Definition und Phasen im Überblick
Der Mitarbeitenden-Lebenszyklus stellt die unterschiedlichen Phasen dar, die Mitarbeitende während ihrer Unternehmenszugehörigkeit sowie kurz davor und danach durchlaufen. Dieser Employee Lifecycle unterteilt sich regelmäßig in 7 Stadien:
1. Phase: Attraction (Anwerbung)
2. Phase: Recruiting (Personalsuche)
3. Phase: Onboarding (Anstellung und Einarbeitung)
4. Phase: Development (Personalentwicklung)
5. Phase: Retention (Bindung)
6. Phase: Exit (Offboarding/Austritt)
7. Phase: Alumni
Es gibt aber auch Modelle, bei denen der Employee Lifecycle lediglich 5 Phasen umfasst, die mit dem Recruiting beginnen und mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen enden. Bei diesen Ansätzen bleiben allerdings indirekte Berührungspunkte, die unmittelbar vor und nach dem Beschäftigungsverhältnis stattfinden, unberücksichtigt. Auch in diesen Stadien können die Betroffenen das Unternehmen positiv oder negativ bewerten. Deshalb ist es wichtig, die Phasen Attraction und Alumni in den Lebenszyklus von Mitarbeitenden einzubeziehen. Das Personalmanagement kann in jeder der 7 Phasen Maßnahmen setzen, um die Mitarbeitendenbindung zu stärken und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.
Unterschied zu Employee Experience
Der Begriff Mitarbeitenden-Lebenszyklus beschreibt in der Theorie die einzelnen Phasen oder Stadien, die Beschäftigte im Betrieb absolvieren. Im Gegensatz dazu fokussiert sich die Employee Experience (EX) auf die tatsächlichen Wahrnehmungen, die die Mitarbeitenden während dieses Zeitraums mit dem Unternehmen haben. Dabei geht es um die Erfahrungen, die sie von der ersten Kontaktaufnahme über die Einstellung bis zum Austritt gegenüber dem Arbeitgeber sammeln. Diese persönlichen Erlebnisse beschreiben die Employee Journey aus der Sicht der Mitarbeitenden.
Beschreibung der 7 Phasen im Mitarbeitenden-Lebenszyklus
1. Phase: Attraction
Die Anwerbung ist eine entscheidende Phase, weil Unternehmen und Mitarbeitende zum ersten Mal miteinander in Berührung kommen. Die meisten Jobsuchenden informieren sich über die Arbeitgebermarke und lesen Bewertungen, bevor sie eine Bewerbung abgeben. Wenn einem Unternehmen ein negatives Image vorauseilt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich potenzielle Mitarbeitende erst gar nicht bewerben oder den Prozess vorzeitig abbrechen. Deshalb ist es wichtig, bereits in der Attraction-Phase einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Dies betrifft alle Kanäle, über die Ihr Unternehmen neue Mitarbeitende anspricht:
- Stellenanzeigen
- Postings in den sozialen Netzwerken
- Karriere-Webseite
- Messen
- Events
Sie sollten jene Punkte, die Sie als ArbeitgeberIn auszeichnen, vermitteln und gezielt bei der Talent Attraction einsetzen.
