Gesetzliche Grundlagen und Begriffe
Die gesetzliche Grundlage zur Entgeltabrechnung findet sich in § 108 Gewerbeordnung (GewO). Demnach müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Textform zukommen lassen. Diese Regelung verpflichtet Unternehmen jedoch nicht dazu, Lohnzettel und Gehaltszettel in Papierform auszugeben. Vielmehr erfüllt man auch mit einer digitalen Lohnabrechnung die gesetzlich vorgeschriebene Textform. Wichtig ist lediglich, dass der Arbeitnehmer “zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung einverstanden ist” (Vgl. Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 23.09.2021 (Az.: 2 Sa 179/21)).
Die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung
Im Entgeltnachweis ist dokumentiert, wie sich der Lohn beziehungsweise das Gehalt der Beschäftigten für einen bestimmten Zeitraum gestaltet. Es gibt zwei unterschiedliche Formen der Entgeltabrechnung, die sich nach der Art der Vergütung unterscheiden.
Die Lohnabrechnung schlüsselt das Entgelt von Mitarbeitenden auf, die auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden arbeiten. Sie wird monatlich auf der Grundlage der geleisteten Arbeit erstellt.
Die Gehaltsabrechnung schlüsselt das monatliche fixe Gehalt auf, das Mitarbeitende unabhängig von der absolvierten Arbeitszeit erhalten. Mit dem Lohnzettel oder Lohnschein lässt sich die erfolgte Lohnzahlung nachvollziehen.
Analoge versus digitale Lohnabrechnung
Viele Unternehmen übermitteln die Lohnabrechnung am Ende des Monats noch klassisch in Papierform, obwohl sie dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Größere Unternehmen wählen dafür den Postweg. Kleinunternehmen überreichen die Abrechnung manchmal persönlich an die jeweiligen Mitarbeitenden. Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Medium für die Übermittlung vor, sondern verlangt nur die Textform.
Als Unternehmen können Sie daher frei entscheiden, ob Sie die Abrechnungsdaten analog oder elektronisch weitergeben. Wenn Sie die Lohnabrechnung online erledigen und digital übermitteln, müssen sie lediglich die Zustimmung ihrer Belegschaft einhalten. Das digitale Verfahren bietet viele Vorteile. Sie verbessern die internen Arbeitsprozesse und machen das Unternehmen insgesamt effizienter. Die Mitarbeitenden können ihrerseits die monatlichen Gehaltsabrechnungen zu jeder Zeit online abrufen, egal ob unterwegs, zuhause oder im Urlaub. Auch wenn die Beschäftigten Kopien von vergangenen Abrechnungen benötigen, ist die digitale Variante für sie einfacher. Sie müssen die entsprechenden Unterlagen nicht so wie bei der klassischen Variante in der Personalabteilung anfordern, sondern können die Dokumente direkt in der digitalen Personalakte abrufen. Dies spart Zeit. Da die Abrechnungen elektronisch archiviert werden, sind sie jederzeit abrufbar.
Die Umstellung auf die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtert außerdem die Arbeit in der Personalabteilung, weil einige zeitintensive Tätigkeiten vom Sortieren und Falzen über Kuvertieren und Frankieren bis zum Postversand der Unterlagen wegfallen. Damit bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und die Kosten für diese Arbeiten entfallen.
Was ist bei der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beachten?
Als Unternehmen können Sie die Dokumente zur Lohnabrechnung elektronisch übermitteln. Sie müssen darauf achten, dass Sie die allgemeinen inhaltlichen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfüllen. Diese Angaben sind identisch mit jenen der klassischen Abrechnung in Papierform.
Inhaltliche Anforderungen an die digitale Lohnabrechnung
Gemäß § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung muss die digitale Lohnabrechnung diese Punkte abdecken:
- Arbeitgeberdaten: Name und Anschrift des Unternehmens
- Mitarbeiterdaten: Name, Anschrift und Geburtsdatum sowie Steuerklasse und Steuer-ID der Mitarbeitenden
- Beginn beziehungsweise Ende der Beschäftigung
- Zeitraum der Abrechnung
Zusätzlich achten Sie darauf, alle Angaben, die die Zusammensetzung des Lohns betreffen, zu vermerken. Darunter fallen Informationen über Zulagen, Art und Höhe der Zuschläge, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Die digitale Lohnabrechnung muss somit ebenso wie der analoge Lohnschein diese Angaben ausweisen:
- Lohn/Gehalt (Brutto)
- Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden
- Persönliche Abzüge
- Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag
Diese Angaben sollen dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden nachvollziehen können, wie sich ihre Nettolöhne beziehungsweise Nettogehälter zusammensetzen. Wie Unternehmen diese Informationen gestalten und aufbereiten, ist gesetzlich nicht geregelt. Es ist wichtig, dass die Angaben nachvollziehbar und transparent sind. Andere wichtige Daten wie Rentenversicherungsnummer sowie Fahrt-, Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten gehören nicht zu den Inhalten der Abrechnung.
Grundlagen in Betriebsvereinbarung festschreiben
Bevor Sie auf die elektronische Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung umsteigen, sollten Sie die Grundlagen in einer Betriebsvereinbarung festschreiben. Damit schützen Sie die Rechte der Mitarbeitenden. Gleichzeitig sichern Sie den Plan des Unternehmens, eine moderne IT-Lösung einzuführen, die den Geldbeutel schont.
Aufklärung und Einverständniserklärung
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie vorab eine Zustimmung der Mitarbeitenden einholen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden über die Einführung der digitalen Entgeltabrechnung aufklären. Anschließend sollten die Beschäftigten eine schriftliche Einverständniserklärung unterzeichnen. Damit sind Sie als Unternehmen auf der sicheren Seite.
Aufwand minimieren: Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen
Die elektronische Gehaltsabrechnung kann bequem über unsere HR-Plattform Zalaris PeopleHub abgerufen werden. Ihre Beschäftigten erhalten einen sicheren Zugriff, um ihre Dokumente abzurufen. Nur Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung können auf die Abrechnungen zugreifen. Außerdem können in PeopleHub weitere HR-Prozesse abgebildet werden. Egal ob Zeiterfassung, Reisekostenabrechnungen oder Abwesenheitsanträge – alles kann zentral über unsere flexibel einsetzbare HR-Lösung erledigt werden.
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