Definition Zeitwirtschaft
Die Zeitwirtschaft betrifft ganz allgemein die Planung der im Unternehmen erhobenen Zeitdaten. Sie zielt darauf ab, Abläufe in Bezug auf die Zeit und Dauer einzelner Projekte zu betrachten. Die Zeitwirtschaft kann konkret die zeitliche Planung der Tätigkeiten von Mitarbeitenden und damit den HR-Bereich betreffen. Bei der Zeitwirtschaft im Personalwesen geht es darum, Arbeitszeit zu erfassen, zu bewerten und zu verwalten. Darüber hinaus umfassen die Zeitdaten der Mitarbeitenden die Abwesenheiten und Fehlzeiten. Um die Arbeitszeit zu erfassen, sind Beginn, Dauer und Ende der Arbeitsstunden sowie Pausen zu erheben und zu verarbeiten. Die dabei erhobenen Arbeitszeiten können je nach Modell den jeweiligen Zeitkonten zugewiesen werden. Begrifflich ist zwischen positiver und negativer Zeitwirtschaft zu unterscheiden.
Positive Zeitwirtschaft
Bei der positiven Zeiterfassung erfasst und summiert das System alle Arbeitszeiten, die die Mitarbeitenden tatsächlich erbracht haben.
Negative Zeitwirtschaft
Bei der negativen Zeitwirtschaft werden nur jene Arbeitszeiten erfasst, die vom Soll abweichen. Die negative Zeiterfassung vermerkt alle Abweichungen vom Arbeitszeitplan, die durch Ab- und Anwesenheiten wie beispielsweise Urlaubstage, Krankheit und Weiterbildung verursacht werden. Wenn keine Abweichungen vorliegen, ist davon auszugehen, dass die Soll-Zeit der Ist-Zeit entspricht.
Definition Zeiterfassung
Die Definition Zeitwirtschaft ist klar von der Definition Zeiterfassung zu unterscheiden. Der Begriff Zeiterfassung ist enger gefasst, zumal er nur den Prozess des Ein- und Ausstempels der Arbeitszeit beinhaltet. Unter die Definition Zeitwirtschaft fallen hingegen auch jene Schritte, die der eigentlichen Zeiterfassung nachgelagert sind wie beispielsweise die Bewertung und Verwaltung der erhobenen Daten.
Die Zeitwirtschaft umfasst diese Punkte
- Dauer von Aufträgen, Aufgaben und Projekten einschätzen
- Kapazitäten feststellen und planen
- Tatsächlich verbrauchte Zeit bei der Ausführung messen
- Soll- und Ist-Werte analysieren und vergleichen
Die Zeiterfassung dient lediglich dazu, Daten für die Zeitwirtschaft zu erheben. Diese Daten ermöglichen die anschließende Analyse und Planung.
Ziele der Zeitwirtschaft im Personalwesen
Die Zeitwirtschaft zielt darauf ab, die Produktivität und Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu steigern. Im Personalwesen dient sie dazu, die zeitlichen Ressourcen der Mitarbeitenden und deren Humankapital optimal einzusetzen, ohne Unter- oder Überlastungen zu verursachen.
Aufgaben der Zeitwirtschaft im Personalwesen
Ein Zeitwirtschaftssystem im Personalwesen erleichtert Ihnen die HR-Arbeit und macht die Prozesse für Sie transparenter. Mit einem Zeitwirtschaftssystem können Sie die Arbeitszeit erfassen und übersichtlich darstellen, komplexe Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit einfach festhalten und die administrativen Tätigkeiten reduzieren. Damit erleichtern Sie den SachbearbeiterInnen der Personalabteilung die Arbeit.
– Zeitbewertung
Die Zeitwirtschaft erfüllt wichtige Aufgaben, indem sie alle Daten der Mitarbeitenden verwaltet, aktualisiert und in Echtzeit bereitstellt. Das betrifft persönliche Informationen ebenso wie die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und individuelle Vereinbarungen. Diese Fakten liefern die Grundlage für die Zeitbewertung. Dabei werden erfasste Arbeitszeiten mit den hinterlegten Daten abgeglichen und zum Beispiel Arbeitszeitmodelle in Lohnarten umgewandelt.
– Grundlagen für korrekte Entgeltberechnung und Lohnabrechnung
Damit bildet die Zeitwirtschaft die Basis für eine korrekte Entgeltberechnung und Lohnabrechnung.
– Personaleinsatzplanung
Darüber hinaus können Sie die erfassten Daten der Zeitwirtschaft wie Soll- und Ist-Stunden, Zeitsalden und Abwesenheitszeiten für Ihre Personaleinsatzplanung nutzen.
– Auswertungen, Berichte und Zeitnachweise
Auch Auswertungen und Berichte lassen sich erstellen. Es sind sowohl die Plus- und Minusstunden als auch die Pausen für alle Mitarbeitenden erkennbar. Darüber hinaus gibt es Einblick in die Projektzeiten. Anhand der erfassten Daten können Sie überprüfen, welche Arbeitsschritte besonders viel Zeit benötigen und in welchen Bereichen Sie die Aufgaben und Aufträge zukünftig anpassen sollen.
Wenn Sie alle diese Aufgaben der Zeitwirtschaft mit einer einheitlichen Software erledigen, agiert Ihr Unternehmen produktiver und wirtschaftlicher, obwohl es weniger Aufwand einsetzt.
