In diesem Umfeld ist ein strategisches Workforce Management (WFM) ein entscheidender Hebel für Agilität, Resilienz und nachhaltigen Erfolg. Eine ganzheitliche, technologiegestützte WFM-Strategie ist die wirksamste Methode, um die Herausforderungen der Zeit zu meistern. In diesem Beitrag erklären wir, wie sich effizientes Workforce Management in Ihrem Unternehmen umsetzen lässt.
Was ist Workforce Management?
Die Herausforderungen sind greifbar: 37 % der deutschen Beschäftigten fühlen sich von Arbeitsstress ausgebrannt, oft als direkte Folge der Mehrbelastung durch Personalengpässe. Diese Dynamik erzeugt einen Teufelskreis, der eine direkte Bedrohung für die operative Kontinuität und Produktivität darstellt.
Erfolgreiches Workforce Management kümmert sich um weit mehr als nur die Erstellung von Dienstplänen. Als integrierte Unternehmensstrategie zielt sie darauf ab, die produktivste Ressource eines Unternehmens, die Mitarbeitenden, optimal einzusetzen.
Im Kern beschreibt der Begriff Workforce Management alle Prozesse, die sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden, um die Unternehmensziele effizient zu erreichen. Das umfasst einen kontinuierlichen, datengesteuerten Kreislauf aus mehreren Phasen:
- Bedarfsprognose (Forecasting): Analyse historischer Daten und zukünftiger Geschäftsziele, um den Personalbedarf präzise vorherzusagen.
- Kapazitätsplanung: Abgleich des prognostizierten Bedarfs mit den verfügbaren personellen Ressourcen.
- Personaleinsatzplanung (Scheduling): Erstellung optimierter und regelkonformer Einsatzpläne.
- Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Exakte Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten.
- Performance-Analyse und Controlling: Überwachung von Kennzahlen zur kontinuierlichen Prozessoptimierung.
Die strategische Bedeutung dieser Disziplin wird durch eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalführung untermauert, in der „Skill and Workforce Planning“ als die wichtigsten Instrumente in Transformationsprojekten bewertet wurden.
Doppelter Nutzen: Vorteile für das Unternehmen und die HR-Abteilung
Ein professionelles Workforce Management schafft auf zwei Ebenen einen erheblichen Mehrwert.
Für das Unternehmen führt es zu direkten Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Überstunden und die Vermeidung von Personalüber- oder -unterdeckungen. Es steigert die Produktivität durch optimierte Prozesse und erhöht die Agilität, um schnell auf Marktschwankungen reagieren zu können.
Für die HR-Abteilung markiert es den Wandel von einer administrativen Verwaltungsfunktion hin zu einem strategischen Partner der Geschäftsführung. Durch die Nutzung von Daten und Analysen kann HR fundierte, proaktive Empfehlungen für die Personalentwicklung, Kapazitätsplanung und Risikominimierung geben.
Workforce Management Software – Effiziente Tools
Moderne WFM-Software ist die technologische Basis für die Umsetzung einer strategischen Personalplanung. Sie automatisiert komplexe Prozesse, liefert entscheidungsrelevante Daten in Echtzeit und entlastet Führungskräfte von zeitraubenden administrativen Aufgaben.
Eine leistungsstarke Workforce Management Software bündelt mehrere Funktionalitäten in einer integrierten Lösung:
- KI-gestützte Prognosen: Fortschrittliche Algorithmen analysieren eine Vielzahl von Datenpunkten (z. B. Verkaufszahlen, Kundenfrequenz, saisonale Schwankungen), um den Personalbedarf genauer vorherzusagen. Viele weitere Vorteile finden Sie in unserem Artikel über den KI-Assistenten SAP Joule.
- Automatisierte Einsatzplanung: Die Software erstellt auf Basis der Prognosen und hinterlegter Regeln (z. B. Arbeitsgesetze, Tarifverträge, Mitarbeiterpräferenzen) automatisch optimierte Dienstpläne.
- Digitales Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Die präzise und automatisierte Erfassung von Arbeitszeiten ist die Grundlage für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Systeme ermöglichen die Erfassung via Web, mobil oder über Terminals.
- Mobile Self-Services: Mitarbeitende erhalten die Möglichkeit, über eine mobile App ihre Dienstpläne einzusehen, Urlaubsanträge zu stellen oder Schichten zu tauschen.
