Was versteht man unter einer elektronischen Personalakte?
Eine elektronische Personalakte bezeichnet ein digitales Archivierungssystem, das herkömmliche Papierakten von Mitarbeitenden ersetzt. In dieser digitalen Akte werden alle wesentlichen Informationen und Dokumente einer Person systematisch erfasst, verwaltet und dauerhaft gespeichert. Dazu zählen Identifikationsdaten, beruflicher Werdegang, Bildungsverlauf sowie weitere relevante Fähigkeiten und Kenntnisse.
Basis der digitalen Personalakte sind homogene Strukturen
Zu prüfen ist, ob es im Unternehmen bereits homogene Ablagestrukturen – zum Beispiel mit einem Hängeregister mit Trennlaschen – gibt. Gerade mittelständische Unternehmen sind dank ihrer schlanken Strukturen für die Umstellung zur elektronischen Dokumentenverwaltung prädestiniert. Das vorhandene System dann von der Papierhaltung weg und zu einer rein digitalen Arbeitsweise hinzubringen, fällt in solchen Unternehmen leicht und geht zügig vonstatten.
Bei größeren Unternehmen jedoch, die verteilte Personalabteilungen und z.B. Tochtergesellschaften haben, finden sich häufig unterschiedliche Arbeitsweisen und Ablagestrukturen wieder.
- Welche Dokumente sind bereits jetzt in Papierform vorhanden?
- Wo werden sie abgelegt?
- Wie können möglichst alle Gesellschaften und Mitarbeitenden reibungslos auf die gleiche Weise arbeiten?
All diese Fragen gilt es zu beantworten. Dafür müssen alle relevanten Informationen gesammelt, bereitgestellt und schließlich harmonisiert werden.
Alle Daten und Prozesse, die die digitale Personalakte betreffen und die sie später abbilden soll, müssen vor der Einführung definiert werden. Eine klare Zielsetzung ist hierbei unabdingbar. Es muss definiert werden, wie Daten und Dokumente in die eAkte gelangen und welche Prozesse bestimmte Informationen auslösen sollen. Denn die digitale Personalakte ist mehr als eine Dokumentensammlung: Erhalten Personalsachbearbeitende zum Beispiel von einer Führungskraft per E-Mail die Info, dass das Grundgehalt eines Mitarbeitenden fortan um eine bestimmte Summe steigen soll, sollte nicht nur diese E-Mail der eAkte hinzugefügt werden, sondern der entsprechende Prozess der Gehaltsanpassung unmittelbar und einfach angestoßen werden. Die Kombination von Auftragsdokument und Datenanpassung ist dann durch den Einsatz der Zalaris eAkte systemseitig komplett revisionssicher dokumentiert.
Ein kurzer Überblick über die Funktionen und Vorteile der ZALARIS eAkte:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Anforderungen elektronische Personalakte
Für die eAkte notwendige Technik sollte bereitgestellt und Berechtigungen verschafft werden. Zu klären ist ebenfalls, wie die einzelnen Arbeitsplätze künftig ausgestattet werden sollen. Braucht jeder Personalmanager einen eigenen Scanner? Eignen sich bereits vorhandene Multifunktionsdrucker, um sensible Daten sicher einzuscannen? Hierbei spielt auch eine Rolle, inwiefern die HR-Abteilung remote arbeitet. Ein zentraler Scanner am Firmenstandort reicht dann nicht aus, gegebenenfalls muss Hardware fürs Home-Office bereitgestellt werden.
Auch über Berechtigungen für Mitarbeitende muss entschieden werden: Wer darf Daten und Dokumente in die elektronische Personalakte hoch- oder aus ihr herunterladen? Wer darf Informationen verarbeiten oder ändern? Dies ist zwischen der Personalabteilung, der IT und den jeweiligen Mitarbeitervertretungen abzustimmen. Generell werden Dokumente als PDF versendet – diese lässt sich für Gruppen, die nur zur Ansicht berechtigt sind, mit einem entsprechenden Schutz belegen.
Was die Implementierung der Software betrifft, brauchen Unternehmen keine Scheu zu haben. Die IT-Infrastruktur ist in den meisten Unternehmen bereits vorhanden und kann eingesetzt werden. Technisch notwendig für die Zalaris eAkte sind ein SAP HR-System und ein Archiv. Ist die digitale Personalakte ausreichend getestet und bereit für die Live-Schaltung, ist die Implementierung im laufenden Betrieb auch ohne Freeze oder vorübergehende Einschränkungen im SAP HCM System möglich.
