Definition: Was versteht man unter der Nachfolgeplanung?
Unter Nachfolgeplanung, auch als Nachfolgemanagement bekannt, versteht man die strategische Vorbereitung auf den Wechsel von Positionen in einer Organisation. Es geht dabei jedoch nicht nur um die reine Besetzung von Vakanzen, sondern vielmehr um die gezielte Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden, um als Lösung eine interne und langfristige Nachfolge zu präsentieren.
Definition von Vakanz: Als vakante Stelle bzw. Vakanz wird jede offene Position im Unternehmen bezeichnet, die aktuell nicht besetzt, jedoch geplant ist, zu besetzen.
Die Nachfolgeplanung ist daher ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung und betrifft sowohl Führungsebenen als auch andere wichtige Positionen in einem Unternehmen.
Ziel der Nachfolgeplanung ist es, die wichtigsten Positionen im Unternehmen zu identifizieren, Anforderungen an die offene Stelle zu definieren und entsprechend frühzeitig offene Positionen durch adäquate Personen aus dem Unternehmen oder über gezieltes Recruiting mit neu gewonnenen Nachfolger:innen zu besetzen.
Was ist alles Teil der Nachfolgeplanung?
Die Nachfolgeplanung umfasst verschiedene wesentliche Elemente, die sorgfältig beim Prozess berücksichtigt werden sollten. Nur so kann ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden. Besonders wichtig ist dabei die Identifizierung und Entwicklung von geeigneten Mitarbeitenden bzw. Bewerbenden aus dem eigenen Talent Pool.
Nachfolgend haben wir die Hauptkomponenten, die Teil einer umfassenden Nachfolgeplanung sind, für Sie aufgelistet:
Identifizierung von wichtigen (Schlüssel-)Positionen
Zunächst müssen die entscheidenden Positionen identifiziert werden, die für den Erfolg und die Kontinuität Ihres Unternehmens besonders wichtig sind. Dies umfasst neben Schlüsselpositionen in der oberen Führungsebene auch andere wichtige Positionen, wie Expertenfunktionen, die eine strategische Bedeutung haben und bei einem Abgang einen erheblichen Verlust für Ihr Unternehmen bedeuten würden.
Bewertung von Anforderungen und Kompetenzen
Um immer den geeigneten Nachfolgenden für die identifizierten wichtigen Positionen zu finden, sollten Sie im nächsten Schritt die spezifischen Anforderungen und Kompetenzen für jede (Schlüssel-)Position analysieren. Dazu gehören etwa fachliche Fähigkeiten, Managementkompetenzen, Erfahrungswerte sowie persönliche Eigenschaften, die für eine erfolgreiche Ausführung der Aufgaben erforderlich sind.
Ermittlung geeigneter Nachfolgenden
Die Anforderungen, welche die vakante Stelle erfordert, sind durch die Nachfolgeplanung klar definiert. Bei der internen Auswahl eines geeigneten Kandidierenden können Potenzialanalysen, Mitarbeitendengespräche oder der Talent-Pool dabei helfen, um qualifizierte Nachfolgende zu ermitteln. Zusätzlich kann das Personalmanagement bei der Entscheidungsfindung auch entsprechende Software nutzen, um anhand verschiedener Kennzahlen und Indikatoren potenzielle Nachfolgende miteinander zu vergleichen und somit die bestmögliche interne Lösung zu finden.
Sollte es keine interne Lösung geben, so muss sich das Recruiting der Aufgabe annehmen und eine externe Alternative finden.
Erstellung eines Nachfolgeplans
Ihre gesamte Planung sollten Sie dabei in einem detaillierten Nachfolgeplan festhalten, welcher den Übergang in die Schlüsselpositionen festlegt. Dies umfasst unter anderem die Zeitrahmen für den Wechsel, die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Nachfolgenden sowie mögliche Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten.
Kommunikation und Transparenz
Ebenso sollten Sie eine offene Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitenden nicht unterschätzen. Die Nachfolgeplanung sollte deshalb transparent kommuniziert werden, um Unsicherheiten zu minimieren und Vertrauen aufzubauen. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihren Mitarbeitenden klar vermitteln, wie sie in den Prozess einbezogen werden und welche Entwicklungsmöglichkeiten ihnen offenstehen.
Talentidentifikation und -entwicklung
Nachfolgekandidat:innen, also Mitarbeitende, die bereits in Ihrem Unternehmen arbeiten und bereits gewisse Anforderungen an die zu besetzende Stelle erfüllen, sollten frühzeitig im Zuge von aktivem Talent Management identifiziert und gezielt gefördert werden. Dies beinhaltet die regelmäßige Bewertung des Potenzials und der Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden sowie die Bereitstellung von Entwicklungsmöglichkeiten und Schulungen, um ihre Fähigkeiten und Kompetenzen weiterzuentwickeln.
