Welche Gründe gibt es für das Payroll-Outsourcing?
Der vornehmlichste Grund für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung besteht im Digitalisierungsdruck auf die HR-Abteilungen. Vor allem, weil andere Geschäftsbereiche oft schon seit Jahren vollständig digitalisiert sind. Das erschwert in vielen Fällen die Zusammenarbeit mit den Abteilungen. Veränderte Aufgabenverteilungen in dynamischen Unternehmensteilen müssen aufwendig kommuniziert werden. Das Payroll-Management als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen verlangsamt so oftmals Prozesse. Durch Digitalisierung und Teilautomatisierung lassen die HR-Vorgänge sich besser in bestehende Unternehmensprozesse einbinden.
Das Outsourcing der Payroll-Vorgänge bedeutet für Sie zudem personelle Sicherheit. Die Lohnbuchhaltung ist in den meisten Unternehmen vergleichsweise knapp besetzt. Mehr als ein bis zwei Stellen werden dafür selten eingeplant. Dabei ist die Entgeltabrechnung einer der komplexesten Bereiche im Tagesgeschäft. Kommt es zu einem Personalwechsel in der Abteilung, bedeutet die Einarbeitung hohe Reibungsverluste. Auch ungeplante Ausfälle zum Beispiel wegen Krankheit oder Elternzeit sind nur schwer zu kompensieren. Externe Dienstleister verfügen über die nötigen Personalreserven und Fachwissen, um fehlendes Personal effizient auszugleichen.
Digitale Entgeltbuchhaltung hat zudem den Vorteil, dass Fehler von Anfang an minimiert werden. Damit verringert der Aufwand für die monatlichen Abrechnungen sich erheblich. Korrekturen und langwierige Prüfungen aller Rechnungen gehören der Vergangenheit an.
Damit ergeben sich nach Umsetzung des Outsourcings enorme Effizienz- und Kostenvorteile. Diese Ressourcen können Sie in der Folge auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Unser Anspruch bei Zalaris ist es, unsere Services so schlank wie möglich aufzustellen.
Wie funktioniert das Outsourcing der Entgeltabrechnung?
Der Aufwand des Transformations- und Digitalisierungsprozesses sollte nicht unterschätzt werden. Grundsätzlich rechnen wir mit einem Zeitaufwand von 3 bis 12 Monaten für die vollständige Übernahme aller Payroll-Prozesse. Den Anfang machen dabei umfangreiche Beratungsgespräche. Zunächst mit der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden der HR-Abteilung. Auch Betriebsräte versuchen wir so früh wie möglich in den Prozess einzubeziehen.
Im Rahmen dieser Gespräche lernen wir Ihre Strukturen und zahlungsrelevanten Abläufe kennen. Gegebenenfalls setzen wir uns zusätzlich mit Mitarbeitenden in den einzelnen Abteilungen auseinander. Das ist wichtig, um das spätere Onboarding so einfach wie möglich zu machen. Schulungen und Informationen müssen rechtzeitig eingeplant werden. Zusammen mit der HR-Abteilung prüfen wir, welche Kompetenzen in den Abteilungen bereits vorhanden sind.
Gemeinsam mit dem Unternehmen entwickeln wir eine maßgeschneiderte Lösung, um bestehende Prozesse digital abzubilden. Es ist wichtig, die Aufgaben des Changemanagements nicht zu unterschätzen. Unternehmen, die den Outsourcing-Prozess beginnen, müssen die notwendigen Ressourcen von Anfang an sinnvoll einplanen. Sonst drohen Verzögerungen, die zusätzliche Kosten verursachen. Auch bei der Abschätzung des Aufwands unterstützen wir Sie selbstverständlich.
Planen Sie mehr HR-Prozesse als nur die Entgeltabrechnung auszulagern, kann die Transformation länger dauern. Eine individuelle, realistische Abschätzung des Zeitaufwands erhalten Sie von uns während der ersten Beratungsgespräche.
EXPERTENGESPRÄCH ZUM THEMA:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Was ändert sich für die Mitarbeitenden?
Die Digitalisierung von HR-Prozessen hat auch für Mitarbeitende im Unternehmen positive Auswirkungen. Insbesondere die Kommunikation mit den zuständigen Abteilungen kann durch digitale Prozesse vereinfacht werden. Denn Einsicht in persönliche Informationen und Meldung neuer Daten werden digital einfacher.
Viele Unternehmen setzen dafür inzwischen zentrale Mitarbeiter-Apps ein. Darüber lassen sich aktuelle Informationen über die Arbeitszeit abrufen oder eintragen. Krankmeldungen und Urlaubsanträge können ebenfalls darüber vorgenommen werden. Auch individuellere Anfragen können so schneller bearbeitet werden. Die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden wird einfacher und durchlässiger.
Für den Betrieb hat das den Vorteil, dass Mitarbeiter-Feedback vollständiger erfasst wird. Verbesserungen lassen sich so oft wesentlich schneller umsetzen.
Welche Outsourcing-Varianten gibt es?
Das Outsourcing der Entgeltabrechnung kann in drei unterschiedlichen Varianten stattfinden. Diese unterscheiden sich vor allem im Umfang der von Zalaris übernommenen Teilbereiche.
