SAP-Payroll-Strategie zukunftsfähig aufstellen

Mittlerweile haben viele SAP-Kund:innen eine Verlagerung ihrer Personaladministration auf SAP SuccessFactors umgestellt. Jedoch setzt noch immer ein erheblicher Teil von ihnen auf SAP HCM Payroll (auch On-Premise-Payroll genannt) für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. In zahlreichen Unternehmen konnte sich somit noch keine Transformation dieses kritischen Bereichs der HR in die Cloud etablieren.

Warum vernachlässigen viele Unternehmen Ihre Payroll-Strategie?

SAP Employee Central Payroll, S4/HANA, die SAP SuccessFactors Next-Gen Payroll (wenn in Deutschland verfügbar) und Zalaris PeopleHub sind mögliche Optionen für eine zukunftsfähige Payroll, jedoch haben sich viele Unternehmen noch nicht für einen Weg entschieden.

Das liegt oftmals daran, dass eine entsprechende Migration mit Kosten und zusätzlichem Aufwand einhergeht. Der betreffende Aufwand lässt sich gegenüber einem etablierten und funktionierenden SAP HCM-System nicht immer intern rechtfertigen.

Hinzukommt, dass die Mehrheit der Unternehmensmitglieder mit der Lohnabrechnung lediglich über die Gehaltsabrechnung oder länderspezifische Steuer- und Leistungserklärungen in Kontakt kommt. Das Interesse für das Thema Payroll beschränkt sich daher weitgehend auf die Genauigkeit der Beträge, die auf den Bankkonten landen und an die Steuerbehörden gezahlt werden. Um sich nicht mit den komplexen Vorschriften, länderspezifischen Anforderungen und regelmäßig neuen Updates auseinandersetzen zu müssen, entscheiden sich zudem viele Unternehmen für die Auslagerung der Lohnabrechnung an externe Partner. Häufig übernehmen dabei spezialisierte Dienstleister die Migration und die laufende Datenaktualisierung in die Cloud. Das Thema liegt somit nicht im Fokus der Unternehmensstrategie. Die Kenntnis der Rahmenparameter ist jedoch unerlässlich, um eine informierte und zukunftsfähige Entscheidung treffen zu können.

Viele Unternehmen haben zudem Fragen zu den Herausforderungen und Unsicherheiten bei der Auswahl und Implementierung neuer Payroll-Lösungen.

Wartungsende für SAP HCM Payroll 2027

SAP HCM Payroll basiert auf Technologien bzw. Software, die zum Teil über 20 Jahre alt ist. Die Systembedingungen sind längst überaltert. Nur durch solide Integrationen können bislang die schwelenden Prozess- und Datenprobleme abgewendet werden, wobei moderne Technologie eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung und Standardisierung der Payroll-Prozesse spielt. Das wird sich jedoch ändern: Denn ab Dezember 2027 unterstützt SAP seine HCM Payroll nur noch eingeschränkt. Es wurde zwar bereits ein verlängerter Support bis 2030 angekündigt, wird jedoch wahrscheinlich zu zusätzlichen Kosten führen und betrifft nur zwingende gesetzliche Änderungen.

Weiterhin ist zu bedenken, dass das technische und betriebliche Fachwissen rund um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zunehmend durch Automatisierung und den Aufbau komplexer Regelwerke ersetzt wird. Hier kann die alte Technik langfristig kaum mithalten. Für eine erfolgreiche Migration und Wartung der Systeme ist umfassende Expertise im Bereich SAP ERP HCM Payroll unerlässlich, da qualifizierter Support und Fachwissen mit Annäherung an das Supportende immer knapper werden. Es gibt zudem immer weniger Fachkräfte für die Weiterentwicklung entsprechender Software – ebenso wie Menschen, die in der Lage sind, die Lösungen zu validieren und für die kommenden Trends auf dem Markt zukunftssicher zu machen.

Ein erfolgreiches Ergebnis zeigt sich insbesondere in reibungslosen Systemumstellungen und einer optimalen Integration neuer Lösungen.

