Moderne Arbeitszeitmodelle stellen das Workforce Management vor neue Herausforderungen – von hybriden Arbeitsformen über Teilzeitflexibilität bis hin zu Tarifverträgen und grenzüberschreitenden Einsätzen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, brauchen Unternehmen ein integriertes Zeiterfassungssystem, das nahtlos mit der HR-Lösung verbunden ist. Nur so lassen sich Verwaltung und Mitarbeitendenerlebnis gleichzeitig verbessern.
Schlechtes Zeitmanagement führt zu Lohnabrechnungsfehlern, Compliance-Verstößen, ineffizienter Einsatzplanung – und letztlich zu einem Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden. In einem globalen Umfeld mit zunehmender Regulierung und steigenden Erwartungen der Belegschaft können Unternehmen sich diese Risiken nicht länger leisten.
Regulierungsbehörden in Europa und Australien haben längst reagiert. Der Europäische Gerichtshof verlangt von Arbeitgebern, „objektive, verlässliche und zugängliche“ Systeme zur Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit einzusetzen. Im Vereinigten Königreich schreiben die Working Time Regulations strenge Vorgaben zu Ruhezeiten, Höchstarbeitsstunden pro Woche und zur lückenlosen Dokumentation vor.
Und dennoch arbeiten viele große Organisationen weiterhin mit Tools, die weder für heutige Anforderungen entwickelt wurden noch dabei helfen, Risiken proaktiv zu vermeiden.
In diesem Blog beleuchten wir die verborgenen Pain Points in der Zeiterfassung und erklären, warum es nicht nur aus Compliance-Gründen notwendig ist, diese anzugehen – sondern auch eine strategische Chance für HR-Teams darstellt.
Pain Point #1: Praktische Herausforderungen bei der genauen Zeiterfassung.
In der Praxis stoßen selbst gut durchdachte Prozesse schnell an ihre Grenzen – vor allem in Unternehmen mit unterschiedlichen Beschäftigungsarten, mehreren Standorten oder häufig wechselnden Einsatzplänen. Mit dem Wandel der Arbeitswelt geraten viele bestehende Zeiterfassungsysteme an ihre funktionalen Grenzen: Sie bieten nicht die Flexibilität und Effizienz, die für ein modernes und komplexes Zeitmanagement notwendig sind.
Typische Herausforderungen in der Praxis sind unter anderem:
- Uneinheitliche Erfassung: Zeiten werden über Terminals, Apps oder Excel erfasst – ohne Integration entstehen manuelle Fehlerquellen.
- Fehlende Echtzeit-Transparenz: Geplante vs. tatsächliche Stunden, Überstunden oder Compliance-Verstöße sind schwer nachverfolgbar.
- Komplexe Zeitregeln: Unterschiedliche Schichtmodelle, Teilzeit, Freizeitausgleich & Co. lassen sich mit einfachen Tools kaum abbilden.
- Kaum Zugriff auf Verlaufsdaten: Frühere Pläne oder Anpassungen fehlen – das erschwert Audits, Rückfragen und Analysen.
Ein leistungsfähiges, integriertes System für Zeit und HR erfasst nicht nur Arbeitsstunden – es bildet ab, wie tatsächlich gearbeitet wird: rollenbasiert, standortübergreifend und vertragskonform. Ziel ist nicht allein die Einhaltung von Vorschriften, sondern ein transparenter, effizienter und zukunftsfähiger Umgang mit Arbeitszeit.
Pain Point #2: Systembrüche verursachen Mehraufwand und Fehlerquellen
In vielen Unternehmen basiert die Zeiterfassung noch immer auf einem Flickenteppich aus Einzelsystemen, Excel-Tabellen und manuellen Abläufen. Fehlt beim Zeiterfassungsystem die Integration in HR-, Payroll- oder Workforce-Management-Systeme, führt das zwangsläufig zu doppelter Datenpflege und unnötigen Reibungsverlusten.
