In diesem Artikel erfahren Sie detailliert, wie Sie den Datenschutz für Ihre Mitarbeitenden gewährleisten, welche Daten besonders schützenswert sind und wie Sie mit modernen HR-Lösungen Ihre Datenverwaltung verbessern können.
Bedeutung des Datenschutzes im Personalwesen
Ein starkes Datenschutzkonzept schafft Sicherheit. Der Verlust von vertraulichen Informationen bringt dagegen potenziell teure Bußgelder, Schäden für das Unternehmensimage und einen schwerwiegenden Vertrauensverlust in der Belegschaft mit sich. Den Datenschutz ernst zu nehmen, ist ein Zeichen von Professionalität und Verantwortungsbewusstsein.
Wenn Mitarbeitende wissen, dass ihre persönlichen Informationen, wie die Adresse, Gehaltsdaten oder Bewerbungsunterlagen, sicher geschützt sind, steigt ihr Vertrauen.
Unternehmen, die den Datenschutz im Personalwesen professionell mit einer HR-Lösung wie HR-Core von Zalaris angehen, profitieren von einer optimierten Datenverwaltung, die ganz nebenbei noch für Wettbewerbsvorteile sorgt.
Sensible Mitarbeiterdaten: Was gehört dazu?
Sensible Mitarbeiterdaten umfassen allerlei Informationen, die im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses erhoben werden. Dazu gehören selbstverständlich persönliche Stammdaten, aber auch detaillierte Angaben zu Lohn und Gehalt, Arbeitsverträgen, Leistungsbewertungen und vieles mehr.
Beispiele für sensible Mitarbeiterdaten im Überblick
| Kategorie |
Beispiele |
|---|---|
| Persönliche Stammdaten | Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten |
| Lohn- und Gehaltsdaten | Gehaltsabrechnungen, Bankverbindungen, Steuerinformationen |
| Bewerbungsunterlagen | Lebensläufe, Zeugnisse und Anschreiben |
| Vertragsdaten und interne Dokumente | Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, interne Leistungsbewertungen |
| Kommunikationsdaten | E-Mail-Adressen, Telefonnummern und interne Chatverläufe |
| Weitere Informationen | Urlaubsanträge, Fehlzeiten, Gesundheitsdaten und biometrische Informationen |
Jedes dieser Datenstücke ist für eine strategische Personalverwaltung wichtig, stellt aber gleichzeitig ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, wenn es ungeschützt bleibt oder achtlos behandelt wird.
Rechtliche Grundlagen für den Datenschutz in der Personalabteilung
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geben die Regeln für den Datenschutz in der Personalabteilung vor. Diese Gesetze schreiben vor, wie personenbezogene Daten unter Einhaltung klar definierter Grundsätze erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen.
Die DSGVO legt unter anderem fest, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden dürfen. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO erlaubt die Verarbeitung von Daten, wenn diese zur Erfüllung eines Arbeitsvertrags notwendig sind. Für besonders schützenswerte Daten ist oft eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person erforderlich.
Daneben spielt das Prinzip des berechtigten Interesses, verankert in Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, eine wichtige Rolle. Demnach muss stets abgewogen werden, ob das Interesse des Unternehmens die Rechte der Mitarbeitenden überwiegt.
Zusätzlich ergänzen Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge die gesetzlichen Vorgaben und bieten weitere Schutzmechanismen. Die lückenlose Dokumentation ist das A und O. Nur so können Sie im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden jederzeit nachweisen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten wurden.
Welche Rechte hat der Arbeitnehmer?
Im Arbeitnehmerdatenschutz stehen Ihren Mitarbeitenden klar definierte Rechte zu, die den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten regeln. Alle Beschäftigten haben das Recht, jederzeit sämtliche zu ihrer Person gespeicherten Daten, inklusive der vollständigen Personalakte, einzusehen.
Wurden Daten widerrechtlich erhoben, sind veraltete oder unrichtige Einträge vorhanden, muss der Arbeitgeber auf Antrag diese Daten löschen, korrigieren oder vor weiterem Zugriff sperren. Das gilt für aktive sowie bereits beendete Arbeitsverhältnisse.
Besonders sensible Daten, wie Informationen zu Gesundheit, Sexualität oder Religion, dürfen nur erhoben und gespeichert werden, wenn die betroffene Person ausdrücklich zugestimmt hat oder die Daten bereits öffentlich zugänglich sind.
Mitarbeitende haben zudem das Recht, sensible Informationen, etwa den Grund einer Erkrankung, zurückzuhalten. In Fällen, in denen das Unternehmen Daten erhebt, die nicht der Auskunftspflicht unterliegen, müssen sie keine Auskunft geben oder können bewusst falsche Angaben machen.
Ein kontroverses Thema ist die Videoüberwachung: Erfasst ein System eine bestimmte Person, muss diese unverzüglich darüber informiert werden, wie die Aufnahmen verarbeitet und genutzt werden. Sobald der ursprüngliche Zweck erfüllt ist, sind alle zugehörigen Videoaufnahmen und Daten sofort zu löschen. Wird Videoüberwachung erforderlich, sollte die Maßnahme im Vorfeld mit dem Betriebsrat abgestimmt werden.
