Fehleranfällige Prozesse kosten Zeit und bergen Compliance-Risiken. Die integrierte SAP Zeiterfassung verspricht hier Abhilfe. Sie digitalisiert den gesamten Prozess, von der Buchung bis zur Abrechnung, und schafft auf diese Weise Freiräume für wertschöpfende HR-Arbeit. Wie funktioniert die Zeiterfassung in SAP genau und welche konkreten Vorteile bietet sie Ihrem Unternehmen? Das schauen wir uns in diesem Artikel genauer an.
Was versteht man unter SAP Zeiterfassung?
Wenn wir von SAP Zeiterfassung sprechen, meinen wir die integrierten Lösungen innerhalb des SAP-Ökosystems zur Erfassung, Bewertung und Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten. Hier gibt es grundsätzlich zwei Hauptwege:
Klassisch und Cloud: SAP HCM PT vs. SuccessFactors Time Tracking
Im etablierten SAP Human Capital Management (SAP HCM) ist die SAP Zeitwirtschaft (Modul PT – Personal Time Management) die traditionelle, oft On-Premise betriebene Lösung. Sie ist bekannt für ihre enorme Tiefe und Flexibilität, um auch hochkomplexe tarifliche und betriebliche Regelungen detailliert abzubilden.
Dem gegenüber steht SAP SuccessFactors Time Tracking als moderne, cloudbasierte Plattform. Der Fokus liegt hier klar auf Benutzerfreundlichkeit, mobiler Zugänglichkeit (via Desktop, Tablet oder Smartphone) und direkter Integration in die SuccessFactors Suite sowie SAP S/4HANA. Voraussetzung für die Nutzung ist in der Regel SAP SuccessFactors Employee Central.
Kernfunktionen und Komponenten
Unabhängig vom System erfüllt die SAP Zeiterfassung zentrale Anforderungen an eine moderne Zeitwirtschaft. Dazu gehören:
- Lückenlose Dokumentation von Arbeits- und Abwesenheitszeiten für interne Zwecke und externe Prüfungen
- Digitale Self-Services für Beschäftigte, um Zeiten oder Anträge selbst zu erfassen und zu überprüfen
- Automatischer Abgleich der Ist-Arbeitszeit mit hinterlegten Plänen
- Selbstständige Berechnung von Zeitsalden und Zuschlägen
- Effiziente Unterstützung für Führungskräfte bei Kapazitätsplanung und Entscheidungen
- Technische Ermöglichung einer verursachungsgerechten Kostenzuordnung
- Aktuelle Auswertungen zu Ist/Soll-Zeiten und Überstunden
Innerhalb von SAP SuccessFactors gibt es dabei verschiedene Bausteine:
Wussten Sie Schon?
Gesetzlicher Rahmen und IntegrationDie präzise Arbeitszeiterfassung mit SAP ist auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben (EuGH/BAG-Urteile) essenziell. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat bereits 2019 die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers anzuhalten, um die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sicherzustellen. Das deutsche Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe im September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) bestätigt und aus § 3 des Arbeitsschutzgesetzes eine grundsätzliche Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit abgeleitet. SAP-Systeme bieten die nötige Objektivität und Verlässlichkeit durch eine nachvollziehbare, systemgestützte und rechtssichere Erfassung der Arbeitszeit. |
Vorteile der SAP-integrierten Zeiterfassung
Laut einer Umfrage im Jahr 2023 waren 38 % der befragten Beschäftigten der Meinung, dass ihr System zur Arbeitszeiterfassung dringend optimierungsbedürftig war – ein klarer Hinweis auf den Bedarf an effizienteren Lösungen wie einer integrierten Zeiterfassung in SAP, die sowohl für HR als auch für das gesamte Unternehmen spürbare Vorteile bietet.
Präzise Abrechnung und Compliance
Automatisierte Regelwerke minimieren Fehler bei der Zeitbewertung und Lohnabrechnung. Gesetzliche Vorgaben und komplexe Tarifverträge werden zuverlässig abgebildet. Gerade Cloud-Lösungen wie SuccessFactors Time Tracking erleichtern die Verwaltung und Aktualisierung regionaler Vorschriften, was Compliance-Risiken reduziert.
Verstöße gegen die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung können weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, darunter mögliche Bußgelder von bis zu 30.000 Euro, weitere rechtliche Sanktionen und nicht zuletzt erhebliche Schäden für die Arbeitgeberreputation.
Effizienzsteigerung für Alle
Der administrative Aufwand für HR-Teams sinkt durch Wegfall manueller Tätigkeiten und direkter Datenübernahme in die Abrechnung. Führungskräfte werden durch automatisierte Genehmigungsworkflows und proaktive Warnmeldungen (z. B. bei drohenden Ruhezeitverletzungen) entlastet. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten eigenständig korrigieren oder anfragen, ohne lange E-Mails schreiben zu müssen, was den gesamten Kommunikationsaufwand minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
Hohe Benutzerfreundlichkeit und Mobilität
Moderne Oberflächen (SAP Fiori, SuccessFactors UI) und Self-Service-Funktionen (ESS/MSS) ermöglichen Beschäftigten das einfache Erfassen und Einsehen ihrer Zeiten – jederzeit, überall und auf verschiedenen Geräten (Desktop, Tablet, Smartphone).
Diese gewonnene Klarheit über einen so wichtigen Aspekt wie die eigene Arbeitszeit zahlt auf die generelle Transparenz im Unternehmen ein, was die Mitarbeitendenzufriedenheit steigert.
Nahtlose Integration ins SAP-Ökosystem
Zeitdaten stehen sofort und konsistent für Payroll, Controlling, Projektverrechnung und Planung zur Verfügung. SuccessFactors Time Tracking ist dabei tief in die SuccessFactors Suite (insb. Employee Central) und SAP S/4HANA integriert.