- In der einfachsten Variante stehen wir Ihnen als Cloud-Provider mit unserer spezialisierten Infrastruktur zur Verfügung. Praktisch bedeutet das, Sie und Ihre HR-Abteilung kümmern sich weiterhin um alle Abrechnungsmodalitäten. Server, Software und Datensicherung übernehmen wir. Damit fällt die aufwendige Absicherung der Daten aus Ihrem Verantwortungsbereich. Ihr Team kann sich dann voll auf die eigentlichen Abrechnungsprozesse konzentrieren.
- Alternativ haben Sie die Möglichkeit, auch die Abrechnung von uns durchführen zu lassen. Das heißt, Ihre Mitarbeitenden kümmern sich um die Datenpflege – Zalaris um alle Aufgaben am Monatsende. Wir erstellen für Sie die anfallenden Entgeltbelege und Unterlagen. Außerdem gibt es die Option, die komplette Personalbuchhaltung auszulagern. Damit übernehmen wir für Sie die gesamte Datenpflege. Diese Option bedeutet für Sie die größten Potenziale in Bezug auf Effizienz und Kostenersparnis. Zugleich ist aber die Umstellung vergleichsweise aufwendig. Meist ist das schrittweise Outsourcing die sinnvollste Variante, eine bestehende Lohnbuchhaltung in die Cloud auszulagern.
Welche Kosten kommen mit dem Payroll-Outsourcing auf den Betrieb zu?
Eines ist klar: Per Payroll-Outsourcing lassen sich langfristig Kosten einsparen. Doch welche Ausgaben kommen auf ein Unternehmen zu, das den Transformationsprozess anstoßen will? Das ist gar nicht so einfach zu beantworten. Zum einen sind das natürlich die Kosten, die im Unternehmen selbst während des Wandels anfallen. Je nach Unternehmensgröße sind dafür gewisse personelle Ressourcen erforderlich. Wie oben beschrieben, dauert die Transformation typischerweise bis zu einem Jahr.
Hinzu kommen die Vorleistungskosten für Software. Bei Zalaris haben wir die Möglichkeit, viele Lizenzprodukte in großer Menge günstiger zu beziehen. Dennoch können dabei je nach Projektumfang nicht zu vernachlässigende Kosten entstehen. In vielen Fällen besteht aber die Möglichkeit, die Lizenzgebühren in unseren allgemeinen Servicekosten abzubilden. Damit profitieren Sie von langfristig planbaren Kosten über alle Elemente der Lohnbuchhaltung hinweg. Selbstverständlich prüfen wir auch, welche bereits vorhandenen Lizenzen sich gegebenenfalls für eine Weiternutzung eignen.
Die regelmäßigen Aufwendungen für das Payrolloutsourcing belaufen sich monatlich auf rund zehn Euro pro Mitarbeitendem. Diese Kosten können allerdings je nach Serviceumfang variieren. Eine verlässliche Kostenabschätzung können wir Ihnen erst nach den ersten Beratungsgesprächen bereitstellen.
Warum werden nach der Auslagerung der Entgeltabrechnung die Erwartungen häufig enttäuscht?
Oftmals werden nach der Umsetzung des Outsourcing-Projekts die Erwartungen nicht erfüllt, da Unternehmen und Dienstleister feststellen, dass die Realität nicht so reibungslos verläuft, wie sie es sich ursprünglich vorgestellt hatten. Dies kann auf unzureichende vorherige Klärung der Vertragsinhalte und unangenehmer Themen mit dem externen Dienstleister zurückzuführen sein, die eine vertrauensvolle Zusammenarbeit beeinträchtigen. Eine genaue Festlegung der Vereinbarungen und offene Kommunikation sind entscheidend, um Enttäuschungen zu vermeiden und eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen.
Wie sicher sind die Abrechnungsdaten bei Zalaris?
Personal- und Finanzdaten Ihres Unternehmens sind außerordentlich sensibel. Schließlich betreffen diese nicht nur Sie, sondern auch direkt Ihre Mitarbeitenden. Bei Zalaris entwickeln wir daher all unsere Services von Anfang an mit Blick auf Datensicherheit.
Die von uns verarbeiteten Daten liegen ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union. Das betrifft sowohl die produktiv genutzten Versionen als auch Back-up-Kopien. Selbstverständlich halten wir uns dabei streng an die Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Zudem sind wir nach dem International Standard on Assurance Engagements zertifiziert. Die ISAE-3402-Zertifizierung bestätigt die Zuverlässigkeit unserer internen Kontrollsysteme.
Weiterhin verfügen wir über ein verlässlich gesichertes System für die Einlieferung Ihrer Daten. Die regelmäßig anfallenden Abrechnungsinformationen werden über eine verschlüsselte Verbindung zu uns übertragen. Werden zudem zusätzliche Daten relevant, etwa um Boni auszuzahlen, schaffen wir dafür weitere Kanäle. Die Übertragung solcher Informationen kann beispielsweise über ein Virtual Private Network (VPN) erfolgen. Alternativ haben Sie aber zum Beispiel auch die Möglichkeit, verschlüsselte Datenträger bei uns einzuliefern.
Wir hoffen, Ihnen einen ersten Eindruck von den Chancen des Payroll Outsourcings gegeben zu haben. Wichtig ist es aus unserer Sicht vor allem, den Transformationsprozess nicht zu unterschätzen. Denn Payroll Management ist eine der komplexesten Aufgaben im Geschäftsalltag. Gerade deshalb sind die Chancen durch Effizienzgewinne und Digitalisierung aber umso größer. Gerne beraten wir Sie individuell zu dem bei Ihnen im Betrieb zu erwartenden Aufwand.