Definition: Was versteht man unter Mitarbeiterfluktuation?
Mitarbeiterfluktuation, auch bekannt als Mitarbeitendenwechsel oder -abgang, bezieht sich auf die Anzahl der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen und ersetzt werden müssen.
Welche Arten von Mitarbeiterfluktuation gibt es?
In jedem Unternehmen gibt es eine Fluktuation der Mitarbeitenden – das steht außer Frage. Unterteilen lässt sich die Personalfluktuation hierbei in drei Arten:
- natürlich,
z. B. wenn Mitarbeitende in Rente gehen. - unternehmensintern
z. B. wenn Angestellte innerhalb des Unternehmens die Position wechseln. - und unternehmensfremd.
z. B. wenn das Teammitglied die Kündigung einreicht.
Oft wird zudem auch der Begriff Frühfluktuation verwendet. Damit sind alle Mitarbeitenden gemeint, die innerhalb des ersten Jahres nach Einstellung das Unternehmen wieder verlassen. Diese Art der Fluktuation deutet dabei häufig auf Optimierungspotenzial in der Personalverwaltung oder beim Onboarding-Prozess hin, während die sogenannte späte Fluktuation Probleme bei der langfristigen Zufriedenheit des Personals vermuten lässt.
Weitere Gründe für eine unternehmensfremde oder freiwillige Mitarbeiterfluktuation, also dafür, dass Mitarbeitende kündigen, können zudem folgende sein:
- Bessere Karrieremöglichkeiten in einem anderen Betrieb
- Unzufriedenheit mit der Arbeit
- Konflikte am Arbeitsplatz (z. B. mit Vorgesetzten, Teammitgliedern oder Auftraggebenden)
- Schlechte Arbeitsbedingungen (z. B. mangelnde Work-Life-Balance, Überstunden oder ein schlechtes Arbeitsklima)
- Unzureichende Vergütung
- Geografische Umstände (wenn Mitarbeitende in eine andere Stadt oder ein anderes Land ziehen)
- Fehlende Weiterbildungsmöglichkeiten
- Veränderungen im Unternehmen (z. B. andere Nische, neue Vorgesetzte)
Daher ist es wichtig, die Art sowie die konkreten Gründe der Fluktuation sowie deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen und dessen Strukturen zu kennen. So lässt sich feststellen, ob Maßnahmen ergriffen werden müssen, um weitere Fälle von Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren oder ob bestimmte Faktoren gezielt gefördert werden sollten, um die Bindung von qualifiziertem Personal zu stärken.
Die Vor- und Nachteile von Mitarbeiterfluktuation
Die Vorteile von Mitarbeiterfluktuation
- Neue Ideen und Perspektiven
Wenn neue Mitarbeitende eingestellt werden, bringen sie oft frische Ideen und Perspektiven mit, die das Unternehmen verbessern können. Dies kann zu einer Erneuerung der Arbeitsweise führen und eine dynamische Atmosphäre schaffen. - Effizienzsteigerung
Wenn ein Angestellter geht, gibt es oft eine Gelegenheit, seine Position zu überprüfen und die Effizienz zu steigern. So kann sich etwa herausstellen, dass ein bestimmter Prozess oder eine bestimmte Abteilung optimiert werden kann, um langfristig Zeit und Ressourcen zu sparen.
Die Nachteile von Personalfluktuation
- Verlust von Fachwissen
Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, nehmen leider auch ihr Fachwissen und ihre Fähigkeiten mit. Dies kann zu einem Verlust an Know-how führen, der möglicherweise nicht vollständig ersetzt werden kann. - Ersatz- und Ausbildungsbedarf
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, muss in der Regel ein Ersatz gefunden werden. Die Rekrutierung sowie die Einarbeitung des neuen Teammitglieds erfordert dabei jedoch Zeit und Ressourcen und lenkt andere Mitarbeitende vom normalen Betrieb ab.
Insgesamt hat die Mitarbeiterfluktuation also sowohl Vor- als auch Nachteile. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen Strategien entwickeln, um den Verlust von wertvollem Personal zu minimieren und gleichzeitig von den Vorteilen neuer Mitarbeitenden zu profitieren.
Die Kosten von Mitarbeiterfluktuation
Die Kosten einer Mitarbeiterfluktuation können erheblich sein, setzen sie sich doch gleich aus mehreren Posten zusammen. Um also die tatsächlichen Kosten der Fluktuation zu berechnen, sollten Sie folgende Kostenfaktoren einbeziehen:
Direkte und indirekte Kosten
Bei den Fluktuationskosten wird prinzipiell zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden:
Direkte Kosten der Personalfluktuation
Phase 1: Trennungsphase
Hier kommt es in der Regel zu Aufwendungen in Form von Ressourcen und Personalkosten für
- Kündigungsgespräche,
- Exit-Interviews und
- Abfindungszahlungen.
