Auch im Unternehmenskontext steigt der Bedarf an Employee Self Services (ESS) von Jahr zu Jahr. In den USA sind laut einer Studie von Service Desk rund 88 Prozent der Nutzer der Meinung, dass Unternehmen ein solches Portal haben sollten. Doch zwischen Wunsch und Wirklichkeit besteht in der Praxis eine Diskrepanz. Laut der CONVOTIS Studie aus 2020 haben gerade einmal 15 Prozent der Unternehmen in Deutschland ein ESS-System eingeführt. 45 Prozent geben an, noch nie etwas davon gehört zu haben. In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich hinter Employee & Manager Self Services verbirgt und warum Ihr Unternehmen davon profitiert.
Definition
Bei Employee Self Services handelt es sich um ein Mitarbeiterportal, das dem Personal eine Selbstverwaltung ermöglicht. Ein solches Portal bietet eine Reihe an Funktionen, das Beschäftigte bei der Lösung bestimmter HR-Aufgaben unterstützt. Die Mitarbeitenden brauchen sich nicht mehr direkt an die Personalabteilung zu wenden. Denn dank ESS lösen sie viele Routineaufgaben selbständig.
Über das ESS können je nach Funktionsumfang Informationen wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Personaleinsatzpläne beschafft werden. Zudem kann das Personal die Richtigkeit der in der Datenbank hinterlegten Daten überprüfen und bei Bedarf anpassen. Dazu zählen persönliche Daten sowie Ausbildungsinformationen. Außerdem kann Ihre Belegschaft im Portal verschiedene Anträge stellen wie Genehmigungen von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen sowie Ausstellung von Arbeitszeugnissen. Die Gehaltsnachweise können über das Self-Service-Desk leicht abgerufen werden.
Vorteile
Laut einer McKinsey-Studie wenden Personalverantwortliche immer noch 60 Prozent ihrer Zeit und Ressourcen für Routineprozesse auf. Mit einem Employee Self Service Portal werden bestimmte Aufgaben in die Hände der Mitarbeiter gelegt. Damit wird die HR-Abteilung von der Routinearbeit entlastet und hat Zeit für wichtigere und strategische Aufgaben.
Einen anderen Blickwinkel bieten Manager Self Service (MSS) Systeme für HR- oder Projektmanager. Über ein MSS-Portal können sich HR-Business-Partner und leitende Angestellte schnell einen Überblick über Arbeitszeit- oder Projektstundenkontierungen verschaffen. Wo steht gerade das Projektbudget? Bewegen sich die Überstunden der Mitarbeitenden im verträglichen Bereich? Das schafft Transparenz und Effizienz sowohl für die Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite. Arbeitgeber nutzen MSS auch als Dashboard, um Mitarbeiterinformationen für Neueinstellungen zu erfassen oder die Gehaltsabrechnungen zu bearbeiten. Aber auch für das Monitoring von KPIs eignet sich ein solches Dashboard hervorragend.
Zu weiteren relevanten Vorteilen zählen:
- orts- und zeitunabhängiger Systemzugang über Webbrowser
- schnelle Genehmigungswege durch digitale HR-Self-Services
- ständige Verfügbarkeit von Daten
- Zeit- und Ressourceneinsparung durch Automatisierung
Fazit
Um in einer schnelllebigen und im zunehmenden Maß digitalisierten Welt mithalten zu können, bedarf es innovativer Konzepte. Eine große Zukunft wird den Employee & Manager Self Services zugeschrieben. Sie bieten neben einer hohen Transparenz, Flexibilisierung auch das Potenzial für eine hohe Akzeptanz beim Personal. Denn Self-Services sind im privaten Sektor längst zur Normalität geworden. Zudem kann Ihr Unternehmen durch das Outsourcing von bestimmten HR-Aufgaben auf eigene Mitarbeitende wertvolle Ressourcen einsparen.
Durch das interne Outsourcing von bestimmten HR-Aufgaben spart Ihr Unternehmen nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern stärkt nachhaltig die Mitarbeiterbindung.
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