- Analyse und Reporting: Interaktive Dashboards visualisieren wichtige Kennzahlen (KPIs) in Echtzeit und ermöglichen es Managern, die Leistung zu überwachen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Auswahlkriterien: Die passende Lösung finden
Achten Sie bei der Wahl der richtigen Software auf folgende Kriterien:
| Kriterium | Beschreibung |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Die Lösung muss mit Ihrem Unternehmen wachsen können, ohne an Leistung zu verlieren. |
| Integrationsfähigkeit | Eine nahtlose Anbindung an bestehende Systeme wie HRIS, Lohnabrechnung und ERP ist hilfreich, um Datensilos zu vermeiden. |
| Benutzerfreundlichkeit (UX) | Eine intuitive und klare Benutzeroberfläche für Planer und Mitarbeitende ist entscheidend für die Akzeptanz und den Erfolg der Einführung. |
| Sicherheit und Reputation | Der Schutz sensibler Personaldaten hat oberste Priorität. Wählen Sie einen etablierten Anbieter mit nachgewiesenen Sicherheitsstandards. |
Workforce Management Solutions – Prozesse erfolgreich gestalten
Neben der richtigen Software ist die Ausgestaltung der zugrundeliegenden Prozesse wichtig. Unternehmen stehen vor der strategischen Wahl, welche Aufgaben sie intern abbilden und welche sie an spezialisierte Dienstleister auslagern.
Hier gibt es ein Spektrum an Möglichkeiten. Während strategische Aufgaben wie die Kompetenzplanung oft im Unternehmen verbleiben, können administrative Prozesse wie die Lohnabrechnung ideale Kandidaten für das Outsourcing sein.
Argumente für das Outsourcing (HR BPO):
Die Hauptvorteile liegen in dem Zugriff auf spezialisiertes Know-how, dem Freiwerden von Ressourcen innerhalb der eigenen Personalabteilung und der Gewährleistung von Compliance.
Risiken und Überlegungen:
Eine ausgewogene Entscheidung berücksichtigt auch potenzielle Nachteile. Dazu gehören die Sorge vor dem Verlust unternehmensspezifischen Wissens und die Abhängigkeit von einem externen Partner.
Workforce Management System – Technische Grundlagen und Architektur
Die technische Architektur Ihres WFM-Systems hat weitreichende Auswirkungen auf Kosten, Flexibilität, Sicherheit und nicht zuletzt auf die Nutzererfahrung Ihrer Mitarbeitenden.
Cloud vs. On-Premise
Die grundlegende Entscheidung liegt zwischen einem lokalen (On-Premise) und einem cloudbasierten (SaaS – Software as a Service) Betriebsmodell.
Cloud (SaaS):
Dieses Modell dominiert heute den Markt. Es zeichnet sich durch geringere Anfangsinvestitionen (Abonnementmodell), schnelle Implementierung und automatische Updates durch den Anbieter aus. Die hohe Zugänglichkeit über jeden Webbrowser macht es ideal für Unternehmen mit mobilen oder hybriden Arbeitsmodellen.
On-Premise:
Hier wird die Software auf der eigenen Serverinfrastruktur des Unternehmens installiert. Das bietet maximale Kontrolle über Daten und Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch hohe Vorabinvestitionen in Lizenzen und Hardware sowie ein eigenes IT-Team für Wartung und Sicherheit. Dieses Modell wird oft nur noch in hochregulierten Branchen mit extremen Datenschutzanforderungen in Betracht gezogen.
Integration: Eine einheitliche Datenbasis schaffen
Die wahre Stärke eines WFM-Systems entfaltet sich erst durch seine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft. Isolierte Systeme führen unweigerlich zu fehleranfälliger, manueller Datenübertragung und verhindern eine ganzheitliche Sicht auf die Belegschaft.
- Integration mit HRIS/HCM: Stellt sicher, dass Stammdaten von Mitarbeitenden (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen) konsistent sind und nur einmal gepflegt werden müssen.
- Integration mit der Lohnabrechnung: Das ist die kritischste Schnittstelle. Sie automatisiert die Übertragung korrekter Zeitdaten und stellt eine pünktliche und fehlerfreie Gehaltszahlung sicher.
