Vor allem die Beschäftigten in der HR-Abteilung kämpfen mit vielen Regelungen und Gesetzen, zahlreichen Belegen und Rechnungen und auch mit der einen oder anderen Frist. Eine korrekte Erfassung und Abrechnung von Geschäftsreisen ist sehr wichtig. Denn Fehler kosten den Beteiligten viel Zeit und wertvolles Vertrauen. Um dies zu vermeiden, braucht es Klarheit über die geltenden Vorschriften und internen Richtlinien zur Reisekostenabrechnung, aber auch gut funktionierende Prozesse. Manuelle Eingaben verschlingen sehr viel kostbare Zeit und sind fehleranfällig. Deshalb ist es sinnvoll, digitale Lösungen bei der Abrechnung einer Geschäftsreise zu nutzen. Dies entlastet nicht nur die HR-Abteilung bei der Arbeit, sondern erleichtert auch den Alltag der Reisenden.
Wir bieten Ihnen einen Überblick, wie Sie die Kosten einer Dienstreise abrechnen, welche Regeln Sie dabei beachten müssen und welche Hilfsmittel Sie nutzen können.
Definition: Was ist eine Dienstreise und ab wann zählt sie?
Als Dienstreisen gelten laut Gesetz Reisen, die Mitarbeitende unternehmen, um Dienstgeschäfte außerhalb der Arbeitsstätte zu erledigen (§ 2 Bundesreisekostengesetz). Sie müssen demnach an einem betriebsfremden Ort für das Unternehmen tätig sein, um diese Voraussetzung zu erfüllen. Die tägliche Fahrzeit zur Arbeit und wieder zurück zählt nicht als Geschäftsreise. Zudem darf sich der Einsatzort nicht in direkter Nähe des Betriebsgeländes befinden. Dies wäre ein reiner Dienstgang, aber keine Geschäftsreise. Eine Dienstreise liegt erst dann vor, wenn die Person eine gewisse räumliche Entfernung zurücklegen muss und beispielsweise die Stadtgrenze überschreitet. Ab wann (ab welcher Entfernung) eine solche Fahrt als Dienstreise zählt, ist nach dem Einzelfall zu beurteilen.
Beispiele für Dienstreisen sind:
- Auswärtstermine bei Kund:innen
- Besuch von Konferenzen, Tagungen, Messen und Schulungen
- Besprechungen in anderen Unternehmensniederlassungen
- Reisen zu externen Geschäftsstellen
- Geschäftsessen
- Verhandlungstermine
Mitarbeitende müssen angeordnete Dienstreisen wahrnehmen, wenn ein Zusammenhang zur Tätigkeit besteht. Dies trifft auch dann zu, wenn sie arbeitsvertraglich nicht geregelt sind.
Reisezeit als Arbeitszeit: Was gilt?
Eine wichtige Frage ist, ob und unter welchen Voraussetzungen Reisezeiten als Arbeitszeiten der Dienstreise gelten. Dabei sind einige Regelungen und aktuelle Urteile zu berücksichtigen. Sie müssen Reisezeit als Arbeitszeit einstufen, wenn die Mitarbeitenden diese Zeit aktiv für die Erledigung ihrer Arbeit verwenden, es das Unternehmen so angeordnet hat und es keine andere vertragliche Vereinbarung gibt.
Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist bei Dienstreisen ins Ausland die komplette Reisezeit als Arbeitszeit anzurechnen, wenn sie das Unternehmen so angewiesen hat. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, sind Reisezeiten ins Ausland zu vergüten (Urteil des BAG vom 17.10.2018; Az.: 5 AZR 553/17).
Arbeitszeiterfassung Dienstreise: Wie erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten unterwegs, digital oder manuell?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Zeiten unterwegs erfassen können:
Manuelle Arbeitszeiterfassung
Viele Unternehmen nutzen für die Arbeitszeiterfassung einer Dienstreise noch Insellösungen. Damit sind Medienbrüche und manuelle Prozesse nach wie vor Alltag. Dies ist für die Mitarbeitenden mit viel Arbeit und einem großen Zeitaufwand verbunden. Dabei können einige Fehler unterlaufen, die auch zu Problemen in anderen Bereichen führen. Wenn Mitarbeitende beispielsweise Arbeitszeiten auf Dienstreisen nicht korrekt erfassen, wirkt sich diese fehlerhafte Erfassung nicht nur auf die gesamte Zeitwirtschaft, sondern auch auf die Lohnabrechnung aus.
