Wichtig vorab: Die Einführung von SAP SuccessFactors gestaltet sich von Organisation zu Organisation zumindest in Nuancen unterschiedlich. Das liegt an den unterschiedlichen Anforderungen an eine HCM-Lösung und daran, welche Technologielandschaften bereits bestehen. Dennoch gibt es einige allgemeingültige Grundsätze, die Sie in jedem Fall berücksichtigen sollten, wenn Sie eine reibungslose und erfolgreiche SAP SuccessFactors Implementierung sicherstellen möchten. Hier sind sechs Tipps, unter deren Einbeziehung Sie genau das schaffen.
Tipp 1: Bewertung der Unternehmensanforderungen
Zunächst einmal sollte Ihnen klar sein, was Sie mit der SAP SuccessFactors Implementierung überhaupt erreichen möchten – oder müssen. Die zentralen Fragen, die es zu beantworten gilt, lauten:
- Welche Defizite sehen wir in unserem jetzigen Human-Capital-Management (HCM) bzw. Human-Experience-Management (HXM) und welche Potenziale gibt es?
- Wie kann die Einführung von SAP SuccessFactors dabei helfen, betreffende Prozesse zu optimieren?
- Wie gestalten sich die langfristigen Ziele, die wir mit der Einführungen von SAP SuccessFactors erreichen möchten?
Ohne eine konkrete Definition der Anforderungen und ohne eine Festlegung spezifischer (langfristiger) Ziele kann eine Software niemals effizient eingeführt sowie schließlich genutzt werden. Sie wüssten nicht, was Sie brauchen und würden Ihre Prozesse wahrscheinlich entweder zu wenig stützen oder womöglich sogar für Module zahlen, die für Ihre Zwecke gar nicht relevant sind. Wenn Sie keine Ziele verfolgen, ist es zudem kaum möglich, Erfolge oder auch Misserfolge eindeutig zu identifizieren.
Ein wichtiger Teil der Bewertung Ihrer Unternehmensanforderungen ist das Verschaffen einer Übersicht der Möglichkeiten, die SAP SuccessFactors überhaupt bietet. Schauen Sie sich die Funktionalitäten des Systems genau an und finden Sie heraus, welche davon Ihr Unternehmen bzw. Ihr Human-Capital-Management und Human-Experience-Management am meisten unterstützen. Das sollte selbstverständlich immer im Hinblick auf entsprechende Defizite, Potenziale und Zielsetzungen geschehen.
Tipp 2: Projektplanung und Ressourcenzuweisung
Eine maximal zweckdienliche SAP SuccessFactors Implementierung erfordert gemeinhin viel Zeit und eine Menge Ressourcen. Eine sorgfältige Projektplanung und eine genaue Zuteilung der Zuständigkeiten sind hier unabdingbar. Sie sollten in diesem Zusammenhang vor allem die folgenden To-dos berücksichtigen.
- Engagiertes Implementierungsteam zusammenstellen: Beziehen Sie Personen aus Ihrer Personal- und IT-Abteilung in die Projektplanung bzw. –umsetzung ein. Alle, die schließlich mit dem System zu tun haben, sollten durch ausgewählte Vertreter:innen an der Einführung von SAP SuccessFactors beteiligt werden. Die erforderliche Größe und die letztliche Struktur des Teams hängen vor allem von der Anzahl und der Komplexität der SAP SuccessFactors Module ab, die Sie implementieren wollen.
- Rollen entsprechend zuweisen: Selbst in kleinsten Projektteams sollte es immer bestimmte Koordinator:innen geben, die alle Vorgänge organisieren, dokumentieren und zum Voranschreiten des Vorhabens berichterstatten. Des Weiteren gilt es die ausführenden Tätigkeiten auf die richtigen Mitarbeitenden zu verteilen. Spätestens jetzt sollten Sie prüfen, ob Sie alle relevanten Module inhouse implementieren können oder externe Unterstützung benötigen. Dabei spielt die Kompatibilität mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft eine zentrale Rolle. Gegebenenfalls müssen individuelle Integrationen durch entsprechende Fachkräfte geschaffen werden.
