Genau hier kommt im Bereich Human Resources die strategische Personalplanung ins Spiel. Doch was genau ist eine strategische Personalplanung? In diesem Blogartikel erfahren Sie, was genau unter einer strategischen Personalplanung zu verstehen ist, welche Arten der Personalplanung es gibt und wie eine effektiv umgesetzte strategische Personalplanung abläuft. Zudem verraten wir Ihnen die wichtigsten Vorteile einer gut durchdachten Personalplanung und was passieren kann, wenn diese vernachlässigt wird.
Definition: Was genau ist Personalplanung?
Die Personalplanung ist ein organisatorischer Bestandteil des Human Resource Managements und umfasst alle strategischen und operativen Maßnahmen, damit der Personalbedarf eines Unternehmens zu jedem Zeitpunkt optimal gedeckt ist.
Dafür werden im Zuge der Personalplanung Personalfragen für die kurz-, mittel- und langfristige Planung beantwortet und passende Maßnahmen ergriffen, damit das Unternehmen wirtschaftlich bleibt.
Dabei wird zwischen quantitativer und qualitativer Personalplanung unterschieden:
- Quantitative Personalplanung
Diese Form der Planung beschäftigt sich mit der Anzahl der benötigten Angestellten und berücksichtigt dabei Faktoren wie Fluktuation von Mitarbeitenden, Expansion oder Saisonalität.
- Qualitative Personalplanung
Hier liegt der Fokus auf den erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden. Welche Kompetenzen werden benötigt, um zukünftige Herausforderungen zu meistern?
Die Besonderheiten der Personalplanung
Die Personalplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig überprüft und an sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst werden muss. Eine gute Personalplanung trägt jedoch dazu bei, dass Ihr Unternehmen flexibel auf Veränderungen im Markt reagieren kann und stets die passenden Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.
Dazu gehören aber auch, die Fähigkeiten und das Know-how der eigenen Mitarbeitenden durch Fort- und Weiterbildungen zu verbessern, damit diese stets auf dem aktuellsten Stand sind.
Was sind die Ziele der Personalplanung?
Im Kern beschäftigt sich die Personalplanung mit der aktuellen Belegschaft eines Unternehmens und mit der damit verbundenen Frage, wie viele Mitarbeitende zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Qualifikationen benötigt werden, damit die vorgegebenen Unternehmensziele und eine ideale Atmosphäre innerhalb des Unternehmens erreicht werden können.
Die Ziele der Personalplanung sind neben der Bedarfsdeckung jedoch vielfältig, stets aber darauf ausgerichtet, die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu steigern.
- Effizienzsteigerung
Durch eine strategische Personalplanung soll die Effizienz und Produktivität optimiert werden. Dies bedeutet, dass die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit eingesetzt werden, um Engpässe zu vermeiden und Ressourcen effektiv zu nutzen.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Ein weiteres Ziel ist es, die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen, um schnell auf Veränderungen in der Marktumgebung, Bedürfnisse von Kundinnen und Kunden oder technologische Entwicklungen reagieren zu können. Dies erfordert eine agile Personalstrategie, die Anpassungen der Teamgröße und -zusammensetzung ermöglicht.
- Qualifikations- und Kompetenzentwicklung
Die Personalplanung zielt auch darauf ab, die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden kontinuierlich zu entwickeln. Dies wird durch gezielte Trainings- und Entwicklungsprogramme sowie Fort- und Weiterbildungen im Rahmen des Personalentwicklungskonzepts umgesetzt, sodass die Mitarbeitenden die notwendigen Fertigkeiten und das entsprechende Know-how besitzen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen und sich den Veränderungen anzupassen.
- Kostenoptimierung
Schließlich soll die Personalplanung dazu beitragen, die Personalkosten effizient zu verwalten. Dies beinhaltet die Minimierung von Überstunden, die Optimierung der Einsatzplanung und die Reduzierung von Fluktuation durch eine bessere Arbeitsplatzgestaltung und Vergütungspolitik.
Was kann ohne eine durchdachte Personalplanung passieren?
Ohne eine sorgfältige Personalplanung können diverse Probleme auftreten, welche den Betrieb eines Unternehmens erheblich und nachhaltig beeinträchtigen können. Dazu zählen etwa:
- Personalengpässe
Eine mangelnde Personalplanung kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen nicht genug Mitarbeitende zur Verfügung hat, um die Arbeitslast zu bewältigen. Dies wiederum kann zu Engpässen führen und die Kundenzufriedenheit gefährden.
Eine gründliche Planung des Personalbedarfs berücksichtigt deshalb, dass ausreichend qualifizierte Mitarbeitende vorhanden sind, damit Ihr Unternehmen ohne Probleme weiter funktionieren kann.