Nicht vernetzte Systeme führen häufig zu Datenabweichungen – und damit zu zeitaufwendiger, manueller Nachbearbeitung. Das verzögert die Payroll-Abwicklung, erhöht die Fehleranfälligkeit und belastet HR- und Operationsteams unnötig. Langfristig behindert diese Fragmentierung die Skalierbarkeit von HR-Prozessen über Standorte und Märkte hinweg.
Fragmentierte Systeme betreffen nicht nur die Organisation als Ganzes – laut einer Studie von Quickbase verbringen 70 % der Mitarbeitenden mehr als 20 Stunden pro Woche damit, zwischen nicht verbundenen Systemen hin und her zu wechseln – anstatt sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Eine präzise, compliance-konforme und integrierte Zeiterfassung ermöglicht Echtzeit-Einblicke in die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden – und damit die nötige Flexibilität bei kurzfristigen Planänderungen. Fehlt diese Transparenz, kämpfen Unternehmen dauerhaft mit Über- oder Unterbesetzung.
Mit einer unternehmensweiten Lösung für Workforce Scheduling, die Zeiterfassung nahtlos in die HR-Prozesse integriert, lassen sich Verwaltungsaufwand reduzieren, Planungsgenauigkeit verbessern und Entscheidungen vorausschauend treffen. So minimieren Unternehmen nicht nur kostspielige Fehler – sie sichern auch den operativen Betrieb und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben in HR und Management.
Pain Point #3: Mangelnde Transparenz mindert das Vertrauen der Mitarbeitenden
Eine transparente und verlässliche Zeiterfassung ist entscheidend für das Vertrauen der Mitarbeitenden. Heute erwarten Beschäftigte mobil zugängliche Einsatzpläne, Echtzeit-Updates zu geleisteten Stunden und klare Einblicke in Urlaubs- oder Zeitkonten. Werden diese Erwartungen nicht erfüllt, leidet nicht nur das Vertrauen in HR-Prozesse – sondern in das gesamte Unternehmen.
Typische Ursachen für Vertrauensverlust sind:
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Abweichungen zwischen tatsächlicher und erfasster Zeit
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Verzögerungen bei der Korrektur von Fehlern
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als unfair empfundene Schichtverteilungen oder Urlaubsfreigaben
Ein Beispiel: Mitarbeitende, die Zeitguthaben einlösen, aber diese nicht zeitnah im System sehen, fühlen sich schnell übergangen.
Laut einer Deloitte-Studie haben nur 37 % der Beschäftigten großes Vertrauen, dass ihre Organisation verantwortungsvoll mit Zeit- und Personaldaten umgeht. Wird hingegen transparent kommuniziert, warum das Zeiterfassungsystem Daten erfasst werden – und erhalten Mitarbeitende Zugang zu ihren eigenen Zeitdaten – steigt das Vertrauen um bis zu 35 %.
Eine compliance-fähige Zeiterfassungslösung, die in HR-Prozesse integriert ist, gibt Mitarbeitenden direkten Zugriff auf ihre Arbeitszeitnachweise und Einsatzpläne. Das reduziert den administrativen Aufwand, stärkt das Vertrauen – und fördert eine faire, transparente Unternehmenskultur.
Pain Point #4: Internationale Komplexität erhöht Risiken und Aufwand
Je mehr Länder ein Unternehmen abdeckt, desto komplexer wird das Zeitmanagement: Unterschiedliche Arbeitsgesetze, Feiertage, Überstundenregelungen und Vertragsmodelle treffen aufeinander – doch viele Zeiterfassungssysteme sind dafür nicht gemacht.
Eine Analyse zeigt: Bei internationaler Payroll steigt das Risiko für Compliance-Verstöße von 24 % auf bis zu 67 %. Ohne integrierte, lokalisierbare Systeme müssen HR-Teams Zeitregeln manuell umsetzen – fehleranfällig, aufwendig und riskant.
Hinzu kommen Herausforderungen wie Mehrwährungsabrechnung, senioritätsbasierte Planung oder flexible Zeitmodelle. Die meisten Altsysteme bieten hierfür keine passende Automatisierung.
