Was ist der Grund für ein Mitarbeiterjahresgespräch?
Grundsätzlich sind Arbeitgeber verpflichtet, nach § 82 des Betriebsverfassungsgesetzes alle Angestellten anzuhören und seine Erörterungen entgegenzunehmen. Das Mitarbeiterjahresgespräch ist jedoch im Laufe der Zeit darüber hinaus zu einem der zentralsten Schlüsselelemente der modernen Personalführung von heute geworden. Bei einem Mitarbeiterjahresgespräch findet diese direkte Kommunikation zwischen der bzw. dem Vorgesetzten und den Mitarbeitenden statt.
Dabei ist es notwendig, dass entsprechende Rahmenbedingungen ein unbelastetes Gespräch ermöglichen. Eine klare Distanz zum alltäglichen Tagesgeschäft, zu den betrieblichen Abläufen, zur Hektik, zu Störfaktoren und zum Arbeitsdruck ist daher unablässig. Neben Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung ist das Einbringen offener Themen von immenser Wichtigkeit.
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Diese Gespräche setzen natürlich eine Kommunikationsbereitschaft auf beiden Seiten voraus, bei denen die Bedingungen im Arbeitsprozess der Mitarbeitenden individuell zu berücksichtigen sind. Die Mitarbeiterjahresgespräche finden zumeist am Jahresanfang oder als Jahresendgespräch statt. Hierbei werden Kompetenzen der Mitarbeitenden benannt und abgebildet sowie entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten aufgezeigt. Außerdem besteht die Chance gegenseitige konstruktive Kritik zu äußern. So können Unzufriedenheit, Störungen, Missverständnisse und Missstände besprochen werden.
Das zielführende Ergebnis sollte dann immer die Verbesserung der Leistungsergebnisse, der Zusammenarbeit, der Arbeitsbedingungen, der Arbeitsorganisation und der Kommunikation sein. Durch diese Gesprächsführung wird das gegenseitige Vertrauen gestärkt. Dies führt wiederum zur Steigerung der individuellen Zufriedenheit und dient letztlich ebenso der Förderung der Teamzufriedenheit.
Die Ziele von Mitarbeiterjahresgesprächen können verbindlich besprochen und von beiden Seiten in einer Zielvereinbarung festgehalten werden. Damit werden die Mitarbeitenden aktiv an der Zielfindung, Zielformulierung und Vereinbarung beteiligt. Dieser Zielvereinbarung stimmen im Nachgang beide Gesprächsparteien zu und sie wird idealerweise direkt im HR-System, transparent für beide Seiten, hinterlegt.
Checkliste für Mitarbeiterjahresgespräche
Mit der richtigen Einladung beginnen
Bedenken Sie an erster Stelle, dass Mitarbeiterjahresgespräche für viele Angestellte im Vorfeld grundsätzlich erst einmal als relativ verkrampftes und steifes Treffen wahrgenommen werden. Daher gilt für Sie bereits für die Vorbereitungen, diesen Eindruck zu entkräften.
Die Rahmenbedingungen für Mitarbeiterjahresgespräche beginnen schon mit Ihrer professionellen Einladung. Drücken Sie in der Einladung bereits aus, dass dieses Gespräch auf Augenhöhe und sehr vertrauensvoll stattfinden wird. Teilen Sie den Mitarbeitenden in der Einladung mit, dass Sie sich über die Offenheit Ihres Gesprächspartners freuen und Sie darum bitten, dass dieser diese Möglichkeit der Kommunikation auch gern nutzen möge.
Die Einladung sollte formell und schriftlich erfolgen und den Mitarbeitenden gesondert zugestellt werden. So vermitteln Sie bereits mit der Einladung eine entsprechende Wichtigkeit und Seriosität. Mit ausreichend Vorlaufzeit nehmen Sie Ihren Talenten die Angst und die Bedenken vor dem Mitarbeiterjahresgespräch.
