Was genau ist Workforce Management (WFM)?
Workforce Management ist eine Strategie, die sämtliche Aktivitäten und internen Prozesse zur Optimierung der Personalproduktivität umfasst. Dabei werden Angestellte im Unternehmen strategisch analysiert, eingeplant und gesteuert, um bestmöglich zum Erreichen der Unternehmensziele beizutragen.
Der Workforce Management-Ansatz ist, die Angestellten als Human Resources zu betrachten und den Zusammenhang zwischen den richtig eingesetzten Mitarbeitenden und einem langfristig erfolgreichen Unternehmen zu verstehen.
Wie funktioniert Workforce Management?
Workforce Management umfasst eine Vielzahl von Funktionen. Betrachten wir deshalb doch einmal genauer, wie WFM funktioniert und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen:
Personalplanung und Recruiting
Die Personalplanung ist ein wichtiger erster Schritt in jedem Workforce Management-Prozess. Hier wird die Anzahl der Mitarbeitenden bestimmt, die für die verschiedenen Abteilungen und Projekte benötigt werden. Dabei gilt es verschiedene Faktoren wie
- den aktuellen Arbeitsaufwand,
- das Budget und
- die vorgegebenen Unternehmensziele
zu berücksichtigen.
Sobald die Personalplanung abgeschlossen ist, folgt im nächsten Schritt die Suche nach den richtigen Mitarbeitenden für die offenen Positionen.
Ein effektiver Recruiting-Prozess umfasst dabei
- die Erstellung von Stellenbeschreibungen,
- das Veröffentlichen von Stellenanzeigen,
- das Durchführen von Bewerbungsgesprächen und
- die Überprüfung von Referenzen.
Je mehr Bewerbende in diesem Prozessschritt geprüft werden, desto höher ist natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch wirklich nur die besten und wirklich passende Kandidierende für die freien Stellen auswählen können.
Zeit- und Anwesenheitsmanagement
Ebenfalls wichtig beim WFM ist das Zeit- und Anwesenheitsmanagement. Hier werden die Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeitenden verwaltet und auf eingehaltene Unternehmensrichtlinien geprüft. Aber auch die Überwachung von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie die Überprüfung von Überstunden fällt in diesen Bereich.
Im Zuge der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung setzen Unternehmen dabei immer häufiger auf verschiedene Tools wie Zeiterfassungssysteme und Arbeitszeitmanagement-Lösungen, um ihr internes Zeit- und Anwesenheitsmanagement effektiver zu verwalten.
Personalentwicklung und Mitarbeitendenbindung
Bei der Personalentwicklung und Mitarbeitendenbindung gilt es zu beachten, dass die Angestellten über die entsprechenden Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Fühlt sich ein Mitarbeitender über- oder unterfordert, ist er eher weniger zufrieden und engagiert.
Um diesem Problem vorzubeugen, umfasst eine gute Personalentwicklungsstrategie unter anderem Schulungen, Weiterbildungen und Mentoring-Programme, um das vorhandene Wissen der Mitarbeitenden zu erweitern und ihre persönlichen Fähigkeiten zu verbessern.
Zudem können Anreizsysteme wie erfolgsabhängige Sonderzahlungen, Provisionen oder Boni Ihre Mitarbeitenden zusätzlich motivieren, sich langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.
Leistungsmanagement
Damit Unternehmensziele planmäßig erreicht werden, gilt es, die Leistung der Angestellten regelmäßig zu überwachen. Dazu gehören unter anderem die Durchführung von Leistungsbeurteilungen, Mitarbeitendenjahresgespräche und die Identifizierung von Bereichen, in denen die Mitarbeitenden Verbesserungen und Unterstützung benötigen.
Hierbei wirkt das Leistungsmanagement auch auf die Personalentwicklung und Mitarbeitendenbindung ein. Denn durch regelmäßige Mitarbeitendengespräche erhalten Ihre Angestellten nützliches Feedback, welches ihnen dabei helfen kann, ihre Leistung zu verbessern und persönliche Karriereziele zu erreichen.