Phase 2: Einstellungsphase
Hier kommt es unter anderem zu Kosten für
- Stellenausschreibungen,
- Screening- und Interviewprozesse,
- Auswahlverfahren,
- Vertragsverhandlungen und
- administrativen Aufwand im Recruiting-Bereich.
Phase 3: Onboarding
Weitere Kosten entstehen zudem für
- den Onboarding-Prozess sowie
- für Trainings und Schulungen zur Einarbeitung.
Indirekte Kosten der Personalfluktuation
Die indirekten sind im Vergleich zu den direkten Fluktuationskosten schwer messbar und werden deshalb oft vernachlässigt. Wichtig ist es jedoch, auch diese einzukalkulieren, um die tatsächlichen Gesamtkosten einer Mitarbeiterfluktuation zu kennen.
Ein weiterer Kostenfaktor ist dabei vordergründig der Produktivitätsverlust. Während der Einarbeitungszeit ist es ganz normal, dass das neue Teammitglied noch nicht über das gleiche Maß an Fachwissen und Erfahrung, wie der oder die vorherige Mitarbeitende, verfügt. Es kann dabei einige Zeit dauern, bis das neue Teammitglied vollständig in seine Position integriert ist und die maximale Leistung erreicht.
Ein weiterer Nachteil der Mitarbeiterfluktuation ist der Verlust von Fachwissen. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, nimmt er schließlich auch sein Fachwissen und seine Erfahrung mit. Das kann zu einem Verlust von wertvollem Know-how führen, was sich wiederum auf die Leistung des Unternehmens auswirken kann.
Weitere mögliche Kostenfaktoren sind zudem
- Kosten, die anfallen, sobald sich Mitarbeitende entschließen, das Unternehmen zu verlassen. Denn wenn Ihre Angestellten bereits für sich entschieden haben, zu kündigen,arbeiten sie womöglich langsamer, sind unmotiviert und vielleicht sogar öfter krankgeschrieben.
- die finanziellen Einbußen durch die unbesetzte Stelle. Zum Beispiel, weil wichtige Arbeit liegen bleibt und damit womöglich auch andere Projekte verzögert werden.
Fluktuationskosten berechnen: So geht’s!
Bevor Sie Ihre Fluktuationskosten berechnen, sollten Sie im ersten Schritt Ihre Fluktuationsrate (auch Fluktuationsquote genannt) zum späteren Vergleich ermitteln:
So berechnen Sie Ihre Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate gibt an, wie viele Mitarbeitende das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen haben. Durch die Analyse der Fluktuationsrate können Unternehmen so Trends erkennen und feststellen, ob die Fluktuation im Vergleich zu anderen Unternehmen in der Branche höher oder niedriger ist.
Um die Fluktuationsquote zu ermitteln, können Sie folgende Formel anwenden:
Nicht betrieblich initiierte Abgänge von Mitarbeitenden / (Personalbestand zu Beginn des gewünschten Zeitraums + Neueinstellungen im selben Zeitraum) x 100
oder
Nicht betrieblich initiierte Abgänge / durchschnittlicher Personalbestand im gewünschten Zeitraum x 100
Gut zu wissen: Die meisten Unternehmen ermitteln Ihre Fluktuationsquote übrigens auf das Jahr betrachtet, um den Einfluss von natürlichen, saisonalen Schwankungen auszugleichen.
So berechnen Sie die tatsächlichen Fluktuationskosten
Viele Unternehmen können den tatsächlichen Wert der Mitarbeiterfluktuation oft nur grob beziffern oder erst gar nicht benennen, welche Kosten intern mit einer Kündigung einhergehen. Dabei könnte die Lösung ganz einfach sein: Dank effektivem Fluktuationskosten-Controlling.
Kostenkategorien, die Sie bei Ihrer Berechnung einbeziehen sollten:
1. Direkte Austrittskosten
U. a. für Krankmeldungskosten, Entgeltfortzahlung bei Freistellung, Abfindungen und die eventuell entstehenden Gerichts- und Anwaltskosten bei arbeitsrechtlichen Konflikten.
2. Indirekte Auftrittskosten
U. a. für Abstimmungsgespräche zwischen Personalverantwortlichen und den Vorgesetzten, Austrittsgespräche, Erstellung des Arbeitszeugnisses, Planung der Aufgabenumverteilung in der Abteilung und die womöglich bei anderen Mitarbeitenden entstehenden Überstunden.
