Die Anbindung von SuccessFactors an Viva Learning ermöglicht das Hosten virtueller Schulungen direkt in Microsoft (MS) Teams. Viva Learning ist eine Lernumgebung für MS Teams, die eine Konfiguration von SuccessFactors als Drittanbieter zulässt. Damit bauen SAP und Microsoft die Partnerschaft aus und beschleunigen die Integration von SAP S/4HANA in Microsoft Azure. In diesem Blogbeitrag erläutern wir den Funktionsumfang und stellen Konfigurationsschritte für die Verknüpfung der Anwendungen vor.
VLS Integration in Microsoft Teams
Das Hosting von virtuellen Schulungen in SuccessFactors Learning ist nicht neu. Der Anwenderkreis kennt diese Funktion unter dem Begriff Virtual Learning System (VLS). Bisher war jedoch die VLS-Nutzung nur über Kommunikationsdienste wie Cisco WebEx oder Adobe Connect möglich. Aufgrund von Einschränkungen bei der Nutzung konnten sich diese VLS-Dienste im Unternehmenskontext nur bedingt durchsetzen. Umso mehr ist die SuccessFactors Learning Community nun über die gelungene VLS-Integration mit Microsoft Produkten erfreut. Dank der Integration in Viva Learning sind Content-Bibliotheken und Tracking-Funktionen von SAP SuccessFactors Learning in Arbeitsabläufe nahtlos eingebunden. Die Schulungsverantwortlichen erstellen und planen damit die Trainingsessions direkt in MS Teams. Auch die Bereitstellung und Durchführung einer virtuellen Weiterbildung erfolgt über das Viva Learning Modul in MS Teams. Die Hürden fürs Lernen werden abgebaut, indem Schulungsinhalte dem Personal in einer bereits bekannten Anwendung präsentiert werden. Durch Nutzung einer Anwendung entfällt der Wechsel zwischen unterschiedlichen Applikationen und erhöht weiter die Userakzeptanz.
Vorteile und Funktionen auf einen Blick
Ab sofort stehen den Lernenden Inhaltsbibliotheken von SuccessFactors Learning über das Viva Learning Modul zur Verfügung. Das bringt viele nützliche Funktionen mit sich und verbessert die User-Experience. Zudem erleichtert die Integration auch zunehmend die Arbeit von Ausbildern und Systemadministratoren. Im Funktionsumfang ist enthalten:
- Möglichkeit zur Einrichtung virtueller Besprechungsräume über den Account des Kurshauptleiters:
- der Kursleiter ist automatisch der Eigentümer des Besprechungsraums und stellt alle erforderlichen Berechtigungen sicher
- um Kursteilnehmenden aus unterschiedlichen Zeitzonen die Teilnahme zu ermöglichen, können mehrere virtuelle Klassenräume eingerichtet werden
- alle Änderungen einer Klasse in SuccessFactors Learning werden automatisch in die MS Teams Besprechungen übernommen.
- Möglichkeiten über spezifische Benachrichtigungen für VLS stellen den erforderlichen Informationsfluss an Mitarbeitende sicher. Dies beinhaltet bei Bedarf einen Meeting-Link und ein Passwort:
- die gesendete Kalendereinladung ist spezifisch und enthält alle Detailinformationen für virtuelle Live-Sessions.
- Mitarbeitende können direkt aus der SuccessFactors Kurszuweisung heraus am Meeting teilnehmen.
Konfiguration in Microsoft Teams
Für Teams-Integration ist eine Konfiguration sowohl im Microsoft Azure-Portal als auch im SuccessFactors Learning-Modul durchzuführen. Dabei muss die Einrichtung in Azure vor der Konfiguration in LMS erfolgen. Die Konfiguration ist zurzeit noch insbesondere auf der Azure-Seite aufwendig. Allerdings hat SAP durch Bugfixing und stetige Funktionserweiterungen bereits Abhilfemaßnahmen angekündigt. Dadurch soll die Benutzererfahrung zukünftig noch besser werden.
Die Einrichtung erfordert eine VLS-Konfigurationsdatei für MS Teams. Die Datei kann auf der Seite von SAP SuccessFactors heruntergeladen werden. In der Konfigurationsdatei sind spezifische Informationen vom Registrierungsprozess von Microsoft Teams im Microsoft Azure-Portal enthalten. Damit beide Systeme miteinander kommunizieren können, ist zudem die Freigabe der Web-API im Azure Portal erforderlich. Der Registrierungsprozess besteht aus folgenden Schritten:
- Registrieren Sie SuccessFactors Learning als Anwendung auf der Microsoft-Identitätsplattform.
- Ermöglichen Sie den Zugriff auf Detailinformationen von Teams aus der Umgebung von SuccessFactors Learning. Dies erfordert die Freigabe von Web-API im Azure Portal.
- Erteilen Sie erforderliche Userberechtigungen für SuccessFactors Learning, um auf Online-Meetings zuzugreifen. Mit dieser Berechtigung können Kursleiter Meetings einrichten.
- Erstellen Sie einen geheimen Clientschlüssel im Azure Portal.
Konfiguration in SuccessFactors Learning
- Aktivieren Sie VLS in LMS.
- Fügen Sie die MS Teams VLS-Konfigurationsdatei hinzu.
- Laden Sie die neueste Version der VLS-Konfigurationsvorlage für MS Teams vom SAP-Hilfeportal herunter.
- Tragen Sie alle erforderlichen kundenspezifischen Informationen in die Vorlage ein und passen Sie die Teams Konfigurationsdatei entsprechend an.
- Gewähren Sie allen Kursleitenden alle notwendigen Zugriffsrechte für die Erstellung und Bearbeitung von virtuellen Kurseinheiten sowie Weiterbildungen.
- Schulen Sie Ihr Kursleiterpersonal, wie die neue Teams-Integration bestmöglich genutzt werden kann.
- Erläutern Sie die Nutzung von Benachrichtigungen, die innerhalb der virtuellen Lernsitzungen angezeigt werden können
- Vor der produktiven Nutzung sollten Sie unbedingt die Funktionen in einer Testumgebung ausgiebig testen.
Fazit
Die Integration von SuccessFactors Learning in Microsoft Teams unterstützt Unternehmen bei der erfolgreichen Implementierung hybrider Lernumgebungen. Das hilft außerdem leistungsstarke automatisierte Prozesse einzuführen und die Produktivität durch effiziente Lernstrategien zu steigern. Die Lernumgebungen von morgen sind vernetzt, digital, kollaborativ und individuell.
Zalaris führt Sie durch den gesamten Prozess
- Consulting bei der Einrichtung im Microsoft Azure-Portal
- wir helfen gern bei der Konfiguration in SuccessFactors Learning
- Support bei der Testphase und Implementierung von Prozessen
- zukünftige Unterstützung vom Nutzerkreis
WICHTIG ZU WISSEN: Es fallen keine extra Lizenzgebühren an, wenn SuccessFactors Learning und MS Teams bereits im Einsatz sind.
Wenn Sie die Integration von SAP SuccessFactors Learning in Microsoft-Teams einführen wollen oder sich dafür interessieren, helfen wir Ihnen gern. Wir begleiten Sie von der Planung bis zum Rollout und stehen auch danach bei Bedarf beratend zur Seite.
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