Digitale Reisekostenabrechnung mit Zalaris Self-Service via PeopleHub
Es gibt Möglichkeiten, sich die Arbeit zu erleichtern und das Risiko für Fehler zu minimieren. So unterstützt beispielsweise der Zalaris Self-Service via PeopleHub die digitale Reisekostenabrechnung und macht für Sie und Ihre Mitarbeitenden einiges einfacher. Mit Zalaris PeopleHub wickeln Sie alle Prozesse zentral über eine Plattform ab. Sie können Arbeitszeiten der Dienstreise sowie Abwesenheiten und Reisekosten direkt digital erfassen. Es lassen sich Belege hochladen und Spesen vermerken. Pauschalen werden automatisch berücksichtigt. Diese digitale Lösung für die Abrechnung einer Dienstreise bietet einige Vorteile:
Self-Services für Mitarbeitende und Führungskräfte entlasten HR
- Alle Prozesse werden rechtskonform abgewickelt
- Die Tools sind mehrsprachig und weltweit mobil nutzbar
- Nahtlose Integration in SAP SuccessFactors ohne Doppeleingaben
- Echtzeitdaten und automatisierte Prozesse sorgen für mehr Effizienz und Transparenz
Wie läuft die Abrechnung einer Dienstreise konkret ab?
Im Idealfall gehen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten schrittweise vor:
Reisekosten abrechnen: Schritt für Schritt
Schritt 1: Klären, ob eine Dienstreise vorliegt
Bevor Sie die allfälligen Kosten einer Dienstreise abrechnen, müssen Sie zuerst klären, ob überhaupt eine beruflich motivierte Reise (Geschäftsreise) vorliegt. Der Einsatzort muss sich außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte und außerhalb der privaten Wohnung befinden. Um die Verpflegungspauschale anrechnen zu können, muss die Geschäftsreise wenigstens 8 Stunden am Stück umfassen.
Schritt 2: Erstattungsfähige Reisekosten definieren
Zu den Reisekosten zählen jene Kosten, die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören:
- Fahrtkosten: Unter Fahrtkosten fallen die Kosten für Hin- und Rückfahrt sowie für Fahrten am Zielort. Diese umfassen die Kosten für Reisen mit Flugzeug, Bahn, öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxi, Mietauto und Privat-PKW. Sie können die vollen Ticketpreise abrechnen. Für Reisen mit dem Privat-PKW sind Pauschalen anwendbar.
- Übernachtungskosten: Mitarbeitende, die vor Ort übernachten, können die Kosten für Gästezimmer oder Apartment bei der Abrechnung der Dienstreise berücksichtigen.
- Verpflegungsaufwand: Erstattungsfähig sind auch die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand (Frühstück in der Bäckerei, Snack aus dem Supermarkt, Mittagessen im Restaurant).
Reisenebenkosten
Unter Reisenebenkosten fallen diese Ausgaben:
- Telefon- und Internetkosten
- Park- und Mautgebühren
- Eintrittskarten für Messen und Tagungen
- Trinkgelder
- Reiseversicherung
- Gebühren für Schließfächer
Diese Reisekosten werden den Beschäftigten regelmäßig vom Unternehmen im Nachhinein ersetzt. Für einige Kosten müssen Ihre Mitarbeitenden selbst aufkommen (zum Beispiel Bußgelder, Aufwendungen für Freizeitaktivitäten und Wellnessanwendungen).
Schritt 3: Belege und Rechnungen sammeln und aufbewahren
Um die Reisekosten abrechnen zu können, müssen Ihre Mitarbeitenden Belege und Rechnungen vorweisen:
- Tickets für Flug, Bahn oder Bus
- Rechnungen für Taxi und Mietauto
- Rechnungen für Unterkunft
- Messetickets
- Parkscheine
Mitarbeitende, die mit ihrem Privat-PKW fahren, müssen ein Fahrtenbuch führen.
Schritt 4: Dienstreise Pauschalen für Fahrten, Verpflegung und Übernachtung
Für Fahrten, Verpflegung und Übernachtung auf Dienstreisen gibt es Pauschalen:
Kilometerpauschale
Für Fahrten mit einem Privat-Fahrzeug wenden Sie die Kilometerpauschale an oder Sie berechnen einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz:
- Kilometerpauschale Auto: 30 Cent/Kilometer, ab dem 21. Kilometer 38 Cent
- Kilometerpauschale Motorrad: 20 Cent/ Kilometer
Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Jährliche Gesamtkosten (einschließlich Wartung, Reparaturen, Versicherung, Steuern, Parkplatzgebühr) / zurückgelegte Kilometer im Jahr
Mit dieser Rechnung erhalten Sie einen individuellen Satz pro gefahrenen Kilometer, der sich insbesondere bei teureren Fahrzeugen rechnen kann.
