Was genau ist HR-Controlling – Eine Definition
HR-Controlling ist ein wichtiges Instrument für die Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse in Unternehmen. Personalcontrolling befasst sich dabei mit der Konzeption und Umsetzung einer effektiven Personalstrategie, indem personalrelevante Daten aufgearbeitet werden.
Entsprechende Kennzahlen (auch HR-Kennzahlen genannt) werden so kurz-, mittel- und vor allem langfristig zur Grundlage für objektivere und effektivere Entscheidungen im HR-Management bzw. Personalwesen sowie für strategische Entscheidungen im Unternehmen generell.
Als Teilbereich des Unternehmenscontrolling kann das HR-Controlling zudem anhand der personalrelevanten Daten und deren Auswertungen Personalprozesse genauestens verfolgen und daraufhin selbst entsprechende Anpassungen vornehmen oder in Auftrag geben. Human-Resources-Controlling hat damit also einen starken Einfluss auf die Personalarbeit, Personalprozesse, die Planung des Personalbedarfs sowie das Recruiting.
Die Priorität liegt dabei auf der Optimierung von Effektivität, Leistung und Effizienz der Angestellten, um Geschäftsziele zu erreichen.
Denn die Auswertung der personalrelevanten Daten (Kennzahlen) kann schließlich folgende Fragen beantworten:
- Wie hoch ist das Vollzeitäquivalent?
- Was kosten einzelne Angestellte und Abteilungen?
- Wie hoch ist die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden?
- Wie steht es um die Demografie der Angestellten (Alter, Geschlecht, Standort)?
- Wie hoch ist die Krankenquote?
- Wie hoch ist die Fluktuationsrate und wie hoch ist die Nachfolgerate?
Die verschiedenen Arten des HR-Controllings
Bevor wir uns nun den Aufgaben des Personalcontrollings widmen, möchten wir noch einen kurzen Überblick über die verschiedenen Arten des Human-Resources-Controllings geben:
Quantitatives Personalcontrolling
Quantitatives Personalcontrolling umfasst direkt messbare und nachvollziehbare Personaldaten, wie Personalkosten oder die Personalstruktur.
Qualitatives Personalcontrolling
Das qualitative Personalcontrolling setzt sich hingegen mit nicht direkt messbaren Daten und Informationen wie der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden, dem Betriebsklima, der Mitarbeiterbindung zum Unternehmen oder dem Führungsverhalten des Managements anhand von Indikatoren auseinander. Das können z. B. Daten über die Personalentwicklung oder das Führungsverhalten oder Analysen aus strukturierten Angestelltenbefragungen und -gesprächen sowie Potenzialeinschätzungen sein.
Operatives Personalcontrolling
Operatives Personalcontrolling beschäftigt sich mit kurzfristigen bis mittelfristigen Ausrichtungen für personalwirtschaftliche Entscheidungen mit Fokus auf Effizienz der gesamten Personalarbeit eines Unternehmens.
Dieser HR-Report enthält eine Analyse von Daten und stellt Informationen zu Kosten, Erfolg und dem Nutzen der ergriffenen Maßnahmen dar. Anhand dieser Daten können Schwachstellen im Unternehmen erkannt und behoben werden, um negative Auswirkungen auf den Betriebsablauf oder den Unternehmenserfolg zu verhindern. Darüber hinaus können hier natürlich gleichermaßen auch Stärken des Unternehmens festgestellt und weitergehend optimiert werden.
Strategisches Personalcontrolling
Das strategische Personalcontrolling hat im Gegensatz zum operativen Personalcontrolling die Aufgabe, mit qualitativen Daten eine langfristige Ausrichtung und vor allem effektive Planung umzusetzen, damit die gesetzten Ziele des HR-Managements und damit auch die Ziele des Unternehmens erreicht werden können.