Talent-Pool und Datenschutz
Ein Talent-Pool ist eine beliebte und hilfreiche Methode, um den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten. Unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt es der Datenschutz, in der Personalabteilung einen solchen Talent-Pool zu führen. Voraussetzung ist, dass Sie Bewerbende ausführlich darüber informieren müssen, in welcher Form und zu welchem Zweck ihre personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert werden. Zusätzlich müssen die Bewerbenden ihre schriftliche Zustimmung erteilen.
Praktische Maßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten
Um den Datenschutz im Personalwesen effektiv umzusetzen, müssen technische und organisatorische Maßnahmen Hand in Hand gehen. Die unten stehenden konkreten Schritte helfen, Ihre sensiblen Daten zu schützen.
Technische Lösungen
Sichern Sie Ihre Daten durch moderne Technologien und die Verschlüsselung aller sensiblen Informationen. Selbst wenn Daten in die falschen Hände geraten sollten, bleibt deren Inhalt durch die Verschlüsselung geschützt. Ergänzend dazu ist der Einsatz einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sehr ratsam. Die Methode fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, sodass der Zugriff auf Daten nur durch autorisierte Personen möglich ist. Ebenso wichtig sind sichere Passwörter und regelmäßige Aktualisierungen.
Ein durchdachtes Berechtigungskonzept, das auf dem Need-to-know-Prinzip basiert, garantiert, dass nur jene Mitarbeitenden Zugriff auf bestimmte Daten erhalten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Organisatorische Maßnahmen
Technik allein reicht nicht aus. Organisatorische Maßnahmen spielen eine ebenso wichtige Rolle. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig im richtigen Umgang mit sensiblen Daten: Wissen ist der beste Schutz. Standardisierte Prozesse, z. B. für den Zugriff auf digitale Personalakten oder den sicheren Austausch von Informationen per E-Mail, helfen, die Datenintegrität zu wahren.
Zalaris PeopleHub
Die Zalaris PeopleHub bietet Ihnen eine zentrale Plattform, um alle Mitarbeiterdaten gebündelt und sicher zu verwalten. Mit der PeopleHub können Sie Personalstammdaten, Sozialleistungen, Entgeltabrechnungen, Compliance-Dokumente und Zeiterfassung an einem zentralen Ort immer aktuell halten. Der Zugriff auf alle relevanten Informationen ist von überall möglich, was den administrativen Aufwand signifikant verringert.
Zentrale HR-Core-Funktionen im Überblick
Die integrierte HR-Core-Lösung der PeopleHub unterstützt Ihr Unternehmen auf mehrfache Weise:
- Organisationsstruktur: Optimieren Sie Recruiting, Learning, Personaleinsatz- und Nachfolgeplanung. Mit intuitiven Drag-and-Drop-Funktionen können Änderungsszenarien simuliert werden.
- HR-Stammdaten: Greifen Sie mit nur einem Klick auf zentral gespeicherte Personalstammdaten zu. Alle Daten sind über das Zalaris PeopleHub-Portal abrufbar und können schnell aktualisiert werden – stets im Einklang mit der europäischen DSGVO.
- Benefit Management: Verwalten und kommunizieren Sie Arbeitgeberleistungen über eine globale Plattform, die automatische Datenaktualisierungen und Push-Mitteilungen beinhaltet.
- Zalaris eAkte: Digitalisieren Sie alle personalbezogenen Dokumente an einem sicheren und zentralen Ort. Rollenbasierte Zugriffsrechte und Self-Service-Funktionen sorgen für maximale Sicherheit.
- Employee & Manager Dashboards: Profitieren Sie von einer einzigen, zentralen Anlaufstelle für alle HR-Self-Services, die den Zugriff auf sämtliche Informationen und Workflows beschleunigt.
Schwierigkeiten und Lösungen im Datenschutz für Mitarbeitende
Die Digitalisierung erleichtert vieles, führt aber auch zu neuen Schwierigkeiten, die es früher nicht gab. Veraltete IT-Systeme können zu Sicherheitslücken werden und Hackerangriffe begünstigen.
Ein häufiges Problem ist die Mehrfachspeicherung von Daten. Wenn dieselben Informationen an unterschiedlichen Orten abgelegt werden, verlieren Sie den Überblick und es wird schwieriger, alle Sicherheitsvorgaben einzuhalten. Unklare Verantwortlichkeiten im Unternehmen können dazu führen, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben und nicht rechtzeitig geschlossen werden.
Umso wichtiger ist der Einsatz einer zentralen und mit anderen Systemen integrierbaren HR-Software, wie die Zalaris PeopleHub. Sie fasst alle Daten an einem Ort zusammen und regelt den Zugriff automatisch. Regelmäßige Audits und klare Zuständigkeiten helfen, den Überblick zu wahren.
Fazit: Vorteile eines robusten Datenschutzes in der Personalabteilung
Wenn Sie sensible Mitarbeiterdaten sicher verarbeiten und schützen, schaffen Sie ein vertrauensvolles Umfeld, in dem sich Ihre Belegschaft voll entfalten kann. Ein robustes Datenschutzkonzept sorgt dafür, dass alle Prozesse klar strukturiert, die Daten zentral verwaltet und der Zugriff streng reglementiert wird.
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