Achten Sie auf folgende qualitative und quantitative Metriken:
- Feedback von aktuellen und früheren Mitarbeitenden
- Reaktionen in den sozialen Medien
- Meldungen auf Bewertungsplattformen
2. Phase: Recruiting
In der Recruiting-Phase hat das Personalmanagement verschiedene Aufgaben zu erledigen:
- Stellenbeschreibung verfassen
- Jobangebot veröffentlichen
- Bewerbungen lesen
- BewerberInnen analysieren
- Bewerbungsgespräche führen
- Ergebnisse analysieren
- Angebot ausfertigen und unterschreiben
Beim Recruiting liegt es an Ihnen, die BewerberInnen von Ihren Arbeitsplätzen zu überzeugen. Sie sollten es Ihren KandidatInnen so einfach wie möglich machen, eine Bewerbung abzugeben. Außerdem sind diese Punkte wichtig:
- Informationen über den Ablauf vermitteln
- Schnelle Rückmeldung geben
- Über Verzögerungen informieren und Verspätungen begründen
- Angenehme Atmosphäre im Bewerbungsgespräch schaffen
- Zeitnahe Zu- und Absagen für alle BewerberInnen
Sie sollten zudem diese Kennzahlen im Augen behalten:
- Time-to-hire (Zeit bis zur Einstellung)
- Offer-Acceptance-Rate (Prozentsatz jener BewerberInnen, die ein Jobangebot angenommen haben)
- Cost-per-hire (Kosten pro Einstellung)
3. Phase: Onboarding
Beim Onboarding geht es darum, neue Mitarbeitende fachlich gut einzuarbeiten, mit den Unternehmensabläufen vertraut zu machen und auch sozial in die Belegschaft zu integrieren. In dieser Phase des Employee Lifecycle sollten Sie den Neuankömmlingen das Gefühl geben, im Team willkommen zu sein. Dabei ist aktive Unterstützung gefragt:
- Regelmäßig Feedback geben
- Nachfragen, in welchen Bereichen Hilfe benötigt wird und welche Punkte bereits gut funktionieren
- Erfahrene Mitarbeitende als MentorInnen einsetzen
- Teambuilding-Events veranstalten
- Mitarbeitende möglichst schnell ins bestehende Team integrieren
- Onboarding-Plan erstellen und schrittweise vorgehen
Entscheidende Kennzahlen sind:
- Einarbeitungszeit
- Einbindung im Team
- Effektivität der gesetzten Schulungsmaßnahmen
4. Phase: Development (Personalentwicklung)
Beim Development ist es wichtig, die Talente der neuen Mitarbeitenden herauszufinden und geeignete Maßnahmen zu entwickeln, um diese zu fördern. Dabei können Sie diese Lern- und Wissensformate nutzen:
- Seminare
- Mentoring
- Online-Learning (E-Learning)
- Blended Learning (Kombination aus Präsenzveranstaltungen und E-Learning)
Entwicklungspläne für die Mitarbeitenden helfen Ihnen dabei, den Überblick zu bewahren und die Personalentwicklung strukturiert anzugehen. Dabei sollten Sie die Mitarbeitenden in die Planung einbinden und aktiv dazu ermutigen, Entwicklungsprogramme zu absolvieren. Im Idealfall teilen Ihre Mitarbeitenden das erworbene Wissen mit anderen Teammitgliedern. Diese Wissensweitergabe bringt das Unternehmen weiter.
Beim Development sollten Sie auf folgende Kennzahlen achten:
- Produktivität (Leistung)
- 360-Grad-Feedback
- Beförderungsquoten
5. Phase: Retention
Wenn Sie erst einmal vielsprechende Talente gewonnen und eingearbeitet haben, stehen Sie vor der Aufgabe, sie langfristig als Beschäftigte zu behalten. Dies gelingt Ihnen mit Wertschätzung und Maßnahmen zur Personalentwicklung, die auf die jeweiligen Mitarbeitenden individuell abgestimmt sind. Retention bezeichnet genau jene Phase im Employee Lifecycle, in der die Aufrechterhaltung des Beschäftigungsverhältnisses im Fokus steht.
Sie können an diesen Punkten ansetzen, um die Mitarbeitendenbindung zu stärken:
- Möglichkeiten zur Karriereförderung bieten
- Die Leistung der Mitarbeitenden anerkennen und wertschätzen
- Arbeitsplätze gestalten, die sich für Remote Work eignen
- Großzügigen Lohn- und Leistungsplan erstellen
- Positive Erfahrungen bei Einstellung und Onboarding schaffen
Im Idealfall vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie Ihnen wichtig sind und dass Sie die erbrachten Leistungen schätzen. Regelmäßige Anerkennung und laufendes Feedback sind für die Mitarbeitendenbindung besonders wichtig. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeitenden um Feedback bitten und Befragungen durchführen, um mögliche Probleme vorzeitig zu erkennen oder erst gar nicht entstehen zu lassen. Belohnungen in Form von Boni und Teamevents sind Symbole dafür, dass Sie Ihre Beschäftigten schätzen.