Verpflegungspauschale
Für die Verpflegungspauschale in Deutschland gelten diese Beträge:
- Kleine Verpflegungspauschale für mehr als acht Stunden: 14 Euro
- Große Verpflegungspauschale für 24 Stunden: 28 Euro
- An- und Abreisetag: je 14 Euro
Bei Geschäftsreisen ins Ausland sind spezifische Verpflegungspauschalen anwendbar, die je nach Land unterschiedlich hoch ausfallen.
Übernachtungspauschale
Für Dienstreisen in Deutschland gibt es eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht. Bei Reisen ins Ausland ist die Pauschale höher.
Schritt 5: Reisekostenabrechnung erstellen
Im Idealfall erstellen Ihre Mitarbeitenden die Reisekostenabrechnung möglichst bald nach der Dienstreise, um keine Fristen zu versäumen und keine Belege zu verlegen. Formal gibt es keine Vorschriften. Sie können die Reisekosten handschriftlich auflisten, eine Excel-Tabelle ausfüllen oder ein spezielles Formular nutzen. Diese Punkte sollten in einer Reisekostenabrechnung jedenfalls zu finden sein:
- Name der reisenden Person
- Beginn und Ende der Dienstreise (Datum und Uhrzeit)
- Ziel der Geschäftsreise: Stadt/Land
- Zweck: zum Beispiel Verhandlungen, Messebesuche, Teilnahme an einer Tagung, Gespräche mit Kund:innen oder Zulieferbetrieben
- Kosten auflisten (inklusive Belege und Rechnungen)
- Unterschrift der reisenden Person
Schritt 6: Interne Richtlinien für die Abrechnung der Dienstreise festlegen
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften zur Reisekostenabrechnung. Unternehmen können daher selbst regeln, ob und wie sie die Kosten einer Dienstreise abrechnen. Sie sollten dafür verständliche Richtlinien für die Berechnung der Reisekosten festlegen:
- Erstattungsfähige Kosten
- Form und Fristen für die Einreichung der Reisekosten
- Reisebudget
- Wie sehen korrekte Belege aus?
Mit klaren, leicht verständlichen Richtlinien vermeiden Sie und Ihre Mitarbeitenden Fehler bei der Abrechnung einer Dienstreise. Die Reisenden wissen, welche Kosten Sie bei einer Dienstreise abrechnen und erstatten und welche nicht.
Schritt 7: Ausgaben der Dienstreise steuerlich absetzen
Betrieblich bedingte Reisekosten sind steuerlich absetzbar. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Option 1: Das Unternehmen ersetzt den Mitarbeitenden die Reisekosten lohnsteuerfrei und macht diese als Betriebsausgaben geltend.
Option 2: Die Mitarbeitenden setzen die Reisekosten als Werbekosten in der Einkommensteuererklärung steuerlich ab.
Wie lange rückwirkend kann man eine Reisekostenabrechnung machen?
Grundsätzlich müssen Mitarbeitende die Reisekosten einer Geschäftsreise innerhalb eines angemessenen Zeitraums geltend machen. Es gibt eine gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB). Allerdings können Unternehmen im Arbeitsvertrag beziehungsweise in der internen Reisekostenrichtlinie eine kürzere Frist festlegen, innerhalb der die Betroffenen die Reisekostenabrechnung einreichen müssen. Wenn die Beschäftigten diese Frist verstreichen lassen, können sie keine Rückerstattung der Reisekosten mehr verlangen. Diese Frist darf nicht kürzer als 3 Monate sein. Eine Verjährungsfrist von 6 Monaten für die Reisekostenabrechnung ist hingegen zulässig.
Was muss die HR-Abteilung beachten? Rechtsgrundlagen und Fristen
Als Mitglied der HR-Abteilung müssen Sie darauf achten, dass rechtliche Grundlagen, Fristen zur Einreichung der Reisekosten und die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes auf Dienstreisen erfüllt werden.
- Vorschriften im Arbeitszeitgesetz auf Dienstreise erfüllen: Sie müssen darauf achten, dass die Mitarbeitenden die Regelungen im Arbeitszeitgesetz auf Dienstreisen einhalten. Dies gilt insbesondere für die Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. § 2 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert die Arbeitszeit als Zeit vom Arbeitsbeginn bis zum Ende der Arbeit abzüglich der Ruhepausen. Die tägliche Höchstarbeitszeit beträgt grundsätzlich 8 Stunden. In Ausnahmefällen sind bis zu 10 Stunden zulässig. Allerdings dürfen innerhalb von 6 Monaten durchschnittlich 8 Stunden nicht übertroffen werden. Nach dem Ablauf der täglichen Arbeitszeit sind den Mitarbeitenden ununterbrochene Ruhezeiten von wenigstens 11 Stunden zu ermöglichen. Ausnahmen gibt es insbesondere für Krankenhäuser, Gastronomiebetriebe und Verkehrsunternehmen.