Das HR-Management erfasst und analysiert dabei die kompletten Bewerbungsprozesse und die Talentakquirierung (Candidate Journey). Diese Daten sollen helfen, eine größere Anzahl an besser qualifizierten Bewerbenden zu erreichen, einzustellen und langfristig im Unternehmen zu halten.
Ein Praxisbeispiel für strategisches HR-Controlling wäre in diesem Fall: Sie ermitteln die durchschnittliche Onboard-Dauer und legen Sie als Richtwert fest. Dauert die Einarbeitung demnächst wesentlich länger, wird die Analyse der Ursachen eingeleitet und mit den HR-Verantwortlichen besprochen. So kann durch die stetige Optimierung vorhandener Prozesse wie dem Onboarding-Prozess die Einarbeitungszeit effektiv verkürzt werden.
Normatives Personalcontrolling
Normatives Personalcontrolling befasst sich im HR-Management vor allem mit ethischen und juristischen Entscheidungen. Schließlich ist Compliance für Unternehmen besonders wichtig und dient der Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien innerhalb des Unternehmens.
Eine Aufgabe des normativen Personalcontrollings ist deshalb unter anderem der besondere Umgang mit datenschutzrelevanten Informationen bei der Personalplanung, da diese bei Abruf hohe Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz benötigen.
Prädikatives Personalcontrolling
Das prädikative Personalcontrolling ist die allerneueste Form des HR-Controllings. Hierbei geht es konkret um den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Personalbereich. So sollen anhand der gesammelten und analysierten Kennzahlen zukünftige Entwicklungen vorhergesagt werden. Dadurch können Sie also Probleme frühzeitig beheben, noch bevor sie sich negativ im Betrieb bemerkbar machen.
Was sind Aufgaben des HR-Controllings?
Die Aufgaben des Human-Resources-Controllings werden je nach Unternehmen verschieden interpretiert, umfassen in der Regel aber mindestens die Unterstützung von Personalentscheidungen durch die Bereitstellung von relevanten Daten und Informationen. Dazu gehören unter anderem die Analyse von Personalstrukturen, die Planung des Personaleinsatzes, die Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen und die Optimierung der Personalkosten.
Darüber hinaus ist das HR-Controlling jedoch ebenso dafür verantwortlich, dass die Personalprozesse den rechtlichen Anforderungen entsprechen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gewährleistet ist.
Zu den weiteren Aufgaben des HR-Controlling zählen weitergehend
- die Dokumentation von Prozessen im HR-Management,
- das Erfassen sowie das Reporting von Kennzahlen,
- die Ermittlung des Wertbeitrags von personalwirtschaftlichen Maßnahmen zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens,
- Ansprechpartner für Unternehmensprüfungen und Agenturen zu sein,
- die Unternehmenswertsteigerung durch optimierte HR-Prozesse,
- das frühzeitige Erkennen von personalwirtschaftlichen Entwicklungen,
- die Erstellung von Handlungsempfehlungen,
- Transparenz über personalwirtschaftliche Maßnahmen und ihre Wirkung zu gewähren sowie
- die Steigerung von Effizienz und Effektivität in allen Personalbereichen.
Das HR-Controlling stellt zudem personalwirtschaftlichen Entscheidungsträgern alle relevanten Informationen nach einer entsprechenden Filterung der Daten zur Verfügung. Im Rahmen der Auswertung und der Zielerreichung werden dabei alle erdenklichen Prozesse, Strukturen und Personalmaßnahmen weitgehend auf ihren Nutzen und den entsprechenden Ertrag geprüft.
Des Weiteren liegt eine der elementaren Aufgaben in der Koordination und Versorgung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinformationen, so dass diese in den einzelnen Personalbereichen des HR-Managements und dem gesamten Unternehmen aufeinander abgestimmt sind, damit alle Beteiligten über denselben Kenntnisstand verfügen.
Was sind Ziele des HR-Controlling?
Die Ziele des HR-Controllings sind in jedem Betrieb individuell und werden entsprechend an die vorgegebenen Geschäftsziele angepasst, welche wiederum durch das Unternehmen und der Personalwirtschaft vorgegeben werden.