- Meilensteine und Zeitplan festlegen: Seien Sie sich bewusst, dass die SAP SuccessFactors Einführung eine zeitaufwendige Angelegenheit ist. Das System bietet Module, die sich mit allen Aspekten des HR-Managements befassen, wie etwa Recruiting und Onboarding, Gehaltsabrechnungen, Personaleinsatzplanung und Talentmanagement. Die Implementierung kann zwischen drei und zehn Monaten dauern. Die Dauer hängt meist davon ab, wie sehr sie vom Standard abweichen. Unter diesen Voraussetzungen sollten Sie Ihren eigenen Zeitplan entwerfen und mit den externen Kräften abstimmen. Wichtig ist auch die Bestimmung von Meilensteinen, um den Vorgang effizient zu strukturieren.
Tipp 3: Datenmigration und Integration
Eine Business-Software kann ihre volle Effektivität in aller Regel nur dann entfalten, wenn sie über eine gute Datenbasis für ihre Prozesse verfügt.
- Zum einen sollten die vorhandenen HR-Daten auf Sauberkeit, Korrektheit und Kompatibilität geprüft bzw. gegebenenfalls optimiert werden.
- Zum anderen gilt es die noch während der SAP SuccessFactors Implementierung generierten Informationen unmittelbar in das richtige Format zu bringen.
Sobald saubere Informationsstrukturen vorliegen, gilt es die Migration zu testen. Verschieben Sie kleinere Datensätze in eine Testumgebung, um zu sehen, wie gut die Informationen aus Ihrem Altsystem in die neue SAP SuccessFactors Implementierung einfließen. Diese Phase eignet sich bestens dazu, festzustellen, ob Daten während des Prozesses verlorengehen oder unerwartete Inkompatibilitäten auftreten. Wenn Sie den Test reibungslos abschließen, können Sie die finale Migration vollziehen.
Tipp 4: Konfiguration und Anpassung
Sie können SAP SuccessFactors auf Ihre Unternehmensanforderungen anpassen. Dabei gilt es insbesondere die Organisationsstruktur, die Hierarchie, die typischen Arbeitsabläufe und die genehmigungsbezogenen Prozesse zu berücksichtigen.
Erstellen Sie eine Liste aller Module und Integrationen, die umgesetzt werden müssen, um sämtlichen Bedarfen nachzukommen. Wenn Sie eine SAP SuccessFactors Integration in geringerem Umfang anstreben, müssen Sie umso genauer darauf achten, dass diese mit dem Rest Ihrer HR-Systemlandschaft zusammenpasst bzw. kompatibel gemacht wird. Falls Sie planen, Ihre gesamten HCM- und HXM-Prozesse über SAP SuccessFactors abzuwickeln, müssen mehr systeminterne Vorgänge auf Ihre etablierten Workflows angepasst werden.
Mit dem SAP SuccessFactors Integration Center sind simple Integrationen umsetzbar. Module bzw. Integrationen können angepasst und getestet werden.
Tipp 5: Schulung und Change-Management
Auch wenn die SAP SuccessFactors Implementierung aus organisatorischer und technischer Sicht perfekt abläuft, kann es auf einer anderen Ebene zu erheblichen Problemen kommen: Mitarbeitende neigen schließlich oft dazu, sich gegen Veränderungen zu stellen. Etablierte Tools und Prozesse werden gemeinhin nicht gerne aufgegeben.
