Laut eines Berichts von Gallup’s State of the Global Workplace sind weltweit 87 % der Mitarbeitenden nicht motiviert oder sogar aktiv arbeitsunwillig, was aufgrund von Produktivitätsverlusten einen Schaden von etwa 7 Billionen US-Dollar verursacht. Dementsprechend sind die Anforderungen an die HR-Abteilungen hoch, eine motivierte Belegschaft zu fördern. Aufgrund der Vielzahl an HR-Aufgaben ist das jedoch kein leichtes Unterfangen. Durch Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation – RPA) lässt sich jedoch wertvolle Zeit gewinnen.
Lassen Sie uns zunächst die alltäglichen und sich wiederholenden Aufgaben aufschlüsseln, die einen großen Teil der Zeit von HR-Profis in Anspruch nehmen:
Recruiting
Recruiter sind dafür verantwortlich, die richtigen Mitarbeitenden für ein Unternehmen zu finden, aber dazu müssen sie viele sich wiederholende Aufgaben bewältigen, wie z.B. die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, die Prüfung von Bewerbungen bis hin zur Kontaktaufnahme und dem Vorstellungsgespräch. Die Automatisierung der verschiedenen Phasen des Rekrutierungsprozesses kann Ihnen helfen, Zeit und Kosten zu sparen, die besten Talente für die Stelle effizienter zu finden und eine positive BewerberInnenerfahrung zu kreieren. Das motiviert von Anfang an.
Zeiterfassung
Die Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten kann sehr aufwendig sein. Die Investition in die richtige Software zur Automatisierung dieser Aufgabe macht einen großen Unterschied. RPA-basierte Bots können die Anwesenheitsverfolgung vereinfachen, indem sie die Eigenberichte mit der im Firmendatensatz erfassten Zeit abgleichen, gefolgt von der Meldung von Inkonsistenzen an die Personalverantwortlichen. Darüber hinaus können Bots im Falle hoher Fehlzeiten auch die Neuzuweisung verschiedener Personalressourcen empfehlen, um der Personalabteilung zu helfen, Unterbrechungen des Arbeitsablaufs zu vermeiden. Somit können sie Stresszeiten vorbeugen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in großen Unternehmen kann sehr zeitaufwändig sein und enthält eine beträchtliche Menge an Daten (einschließlich Gehälter, Steuern, Boni, Zahlungen von Auftragnehmern), die es fehlerfrei zu verarbeiten gilt. Es besteht immer das Risiko menschlicher Fehler oder sogar verzögerter Zahlungen. Die Automatisierung des Lohn-, Leistungs- und Bonusprozesses ist wichtig, wenn sowohl Personal- als auch Gehaltsabrechnungsprofis Zeit und Aufwand sparen möchten. Eine korrekte Entgeltabrechnung ist zudem ein wichtiger Hygienefaktor für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
Das sind gewiss nur einige Aufgaben, die Sie als Personalverantwortliche Tag für Tag zu erledigen haben. Dennoch werden viele Potenziale deutlich, die mit RPA ausgeschöpft werden können.
Um etwas tiefer zu graben, nehmen wir den Prozess der Gehaltsabrechnung auf. Zum Vergleich: So verarbeitet die RPA-Software die Änderung der Gehaltsabrechnung.
Wo sonst mühsam manuell kalkuliert und geprüft würde, ob die Gehaltsänderung richtig umgesetzt wurde, ist dies nun mit RPA im Handumdrehen erledigt. Dies vereinfacht im Wesentlichen den gesamten Prozess und muss nicht extra überprüft werden, da die Fehlerquote nahe null ist! Am Ende des Tages bietet die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mehr Platz, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die volle Aufmerksamkeit erfordern, und gibt Ihnen die Zeit für strategisch wichtige Themen, wie die Steigerung der Arbeitsmotivation.