reduzierten Bedarf an Papierformularen und manuellen Prozessen tragen ESS zur Reduzierung des Papierverbrauchs und der Umweltbelastung bei.
Einen anderen Blickwinkel bieten Manager Self Service (MSS) Systeme für HR- oder Projektmanager. Über ein MSS-Portal können sich HR-Business-Partner und leitende Angestellte schnell einen Überblick über Arbeitszeit- oder Projektstundenkontierungen verschaffen. Wo steht gerade das Projektbudget? Bewegen sich die Überstunden der Mitarbeitenden im verträglichen Bereich? Das schafft Transparenz und Effizienz sowohl für die Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite. Arbeitgeber nutzen MSS auch als Dashboard, um Mitarbeiterinformationen für Neueinstellungen zu erfassen oder die Gehaltsabrechnungen zu bearbeiten. Aber auch für das Monitoring von KPIs eignet sich ein solches Dashboard hervorragend.
Was sind Nachteile von Employee Self Services?
Obwohl Employee Self-Services (ESS) viele Vorteile bieten, gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt. Wenn Sie die folgenden Herausforderungen kennen, ist es ein leichtes, sie mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite und umfangreichem Change Management zu überwinden.
- Technologische Barrieren: Nicht alle Mitarbeitenden sind gleich technisch versiert. Einige könnten Schwierigkeiten haben, sich mit den ESS-Plattformen zurechtzufinden, was zu Frustration und Unsicherheit führen kann.
- Datensicherheit: Wenn ESS nicht angemessen gesichert sind, könnten sensible Mitarbeiterdaten einem höheren Risiko von Datenschutzverletzungen ausgesetzt sein.
- Fehlende persönliche Interaktion: Durch die vermehrte Nutzung von ESS könnten persönliche Interaktionen zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung verringert werden. Dies könnte dazu führen, dass einige Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Anliegen nicht ausreichend berücksichtigt werden.
- Widerstand gegen Veränderung: Einige Mitarbeitende könnten sich gegen den Einsatz von ESS sträuben, da sie sich an bestehte Prozesse gewöhnt haben. Der Übergang zu einer neuen Plattform erfordert tiefgreifendes Veränderungsmanagement.
Fazit
Um in einer schnelllebigen und im zunehmenden Maß digitalisierten Welt mithalten zu können, bedarf es innovativer Konzepte. Eine große Zukunft wird den Employee & Manager Self Services zugeschrieben. Sie bieten neben einer hohen Transparenz, Flexibilisierung auch das Potenzial für eine hohe Akzeptanz beim Personal. Denn Self-Services sind im privaten Sektor längst zur Normalität geworden. Zudem kann Ihr Unternehmen durch das Outsourcing von bestimmten HR-Aufgaben an die betreffenden Mitarbeitenden wertvolle Ressourcen einsparen.
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