Zeitwirtschaft neu denken: Vom Risikofaktor zum strategischen Vorteil
Die Risiken eines veralteten Zeiterfassungsystems sind offensichtlich – doch mit der richtigen Lösung kann diese Komplexität in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandelt werden. Wenn Zeitdaten präzise erfasst und nahtlos integriert werden, verbessern sie die Planungsqualität, sichern die Compliance und stärken das Engagement der Mitarbeitenden.
Zalaris bietet Zeitwirtschaftslösungen, die globale Anforderungen ebenso wie lokale Besonderheiten abdecken. Unsere Systeme sind darauf ausgelegt, die Realität von Einsatzplanung über Ländergrenzen, Beschäftigungsarten und Arbeitsmodelle hinweg optimal zu unterstützen.
Organisationen profitieren von:
- Globalen Lösungen mit lokaler Tiefe: Unsere Systeme sind skalierbar – und gleichzeitig anpassbar an länderspezifische Gesetze, Feiertage, Tarifverträge und Ansprüche.
- Integrierter Zeit- und Payroll-Lösung: Zeitwirtschaft ist nahtlos in die Zalaris Cloud Payroll eingebettet – für mehr Genauigkeit und weniger Abstimmungsaufwand.
- Intuitiven, rollenbasierten Anwendungen: Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Teams arbeiten mit nutzerfreundlichen Oberflächen – abgestimmt auf ihre jeweiligen Rollen.
- Zeiterfassung unterwegs: Unsere Lösungen sind auf Desktop und mobil verfügbar – für eine einfache, ortsunabhängige Arbeitszeiterfassung.
- Effizienten Freigaben und Auswertungen: Schnelle Dateneingabe, Echtzeit-Transparenz und konfigurierbare Workflows ermöglichen mehr Kontrolle bei weniger Aufwand.
- Unterstützung in Landessprachen: Zeiterfassung soll so funktionieren wie Ihre Mitarbeitenden arbeiten – deshalb unterstützen wir Mehrsprachigkeit und erhöhen damit Akzeptanz und Genauigkeit.
- Compliance by Design: Zalaris kombiniert sichere Systemintegration mit fundierter Kenntnis lokaler Gesetzgebung – damit Zeitdaten zuverlässig in Payroll und Reporting einfließen.
Eine compliance-fähige Lösung für Zeit- und Anwesenheitsmanagement verbindet Menschen, Prozesse und Leistung – reduziert Risiken und steigert Effizienz.
Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Zalaris Zeitwirtschaft nahtlos mit HR und Payroll integriert – und so strategische Wirkung entfaltet.
FAQ
Was ist eine integrierte Lösung für Zeit und HR – und warum ist sie wichtig?
Eine integrierte Lösung verbindet die Zeiterfassung direkt mit zentralen HR-Prozessen wie Payroll und Einsatzplanung. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren, Compliance-konform arbeiten und die Personaleinsatzplanung effizienter gestalten – besonders bei komplexen Anforderungen im Zeitmanagement.
Wie senkt ein compliance-fähiges Zeit- und Anwesenheitssystem rechtliche und finanzielle Risiken?
Ein solches System stellt sicher, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst und lokale Arbeitszeitgesetze automatisch angewendet werden. So lassen sich Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben vermeiden, Tarifverträge einhalten und kostspielige Strafen oder Lohnstreitigkeiten verhindern.
Welche Herausforderungen entstehen ohne ein umfassendes Zeiterfassungssystem?
Fehlende Gesamtlösungen führen häufig zu fragmentierten Daten, Fehlern in der Abrechnung, ineffizienter Planung – und zu Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden. Veraltete Systeme oder isolierte Excel-Tabellen erhöhen das Fehlerrisiko und verringern die Transparenz über die Personalkapazität.
Wie unterstützen Enterprise-Lösungen zur Einsatzplanung komplexe, internationale Organisationen?
Solche Lösungen bieten Lokalisierung für verschiedene Länder, unterstützen mehrere Währungen und Vertragsmodelle – und lassen sich nahtlos mit HR- und Payroll-Systemen verbinden. So lassen sich internationale Anforderungen effizient und regelkonform managen.