Was sind die wichtigsten Trends, die sich in den letzten 12 Monaten im Bereich Payroll entwickelt haben?
Erstens habe ich festgestellt, dass immer mehr Unternehmen nach Lösungen suchen, die leichter zugänglich sind und mehr als nur Gehaltsabrechnungsfunktionen bieten. Die Unternehmen erkennen allmählich den Wert eines zukunftsorientierten, digitalen Angebots im Bereich der Gehaltsabrechnung.
Die Unternehmen erkennen auch, wie wichtig eine Lösung ist, die sich problemlos in andere Technologiesysteme wie Leistungsanbieter und HR-Plattformen integrieren lässt. Die nahtlose Integration und Automatisierung zwischen Technologiesystemen ist entscheidend, um die digitalen Möglichkeiten zu nutzen und den manuellen Aufwand zu minimieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, vor allem bei globalen Unternehmen, ist die Frage, wie gut sie sich an die laufenden gesetzlichen Änderungen anpassen können. Viele Unternehmen nutzen die Unterstützung von Payroll-Dienstleistern, um auf globalem Level einheitlich agieren zu können und dabei die Einhaltung lokaler gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen – und zwar ohne, dass internen Ressourcen und Fähigkeiten vorhanden sein müssen.
Ein weiterer Bereich, der sich im Jahr 2021 eröffnet hat, ist die Remote-Arbeitskraft. Wir wissen, dass Remote-Arbeitskräfte immer beliebter werden. Das eröffnet die Möglichkeit, Talente in Ländern einzustellen, in denen ein Unternehmen derzeit vielleicht nicht tätig ist. Die Arbeitskräfte können ohne geografische Beschränkung überall auf der Welt eingesetzt werden. Die Möglichkeit, eine Gehaltsabrechnung zu erstellen oder einen Mitarbeiterdatensatz anzulegen, wenn es keine eigene Organisation im Land gibt, kann komplex sein, ist aber für das Wachstum eines Unternehmens entscheidend.
Welche Lehren sollten HR und die Lohnbuchhaltung aus der Pandemie ziehen? Welche Auswirkungen hatte diese Zeit auf diesen Sektor?
Erstens hat die Pandemie aufgedeckt, dass die von den Organisationen bereitgestellten Technologien und Dienstleistungen in einigen Fällen nicht für den Zweck der Fernarbeit oder der digitalen Wirtschaft geeignet sind. In Bezug auf die HR- und Payroll-Funktionen hat die Pandemie Organisationen dazu ermutigt, ihre Regeln und Arbeitsweisen neu zu bewerten und veraltete Richtlinien zu überarbeiten, um sich an neue hybride Arbeitsweisen anzupassen.
Die Pandemie hat die Personalabteilungen dazu gezwungen, trotz früherer Zurückhaltung zukunftsorientierte Wege zu gehen. Es geht jetzt weniger darum, was die HR- und Payroll-Funktion braucht, sondern vielmehr darum, wie Organisationen sicherstellen können, dass sie die richtigen Dienstleistungen, Technologien und Lösungen anbieten, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen. Personalleitende sollten sich fragen: „Wie oft müssen die Mitarbeitenden im Büro sein?“ und „Brauchen sie wirklich feste Arbeitszeiten?“.
Die Unternehmen erkennen, dass flexibles Arbeiten aus der Ferne zur neuen Norm geworden ist, und wenn sie ihre Belegschaft halten wollen, müssen sie sich anpassen. Diejenigen Unternehmen, die nicht auf ihre Mitarbeitenden hören, werden am stärksten von der „großen Kündigungsbewegung“ betroffen sein, die dazu geführt hat, dass Menschen Arbeitsplätze verlassen, die ihnen nicht mehr zusagen.
Dies gilt auch für die Payroll-Branche. Unternehmen sollten ständig darüber nachdenken, wie sie ihre Mitarbeitenden besser unterstützen können, z. B. mit Lösungen für die Zeiteinteilung, Anwesenheitskontrolle oder Pay-on-Demand-Funktionen für Mitarbeitende, die von einer größeren finanziellen Flexibilität profitieren wollen.
Ein weiterer Bereich, in dem die Payroll-Branche ihre Dienstleistungen neu bewerten musste, ist die Fähigkeit, Änderungen in der Gesetzgebung zu berücksichtigen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen muss in Bezug auf ihre Mitarbeitenden und ihre Lösung flexibel sein, um schnell auf Veränderungen wie beispielsweise Kurzarbeit reagieren zu können.
Die wichtigste Lektion, die jedes Unternehmen aus der Pandemie gelernt haben sollte, ist, dass die Mitarbeitendenbindung und -zufriedenheit das Wichtigste sind, und nicht die Sorge um die Abwicklung im Hintergrund.
Welches sind die größten Herausforderungen, denen sich die HR- und Payroll heute stellen müssen?
Ich denke, die größte Herausforderung besteht darin, mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten und vom Vorstand Investitionen zu erhalten, um neue Technologien einführen und sich an neue, flexible Arbeitsweisen für die Zukunft anpassen zu können.