- Überkapazitäten
Zudem kann eine unzureichende Planung aber auch zu Überkapazitäten führen. Dies bedeutet, dass mehr Mitarbeitende vorhanden sind, als benötigt werden, was zusätzliche Kosten verursacht, ohne dass Ihr Unternehmen davon einen Nutzen hat.
Eine sorgfältige Personalplanung hilft in diesem Fall dabei, solche Überkapazitäten zu vermeiden und Ressourcen effizienter einzusetzen.
- Zusätzliche Kosten für Recruiting und Einarbeitung
Eine fehlerhafte Personalplanung kann ebenfalls dazu führen, dass Ihr Unternehmen häufiger neue Mitarbeitende rekrutieren und einarbeiten muss. Dies verursacht nicht nur finanzielle Belastungen durch Recruiting-Kosten, sondern auch durch Einarbeitungszeiten, die die Produktivität der neuen Mitarbeitenden und ihrer Teams beeinträchtigen können.
Hier kann eine gezielte Planung helfen, die dafür anfallenden Kosten zu reduzieren.
- Qualifikationsdefizite und fehlende Kompetenzen
Ohne eine klare Personalplanung kann es sein, dass Ihr Unternehmen früher oder später mit Qualifikationslücken und einem Mangel an benötigten Kompetenzen konfrontiert wird. Dies kann die Leistungsfähigkeit der Teams beeinträchtigen und die Fähigkeit Ihres Unternehmens, sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren, einschränken.
Eine strategische Personalplanung hingegen stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden über die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen, um die Unternehmensziele zu erreichen.
- Unzufriedenheit und schlechte Arbeitsbedingungen
Eine unzureichende Personalplanung kann zu einer ungleichen Verteilung der Arbeitslast führen, die wiederum zu Unzufriedenheit und einem Gefühl der Ungerechtigkeit unter den Mitarbeitenden beiträgt. Dies kann die Teamdynamik negativ beeinflussen und zu einem schlechten Arbeitsklima führen, was wiederum Auswirkungen auf die Produktivität, Arbeitsqualität oder Mitarbeiterbindung haben kann.
Durch eine gezielte Personalplanung, die eine faire Verteilung der Arbeitslast und klare Kommunikation fördert, können die Arbeitsbedingungen verbessert und die Zufriedenheit Ihrer Angestellten gesteigert werden. Dies trägt zur langfristigen Bindung qualifizierter Mitarbeitenden bei und unterstützt die Produktivität Ihres Unternehmens.
- Wettbewerbsnachteile
Unternehmen, die keine effektive Personalplanung durchführen, riskieren, im Wettbewerb hinter ihren Konkurrenten zurückzufallen. Eine mangelnde Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen und ungenutzte Potenziale der Mitarbeitenden können schließlich dazu führen, dass das Unternehmen seine Position am Markt nicht halten oder ausbauen kann.
Eine strategische Personalplanung ist daher entscheidend, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und langfristigen Erfolg zu gewährleisten.
Was sind die Vorteile einer gut durchdachten Personalplanung?
Eine strategische Personalplanung bietet zahlreiche Vorteile, die zu einem reibungslosen und effizienten Betriebsablauf beitragen können. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Vorteile für Sie aufgelistet:
- Optimierte Ressourcennutzung
Durch gezielte Einsatzplanung werden vorhandene Personalressourcen optimal genutzt, was die Effizienz und Produktivität steigert.
- Kontrolle der Personalkosten
Eine ideale Personalplanung ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle. Über- oder Unterbesetzungen werden vermieden, was Kosten reduziert und die Einhaltung des Budgets sicherstellt.
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden optimal einsetzen und kontinuierlich weiterbilden, sind gegenüber der Konkurrenz besser im Wettbewerb positioniert. Qualifizierte und motivierte Mitarbeitende fördern zudem nicht nur die Innovationsfähigkeit, sondern auch die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
- Erhöhte Personalzufriedenheit
Gezielte Entwicklungsmöglichkeiten und verbesserte Arbeitsbedingungen steigern die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, was zu einer geringeren Fluktuation und einer stärkeren Bindung zum Unternehmen führt.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Eine gut durchdachte Personalplanung ermöglicht es, schnell auf Markt- und Unternehmensveränderungen zu reagieren. Dadurch wird die Stabilität und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens gestärkt.
- Personalentwicklung und -bindung
Indem Sie Talente und die Entwicklung qualifizierter Mitarbeitenden fördern, stärken Sie ihre Bindung an Ihr Unternehmen und Ihr Image als Arbeitgebermarke.
Welche Arten der Personalplanung gibt es?
In der Personalplanung gibt es verschiedene Arten bzw. Teilbereiche, die sich jeweils mit unterschiedlichen Aufgaben der Personalressourcen eines Unternehmens befassen.
Jede Art der Personalplanung ist dabei darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse und Anforderungen an das Personal optimal zu erfüllen und dazu beizutragen, die jeweiligen Unternehmensziele zu erreichen.