3. Direkte Such- und Auswahlkosten
U. a. für Stellenanzeigen, Personalberatung und Auswahlverfahren sowie die Erstattung der Auslagen an Bewerbende.
4. Indirekte Such- und Auswahlkosten
U. a. für den internen Zeitaufwand anderer Teammitglieder für Aufgaben wie dem Entwurf der Stellenanzeige, der Sichtung von Bewerbungen, der Vorauswahl, den Bewerbungsgespräche, die Entscheidungsfindung sowie das Verfassen der Zu- und Absagen.
5. Direkte Eintrittskosten
U. a. für Weiterbildungen und Schulungen des neuen Teammitgliedes, womöglich höheres Gehalt als der frühere Angestellte sowie, falls nötig, finanzielle Unterstützung bei Heimreisen, Hotelkosten und Umzugskosten.
6. Indirekte Eintrittskosten
U. a. für die Anfertigung des Arbeitsvertrages und der Personalakte, die Übergabe von Arbeitsmaterialien und die Realisierung von Anmeldungen und firmeninternen Schulungen, die Erstellung des Einarbeitungsplans sowie das Onboarding inklusive der Betreuung durch andere Arbeitnehmende.
7. Opportunitätskosten
U. a. durch womöglich abnehmende Produktivität des Mitarbeitenden seit seiner Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen. Hierunter fallen unter anderem unbeendete Projekte, der Verlust von Wissen und Kontakten, die Veränderung des Arbeitsklimas und die Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Teams sowie die anfänglich eingeschränkte Leistungsfähigkeit des neuen Mitarbeitenden.
8. Kosten durch Fehlbesetzung
Ob neue Mitarbeitende wirklich auch langfristig in Ihrem Unternehmen bleiben, zeigt sich erst mit der Zeit. Da es jedoch immer wieder vorkommt, dass neue Mitarbeitende den neuen Arbeitsplatz nach kurzer Zeit wieder verlassen (müssen), sollten Sie diesen Posten nicht in Ihrer Berechnung vergessen.
Welche Möglichkeiten gibt es, um eine Mitarbeiterfluktuation zu analysieren?
Um die Fluktuation und deren Gründe zu analysieren, bieten sich folgende drei Möglichkeiten:
Exit-Interviews sind strukturierte Gespräche, die von einem Personalverantwortlichen geführt werden und darauf abzielen, die Gründe für den Weggang des Mitarbeitenden zu ermitteln.
- Regelmäßige Befragungen von Mitarbeitenden
Unternehmen können hierbei Fragen zu Themen wie Arbeitsbelastung, Karrieremöglichkeiten und Arbeitszufriedenheit stellen. Durch diese Interviews erhalten Unternehmen wichtige Einblicke in die Bedürfnisse und Meinungen ihrer Angestellten und können potenzielle Probleme frühzeitig erkennen.
- HR- Controlling: Tracking und Analyse der relevanten KPIs
Für einen besseren Überblick über alle relevanten Kennzahlen rund um die Mitarbeiterfluktuation in Ihrem Unternehmen empfiehlt es sich zudem, mit modernen HXM-Lösungen wie SAP SuccessFactors arbeiten.
7 Tipps, um Mitarbeiterfluktuation entgegenzuwirken
Glücklicherweise gibt es Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um die Fluktuation zu reduzieren und die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Hier sind deshalb sieben Tipps, mit denen Sie der Mitarbeiterfluktuation in Ihrem Unternehmen entgegenwirken können:
1. Eine Investition in die Mitarbeiterentwicklung zeigt, dass das Unternehmen sich um seine Mitarbeitenden kümmert und in ihre Zukunft investiert. Setzen Sie deshalb auf Fortbildungen und Schulungen, die dazu beitragen, die Angestellten zu entwickeln und ihre Karriere voranzutreiben.
2. Erkennen Sie die Leistung und Beiträge Ihrer Mitarbeitenden an, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen, und vergüten Sie diese angemessen. Denn am Ende ist es doch so: Eine faire Entlohnung trägt dazu bei, dass sich Angestellte geschätzt und motiviert fühlen.
3. Seien Sie flexibel und bieten Sie Ihren Mitarbeitenden Vorteile wie die Möglichkeit zum Home-Office oder eine flexible Arbeitszeitregelung. So kann eine bessere Work-Life-Balance erreicht werden.
4. Nutzen Sie Veranstaltungen und Aktivitäten, welche die Mitarbeiterbindung fördern und ein positives Arbeitsumfeld schaffen. Wenn Mitarbeitende sich wohlfühlen und sich mit dem Unternehmen identifizieren, kann eine langfristige Beziehung aufgebaut werden.