Mentoring und Coaching
Auch der Einsatz von Mentoring- und Coaching-Programmen kann die gezielte Entwicklung von Nachfolgepersonen in Ihrem Unternehmen unterstützen. So können etwa erfahrene Führungskräfte ihre Erfahrungen und ihr Wissen weitergeben, um die Kandidierenden auf ihre zukünftigen Aufgaben vorzubereiten und ihnen dabei zu helfen, Führungsfähigkeiten zu entwickeln.
Vorzeitige und schrittweise Einarbeitung der Nachfolger:innen
Durch eine vorzeitige Einarbeitung haben Nachfolgende die Möglichkeit, sich in ihre neue Rolle einzufinden, Erfahrungen zu sammeln und sich mit den Arbeitsabläufen und den internen Prozessen vertraut zu machen. So gewährleisten Sie eine reibungslose und nahtlose Übernahme, da die Nachfolgenden bereits mit den Herausforderungen und Anforderungen ihrer zukünftigen Position vertraut sind.
Zudem ermöglicht eine schrittweise Einarbeitung es den Nachfolgenden, von erfahrenen Mitarbeitenden zu lernen und von deren Know-how zu profitieren. Sie können demnach wertvolle Einblicke und ein Mentoring erhalten und so ihre Fähigkeiten und ihr Wissen weiterentwickeln.
Dokumentation von Positionswechseln
Um Ihre Nachfolgeplanung zu optimieren, ist es empfehlenswert, eine Dokumentation über Ihre Stellenbesetzung zu führen. Bei welcher Stellenbesetzung hat alles funktioniert und wo gab es Schwachstellen? So können Sie mögliche Stolpersteine identifizieren und Ihre Nachfolgeplanung daraufhin optimieren.
Was sind die Vorteile einer langfristigen Strategie zur Nachfolgeplanung?
Anstatt jeden Positionswechsel neu zu organisieren und zu koordinieren, bietet sich eine Standardisierung Ihrer Nachfolgeplanung an. So sparen Sie wertvolle Zeit und können sicherstellen, dass Mitarbeitende in neuen Positionen bestmöglich eingesetzt sind. Weitere langfristige Vorteile einer strategischen Nachfolgeplanung sind zudem:
- Reibungsloser Übergang und nachhaltige Unternehmenssicherung
- Verbesserung der Mitarbeitendenbindung, -entwicklung und -motivation
- Reduzierung von Risiken, wie Fehlbesetzungen
- Kontinuität und Stabilität
- Entwicklung interner Talente
- Wettbewerbsvorteil
- Reduzierung von fachlichem Know-How Verlust
- Unterstützung und Sicherung der strategischen Ausrichtung
- Nachhaltige Sicherung zum Erreichen von Unternehmenszielen
- Reduzierung von Recruitingkosten
- Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
Warum sind Schlüsselpositionen bei der Nachfolgeplanung besonders zu berücksichtigen?
In der Regel sind Schlüsselpositionen mit strategischen Verantwortlichkeiten verbunden und tragen somit maßgeblich zur Entwicklung und Umsetzung einer jeden Unternehmensstrategie bei. Ein reibungsloser Übergang in diesen Positionen ist daher entscheidend, um die strategische Ausrichtung, die vorgegebene Zielsetzung sowie den damit verbundenen nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten.
Zudem erfordern Schlüsselpositionen meist spezifisches Fachwissen und eine gewisse Expertise. Die Inhabenden dieser Positionen verfügen dabei über das erforderliche Wissen, um komplexe Aufgaben zu bewältigen und geschäftskritische Entscheidungen zu treffen. Daher ist es wichtig, qualifizierte Nachfolgende zu identifizieren, die über ähnliche fachliche Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen.
Schlüsselpositionen sind ebenso oft in Kunden- und Stakeholder-Beziehungen involviert. Nachfolgende müssen demnach in der Lage sein, diese Beziehungen zu pflegen und weiterzuentwickeln, um das Vertrauen und die Loyalität der Kunden und Stakeholder aufrechtzuerhalten. Hinzu kommt, dass sie ebenso Führungskompetenzen übernehmen können müssen. Das bedeutet unter anderem, Teams zu führen, Mitarbeitende zu motivieren und strategische Entscheidungen zu treffen.
Ein weiterer wichtiger und nicht zu unterschätzender Aspekt ist, dass ein reibungsloser Übergang in Schlüsselpositionen die Kontinuität und Stabilität Ihres Unternehmens gewährleistet. Ein Mangel an geeigneten Nachfolger:innen oder eine schlechte Übergangsplanung kann schließlich zu Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb führen.
