Fünf Gründe, die Entgeltabrechnungen auszulagern

1. Seien Sie unabhängig von einzelnen Mitarbeitern

Die Pandemie und ihre Auswirkungen auf Unternehmen hat es deutlich gemacht: Workflows, die von bestimmten Mitarbeitern abhängig sind, können durch Veränderungen schnell ins Stocken geraten. Zum Beispiel, wenn die Mitarbeiter nicht mehr in gewohnter Weise zur Verfügung stehen. Der Mangel an Fachkräften, die auf den komplexen Vorgang der Payroll spezialisiert sind, erschwert solche Situationen zusätzlich. Immer weniger Nachwuchskräfte können sich für dieses Thema begeistern, vielmehr erlebt der Bereich Human Resources eine komplette Neuausrichtung: Die junge Generation der Personalmanager befasst sich lieber mit Themen wie Personal-Recruiting, Compensation & Benefits, Talent-Management und der Entwicklung übergreifender HR-Strategien.

Lagern Sie den kompletten Vorgang der Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus, begegnen Sie diesem Trend. Sie machen sich von einzelnen Mitarbeitern, die bislang die Abrechnungen erstellen, unabhängig – und damit auch von deren Ausfall. Zudem verfügt ein HR-Dienstleister über ein breites Fachwissen und hält dies stets auf aktuellem Stand. Die korrekte und zügige Erstellung Ihrer Entgeltabrechnungen ist so stets gewährleistet – Urlaub, spontanen Ausfällen oder Pandemie zum Trotz.

2. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen

Früher war die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Hauptaufgabe der Personalabteilung, heute liegen die Schwerpunkte beim Recruiting, dem Talent-Management und der Personalentwicklung. Die Payroll ist zwar eine Routineaufgabe, nimmt jedoch sehr viel Zeit in Anspruch. Lagern Sie diesen Prozess aus, werden viele Kapazitäten frei und Ihre Personaler haben deutlich mehr Zeit, sich den strategischen Themen im Bereich HR zu widmen. Letztlich setzen Sie nicht nur Ihre HR-Manager effizienter ein – durch eine strategische Personalentwicklung und -betreuung steigern Sie die Effizienz Ihres gesamten Personals.

Insgesamt erhöhen Sie durch Outsourcing also bei sinkenden HR-Kosten gleichzeitig die Qualität der HR-Prozesse.

3. Profitieren Sie von Expertenwissen

Entgeltabrechnungen werden zwar regelmäßig, aber nicht immer gleich erstellt. Denn nicht alle Mitarbeiter arbeiten gleich viele Stunden und verdienen gleich viel – Boni oder zusätzliche Vereinbarungen machen die Abrechnung kompliziert, für jeden Fall müssen andere Informationen zugrunde gelegt werden. Auch die Rechtslage ändert sich immer wieder, das hat auch die Coronakrise abermals gezeigt: Weltweit haben Regierungen auf die Pandemie mit neuen Gesetzen reagiert und bestehende Richtlinien überarbeitet. In Deutschland betraf dies zum Beispiel das Kurzarbeitergeld und die Erhöhung der Kinderkrankheitstage. Auf diese neuen Gegebenheiten schnell zu reagieren, kann zur echten Mammutaufgabe werden. HR-Dienstleister aber sind Experten auf Ihrem Gebiet und immer nah am Zeitgeschehen, da Sie sich auf Entgeltabrechnungen spezialisiert haben und diese für eine Vielzahl von Unternehmen erstellen. Mit dem Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung aber können Sie gewiss sein, dass die Payroll immer richtig und nach dem aktuellen Stand bearbeitet wird, egal wie knifflig die einzelnen Parameter sind.

4. Innovative und maßgeschneiderte Lösungen für Sie

Ob Sie nun nur die Entgeltabrechnung auslagern oder darüber hinaus zusätzliche Services in Anspruch nehmen möchten – für jedes Unternehmen und jeden Anspruch gibt es die passende Lösung. Auch durch die Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Prozesse optimieren Sie die Workflows: Urlaubsanträge zum Beispiel können komplett automatisiert und ohne irgendeine manuelle Tätigkeit bearbeitet werden. Das vereinfacht den gesamten Ablauf dieses Workflows und spart Zeit. Ziel ist, die papiergebundenen und oft nicht sonderlich strukturierten Prozesse zu standardisieren und am Ende möglichst viel Effizienz durch Automatisierung zu schaffen.

Mit offenen Technologieplattformen und modernen Prozessmodellen können Outsourcing-Dienstleister die gesamten Geschäftsprozesse abbilden – und zwar spezifisch auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

5. Schützen Sie Ihre Daten

Unternehmen erheben viele sensible personenbezogene Daten – von den Bewerbungsunterlagen über die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Übersicht über die Krankheitstage. Diese Daten gilt es vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Durch das Outsourcing der Entgeltabrechnung steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Mitarbeiter, sondern erhöhen auch den Schutz Ihrer sensiblen Daten. Denn HR-Dienstleister verfügen über gesicherte Rechenzentren mit Backup-Servern. So sind Ihre Daten vor den Zugriffen Dritter geschützt und zum Beispiel auch im Falle eines Ausfalls (z.B. Stromausfall, Naturkatastrophe) schnell wieder herstellbar. Anstatt sich also selbst mit den hohen Auflagen für Datenschutz und Datensicherheit auseinanderzusetzen, können Sie dies ebenfalls einem Experten überlassen. So erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen, ohne zusätzliche Ressourcen aufwänden zu müssen.