- Frist zur Einreichung der Reisekosten prüfen: Ferner muss die HR-Abteilung darauf achten, ob es eine interne Frist des Unternehmens für die Einreichung der Reisekosten gibt und die Mitarbeitenden diese eingehalten haben.
- Steuerliche/rechtliche Grundlagen berücksichtigen: Aus steuerrechtlicher Sicht ist eine rückwirkende Reisekostenabrechnung praktisch nur dann möglich, wenn das Finanzamt die Steuererklärung noch nicht angenommen hat und es noch keinen Steuerbescheid für das betreffende Jahr gibt.
- Interne Richtlinien für die Reisekostenabrechnung erfüllen: Die internen Richtlinien stellen eine wesentliche Grundlage dar, um die Kosten einer Dienstreise korrekt abzurechnen.
Achtung Fehler: Typische Stolperfallen in der Praxis
Bei der Abrechnung einer Dienstreise müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden von erstattungsfähigen Kosten und Pauschalen über Belege und Rechnungen bis zu Fristen einige Punkte beachten. Daher lauern in der Praxis einige typische Stolperfallen.
Eine fehlerhafte Abrechnung der Dienstreise kann sich beispielsweise durch doppelte Pauschalen, Tippfehler, übersehene Kosten und fehlende Belege ergeben. Personen, welche die Reisekosten manuell erfassen, können schnell den Überblick verlieren, wichtige Kostenpunkte vergessen und/oder falsche Pauschalen verwenden.
Diese und ähnliche Fehler können Sie vermeiden, wenn Sie einige Tipps beachten:
- Checkliste verwenden: Es ist sinnvoll, mit einer Checkliste zu arbeiten, um den Überblick zu behalten und nichts Wichtiges zu übersehen.
- Schritt für Schritt vorgehen: Im Idealfall gehen Sie bei der Reisekostenabrechnung schrittweise vor (siehe oben).
- Formular nutzen: Ein vorgefertigtes Formular erleichtert die Arbeit.
- Klare interne Richtlinien festlegen und Best Practices nutzen
- Keine Zeit verlieren: Reisekosten zeitnah abrechnen
- Digitale Abrechnung der Dienstreise: Eine falsche Berechnung der Reisekosten lässt sich vermeiden, wenn Sie statt der manuellen Buchführung eine digitale Lösung verwenden.
Fazit: So unterstützen wir Sie bei der Abrechnung einer Dienstreise
Rund um die Abrechnung von Dienstreisen ergeben sich viele Fragen. Die HR-Abteilung ist daher oftmals unsicher, wie sie vorgehen soll. Zudem verursachen manuelle Prozesse, fehlende interne Standards und der Einsatz getrennter Systeme einen großen Aufwand. Medienbrüche und Fehlerquellen können zusätzliche Unsicherheiten hervorrufen und weitreichende Probleme auslösen. Um Fehler zu vermeiden, braucht es klare, digitale Abläufe. Spezielle Selbstbedienungsfunktionen entlasten die HR-Abteilung und die übrigen Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen. Mit einer digitalen Reisekostenabrechnung können Sie ohne großen Aufwand die Kosten einer Dienstreise abrechnen und typische Fehler vermeiden. Unsere Zalaris PeopleHub verbindet alle relevanten Prozesse auf einer Plattform und lässt sich in Ihre bestehende SAP-Landschaft einfach integrieren. Damit haben Sie eine ideale Verknüpfung zur Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen sowie zur gesamten Verwaltung von An- und Abwesenheiten und zur Lohnabrechnung.
Sie möchten Ihren Aufwand reduzieren und Ihre Mitarbeitenden spürbar entlasten? Dann sprechen Sie uns direkt an. Die digitale Berechnung von Reisekosten und die Erfassung von Arbeitszeiten auf Dienstreisen sind nur der Anfang einer Reihe von Erleichterungen. Entdecken Sie, in welchen HR-Bereichen wir Sie sonst noch unterstützen können. Nutzen Sie die Möglichkeiten digitaler HR-Prozesse. Wir helfen sehr gerne dabei, Ihnen und Ihren Beschäftigten die Arbeit zu erleichtern.