Zur kostenlosen Infografik zu Pay On-Demand
Was ist ein Lohn- und Gehaltsvorschuss?
Ein Lohn- und Gehaltsvorschuss liegt vor, wenn Arbeitgeber den künftig fälligen Lohn oder das Gehalt vor dem regulären Zahltag auszahlen. Oftmals ist dies jener Lohnanteil, den sich die betreffende Person zum Zeitpunkt der Antragstellung bereits erarbeitet hat. Alternativ sind auch höhere Vorauszahlungen möglich. Dann handelt es sich um einen Vorschuss auf den Lohn, den sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin erst verdienen muss.
Üblicherweise zahlen Arbeitgeber die Löhne im Nachhinein (§ 614 BGB), oftmals zum Monatsende oder zum Beginn des Folgemonats aus. Demnach liegt ein Gehaltsvorschuss beispielsweise dann vor, wenn eine Zahlung bereits zur Monatsmitte erfolgt.
Mit einem solchen Vorschuss können Sie Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, höhere Ausgaben zu bewältigen, die unvorhersehbar aufgetreten sind. Die Betroffenen bekommen dadurch liquide Mittel.
Wie wird ein Lohn- und Gehaltsvorschuss abgewickelt?
Einen Lohn- und Gehaltsvorschuss wickeln Sie in mehreren Schritten ab, wobei Sie sich mit dem oder der Betroffenen abstimmen müssen:
Schritt 1: Kriterien festlegen
Zunächst legen Sie die Kriterien fest, unter denen ein Gehaltsvorschuss zu gewähren ist. Dies funktioniert in Form einer unternehmenseigenen Richtlinie für Gehaltsvorschüsse.
Schritt 2: Mitarbeiter:in beantragt einen Gehaltsvorschuss
Mitarbeitende sollten Vorschüsse schriftlich beantragen. Bei modernen HR-Lösungen mit Pay On-Demand-Funktion wie Zalaris PeopleHub können Ihre Beschäftigten dies einfach per Self-Service erledigen.
Schritt 3: Antrag entweder genehmigen oder ablehnen
In Schritt 3 prüfen Sie, ob die festlegten Kriterien erfüllt sind. Je nachdem, was Ihre Analyse ergibt, genehmigen Sie den gewünschten Lohn- und Gehaltsvorschuss oder Sie lehnen den Antrag ab. Dieser Prozess lässt sich mit der Pay On-Demand-Funktion in Zalaris PeopleHub automatisieren.
Schritt 4: Gehaltsvorschuss schriftlich vereinbaren und in digitaler Personalakte dokumentieren
Wenn Sie den Antrag genehmigen, erstellen Sie eine schriftliche Vereinbarung, in der Sie den Betrag und die Rückzahlungsbedingungen festlegen. Dieses Schriftstück ist von beiden Seiten zu unterzeichnen. Außerdem legen Sie diese Vereinbarung in einer digitalen Personalakte wie zum Beispiel der Zalaris eAkte ab.
Sobald der Antrag genehmigt ist, sollten Sie dafür sorgen, dass der oder die Mitarbeitende eine schriftliche Vereinbarung unterzeichnet, in der sowohl der Betrag als auch die Rückzahlungsbedingungen festgelegt sind. Dies erledigen Sie, bevor Sie den Vorschuss tatsächlich auszahlen.
Schritt 5: Lohn- und Gehaltsvorschuss leisten
Den Lohn- und Gehaltsvorschuss lassen Sie dem oder der Mitarbeitenden per Banküberweisung, Scheck oder einer anderen Bezahlmethode zukommen, die Sie auch für die Lohnauszahlung nutzen. Es ist wichtig, dass Sie den Gehaltsvorschuss als solchen kennzeichnen, damit Sie im Streitfall einen Beweis haben.
Schritt 6: Empfangsbestätigung
Der oder die Beschäftigte bestätigt den Empfang des Vorschusses, sobald die Zahlung eingegangen ist. Eine solche Empfangsbestätigung ist essentiell sollte es zu Streitereien kommen.
Schritt 7: Gehaltsvorschuss in der Lohnbuchhaltung verbuchen
Vorschüsse sind gesondert von der herkömmlichen Lohnabrechnung zu dokumentieren. In diesem Schritt verbuchen Sie den Lohn- und Gehaltsvorschuss in der Lohnbuchhaltung (Payroll).