Hier sind die fünf Teilbereiche der strategischen Personalplanung im Überblick:
1. Personalbestandsplanung
Die Personalbestandsplanung beschäftigt sich mit der aktuellen Situation des Personals im Unternehmen. Sie analysiert die vorhandenen Mitarbeitenden, ihre Qualifikationen, Fähigkeiten und ihre Einsatzmöglichkeiten.
Das Ziel ist es, eine aktuelle Übersicht über den Personalbestand zu erhalten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, sodass die richtigen Mitarbeitenden am richtigen Platz sind. Diese Art der Planung bildet die Grundlage für alle weiteren Planungsprozesse im Personalbereich.
2. Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung prognostiziert den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitenden im Unternehmen und berücksichtigt unter anderem die Unternehmensstrategie, Marktentwicklungen, geplante Expansionen oder technologische Veränderungen.
Auf Basis dieser Analysen wird ermittelt, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, um die Unternehmensziele effizient zu erreichen.
Die Personalbedarfsplanung ist dabei eng mit der strategischen Unternehmensplanung verbunden.
3. Personalentwicklung
Die Personalentwicklung befasst sich mit der kontinuierlichen Verbesserung der Fähigkeiten, Kompetenzen und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden und umfasst Maßnahmen wie Schulungen, Weiterbildungen, Coaching und Mentoring.
Ziel ist es, die Mitarbeitenden optimal zu fördern, ihre beruflichen Fähigkeiten zu erweitern und sie langfristig an das Unternehmen zu binden.
Eine gezielte Personalentwicklung trägt somit maßgeblich zu einer positiveren Arbeitseinstellung und dadurch einer besseren Arbeitsqualität bei.
4. Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen zur Gewinnung und Auswahl neuer Mitarbeitenden für das Unternehmen. Dazu gehören die Erstellung von Stellenprofilen, das Schalten von Stellenanzeigen, die Durchführung von Bewerbungsgesprächen, Assessments und die Auswahl der besten Kandidaten – kurz gesagt, der gesamte Recruiting-Prozess.
Dieser Bereich ist entscheidend, wenn es darum geht, qualifizierte und motivierte Mitarbeitende zu gewinnen, die die Anforderungen der Position erfüllen und zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.
5. Personalfreisetzungsplanung
Die Personalfreisetzungsplanung befasst sich mit der strategischen und operativen Gestaltung von Maßnahmen im Falle einer Personalbestandsreduzierung im Unternehmen. Dies kann etwa durch natürliche Personalfluktuation, freiwillige Maßnahmen oder in schwierigen Situationen auch durch Kündigungen und Entlassungen erfolgen.
Hier ist es das Ziel, den Personalbestand an die aktuellen Anforderungen und die wirtschaftliche Situation des Unternehmens anzupassen, ohne die langfristige Unternehmensstrategie zu gefährden.
Wie läuft eine Personalplanung ab?
Die Personalplanung ist ein strukturierter Prozess innerhalb des Personalmanagements, der dazu beitragen soll, dass ein Unternehmen über die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügt, um seine Ziele zu erreichen.
Der Ablauf einer Personalplanung lässt sich dabei in fünf entscheidende Schritte unterteilen:
1. Analyse des Ist-Zustands:
Zu Beginn der Personalplanung steht die Erfassung der aktuellen Personalressourcen, einschließlich Anzahl, Qualifikationen und Verteilung der Mitarbeitenden.
2. Bedarfsanalyse:
Es wird der zukünftige Personalbedarf ermittelt, wobei sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte berücksichtigt werden.
3. Planung der Maßnahmen:
Auf Basis der Bedarfsanalyse werden konkrete Strategien wie Rekrutierung, Weiterbildung und interne Versetzungen entwickelt.
4. Umsetzung:
Die geplanten Maßnahmen werden in die Praxis umgesetzt, einschließlich Rekrutierungsprozessen und Schulungen.
5. Kontrolle und Anpassung:
Nach der Umsetzung erfolgt eine regelmäßige Kontrolle und Bewertung der Maßnahmen, um bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen und die Planung an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
Durch diesen systematischen Prozess der Personalplanung sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen stets optimal aufgestellt ist, um seine Ziele zu erreichen und den Herausforderungen des Marktes erfolgreich zu begegnen.
Strategische Personalplanung mit Zalaris
Durch gezielte Mitarbeiterentwicklung und effektive Einsatzplanung stärkt die strategische Personalplanung die Personalzufriedenheit und -bindung und steigert gleichzeitig die Effizienz Ihres Unternehmens, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Stabilität unterstützt.
Insgesamt ist eine strategische Personalplanung somit ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Managements der Unternehmensressource Mensch und ein unverzichtbares Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und langfristige Unternehmensziele nachhaltig zu erreichen.
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