Fundierte Entscheidungen durch Echtzeitdaten
Umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen liefern tagesaktuelle Einblicke in Anwesenheiten, Abwesenheiten, Überstunden, Kosten oder Compliance-Kennzahlen und bilden die Basis für datengestützte Entscheidungen im Workforce Management.
Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle
Die Systeme können verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden und unterstützen durch Transparenz und Self-Services die Umsetzung moderner, flexibler Arbeitsweisen sowie die Work-Life-Balance.
Optimierung bestehender HR-Prozesse mit SAP Zeiterfassung
Eine integrierte SAP Zeiterfassung optimiert zahlreiche Abläufe:
Der Payroll-Prozess wird durch validierte Zeitdaten deutlich schneller und fehlerärmer. Das Abwesenheitsmanagement wird über digitale Workflows effizienter und transparenter. Die Personaleinsatzplanung kann auf Basis genauer An- und Abwesenheitsdaten präziser erfolgen.
Reporting und Analytics liefern tiefere Einblicke für Managemententscheidungen. Besonders die Unterstützung mobiler Arbeit wird durch Lösungen wie SuccessFactors Time Tracking mit einfachen Erfassungsmöglichkeiten per Smartphone oder Tablet massiv verbessert.
Herausforderungen bei der Implementierung von SAP Zeiterfassung und Lösungen
Die Einführung oder Optimierung einer SAP Zeiterfassung erfordert sorgfältige Planung.
Die korrekte Abbildung von Tarifverträgen, Gesetzen und Betriebsvereinbarungen ist anspruchsvoll.
Setzen Sie auf erfahrene Partner wie Zalaris, die das nötige Customizing-Know-how und Best-Practice-Ansätze für beide Welten mitbringen.
Change Management und Akzeptanz
Neue Prozesse und Tools benötigen Akzeptanz bei allen Anwendergruppen.
- Lösung: Kommunizieren Sie klar die Vorteile. Binden Sie Stakeholder früh ein. Priorisieren Sie intuitive Oberflächen und bieten Sie gute Schulungen und Support.
Integration von Hardware und Drittsystemen
Die Anbindung von Terminals oder anderen Systemen muss technisch sauber erfolgen.
- Lösung: Nutzen Sie Standard-Schnittstellen und wählen Sie kompatible Hardware. Integrationsspezialisten können hier wertvolle Unterstützung leisten.
Datenmigration
Historische Zeitdaten müssen korrekt übernommen werden. Planen Sie die Migration detailliert, bereinigen Sie Altdaten und führen Sie umfassende Tests durch.
Kosten und Wartung
Implementierung und Betrieb verursachen Kosten. Analysieren Sie den Return on Investment (ROI) durch Effizienz und Compliance. Cloud-Lösungen (SuccessFactors) bieten oft flexible Lizenzmodelle und geringeren Wartungsaufwand durch automatische Updates, während On-Premise (HCM PT) hohe Individualisierbarkeit ermöglicht, aber mehr Aufwand bei Änderungen bedeuten kann.
Best Practices für die Zeiterfassung in SAP
Für eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung der SAP Arbeitszeiterfassung gelten folgende Best Practices:
- Anforderungen klar definieren: Verstehen Sie Ihre Prozesse und Regelwerke genau, bevor Sie starten.
- Stakeholder frühzeitig einbinden: Sichern Sie sich die Unterstützung von HR, IT, Management und Betriebsrat.
- Standard nutzen, Flexibilität wahren: Bleiben Sie nah am SAP-Standard, wo möglich, aber konfigurieren Sie flexibel genug für Ihre spezifischen Anforderungen.
- Benutzerfreundlichkeit priorisieren: Setzen Sie auf moderne, intuitive Oberflächen (Fiori, SuccessFactors UI) und Self-Services.
- Mobil denken und handeln: Planen Sie mobile Erfassungsmöglichkeiten von Anfang an mit ein.
- Schulen und unterstützen: Sorgen Sie für gute Trainings und erreichbaren Support für alle Anwendergruppen.
- Regelmäßig optimieren: Überprüfen und passen Sie Konfigurationen und Prozesse periodisch an.
- Expertise partnerschaftlich nutzen: Arbeiten Sie mit erfahrenen Partnern wie Zalaris zusammen, um Komplexität zu managen und Best Practices umzusetzen.
Fazit: Zeiterfassung mit SAP als Zukunftslösung für HR-Abteilungen
Eine gesetzeskonforme, effiziente und nutzerfreundliche Zeiterfassung ist ein Muss für moderne Organisationen. Die SAP Zeiterfassung bietet mit der hochgradig individualisierbaren klassischen SAP Zeitwirtschaft (HCM PT) oder der flexiblen, cloudbasierten und mobil-orientierten Plattform SAP SuccessFactors Time Tracking leistungsstarke, integrierte Lösungen.
Die Wahl der passenden Lösung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen, Ihrer IT-Strategie und der Komplexität Ihrer Zeitwirtschaftsmodelle ab.
Zalaris ist Ihr erfahrener Partner für beide Welten. Als zertifizierter SAP-Partner mit mehr als 20 Jahren Erfahrung unterstützen wir Sie bei der Konzeption, Implementierung, Optimierung und dem Betrieb Ihrer SAP Zeiterfassung. Wir helfen Ihnen, die richtige Lösung auszuwählen, sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen, Schnittstellen zu realisieren und zu gewährleisten, dass die Zeitdaten korrekt in Ihre nachgelagerten Prozesse einfließen.
Vertrauen Sie auf Zalaris, um Ihre Arbeitszeiterfassung mit SAP rechtskonform, effizient und benutzerfreundlich zu gestalten – kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch.