Ganz egal, ob Sie sich für das Outsourcing einzelner Aufgaben oder des gesamten Bereiches Human Resources entscheiden – es schlägt sich spürbar auf die Effektivität und Qualität der Arbeitsprozesse nieder, und zwar in verschiedenen Unternehmensbereichen. Zum einen durch mittelbare Zeit- und Kostenersparnis, zum anderen, weil Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren können.
Effektivität der HR-Manager steigern
Angefangen in der Personalabteilung selbst: Das Erstellen der Lohnabrechnung zum Beispiel ist zwar eine wichtige, aber gleichzeitig auch zeitintensive Aufgabe. Sie ist auch eine wiederkehrende, folgt aber nicht zwingend dem immer gleichen Muster. Ändert sich die Rechtslage, muss sich dies schnell und vor allem richtig in den Gehaltsabrechnungen widerspiegeln. Lagern Unternehmen allein das Erstellen der Lohnabrechnungen aus, führt dies zu einer enormen Zeitersparnis und beugt Fehler in der Payroll vor. Denn HR-Dienstleister sind Experten auf ihrem Gebiet und nah am Markt. Änderungen zum Beispiel in Sachen Kurzarbeit oder Jahresabschlüssen setzen sie schnell und korrekt um.
Die Zeitersparnis steigert auch die Effektivität der HR-Manager. Denn diese können die freigewordenen Kapazitäten für andere Aufgaben nutzen, die eine wichtige Bedeutung für die Wertschöpfung des Unternehmens haben, z.B. neue Strategien zu entwickeln, bestehende Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Sie können die Weiterbildung der Mitarbeiter vorantreiben, Taktiken zur Mitarbeiterbindung entwickeln, neue (Fach-)Kräfte gewinnen. All das trägt auf Dauer zu einer gesteigerten Arbeitsqualität und Effektivität im gesamten Unternehmen bei.
Einsparungen in der IT
Das Outsourcing birgt aber auch an anderer Stelle Einsparpotenzial. Der HR-Dienstleister stellt ein System bereit, um das sich Ihre eigene IT-Abteilung nicht mehr kümmern muss. Updates, Sicherheit, Wartung – all das übernimmt der Dienstleister. Das senkt die Kosten und setzt Kapazitäten für die Verwaltung der eignen IT-Infrastruktur frei. Dass diese reibungslos läuft, ist für das gesamte Unternehmen von Bedeutung.
HR-Dienstleister können sowohl SAP-basierte Multimandantenplattformen als auch ein auf den Kunden abgestimmtes SAP-System bereitstellen. Mittels Schnittstellen können andere Systeme angebunden werden; das vereinfacht die Arbeitsprozesse und sorgt für eine konstante Datenqualität. Beides trägt wiederum zu einer effektiven Arbeitsweise bei und spart Zeit und somit Geld.
Potenzial des cloudbasierten Outsourcings
Die sensiblen Daten in der Cloud des Dienstleisters zu speichern anstatt auf eigenen Servern steigert die Sicherheit dieser und entlastet die IT-Abteilung nochmals. Denn die Bewältigung der hohen Auflagen an Datensicherheit ist für Unternehmen selbst oft gar nicht zu leisten. Verlässliche Outsourcing-Anbieter aber sind auch Profis in Sachen Datensicherheit und stellen Rechenzentren mit Ausfallsicherheit zur Verfügung. In der Cloud des Dienstleisters sind Ihre Daten stets vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Eine Cloud hat außerdem den Vorteil, dass Mitarbeiter standortunabhängig auf die dort hinterlegten Daten zugreifen können. Das ermöglicht flexibleres Arbeiten und gewährleistet in Krisen wie zum Beispiel der Coronapandemie, dass auch in Ausnahmesituationen effektiv und ohne zusätzliche Umstände gearbeitet werden kann.