Die richtige Vorbereitung bestimmt auch den Erfolg
Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch durch keine Störungen unterbrochen werden kann. Gehen Sie entspannt und fokussiert in das Mitarbeiterjahresgespräch. Treten Sie natürlich freundlich und mit entsprechender Offenheit auf. Nutzen Sie dabei Ihre verbale und nonverbale Kompetenz.
Bereiten Sie sich entsprechend auf das Mitarbeiterjahresgespräch vor. Sammeln Sie hierzu alle möglichen Informationen, die für den Gesprächsverlauf wichtig sein können. Dies können beispielsweise auch Feedbacks von anderen Mitarbeitenden, Kunden oder Kooperationspartnern sein.
Die Verantwortung für das Mitarbeiterjahresgespräch mit der Gesprächsführung, dem Verlauf und der Dauer liegt in Ihren Händen. Dabei sollte erfahrungsgemäß die Gesprächsdauer nicht mehr als 90 Minuten betragen.
Hinsichtlich einer Protokollführung zu einem Jahresendgespräch gibt es keine rechtlichen Vorgaben. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen jedoch, ein entsprechendes Gesprächsprotokoll mit Vereinbarungen zu führen. Dieses sollte dann von Ihnen und von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer unterzeichnet werden. Dieses Protokoll ist dann für das nächste Gespräch mit Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung eine sehr gute Grundlage. Die Unterlagen können in der digitalen Personalakte oder direkt in einer HR-Lösung, wie SAP Success Factors Performance & Goals hinterlegt werden.
Ablauf – Phasen eines Mitarbeiterjahresgespräches
So unterschiedlich wie Ihre Mitarbeitenden sind, verlaufen auch die Mitarbeiterjahresgespräche. Dennoch sollten Sie den Gesprächsverlauf gut strukturieren. Hierzu gibt es ein geeignetes 5-Phasenmodell, welches wir Ihnen empfehlen:
1. Einleitung in das Gespräch
Sie begrüßen Ihr Gegenüber freundlich. Mit einem Alltagsgespräch kann das erste Eis sehr gut gebrochen werden.
2. Rückkopplung, Resonanz, Feedback
In dieser Phase geht es um die Aufgabenerfüllung. Hat die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter die gesetzten Ziele erreicht? In welcher Qualität wurden die Aufgaben erfüllt? An welchen Stellen sind besondere Stärken aufgefallen? Wo lief es ggf. nicht so optimal? Hier sollten eine Selbsteinschätzung und eine Fremdeinschätzung durch Sie erfolgen.
3. Konzept, Plan
Sie leiten mit Ihrem Gesprächspartner aus dem Feedback ab, welche Prozesse wie bisher weiterlaufen sollten und wo etwas verbessert werden muss. Diese Erkenntnis sollten Sie gemeinsam finden. Daran anknüpfend sollten Sie Angebote zur Mitarbeiterentwicklung (z. B. Weiterbildungen) erarbeiten.
4. Visionen
In Phase 4 erfragen Sie die Wünsche. Diese Wünsche sollten sich zum einen auf die Prozesse und zum anderen auf Sie als Arbeitgeber beziehen. Auf der anderen Seite teilen Sie Ihrem Gegenüber ebenfalls mit, was Sie sich in Zukunft wünschen. Diese Wünsche können sowohl kurz- wie auch langfristig ausgerichtet sein.
5. Abschluss des Gesprächs
Am Ende des Gespräches sollten Sie das Wesentliche nochmals zusammenfassen. Im Protokoll oder direkt in Ihrem HR-System vereinbaren Sie die Absprachen, die dann u. a. die Grundlage für das nächste Gespräch bilden.
Am Ende des Mitarbeiterjahresgespräches haben Mitarbeitende dann noch die Möglichkeit für „das letzte Wort“.
Sie verabschieden sich gemeinsam in einer positiven Atmosphäre.
Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch
Im folgenden Abschnitt finden Sie noch einige weitere Tipps, damit Ihre Mitarbeitergespräche erfolgreich ablaufen.