Dafür braucht es in erster Linie eine Rangordnung der Ziele, welche sich aus einem Hauptziel und mehreren Unterzielen zusammensetzen.
Der Fokus liegt dabei darauf, das übergeordnete Unternehmensziel gänzlich zu verstehen, während die Unterziele den einzelnen Fachbereichen zugeordnet werden. Dafür sollten sich die Ziele des HR-Controllings zudem immer auch nach den Zielen der Personalwirtschaft ausrichten, welche sich wiederum an den Unternehmenszielen orientieren.
Denn nur so greifen die Ziele von HR-Controlling und Personalwirtschaft ineinander, was das Erreichen des übergeordneten Unternehmensziels ermöglicht.
Eines der wichtigsten weiteren Ziele ist in der Regel die Verbesserung der Leistung der Mitarbeitenden. Durch gezielte Maßnahmen wie Schulungen, Coachings oder regelmäßiges Feedback kann die Arbeitsleistung der Angestellten durch Human-Resources-Controlling entsprechend gesteigert werden. Aber auch die damit verbundenen Personalkosten sollten stets optimiert werden, um sie langfristig zu reduzieren. Ein weiteres Ziel ist es demnach, die vorhandene Zeit möglichst effizient einzusetzen und gleichzeitig eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.
Weitere Ziele sind vor allem in folgenden Bereichen dank HR-Controlling realisierbar:
Berechenbare Planung
Mit einem geeigneten Planungssystem lassen sich Auswirkungen, Entwicklungen und Trends im Personalbereich frühzeitig erkennen. Die Wahrscheinlichkeit und das Eintreten der Vorhersagen bzw. Prognosen hängen jedoch von unterschiedlichen Faktoren wie beispielsweise der Qualität der Ausgangsdaten und dem Vorhersagezeitraum ab.
- Effiziente Steuerung
Anhand von Vorausschau- und Prognosedaten können zukünftige Gegebenheiten vorhergesagt werden. Demnach können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen, um sich womöglich noch in der Entstehung befindende Probleme frühzeitig zu lösen. Gerade Bereiche mit einer hohen Mitarbeitendenfluktuation lassen sich so besser verwalten.
- Gesteigerte Dienstleistungsfunktion
Durch die Ausarbeitung und das zur Verfügung stellen von Kennzahlen und deren Werten durch ein Personalcontrollingsystem haben Sie die Möglichkeit, immer rechtzeitig auf Chancen und Risiken zu reagieren. Dabei haben Sie immer im Blick, wo gerade Handlungsbedarf besteht und welche Maßnahmen benötigt werden, um die gewünschten Erfolge zu erzielen.
- Bessere Koordination
Da das HR-Controlling auch die Personalplanung vornimmt und somit den Einsatz der Angestellten koordiniert, steigern Sie auch Ihre Effizienz, indem Ihr Personal so sinnvoll wie nur möglich eingeteilt wird. Schließlich sollten HR-Controller über Daten zu jedem Mitarbeitenden verfügen, seine Stärken sowie Schwächen kennen und ihn dadurch strategisch positionieren können.
- Offene Kommunikation
Um eine transparente Versorgung von Informationen über Personalprozesse und Entscheidungen zu gewährleisten, ist vor allem ein offener Austausch über alle Ebenen hinweg wichtig.
Das HR-Controlling sammelt also die Daten, filtert sie und bereitet die ausgewerteten Kennzahlen für das Management auf. Dieses wiederum kann dadurch dann personalrelevante und strategische Entscheidungen treffen.
- Unterstützung der Personalverwaltung
Durch ein effizient arbeitendes HR-Controlling kann die Personalverwaltung unter anderem zu einem koordinierten Zeitpunkt schneller und effizienter offene Stellen mit qualifizierten Fachkräften besetzen – und das zu möglichst geringen Kosten. Das HR-Controlling leistet hier also eine wichtige Vorarbeit, die der Personalverwaltung zu Gute kommt.