Neue Alternativen zu SAP HCM Payroll

Spätestens ab 2030 stellt sich also für alle die Frage, welcher SAP-Payroll-Strategie man folgt. Dafür sollten Sie heute schon die nachfolgenden Alternativen zu SAP HCM Payroll inklusive der Vor- und Nachteile im Blick haben. Die Auswahl der passenden Payroll-Lösung ist insbesondere im DACH-Raum von großer Relevanz, da regionale Anforderungen und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden müssen. Der Umstieg von klassischen On-Premise-Systemen auf moderne Cloud-Lösungen stellt eine strategische Entscheidung dar, die mit Chancen und Herausforderungen verbunden ist. Unternehmen stehen vor der Komplexität globaler Payroll-Prozesse und müssen flexible Lösungswege finden, um den Bedarf an nahtlosen Integrationen und effizientem Datenmanagement zu decken. Die Verfügung über geeignete Ressourcen und Lösungen ist entscheidend, um eine effiziente und zukunftssichere Entgeltabrechnung zu gewährleisten.

• Employee Central Payroll (ECP): Für SAP SuccessFactors-Kund:innen ist ECP eine gute Option, denn die Lösung erfordert SuccessFactors Employee Central für die HR-Stammdaten, um funktionsfähig zu sein. Unternehmen, die andere HR-Produkte verwenden, haben keinen Zugang zur ECP-Integration. Über den Ansatz „Lift and Shift“ können sie die Daten des alten Systems praktisch exakt kopieren. Dennoch erfolgt die Transformation nicht ganz ohne Aufwand. Die Verknüpfung der Datenreplikation von HR-Daten mit ECP über Employee Central erfordert einige Anpassungen der HR-Prozesse. Im Zuge dessen müssen Überlegungen, wie man Gehaltskomponenten, Lohnarten, Gehaltsrollen und Benutzererfahrung speichert und pflegt, angegangen werden. Kunden, die entweder die direkte Integration von Zeitdaten oder SAP-Zeitprozessen verwenden, müssen ebenfalls alternative Lösungen suchen. Selbst ECP erfordert also erhebliche Kosten für die Umstellung. Die Optimierung von Prozessen und die Steigerung der Effizienz sind zentrale Vorteile dieser Lösung.

• SAP S/4HANA Payroll Solution: SAP-Kund:innen können SAP HCM auf der HANA-Plattform in Anspruch nehmen. Wie bei ECP sind die Gehaltsmotoren und Länderversionen wahrscheinlich gleich, sodass Nutzende Projekte auf die Integrationsplattform und technische Plattformen ausrichten können. SAP möchte seiner Kundschaft durch diese Lösung die Chance geben, weiterhin von ihren On-Premise-Investitionen zu profitieren und ihnen gleichzeitig einen Anreiz für die Nutzung der Cloud liefern. Dieser Weg funktioniert für Kunden, die an SAP Hana-Lösungen interessiert sind, das System basiert aber weiterhin auf der alten Software, sodass es sich hier eher um eine mittelfristige Option für die nächsten 10 bis 15 Jahre handelt. Die Payroll-Lösung stellt eine technische Weiterentwicklung des klassischen SAP HCM-Systems dar und integriert HCM for S/4HANA sowie HCM for S 4HANA, um eine zukunftssichere HR- und Payroll-Transformation zu ermöglichen. Die Private Cloud Edition bietet als moderne Bereitstellungsoption zusätzliche Flexibilität und ermöglicht die Nutzung neuester Technologien. Zu den Vorteilen zählen die Optimierung bestehender Prozesse, die Steigerung der Effizienz und die Möglichkeit, verschiedene Lösungswege für die Migration und Integration zu wählen.

• SAP SuccessFactors Next Generation Payroll: SAP bietet derzeit eine Demoversion einer Next-Gen Cloud Payroll an, die auf einer völlig neuen technologischen Basis gründen soll. Bisher ist das Produkt ausschließlich für die britische Lohnabrechnung und für kleinere Unternehmen mit geringen Mitarbeiterzahlen verfügbar. Die Entwicklung von SAP SuccessFactors Payroll soll in den nächsten fünf Jahren laut SAP weiter vorangetrieben werden, aber die Finalisierung kann eine erhebliche Zeit in Anspruch nehmen und die umfassende Abdeckung für globale Unternehmen mit mehreren Lohnabrechnungen kann dauern. Bei der Systemumstellung steht die Belegschaft im Mittelpunkt, da deren Zufriedenheit und Sicherheit bei der Gehaltsabrechnung gewährleistet werden muss. Die Vorteile dieser Lösung liegen in der innovativen Technologie und der langfristigen Perspektive für internationale Unternehmen.