Regelmäßiges Feedback statt Mitarbeiterjahresgespräch
Es besteht in vielen Unternehmen die Gefahr, dass die Mitarbeiterjahresgespräche zu einem wiederkehrenden Zyklusvorgang werden. Das bedeutet, Vorgesetzte setzen sich einmal jährlich nach gleichem Muster mit ihren Mitarbeitenden zusammen. Die reflektierenden Zwischengespräche erfolgen kaum oder entfallen sogar. Damit ist sozusagen das „Soll“ für viele Führungskräfte erfüllt. Es werden die Leistungen und Kompetenzen relativ lapidar beurteilt. Vielleicht werden punktuell auch Potenziale entdeckt, diese aber nicht weiterverfolgt. Empfehlenswerter ist daher eine kontinuierliche Feststellung der Leistung und Entwicklung. Das Mitarbeiterjahresgespräch sollte daher als Baustein nicht allein stehen.
Dies birgt außerdem auch ein kontinuierliches Verbesserungspotenzial. Hier sollte man jedoch auch darauf achten, es nicht zu übertreiben. Manche Mitarbeitende sehen dies vielleicht als durchgängige Kontrolle an.
Gegenseitiges Feedback sollte als Ansporn zur Verbesserung gesehen werden
Ein Mitarbeiterjahresgespräch führt idealerweise zu einem gegenseitigen Feedback, wie Arbeitsprozesse, Arbeitsleistung und das Arbeitsumfeld verbessert werden können. Wichtig ist jedoch auch, Feedback langfristig zur Verbesserung zu nutzen. Gerade wenn solche Gespräche von beiden Seiten nur als Zyklusvorgang wahrgenommen werden, der einfach nur abgehakt werden muss, geht viel Potenzial verloren.
Um dies zu verhindern, sollten Arbeitgeber wirklich daran arbeiten, ein erhaltenes Feedback auch umzusetzen. Dies kann die Produktivität erhöhen, da Mitarbeitende in Regel wirklich wissen, wo der sprichwörtliche Schuh drückt. Des Weiteren kann Mitarbeitenden so gezeigt werden, dass ihr Feedback wirklich ernst genommen wird und somit die Motivation erhöhen. Es entsteht optimalerweise eine Win-win-Situation.
Nachbearbeitung des Mitarbeitergesprächs
Nach den Gesprächen mit Ihren Mitarbeitenden sollte auch eine Nachbearbeitung Ihrerseits erfolgen. Diese Reflexion ist wichtig, um Verbesserungspotentiale zu erkennen. Gerade, wenn bestimmte Probleme in mehr als nur einem Gespräch auftauchen, besteht offenbar dringender Verbesserungsbedarf. Durch eine Aufbereitung der einzelnen Gespräche lassen sich solche Muster einfacher erkennen und benennen.
Ein positives Gesprächsklima ist das A und O
Es ist wichtig, während des Gesprächs ein positives Gesprächsklima aufrechtzuerhalten. Dies können Sie erreichen, indem Sie vorwurfsvolle Ansprachen vermeiden und stattdessen auf konstruktive Fragen zurückgreifen, die mehr als ein Ja oder Nein als Antwort benötigen. Stellen Sie Ihre Fragen so, dass Sie Ihren Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit geben, ausführlich über mögliche Probleme zu reden. Gerade, wenn Sie mit der Arbeitsleistung unzufrieden sind, sollten Sie dies so positiv wie möglich ausdrücken und keine Vorwürfe in Ihre Fragen einbauen.
Fragen Sie in einem solchen Fall lieber nach möglichen Ursachen anstatt ein solches Problem so anzusprechen, dass der oder die Angesprochene in die Defensive gedrängt wird. So lösen Sie weder das Problem noch erfahren Sie die Ursache.
SAP SuccessFactors Performance & Goals – Entdecken Sie die Potentiale
SAP Success Factors Performance & Goals können Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden kontinuierlich beurteilen. So gelingt es, Talente in Ihrem Unternehmen frühzeitig zu entdecken und Ihre Belegschaft gezielt weiterzuentwickeln.
Wir zeigen Ihnen gern, wie Sie die Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeitenden zu einem wichtigen strategischen, wertschöpfenden und wertschätzenden Baustein in Ihrem Unternehmen machen.
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