Methoden und Instrumente des Personalcontrollings
Zu den bekanntesten Instrumenten des HR-Controllings zählen unter anderem Kennzahlen und Indikatoren, die die Leistung der Mitarbeitenden und den Erfolg von Personalmaßnahmen messen. Genauso dazu zählen aber auch
- die Analyse von Personalstrukturen,
- der Einsatz von Datenbanken und IT-Systemen zur Unterstützung,
- die Erstellung von Personalentwicklungsplänen (Talent Management) sowie
- die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen.
Weitere nützliche Instrumente sind zudem
- Personalreportings / Dashboards bzw. das Berichtswesen im Allgemeinen,
- Balanced Scorecard,
- Benchmarking,
- Kompetenz-Controlling,
- Human-Capital-Management,
- Wertschöpfungsrechnung sowie
- HR-Kennzahlen und Kennzahlensysteme.
Die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) im HR-Controlling
Letzten Endes gibt es eine Vielzahl von Kennzahlen, die im HR-Controlling eingesetzt werden können. Die KPIs geben dabei den derzeitigen Stand wieder und können Entwicklungen abbilden, welche als Vorhersage bzw. Prognose genutzt werden. Welche dieser HR-Kennzahlen jedoch für Ihr Unternehmen relevant sind, sollte also bereits im ersten Schritt geklärt werden. Sonst verschwenden Sie an dieser Stelle womöglich zu viel Zeit und Ressourcen für Daten, die Sie eigentlich nicht benötigen.
Sie sollten dabei primär zwischen Kennzahlen für strategisches Personalcontrolling und Kennzahlen für operatives Personalcontrolling unterscheiden.
Operative KPIs haben eine unterstützende Funktion im Personalwesen, während die strategischen KPIs dem Management in der Geschäftsplanung dienen.
In beiden Fällen aber soll Leistung gemessen werden, um diese zukünftig vergleichbar darzustellen. So können Sie unter anderem die Entwicklung Ihres Unternehmens mit einem früheren Quartal oder mit der Konkurrenz vergleichen.
Im HR-Controlling helfen die Kennzahlen aber auch, die Effizienz eines Recruiting-Prozesses zu verstehen, ungenutztes Potenzial aufzudecken und die Richtung vorzugeben, wie festgelegte Ziele erreicht werden. So lassen sich insbesondere Einstellungskosten reduzieren oder Bewerbungsprozesse für potentielle Bewerbende verbessern.
Die wichtigsten KPIs im Personalbereich lassen sich dabei grob in fünf Kategorien unterteilen:
- Personalbedarf/-struktur: Personalstand, Frauenanteil, Personalplanung, Anteil schwerbehinderte- und gleichgestellte Menschen, Brutto- und Netto-Personalbedarf, Arbeitskapazität, Betriebszugehörigkeit, Durchschnittsalter, Analyse von Altersgruppen / Alterskohorten
- Recruiting: Personalbeschaffungskosten pro Anstellung, Recruitingkosten, Fluktuationskosten, Produktivität des Recruitings, Vorstellungs- und Einstellungsquote, geeignete oder qualifizierte Bewerber pro Position, durchschnittliche Dauer des Bewerbungsprozesses
- Personaleinsatz: Überstundenquote, Fehlzeitenquote, Durchschnitt der Überstunden, Soll-/Ist-Stunden-Vergleich, Krankheitsquote, Elternzeit, Unfallquote, Kosten von Ausfallzeiten, Urlaubsverteilung pro Jahr, Entsendungs- und Rückkehrquote
- Personalentwicklung: Weiterbildungskosten, Beförderungsquote, Gesamtpersonalkosten, Entwicklung der Gehälter, Ausbildungsquote, Weiterbildungsmaßnahmen, Personalentwicklungskosten, Anzahl der Weiterbildungen durch Angestellte, Mitarbeiterentwicklung
- Mitarbeiterbindung: Abwesenheitsquote, Gehalt pro Vollzeitäquivalent, soziale Leistungsangebote, Fluktuationsrate, Personalkosten pro Mitarbeitender, durchschnittliche Dauer in einer Position
Bei dieser Anzahl an Möglichkeiten ist demnach vor allem die Auswahl der richtigen Kennzahlen im HR-Controlling von großer Bedeutung. Fragen Sie sich also, welche KPIs Aufschluss darüber geben, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Wie kann man Personalcontrolling messen?