• PeopleHub: PeopleHub ist unsere hauseigene Payroll-Lösung, die Ihnen die Möglichkeit gibt Ihre Gehaltsabrechnungen effizient und zuverlässig zu verwalten. In Verbindung mit unseren Outsourcing-Services stellen wir auf Wunsch sicher, dass Ihre Payroll-Prozesse von erfahrenen Expert:innen überwacht und verwaltet werden. Unsere Payroll-Lösung ermöglicht es, selbst komplexe und länderübergreifende Gehaltsabrechnungen mühelos zu skalieren. Die Zusammenarbeit mit starken Partnern ist dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um globale Entgeltabrechnungen effizient und compliant abzuwickeln. PeopleHub bietet damit eine kosteneffiziente, sichere und gesetzeskonforme Lösung mit maximalem Automatisierungsgrad, die nahtlos in jedes gängige HR-Core-System integriert werden kann. Die effiziente Verwaltung von Entgeltabrechnungen in internationalen Unternehmen wird durch innovative Technologien und optimierte Prozesse sichergestellt. Das Wichtigste: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Mitarbeitenden rechtskonform und pünktlich bezahlt werden – die Sicherheit der Gehälter bleibt auch nach der Systemumstellung gewährleistet.

Die Herausforderungen bei der Umsetzung einer globalen Payroll-Strategie bestehen in der Bewältigung länderspezifischer Compliance-Anforderungen, der Komplexität verteilter Belegschaften und der Notwendigkeit, verschiedene Lösungswege für die Migration und Integration zu evaluieren. Unternehmen müssen den Bedarf an nahtlosen Integrationen, effizienten Datenmanagement und flexiblen Systemen erkennen, um den Anforderungen internationaler Märkte gerecht zu werden. Die Verfügung über geeignete Ressourcen und Lösungen ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Was sind die Schritte hin zur neuen SAP-Payroll-Strategie?

1. Über das Wartungsende informieren: Zunächst sollten Sie den aktuellen Lebenszyklus Ihrer bestehenden SAP-Systeme und Architektur erfassen. Dabei ist die Analyse der bestehenden Prozessen ein wichtiger Bestandteil der Bestandsaufnahme, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Ermitteln Sie, welche Komponenten verwendet werden, wer den technischen Support bereitstellt und wann dieser endet. Richten Sie die weiteren Schritte anhand dieser Erkenntnisse kurz-, mittel- oder langfristig aus.
2. Lassen Sie sich beraten: In jedem Fall sollten Sie die Unterstützung von Profis in Anspruch nehmen. Beispielsweise zeigen wir von Zalaris Ihnen auf, welcher technische und strategische Weg in Ihrem individuellen Unternehmenskontext der effizienteste ist. Wir liefern Ihnen im Zuge dessen die perfekte Lösung für Ihre bestehende Systemumgebung. Welche – und ob überhaupt eine – der oberen Optionen sinnvoll ist, hängt stark von anderen Transformationen Ihrer HR-Architektur sowie vom erforderlichen geografischen Abdeckungsgrad ab. Durch uns bekommen Sie die benötigten Einblicke in die Details der einzelnen Produkte und zudem eine konkrete Kosten-Nutzen-Analyse verschiedener Ansätze.
3. Einen Plan für die Zukunft erstellen: Bereiten Sie Ihre zukünftigen Handlungen gut vor und erarbeiten Sie eine langfristige SAP-Payroll-Strategie für Ihre Organisation. Die Einführung und Etablierung einer modernen Alternative ist schließlich komplex und betreffende Veränderungen müssen gut vorbereitet sein. Beschäftigen Sie sich lieber früher als später mit dem Wandel, um langfristig ideal auf die Bedarfe in der Gehaltsabrechnung eingestellt zu sein.

Fazit

Wer in der Gehaltsabrechnung nach wie vor auf SAP HCM Payroll setzt, ist gut beraten, sich mit den aktuell sehr gewichtigen Argumenten für eine Neuausrichtung der eigenen SAP-Payroll-Strategie auseinanderzusetzen. Vor allem der demnächst auslaufende allgemeingültige Support bzw. der Stopp der Weiterentwicklung des Systems bedeutet eine erhöhte Relevanz für die Auslotung anderer Optionen. Früher oder später muss jeder eine Alternative bestimmen und diese möglichst effizient implementieren bzw. etablieren. Der frühzeitige Anstoß und die Unterstützung durch die richtigen Experten bilden dabei wichtige Schlüssel für den Erhalt des perfekten Systems, das schließlich maximal zukunftssicher ist.