Schlüsselpositionen haben demnach einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg und die Stabilität Ihres Unternehmens. Daher ist es entscheidend, bei der Nachfolgeplanung besonders auf diese Positionen zu achten. Denn wenn Schlüsselpositionen unbesetzt bleiben oder falsch besetzt werden, kann dies zu erheblichen Störungen im Betrieb führen und die vorgegebenen Ziele sowie den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens gefährden. Durch die gezielte Identifikation und Vorbereitung von Nachfolgenden können solche Risiken minimiert werden.
Welche Fehler sollte man bei der Nachfolgeplanung vermeiden?
Bei der Nachfolgeplanung können bestimmte Fehler auftreten, die es unbedingt zu vermeiden gilt, um einen reibungslosen Übergang der betroffenen Positionen im Unternehmen zu gewährleisten:
- Zu späte oder unzureichende Planung
Eine rechtzeitige und kontinuierliche Nachfolgeplanung ist entscheidend, um ausreichend Zeit für die Identifizierung, Entwicklung und Vorbereitung potenzieller Nachfolgenden zu haben. Oftmals wird der zeitliche Aufwand, der für eine erfolgreiche Nachfolgendensuche notwendig ist, erheblich unterschätzt.
- Vernachlässigung externer Kandidat:innen
Sich ausschließlich auf interne Kandidierende zu konzentrieren, kann die Möglichkeit wertvoller externer Perspektiven und Fähigkeiten einschränken. Eine ausgewogene Betrachtung von internen und externen Kandidierenden eröffnet hingegen mehr Möglichkeiten für eine erfolgreiche Nachfolge.
- Fehlende Kommunikation
Vor allem die Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitenden ist von großer Bedeutung. Ein Mangel an Offenheit und Transparenz über deren Zukunftsperspektiven kann Unsicherheit und Unzufriedenheit verursachen. Eine klare und regelmäßige Kommunikation über den Nachfolgeprozess ist deshalb unerlässlich.
- Mangelnde Berücksichtigung von Schlüsselpositionen
Schlüsselpositionen sollten besonders beachtet werden, da sie einen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben. Eine ungenaue Bewertung der Anforderungen und eine unzureichende Vorbereitung der potenziellen Nachfolgenden können zu Fehlbesetzungen führen.
- Keine ausreichende Flexibilität
Eine zu starre Planung kann dazu führen, dass sich die Kandidierenden zur Nachfolge nicht an neue Anforderungen und Veränderungen anpassen können. Eine flexible Nachfolgeplanung berücksichtigt deshalb zukünftige Entwicklungen und ermöglicht eine Anpassung der Kandidierendenauswahl und -entwicklung.
- Nicht vorhandene Dokumentation
Eine fehlende Dokumentation kann zu Unklarheiten und Missverständnissen führen und den Übergangsprozess erschweren. Es ist demnach wichtig, dass Sie einen Nachfolgeplan und die getroffenen Entscheidungen dokumentieren.
- Unzureichende Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Ihre Nachfolgeplanung sollte bestenfalls mit entsprechenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Schulungen einhergehen. Die gezielte Förderung und Entwicklung der Nachfolgenden ist schließlich oft entscheidend, wenn es darum geht, die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für ihre zukünftige Rolle zu besitzen.
- Fehlende Überprüfung und Aktualisierung
Eine statische Nachfolgeplanung kann ihre Wirksamkeit im Laufe der Zeit verlieren. Um den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Nachfolgepläne demnach regelmäßig überprüfen und aktualisieren.
- Kein Plan-B
Wenn eine Schlüsselposition in Ihrem Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen plötzlich frei wird und sich nicht aktiv um eine entsprechende Nachfolgeplanung gekümmert wurde, brauchen Sie einen Plan-B. In einer solchen Situation greifen viele Unternehmen aufgrund von Zeitmangel als vorübergehende Lösung auf das sogenannte Interim-Management zurück. Eine bessere Alternative ist jedoch eine langfristige Nachfolgeplanung, sodass die Schlüsselposition nie zu lange unbesetzt bleibt.
Fazit – Eine gute Nachfolgeplanung ist elementar für ein erfolgreiches Unternehmen
Eine gut durchdachte und strategische Nachfolgeplanung ist der Grundstein für einen reibungslosen Übergang bei der Besetzung von Schlüsselpositionen in Ihrem Unternehmen. Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie frühzeitig potenzielle Nachfolgende identifizieren. Dabei sollten sowohl interne als auch externe Nachfolgende in Betracht gezogen werden und eine offene Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitenden geführt und gepflegt werden. Denn ist die Schlüsselposition erst einmal unbesetzt, ist es eigentlich schon zu spät.
Mit digitalen Software-Lösungen und HR-Tools lassen sich Talente jedoch bereits frühzeitig erkennen und dementsprechend vorbereitend weiterentwickeln. Talentmanagement-Lösungen wie SAP SuccessFactors unterstützen Sie dabei, Ihr Personal effektiver zu managen – vom Recruiting über das Onboarding und Learning bis hin zum Nachfolge- und Entwicklungsmanagement.