Technologische Unterstützung
Für die optimale Umsetzung des Workforce Managements bietet sich der Einsatz von verschiedenen Tools, Softwares und Systemen an. Dazu gehören beispielsweise HR-Management-Systeme, Mitarbeiterportal-Lösungen und Collaboration-Tools.
Diese unterstützen Sie dabei,
- Human Resources effektiver zu verwalten und zu optimieren,
- den Workforce-Management-Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen,
- die Kommunikation zwischen Team und Führungskräften zu verbessern und
- Fehler zu minimieren.
Was sind die Ziele des Workforce Managements?
Das Hauptziel eines erfolgreichen Workforce Managements besteht darin, vorhandene Personalkapazitäten bestmöglich einzusetzen und zeitlich möglichst flexibel auf künftige Bedarfsschwankungen reagieren zu können.
Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen eine ausreichende Anzahl von Arbeitskräften einstellt und deren Arbeitszeit entsprechend ihren Fähigkeiten so koordiniert, dass die zugeteilten Arbeitsprozesse optimal und erfolgsorientiert erledigt werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Workforce Management und Personaleinsatzplanung?
Workforce Management und Personaleinsatzplanung sind zwei eng miteinander verbundene Konzepte im Personalmanagement. Obwohl sie oft gegenseitig als Synonym verwendet werden, gibt es Unterschiede zwischen den beiden:
- Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist eine Teilmenge des Workforce Managements und befasst sich speziell mit der Planung der Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Es geht demnach vorrangig um die Festlegung der Arbeitszeiten und Aufgaben der Angestellten in einem bestimmten Zeitraum. Die PEP wird dabei normalerweise im Voraus erstellt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen immer über genügend Mitarbeitende verfügt, um die Anforderungen der Kundschaft zu erfüllen und wichtige Geschäftsprozesse jederzeit am Laufen halten zu können.
- Das Workforce Management (WFM) geht noch einmal über den Bereich der PEP hinaus und umfasst dabei die gesamte Bandbreite von Personalmanagement-Prozessen, einschließlich der Personalplanung, Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung sowie der Leistungsüberwachung.
Zu den Kernaufgaben des WFM zählen zudem die Personalbeschaffung, Personalentwicklung und Personalverwaltung sowie die damit verbundene Planung, Organisation und Kontrolle der Mitarbeitendenressourcen Ihres Unternehmens.
Was sind die Vorteile eines Workforce Managements?
Durch einen effektiven Workforce-Management-Prozess profitieren Sie gleich von mehreren Vorteilen:
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Ihr Unternehmen wird produktiver und rentabler.
Indem Sie Ihre Mitarbeitenden optimal einsetzen, werden langfristig mehr Arbeitsprozesse in kürzerer Zeit erledigt, wodurch Sie die allgemeine Produktivität und Rentabilität in Ihrem Unternehmen steigern.
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Sie reduzieren Kosten und steigern Ihren Gewinn.
Eine bessere Planung der Aktivitäten Ihrer Angestellten führt dazu, dass Sie gezielter planen können. Durch detaillierte Prognosen und die Reduzierung von Überstunden, Überbesetzung und unproduktiver Zeit senken Sie dabei nachhaltig Ihre Personalkosten und steigern damit Ihre Gewinnmarge.
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Ihre Mitarbeitenden sind zufriedener.
Die richtige Planung von Arbeitszeiten und Arbeitsbelastung kann bei Ihren Mitarbeitenden dafür sorgen, dass sie weniger gestresst sind und von einer besseren Work-Life-Balance profitieren. Viele Unternehmen setzen zudem auf Self-Service-Tools und Mitarbeitenden-Tools, um die Motivation ihrer Angestellten zu stärken, was sich wiederum positiv auf die gesamte Produktivität sowie die Mitarbeitendenbindung auswirkt.
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Ihre Kunden und Kundinnen werden besser betreut.
Indem qualifiziertes und ausreichend Personal auch in Bereichen wie der Kundenbetreuung eingesetzt wird, kommt es automatisch zu einer verbesserten Betreuungsleistung. Anfragen werden schnell und kompetent beantwortet, was zu zufriedeneren Kunden und Kundinnen führt.