6. Damit auch Ihre Führungskräfte effektiv Probleme und Konflikte lösen und Mitarbeitende motivieren können, sollten sie in ihrer Rolle geschult und unterstützt werden. Führungskräfte-Trainings, die gleichzeitig auch noch den Teamgeist fördern, sind also eine gute Investition.
7. Um die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden zu fördern und Fehlzeiten zu reduzieren, sollten Sie ein gesundes Arbeitsumfeld schaffen und ein betriebliches Gesundheitsmanagement einführen.
Analyse, Planung und Prognose der Fluktuationsquote mit SAP Analytics Cloud (SAC)
Die Berechnung und Kommunikation der Fluktuationsquote erfolgt heutzutage in einer BI-Self-Service Lösung, die den Informationsempfängern auf unterschiedlichen Medien (Browser, Tablet, Handy etc.) die relevanten Informationen zur Verfügung stellt. Eine ausgereifte BI Technologie, die von der Business Application Research Center kurz BARC (unabhängiges Forschungs- und Beratungsinstitut für Unternehmenssoftware mit Fokus auf BI/Analytics, Datenmanagement, ECM, CRM und ERP) mit Topwerten behaftet ist und auf der ersten Position liegt, ist die SAP Analytics Cloud (Software as a Service).
Die SAP Analytics Cloud besteht aus einer umfänglichen Reporting-Suite, Planungsanwendung und Kommunikationsplattform. Die SAP Analytics Cloud bietet in den Bereichen Reporting und Planung diverse Smart Predict Funktionen aus dem Bereich Maschine Learning dem Anwender in dieser All-In-One BI-Lösung an.
Mit der SAP Analytics Cloud können Sie die notwendigen KPIs für den jeweiligen Bereich selbstständig definieren und Planungsszenarien mit Workflows unterlegen. Als sogenannte Smart Predict werden dem Anwender Maschine Learning Algorithmen zu Seite gestellt. Ohne tiefgreifende Kenntnisse eines Data Scientist können Sie aus dem Bereich Maschine Learning die Methoden Klassifikation, Regression und Zeitreihen direkt in den Reporting- und Planungskontext einbinden, um einer verbesserte Entscheidungsfindung im Unternehmen zu etablieren.
In Bezug auf die wichtige Personalkennzahl Fluktuationsquote kann diese ausgewertet werden, was viele BI Technologien können. Zusätzlich kann mit der SAP Analytics Cloud ergänzend eine Planungsanwendung umgesetzt werden, was wiederum nicht alle BI Technologien können. Den Einsatz von Maschine Learning, z.B. der Methode Klassifikation, um den vorliegenden Personalbestand auf Grundlage der Datenattribuierung und Algorithmen auf abwanderungsrelevante Mitarbeitenden zu durchsuchen, dass können sehr wenige BI Technologien in einer Lösung. Das Ergebnis der SAP Analytics Cloud Smart Predict kann aufgrund der ermittelten Klassifizierung inkl. der Wahrscheinlichkeit für präventive Personalmaßnahmen genutzt werden, so dass Sie nicht nur reagieren, sondern vorausschauend agieren.
Fazit: Mitarbeiterfluktuation ist ein wichtiger Indikator für die Attraktivität und Qualität eines Arbeitsplatzes
Klar ist: Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann große Kosten und Herausforderungen mit sich bringen. Es ist daher mehr als sinnvoll, bereits präventiv Maßnahmen zu ergreifen. Um die Fluktuation zu reduzieren und die Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen zu verbessern, sollten Sie also frühzeitig schauen, was Sie machen können, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Ihre Fluktuationsrate kann dabei auch ein guter Indikator dafür sein, wie es um die Attraktivität und Qualität der Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen steht. Eine niedrige Fluktuationsrate ist somit auch ein Zeichen für ein erfolgreiches und zufriedenes Arbeitsumfeld.
Auch lohnt es sich, bereits jetzt mögliche Gründe für die Fluktuation zu identifizieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Dazu gehören unter anderem eine klare Kommunikation, Fortbildungen und Schulungen, eine angemessene Vergütung, Anerkennung und Wertschätzung, Flexibilität bei der Arbeit, Führungskräfte-Trainings und Mitarbeiterbindung.
Können Ihre Mitarbeitenden bereits auf diese State-of-the-Art der BI-Technologie in Ihrem täglichen Entscheidungsprozess zurückgreifen?
Damit das so effizient wie möglich funktioniert, unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung von digitalen HR-Prozessen. Dafür arbeiten wir mit innovativen Cloud-Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind und ihnen dabei helfen, ihre Mitarbeitenden langfristig zu halten.