Schritt 8: Verrechnung mit regulärem Lohn und allenfalls Rückzahlung
Die Höhe des Gehaltsvorschusses ist von künftigen Lohnzahlungen abzuziehen. Die Verrechnung erfolgt am regulären Zahltag. Wenn Mitarbeitende Vorschüsse erhalten, die ein Nettomonatsgehalt übersteigen, sind sie dazu verpflichtet, jene Beträge zurückzuzahlen, die der später auszuzahlende Lohn nicht abdeckt. Die Rückzahlung ist wie vereinbart durchzuführen. Im Idealfall gibt es einen konkreten Rückzahlungsplan.
Haben Mitarbeitende Anspruch auf einen Lohn- und Gehaltsvorschuss?
Ein Gehaltsvorschuss ist grundsätzlich als freiwillige Leistung einzustufen. Demnach entscheiden Unternehmen von Fall zu Fall, ob sie Vorschusszahlungen leisten oder nicht. Als Arbeitgeber können Sie einen Vorschuss gewähren, wenn Mitarbeitende einen solchen beantragen. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet. Wenn Sie bereits einmal eine solche Vorauszahlung geleistet haben, ergibt sich daraus keine Verpflichtung, es noch einmal zu tun. Demnach können Sie eine zweite Anfrage auch ablehnen.
Grundsätzlich haben Mitarbeitende also keinen allgemeinen Rechtsanspruch darauf, einen Gehaltsvorschuss zu bekommen. Allerdings kann sich ein solcher aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Arbeitsvertrag ableiten lassen. In Ausnahmefällen können Sie aufgrund der Fürsorgepflicht als Arbeitgeber dazu verpflichtet sein, einen Vorschuss zu gewähren. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Mitarbeitende in nicht behebbaren finanziellen Schwierigkeiten sind.
Wie hoch darf ein Lohn- und Gehaltsvorschuss sein?
Die Vorschusshöhe richtet sich danach, was Unternehmen und Mitarbeitende vereinbart haben. Es gibt zwei Varianten.
1. Vorschuss auf erbrachte Arbeit
Meist beschränkt sich ein Lohn- und Gehaltsvorschuss auf die bereits erbrachte Arbeit.
Beispiel 1: Antrag am 10. Tag des Monats: anteiliger Gehaltsvorschuss für 10 Tage
Beispiel 2: Antrag am 18. Tag des Monats: anteiliger Vorschuss für achtzehn Tage
Dies ist der Normalfall.
2. Höherer Gehaltsvorschuss (ein Netto-Monatsgehalt oder mehr)
In Ausnahmefällen ist es möglich, einen höheren Gehaltsvorschuss zu gewähren, der einem gesamten Monatsgehalt entspricht oder mehr ausmacht. Wenn Sie einen Lohn- und Gehaltsvorschuss gewähren, der einen Monatslohn übersteigt, müssen Sie mit dem oder der Mitarbeitenden eine Rückzahlungsverpflichtung vereinbaren. Diese betrifft die Rückzahlung jenes Anteils, der die Gehaltszahlung überschreitet. Als gesetzliche Grundlage dienen die §§ 326 Abs. 4 und 346 BGB.
Muss man auf einen Lohn- und Gehaltsvorschuss Steuern zahlen?
Laut Zuflussprinzip müssen Unternehmen grundsätzlich bei jeder Lohnzahlung, auch bei einem Vorschuss, die Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Allerdings sieht das Lohnsteuerrecht eine Ausnahme vor. Demnach ist bei der Auszahlung eines Gehaltsvorschusses keine Lohnsteuer einzubehalten, wenn
- der Lohnabrechnungszeitraum nicht länger als 5 Wochen ist und
- die endgültige reguläre Lohnabrechnung spätestens 3 Wochen nach Ablauf dieses Zeitraums erfolgt
In diesem Fall berechnet das Unternehmen die Lohnsteuer erst bei der Lohnabrechnung vom Gesamtverdienst. Die Regelungen zur Erhebung der Lohnsteuer für eine Lohnvorauszahlung findet sich in R 39b.5 Abs. 4 LStR. Die Steuer wird entweder mit dem laufenden Lohn oder als sonstiger Bezug vom ungekürzten Bruttoverdienst erhoben.
Ein Gehaltsvorschuss ist als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt auch sozialversicherungspflichtig. Die entsprechenden SV-Beiträge sind allerdings erst dann fällig, wenn die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wurde. Wenn die betreffende Person den Lohnanspruch für den erhaltenen Vorschuss erst im Folgemonat erwirbt, sind die Beiträge erst zu diesem Zeitpunkt zu zahlen.
Wie wird ein Lohn- und Gehaltsvorschuss verrechnet?