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Entscheidungen lassen sich datengestützt einfacher treffen.
Die Analyse von Daten und die Verwendung von Workforce-Management-Tools kann dafür sorgen, dass Sie zukünftig einfacher Entscheidungen treffen. Besonders wenn es um die Vorhersage von Arbeitskräftenachfrage oder die langfristige Optimierung von Arbeitsplänen geht, sollten jedoch erst einmal ausreichend Informationen gesammelt werden, bevor überstürzte Umstrukturierungen stattfinden.
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Die Compliance-Kultur wird verbessert.
WFM kann ebenso dazu beitragen, die Compliance von Unternehmen zu verbessern. Indem Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubszeiten besser überwacht werden, ist jederzeit gewährleistet, dass diese den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und fortlaufend eingehalten werden.
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Ihr Unternehmen wird flexibler.
Durch den idealen Einsatz von Mitarbeitenden im Zuge einer nachhaltigen Workforce-Management-Strategie kann Ihr Unternehmen schneller auf wechselnde Anforderungen reagieren und sich Veränderungen am Markt anpassen.
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Sie stärken die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden.
Indem Sie Ihre Angestellten optimal und entsprechend ihren persönlichen Fähigkeiten in den richtigen Aufgabenbereichen einsetzen, kommt es häufig zu einer Produktivitätssteigerung. Langfristig sollte der Fokus deshalb darauf liegen, dass sich Mitarbeitende in ihren jeweiligen Bereichen verbessern, wohlfühlen, sich weiterentwickeln und dabei gleichzeitig die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen steigern.
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Sie können den Teamzusammenhalt steigern.
Durch WMF lässt sich auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden als Team verbessern. Hier gilt es, die Arbeitspläne so zu optimieren und die Aufgaben so zu verteilen, dass möglichst effektiv und produktiv zusammengearbeitet werden kann.
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Ihr Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig.
Eine optimale Planung von Arbeitskräften und -aufgaben kann dazu beitragen, Unternehmen effizienter und produktiver zu gestalten und somit Kosten zu reduzieren. Vor allem die Implementierung von Workforce-Management-Systemen spielt dabei eine tragende Rolle, da sie, wenn richtig eingesetzt, eine Vielzahl an Wettbewerbsvorteilen mit sich bringen.
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Fehlzeiten und Verluste werden minimiert.
Workforce-Management-Systeme helfen dabei, Abwesenheiten frühzeitig zu erkennen, so dass Sie entsprechend reagieren können. Indem Sie Arbeitszeiten und Abwesenheit genau überwachen lassen, werden Fehlzeiten langfristig reduziert und somit Verluste minimiert.
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Sie verbessern die Transparenz in Ihrem Unternehmen.
Nicht nur ermöglichen durchdachte WFM-Prozesse in Verbindung mit HR-Tools einen schnelleren Zugriff auf relevante Daten. Sie sorgen auch dafür, dass Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit auf Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Arbeitspläne zugreifen können. So können Sie für eine bessere Transparenz in Ihrem Unternehmen sorgen.
Fazit – Es ist wichtig, das Potienzal des Workforce Managements voll auszunutzen
Um das volle Potenzial des Workforce Managements auszuschöpfen, ist eine systematische Herangehensweise erforderlich. Dazu gehört
- die Identifikation von Zielen,
- die Definition von Prozessen,
- die Implementierung geeigneter Softwaretools sowie
- die Schulung und Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeitenden – sowohl im Team als auch einzeln.
Die richtige Software und ausreichend Ressourcen zur Umsetzung helfen dabei, dieses Potenzial optimal auszuschöpfen und ermöglichen Ihnen, sich auf Ihre Mitarbeitenden und strategische Themen zu fokussieren.
Und sollten Sie noch Fragen haben: Als Komplettdienstleister mit marktführenden HCM-Lösungen stehen wir Ihnen gern zur Seite, um Ihre HR-Prozesse zu vereinfachen und den Erfolg Ihres Workforce Managements zu maximieren.