Kennzahlen allein reichen oft leider nicht aus, um die strategisch richtigen Schlüsse zu ziehen. Es ist daher wichtig, auch hier einen Prozess zu gestalten, den Sie jederzeit weiter optimieren können. Drei wichtige Elemente dabei sind:
1. Kennen Sie den Ist-Zustand.
Bevor auch nur die erste Optimierung stattfindet, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen. So wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, welche Maßnahme welche Auswirkungen gezeigt hat und können gegebenenfalls frühzeitig eingreifen.
2. Verfolgen Sie ein konkretes Ziel.
Durch konkrete Ziele in Form von zu erreichenden KPIs lassen sich objektiv strategisch wichtige Entscheidungen besser treffen. Trägt etwas nicht zum Erreichen des Ziels bei, so liegt hier womöglich Einsparungspotenzial vor.
3. Vergleichen und optimieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig.
Indem Sie in gewissen Zeitabständen Vergleiche durchführen, erkennen Sie jegliche – positive als auch negative – Veränderungen frühzeitig und können entsprechend reagieren. Leider wird der Punkt Erfolgsmessung jedoch immer noch stark unterschätzt, jedoch ist die regelmäßige Analyse von Personalstrukturen und -prozessen der Schlüssel zu einem effektiven HR-Controlling.
Neue Herausforderungen des Personalcontrolling
Insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung und den demografischen Wandel steht das Personalcontrolling vor bisher unbekannten Herausforderungen. Schließlich erfordert die Digitalisierung eine Anpassung der Personalprozesse sowie eine stärkere Einbindung von IT-Systemen in das HR-Controlling als bisher. Nicht alle Unternehmen sind dazu bereits in der Lage oder wissen, wo Sie mit der Digitalisierung starten sollten.
Hinzu kommt, dass der demografische Wandel dazu beiträgt, dass sich auch unternehmensintern die Personalstrukturen verändern. HR-Controlling muss also Lösungen für Probleme wie die Anpassung an die Bedürfnisse bereits langjähriger Mitarbeitenden sowie das gemeinsame Arbeiten über mehrere Generationen hinweg finden.
Fazit – Human-Resource-Controlling als wichtiger Bestandteil einer Unternehmenssteuerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HR-Controlling ein nicht zu unterschätzender Bestandteil ist, wenn es um eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung und erfolgreiche Personalarbeit geht. In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung wird es dabei jedoch auch immer wichtiger, auf innovative HR-Controlling-Lösungen zurückzugreifen, um eine umfassende und möglichst einfache Erfassung von HR-Kennzahlen zu ermöglicht.
Als HR-Experten wissen wir um die Bedeutung von effektivem Personalcontrolling und möchten HR-Mitarbeitende und -Controller dabei unterstützen, ihre Aufgaben effektiver zu gestalten.
Durch die zahlreichen Funktionen einer modernen HR-Lösung können Sie so Ihre HR-Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch gleichzeitig das Berichtswesen / HR-Controlling digitalisieren und automatisieren.
Wir empfehlen allen HR-Verantwortlichen deshalb, sich mit den vielseitigen Möglichkeiten des HR-Controllings vertraut zu machen und auf innovative HR-Tools zu setzen. Nur so kann eine erfolgreiche Personalstrategie aufgebaut und umgesetzt werden.