Deshalb ist es nicht weniger als erfolgsentscheidend, ein sinnvolles, gut ausgearbeitetes Change-Management aufzusetzen. Denn der Wert und die Vorteile der Einführung von SAP SuccessFactors können fraglos nur dann ausgekostet werden, wenn Ihre Mitarbeitenden die entsprechenden Tools auch wirklich voll nutzen. Fundamental wichtig ist hier eine transparente und kontinuierliche Kommunikation. Wenn Sie die künftigen Benutzer:innen nicht gut informieren und über ihre Vorteile bei der Verwendung des Systems sowie dessen Funktionsweisen aufklären, wird die neue Software wahrscheinlich abgelehnt.
Wichtig ist es in diesem Zusammenhang ebenfalls, alle betreffenden Mitarbeitenden hinreichend im Umgang mit dem neuen Programm zu schulen. Denn natürlich können die Beteiligten es nur dann wirklich vollumfänglich anwenden, wenn sie sich bestens mit der Anwendung von SAP SuccessFacors auskennen. Andernfalls bleibt viel Potenzial ungenutzt. Außerdem ist die (frühzeitige) Kommunikation über die Einführung von SAP SuccessFactors ein weiterer wichtiger Faktor für die Annahme in der Belegschaft.
Tipp 6: Kontinuierliche Verbesserung
SAP SuccessFactors braucht nicht nur eine Menge perfekt aufgearbeitete Daten, um maximal zweckdienlich zu funktionieren. Es liefert auch Informationen, die Ihnen helfen, Ihre HR-Prozesse immer weiter zu optimieren. Mithilfe spezifischer Analysefunktionen können Sie überaus nützliche Erkenntnisse über Ihre HR-Arbeit gewinnen.
Das geht allerdings nur dann, wenn Sie zuvor konkrete Ziele festgelegt haben, die Sie nun anhand der gewonnenen Auskünfte überprüfen. Es ist normalerweise eine gute Idee, den Umfang der Einführung von SAP SuccessFactors und darüber hinaus dessen Nutzungsverlauf möglichst präzise einzuschätzen. Anhand dieser Mutmaßungen können Sie dann Ziele definieren und letztlich ausdrücken, wie der Erfolg aussieht. Anliegen wie „Der Onboarding-Prozess soll vollständig automatisiert werden“ geben jedem Verantwortlichen eine klare Vorstellung davon, wie die Dinge nach der SAP SuccessFactors Implementierung ablaufen sollten.
Selbstverständlich sind noch sehr viele weitere Erfolgsfaktoren oder –vorgaben denkbar bzw. häufig relevant. Die Benutzerakzeptanz bildet hier eine wichtige Grundlage für die Gesamteffektivität:
- Verwenden alle Mitarbeitenden SAP SuccessFactors ohne Probleme?
- Wurde durch die Einführung von SAP SuccessFactors die Effizienz gesteigert?
- Konnten wir Zeit einsparen, die sonst für sich wiederholende Aufgaben aufgewendet wurde?
- Konnten wir Ausfallzeiten oder Datenverluste erfolgreich vermeiden?
All diese und weitere Faktoren können bei der Definition von Erfolg bzw. bei der Aufstellung von Zielen und der letztendlichen Überprüfung sowie Optimierung dieser wichtig sein. Stellen Sie sicher, dass Sie dabei die Anforderungen Ihres Unternehmens und die Defizite in Ihren ursprünglichen HCM- bzw. HXM-Prozessen nicht aus den Augen verlieren.
Fazit zur Checkliste für die SAP SuccessFactors Implementierung
Die Einführung von SAP SuccessFactors kann Ihnen viele Vorteile verschaffen: Das System ist grundsätzlich individuell auf Ihre Anforderungen anpassbar und lässt Sie Ihre HR-Prozesse (langfristig) optimieren. Um vollumfänglich von den Benefits der HCM-Lösung profitieren zu können und nicht über gewisse Fallstricke zu stolpern, ist eine sorgfältige Planung unabdingbar. Bei der Umsetzung sind insbesondere die Datenmigration, die perfekte Konfiguration und die hinreichende Schulung der betreffenden Mitarbeitenden entscheidend für den Erfolg.