Eine weitere Herausforderung ist der Kampf um Talente. Unternehmen müssen ihre Einstellungspraktiken überdenken, um Talente zu finden, ebenso wie die gesamten Vergütungspakete. Die Personalabteilungen müssen darüber nachdenken, wie sie ihre Vergütung und Benefits für ihre Mitarbeitenden erweitern können, und zwar nicht nur im Hinblick auf die Gehälter, sondern auch darauf, wie sie sich in anderer Hinsicht um ihre Mitarbeitenden kümmern werden.
Die Mitarbeitenden wollen wissen: „Was ist für mich drin?“, „Wie werde ich wertgeschätzt?“ und „Wie sieht die Homeoffice-Regelung aus?“. Die Welt der Talentsuche hat sich verändert, und die Personalabteilung muss sich mit ihr verändern.
Die Payroll-Branche muss weiterhin sicherstellen, dass sie aus den Lektionen, die sie während der Pandemie gelernt hat, Nutzen zieht, die Herausforderungen erkennt, denen sie sich stellen musste, und sicherstellt, dass sie einen Wandel vollzogen hat, der sie für die Zukunft effektiver macht. Dies erfordert von den Organisationen Investitionen. Für viele Unternehmen ist dies schwierig, insbesondere für Organisationen, die während der Pandemie um ihr Überleben kämpfen mussten.
Wie sieht Ihrer Meinung nach die Zukunft von HR & Payroll aus?
Die Zukunft bietet eine Menge Chancen. Zum Beispiel die Kultur eines Unternehmens zu definieren, denn die Art und Weise, wie mit Mitarbeitenden umgegangen wird und wie sie entlohnt werden, bestimmt, wie Mitarbeitende vom Unternehmen gesehen werden.
Die Pandemie hat dazu geführt, dass sowohl die Personal- als auch die Gehaltsabrechnungsfunktionen in einem Unternehmen stärker wahrgenommen und anerkannt werden. Jetzt müssen sie diese Gelegenheit nutzen, um Einfluss zu nehmen und in ihrem Unternehmen einen Platz am Tisch zu bekommen; sie müssen als Mitgestalter der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens angesehen werden. Die wirkliche Chance besteht darin, dass die Mitarbeitenden der Personal- und Lohnbuchhaltung laut sind und sich Gehör verschaffen, solange sie diese Möglichkeit haben.
Warum wenden sich Unternehmen Ihrer Meinung nach an Anbieter von Payroll-Software und Payroll-Dienstleistungen?
Wir wissen, dass die Welt der Gehaltsabrechnung komplex ist. Es gibt eine Menge lokaler Gesetze, die eingehalten werden müssen, und die verschiedenen Vorschriften in diesem Bereich ändern sich in den meisten Ländern jährlich, wenn nicht sogar häufiger.
Da die Entgeltabrechnung immer komplexer wird, müssen Unternehmen darüber nachdenken, was ihr Kernangebot in diesem Bereich ist und wie viel sie in Inhouse Ressourcen deren Wissen und Weiterbildungen investieren wollen. Diese Kompetenz ist nicht leicht auf dem Markt zu finden.
Stattdessen suchen die Unternehmen nach Anbietern von Lösungen für die Entgeltabrechnung, die eine Erweiterung ihres Geschäfts darstellen. Sie sind zuverlässig, weil Payroll ihr Kerngeschäft ist, und es ist von großem Vorteil, einen vertrauenswürdigen Partner zu haben, auf den man sich verlassen kann, weil er das Wissen und die Fähigkeiten zur Einhaltung der Vorschriften mitbringt. Durch die Auslagerung der komplexen Aufgaben entlasten sie ihre internen Mitarbeitenden, so dass sie sich stattdessen auf die Förderung des Wohlbefindens und des Engagements ihrer Belegschaft konzentrieren können.
Ein weiterer Vorteil, den ein ausgelagerter Anbieter von Payroll-Lösungen einem Unternehmen bietet, ist die Flexibilität, schnell in neue Branchen einzusteigen, z. B. neue Märkte zu erschließen und in neue Gebiete zu expandieren, um das Unternehmen zu vergrößern und die Zahl der Talente zu erhöhen.
Bob Rehill
Bob Rehill ist der Gründer und CEO von Bob Rehill Partnership Network, einem globalen Netzwerk von Unternehmen, die sich auf die Bereitstellung von Personalressourcen für Transformationsprojekte und -programme spezialisiert haben.
Rehill gründete auch HRTech247, eine Online-Plattform, die rund um die Uhr Zugang zu marktführenden HR- und Entgeltabrechnungsdienstleistern bietet.
Er verfügt über fast 20 Jahre Erfahrung im Business. Sein Enthusiasmus und seine Tatkraft, gepaart mit seinen Fähigkeiten in den Bereichen Stakeholder-Management, Teamführung und Kommunikation, machen ihn zu einer außergewöhnlichen Führungskraft.