Aufbau einer elektronischen Personalakte
Die Struktur der elektronischen Personalakte ist nicht festgelegt und lässt sich individuell anpassen. Unternehmen entscheiden selbst, welche Daten und Dokumente sie erfassen möchten. Typische Inhalte umfassen:
- Stammdaten wie Name und Adresse
- Arbeitsvertrag und Gehaltsinformationen
- Leistungsbeurteilungen und Qualifikationen
- Korrespondenz und persönliche Änderungen
- Abmahnungen und Lohnpfändungen
Elektronische Personalakte und Datenschutz
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt den Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und klärt wichtige Fragen bezüglich der Archivierungsdauer und Zugriffsrechte auf Personalakten. Wesentliche Datenschutzaspekte für digitale Personalakten umfassen die sichere elektronische Verschlüsselung der Akten, den begrenzten Zugang nur für berechtigte Personen mit arbeitsbedingtem Interesse, die revisionssichere Speicherung personenbezogener Informationen, die notwendige Zustimmung der Mitarbeitenden zur Datenerfassung, eine Mindestaufbewahrungszeit von drei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie längere Fristen für bestimmte Dokumente gemäß Steuerrecht und Gewinnermittlung.
Elektronische Personalakte SAP
Noch vor der Live-Schaltung ist es unablässig, die Mitarbeitenden mitzunehmen und entsprechend zu schulen. Dabei ist es wichtig, nicht nur das System zu erklären, sondern auch die Vorteile zu nennen, die sich für jeden Einzelnen aus der eAkte ergeben: Mitarbeitende haben zum Beispiel jederzeit Einsicht in ihre digitale Personalakte. Das steigert die Transparenz bezüglich Datenhaltung: Denn alle Beschäftigten können die Einträge in ihrer Personalakte sehen und prüfen – jederzeit. Durch die Bereitstellung der Zalaris eAkte über SAP FIORI oder innerhalb von SAP SuccessFactors kann dies auch über Browser oder mobile Endgeräte, wie das Tablet oder Smartphone genutzt werden. Zudem können Mitarbeitende selbsttätig Informationen in Form von Dokumenten bereitstellen oder sich Bescheinigungen – zum Beispiel für die Beantragung eines Job-Tickets – herunterladen. Diese Aufgaben entfallen für den HR-Bereich, der sich anderen Aufgaben widmen und dadurch effektiver arbeiten kann. Werden diese Vorteile klar benannt, ist die Akzeptanz für die eAkte in der Belegschaft groß.
Wie lang die Zeit von der Entscheidung für die digitale Personalakte bis hin zum Go-live ist, ist abhängig von der vorhandenen Unternehmensgröße und -struktur. Zentral aufgestellte mittelständische Unternehmen haben aufgrund bereits vorhandener homogener Arbeits- und Ablagestrukturen häufig eine kurze Projektlaufzeit: Zwischen 14 Tagen und drei Monaten lässt sich die Einführung der eAkte hier bereits realisieren. Dezentrale oder globale Unternehmen sollten hier zwischen drei bis sechs Monate einplanen – je nachdem wie komplex die internen Abstimmungsprozesse zwischen allen beteiligten Parteien sind. Häufig spielen hierbei auch Verhandlungen mit den unterschiedlichen Mitarbeitendenvertretungen (lokal/global) eine zeitaufwendige, aber wichtige Rolle.
Die elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, die sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für effizientes Personalmanagement machen:
- Effizienzsteigerung und Zeitersparnis: Die schnelle Bearbeitung von Personalakten reduziert administrative Aufgaben und das Suchen in Archiven, was Zeit und Kosten spart.
- Platzgewinn und Kosteneinsparungen: Durch digitale Speicherung werden Archiv- und Lagerflächen überflüssig, was Raum und Papierkosten spart.
- Prozessoptimierung: Abteilungsübergreifende Verbesserungen und eine geringere Fehleranfälligkeit durch Prozessdigitalisierung beschleunigen Interaktionen.
- Schnelle Analysen und intuitive Nutzung: Optimierungsmaßnahmen sind nur einen Klick entfernt und Self-Service-Optionen verringern die Wartezeit.
- Erhöhte Sicherheit und einfache Compliance: Zugriffsrechte sind strikt reguliert und die Verwaltung der Aufbewahrungspflichten sowie die Einhaltung der DSGVO sind gewährleistet.
- Dokumentenversionierung und Systemintegration: Änderungen werden revisionssicher gespeichert und die Personalakte ist vollständig in Systeme wie SAP SuccessFactors und andere ERP-Software integriert.
Diese Aspekte tragen dazu bei, dass die elektronische Personalakte die Effizienz und Produktivität in Unternehmen maßgeblich steigert.
Fazit: Revolutionieren Sie Ihr Personalmanagement mit der Zalaris eAkte
Der Übergang von Papierakten zu digitalen Personalakten ist entscheidend für moderne Unternehmen, die ihre Effizienz und Compliance verbessern möchten. Trotz Bedenken bezüglich des Initialaufwands und der Komplexität der Implementierung zeigt die Praxis, dass die richtige Herangehensweise und die Nutzung einer SAP-basierten Lösung wie der Zalaris eAkte die Einführung vereinfachen.
Besuchen Sie unsere Website, um mehr über die Zalaris eAkte zu erfahren und Ihre Personalverwaltung zu modernisieren.