Als Arbeitgeber können Sie den geleisteten Gehaltsvorschuss bei der nächsten regulären Lohnabrechnung in voller Höhe abziehen. Es ist wichtig, dass Sie die Rahmenbedingungen vorab schriftlich regeln. Sie müssen sich mit dem oder der Betroffenen bei der Auszahlung darauf einigen, dass ein Gehaltsvorschuss vorliegt, der bei Fälligkeit der Lohnforderung mit der nächsten Abrechnung verrechnet wird. Dies ergibt sich aus der BAG-Rechtsprechung (Urteil des BAG vom 11.7.1961, 3 AZR 216/60).
Außerdem müssen Sie darauf achten, dass der oder die Mitarbeitende den überzahlten Betrag des Gehaltsvorschusses zurückzahlt (Urteil des BAG vom 25.2.1993, 6 AZR 334/91): Dies gilt nur für den Fall, dass die gewährte Vorschusszahlung nicht vom Lohn gedeckt ist.
Was sind die Vorteile von einem Lohn- und Gehaltsvorschuss?
Ein Gehaltsvorschuss kann ein gutes Mittel sein, um das Wohlergehen und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen. Sie können Beschäftigten in finanziellen Notlagen aktiv helfen, indem Sie ihnen einen Vorschuss auf Gehalt oder Lohn zahlen.
Zudem ist es ein attraktiver Benefit für Ihre Mitarbeitenden, der Ihre Vergütungsstrategie ergänzt und Sie von anderen Unternehmen abheben kann. Für die Beschäftigten bedeutet dies wiederum, dass sie finanziell flexibler und für allfällige Liquiditätsprobleme abgesichert sind. Ein Lohn- und Gehaltsvorschuss ist ein geeignetes Mittel, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Außerdem verbessert sich die Leistungsfähigkeit, weil die Beschäftigten nicht mit finanziellen Problemen belastet sind und sich damit besser auf das Arbeiten konzentrieren können.
Vorteile eines Lohn- und Gehaltsvorschusses im Überblick
- Finanzielle Absicherung in Notlagen
- Steigerung der Produktivität
- Förderung der mentalen Gesundheit
- Steigerung der Zufriedenheit
- Attraktive Zusatzleistung
Was sind die Nachteile von einem Lohn- und Gehaltsvorschuss?
Gehaltsvorschüsse können auch Nachteile haben. Durch die zusätzliche Zahlung und Verbuchung entstehen Mehrarbeiten. Vor allem dann, wenn ein Unternehmen keine passende HR-Lösung hat, ist mit einem höheren Verwaltungsaufwand zu rechnen. Zudem kostet es Zeit, Vorgaben für die Vorschussgewährung zu erlassen. Dabei müssen Sie als Arbeitgeberdarauf achten, die Voraussetzungen für den Gehaltsvorschuss einheitlich zu regeln. Mit der Genehmigung von Lohnvorschüssen sind Compliance-Risiken verbunden. Die Auszahlungen und die nicht vollständige Rückzahlung von Vorschüssen können sich negativ auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirken. Eine weitere Gefahr besteht darin, dass Mitarbeitende nicht lernen, mit Geld verantwortungsvoll umzugehen, weil sie sich auf die Vorauszahlung verlassen.
Nachteile im Überblick
- Auswirkung auf Finanzplanung
- Verwaltungsaufwand (ohne passende HR-Lösung)
- Entwicklung einheitlicher Richtlinien
- Compliance-Risiken
- Mitarbeitende lernen nicht, verantwortungsvoll mit Geld umzugehen
Wie können Arbeitgeber einfach Lohn- und Gehaltsvorschüsse geben?
Es gibt Möglichkeiten, die Lohn- und Gehaltsvorschüsse einfach abzuwickeln und damit den Aufwand gering zu halten. Dies gelingt mit einem modernen Ansatz, im englischen als Earned Wage Access (EWA) oder Pay On-Demand bekannt. Hierbei wird der Zahltag flexibilisiert. Mitarbeitende können selbst entscheiden, wann sie ihr bereits verdientes Geld ausgezahlt bekommen möchten. Damit haben Beschäftigte einen On-Demand-Zugriff auf jenen Gehaltsanteil, den sie im laufenden Monat bereits verdient haben. Über eine geeignete HR-Plattform wie Zalaris PeopleHub können sie per Self-Service jederzeit den bereits erarbeiteten Lohn anfordern und sich einen Gehaltsvorschuss auszahlen lassen. Eine solche Abrufzahlung lässt sich bequem über das Gehaltsabrechnungssystem verwalten, sodass Sie als Arbeitgeber keinen zusätzlichen Aufwand haben.