Wichtige KPIs für die Retention Phase:
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Mitarbeitendenengagement
6. Phase: Exit (Austritt/Offboarding)
Mitarbeitende kommen und gehen, sei es, weil sie in Rente gehen, den Arbeitsplatz wechseln, sich selbstständig machen oder ihr Leben in anderer Weise ändern. Der Austritt aus dem Unternehmen sollte jedenfalls professionell und konstruktiv erfolgen.
Diese Punkte sind für ein gutes Offboarding wichtig:
- Im Austrittsgespräch offene Fragen klären und Ungereimtheiten ausräumen
- Von scheidenden Mitarbeitenden angemessen und wertschätzend verabschieden
- Gemeinsame Abschiedsveranstaltung mit Team
Ein ehrliches und offenes Feedback ausscheidender Mitarbeitender kann Ihnen zeigen, in welchen Bereichen Sie über Verbesserungen nachdenken sollten und die Abläufe für andere Beschäftigte optimieren können.
Ein wertschätzendes Trennungsmanagement ist die Grundlage dafür, dass ehemalige Mitarbeitende Ihr Unternehmen weiterempfehlen und allenfalls zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückkommen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass durch den Austritt keine Unsicherheiten im Team entstehen.
In dieser Phase gibt es eine zentrale Kennzahl:
- Fluktuationsrate
7. Phase: Alumni
Die Erfahrungen beim Austritt entscheiden darüber, wie frühere Beschäftigte das Arbeitsverhältnis sowie die Beziehungen zu Vorgesetzten und im Team später bewerten. Im Idealfall gewinnen Sie ausscheidende Mitarbeitende als Alumni, die positiv über Ihr Unternehmen sprechen und es anderen Personen weiterempfehlen. Sie tragen dazu bei, indem Sie
- den Kontakt zu Ex-Mitarbeitenden pflegen per E-Mail oder Social Media
- Newsletter zu relevanten Ereignissen versenden
- Einladungen zu Firmenevents aussprechen
Eine gute Mund-zu-Mund-Propaganda hilft Ihnen bei der Personalsuche weiter. Damit schließt sich der Kreis des Employee Lifecycle und es geht wieder zurück in die Attraction-Phase.
Aufgaben entlang des HR Lifecycle
Es ist eine zentrale Aufgabe des Personalmanagements, die Mitarbeitenden in allen Stadien des Employee Lifecycles zu begleiten und zu unterstützen. Der HR Lifecycle fasst die unterschiedlichen Phasen der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Beschäftigten aus Sicht der HR-Verantwortlichen zusammen. Es geht darum, welche Rollen und Aufgaben Sie als HR-Fachkraft übernehmen und ausfüllen sollten, um den HR-Lebenszyklus erfolgreich zu durchlaufen. Dazu gehören beispielsweise diese Punkte:
- Geeignete Maßnahmen für die Mitarbeitendenbindung entwickeln und umsetzen
- Mithilfe von Kennzahlen analysieren, ob die Maßnahmen wirksam sind
- Ehrliches Feedback der Mitarbeitenden einholen (Stichwort: Mitarbeiterzufriedenheit)
- Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und umsetzen
Ihr Ziel besteht darin, die Mitarbeitenden im Employee Lifecycle bestmöglich zu unterstützen. Damit schaffen Sie die Basis für eine positive Employee Experience, die wiederum die Mitarbeiterbindung stärkt und Ihr positives Image als ArbeitgeberIn fördert.
Tools, um den Mitarbeitenden-Lebenszyklus zu verwalten
Sie möchten sich diese Aufgaben rund um den HR-Lebenszyklus erleichtern? Die Human Experience Management-Lösung SAP SuccessFactors bildet alle Phasen des Mitarbeitenden-Lebenszyklus ab. Wir beraten Sie sehr gerne, wenn es darum geht, die richtige Lösung zu finden, um die Stadien des Employee Lifecycle professionell zu verwalten.