- Integration mit ERP-Systemen: Ermöglicht den Abgleich von Arbeitskosten mit Projekten oder Produktionsdaten und liefert so wertvolle betriebswirtschaftliche Einblicke.
Moderne Programmierschnittstellen (APIs) sind der technologische Schlüssel, der den Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglicht.
Best Practices und Tipps für erfolgreiches Workforce Management
Ein erfolgreiches Workforce Management basiert auf einer Kombination aus der richtigen Technologie, durchdachten Prozessen und einer klaren strategischen Ausrichtung.
Die Einführung eines neuen WFM-Systems sollte sorgfältig geplant und professionell durchgeführt werden.
Analysieren Sie zunächst Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren Sie die größten Schwachstellen, bevor Sie eine Lösung auswählen. Die größte Hürde ist oft nicht die Technik, sondern die mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Die bereits oben genannte DGFP-Studie zeigte auch, dass fehlende Akzeptanz eine der größten Herausforderungen ist. Planen Sie daher von Anfang an eine klare, zielgruppengerechte Kommunikation und umfassende Schulungen ein.
Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Datenpflege fest. Nur mit einer verlässlichen Datenbasis kann das System sein volles Potenzial entfalten.
Zukunftsfähiges WFM: Anpassung an neue Realitäten
Die Arbeitswelt entwickelt sich rasant weiter. Ihr Workforce Management muss Schritt halten. Dabei helfen folgende Tipps:
- Die gemischte Belegschaft managen: Der zunehmende Einsatz von Freelancern und externen Mitarbeitenden erfordert WFM-Systeme, die auch diese flexiblen Arbeitskräfte effizient planen und verwalten können.
- Employee Experience in den Mittelpunkt stellen: Nutzen Sie Ihr WFM-System aktiv, um die Wünsche Ihrer Mitarbeitenden nach mehr Flexibilität und Autonomie zu erfüllen. Bieten Sie Tools für Schichttausch, Wunschpläne und mobile Zugriffe an.
- People Analytics nutzen: Die in Ihrem WFM-System gesammelten Daten sind ein Schatz. Bauen Sie die Kompetenz auf, diese Daten zu analysieren, um Trends zu erkennen, zukünftige Bedarfe zu prognostizieren und Ihre Personalstrategie kontinuierlich zu verbessern.
Fazit – Effizientes Workforce Management als Wettbewerbsvorteil
Wie dieser Artikel gezeigt hat, ist ein strategisches, integriertes und technologiegestütztes Workforce Management eine fundamentale Notwendigkeit, um im Wettbewerb zu bestehen. Es ist der Schlüssel, um Effizienz zu steigern, Kosten zu kontrollieren und – was vielleicht am wichtigsten ist – ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Talente anzieht und hält.
Für Unternehmen, die diesen Weg nicht alleine gehen möchten, bietet Zalaris die passende Expertise und die technologischen Lösungen, um diese komplexe Transformation erfolgreich zu gestalten:
- Integrierte Plattform: Mit Zalaris PeopleHub bieten wir die Antwort auf das „Integrations-Gebot“. Als zentrale Plattform für Core HR, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung schaffen wir jene einheitliche Datenbasis, die für Effizienz und strategische Weitsicht unerlässlich ist.
- Fortschrittliche Technologie: Unsere KI-gestützten Lösungen wie SAP Joule adressieren direkt den Bedarf an intelligenten, automatisierten Werkzeugen.
- Tiefe SAP-Expertise: Viele deutsche Unternehmen setzen auf SAP. Unsere ausgewiesene Expertise in der Beratung und Integration von SAP HCM und SuccessFactors stellt sicher, dass Sie den maximalen Wert aus Ihren bestehenden, geschäftskritischen Technologieinvestitionen ziehen.
- Flexibles Servicemodell: Ob Sie strategische Beratung zur Prozessoptimierung benötigen oder komplexe administrative Aufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig an einen vertrauenswürdigen Partner auslagern möchten – unser flexibles Modell aus Consulting und Managed Services passt sich exakt Ihren Bedürfnissen an.
Wir bei Zalaris verstehen uns als Ihren strategischen Partner auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen, resilienten und hochproduktiven Belegschaft. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie uns gemeinsam Ihre HR-Prozesse vereinfachen.