Was spricht dafür, eine moderne Zeitwirtschaft zu nutzen?
Es gibt einige Gründe, im Unternehmen eine moderne Zeitwirtschaft zu nutzen:
- Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Überblick behalten (Arbeits- und Anwesenheitszeiten planen, erfassen, überprüfen und dokumentieren)
- Abwesenheitszeiten und Urlaubstage einfach verwalten und kontrollieren
- Gesetzliche Anforderungen in Bezug auf die Arbeitszeit erfüllen
- Detaillierte Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erhalten (Moderne Zeitwirtschaftssysteme berechnen anhand der Daten Löhne und Überstunden und übertragen sie automatisch in die Lohnbuchhaltung)
- Prozesse im Personalwesen optimieren
- Zeit und Kosten sparen
Vorteile
Ein Zeitwirtschaftssystem bietet sowohl den HR-Verantwortlichen und Führungskräften als auch den anderen Mitarbeitenden einige Vorteile. Beide Seiten sparen Zeit und können damit produktiver arbeiten.
Vorteile für HR-Verantwortliche und Führungskräfte auf einen Blick
HR-Verantwortliche und Führungskräfte können mit einer modernen Zeitwirtschaft
- sofort erfahren, wenn Mitarbeitende Überstunden erbringen
- auf einen Blick erkennen, für welche Projekte und Aufgaben die Mitarbeitenden welche Arbeitszeit benötigen
- Arbeitszeiten mit nur einem Klick bestätigen
- administrativen Aufwand durch automatischen Datenimport gering halten
- Personaleinsätze optimal planen
- Personalkosten einfach ermitteln
Mit einer modernen Zeitwirtschaft erfassen Sie nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch Abwesenheitszeiten wie Urlaub und andere Fehlzeiten. Diese Daten helfen Ihnen weiter, wenn Sie Kapazitäten planen und den Personalbedarf ermitteln.
Vorteile für Mitarbeitende
Auch für Mitarbeitende ist die Zeiterfassung mit einem modernen Zeitwirtschaftssystem einfacher, weil sie weder Stundenzettel ausfüllen noch Excel-Tabellen nutzen müssen. Die Beschäftigten haben einige Vorteile. Sie können
- Arbeitszeit einfach erfassen, bei Bedarf auch mobil und offline
- eigene Arbeitsstunden besser planen, weil die Teamverfügbarkeit sichtbar ist
- Mehrarbeit und Minusstunden gut erkennen
- Krankheits- und Urlaubstage im Blick behalten
Die verfügbaren Informationen zu Arbeitsstunden und Mehrarbeit machen es für die Mitarbeitenden leichter, Überstunden gezielt abzubauen. Jede Person, die im Unternehmen arbeitet, kann einen Blick in das eigene Zeitkonto werfen und beispielsweise den Urlaub online im System planen.
Welche Voraussetzungen muss eine gute Zeitwirtschaftssoftware erfüllen?
Eine gute Zeitwirtschaftssoftware muss sich an den Bedürfnissen der Personen, die sie nutzen, orientieren und zudem flexibel einsetzbar sein. Besonders gut geeignet sind webbasierte Anwendungen und mobile Business-Anwendungen.
Besonders wichtig sind die Funktionen, die die jeweilige Software-Lösung mitbringt. Wenn Sie eine Software für Ihre Zeitwirtschaft auswählen, sollten Sie einige Punkte beachten. Eine gute Zeitwirtschaftssoftware muss
- alle Arbeitszeiten erfassen und verwalten sowie alle Fehlzeiten vermerken
- bei Regelverstößen automatisch verständigen
- bei Überstunden Warnhinweise liefern
- gesetzliche Vorschriften und tarifvertragliche Regelungen berücksichtigen
- Arbeitszeit anhand der Vorgaben überprüfen
- Arbeitszeitdaten nahtlos in die Entgeltabrechnung übertragen
- Rollen und Rechte für die Systemnutzung einfach vergeben
- Rückrechnungen zulassen und variantenfähig sein
- eine Schnittstelle zu vorgelagerten, erweiterten und anschließenden Systemen bieten
Auf diese Voraussetzungen sollten Sie achten, wenn Sie eine passende Lösung suchen.
Arbeitszeit erfassen und verwalten mit wenig Aufwand: Modernes Zeitwirtschaftssystem nutzen
Eine moderne Zeitwirtschaft im Personalwesen können Sie bequem über unser Zalaris Workforce-Management erledigen. Dank Offline-Modus sind die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden jederzeit und überall mobil erfassbar. Sie können die Arbeitszeit nicht nur erfassen, sondern auch bestimmten Projekten und Aufträgen zuordnen. Damit ist es für Sie ganz einfach, die Zeitpläne Ihrer Beschäftigten abzustimmen und die Personalplanung zeiteffizient und gesetzeskonform abzuwickeln. Außerdem nutzen Sie die erfassten Arbeitszeitdaten direkt für die Entgeltabrechnung. Mit Zalaris Workforce-Management bieten wir Ihnen ein modernes und effizientes Zeitwirtschaftssystem für Ihr Personalwesen, das nahtlos in andere HR-Lösungen integrierbar ist und Ihnen viel Zeit erspart.