Wann endet die Wartungsphase für SAP SuccessFactors Onboarding 1.0?
SAP SuccessFactors Onboarding 1.0 wird in der zweiten Jahreshälfte 2025 in das Ende der Wartungsphase eintreten. Ab diesem Zeitpunkt wird diese Anwendung nicht mehr gewartet. Das heißt, es werden keine Patches oder Fehlerbehebungen, sondern nur noch Sicherheitspatches angeboten. Ferner wird es für das Jahr 2026 keine Aktualisierungen mehr geben. Das System wird zunächst noch verfügbar sein. Im 1. Halbjahr 2026 soll SAP SuccessFactors Onboarding 1.0 schließlich endgültig eingestellt werden. Die nächste Generation ist mit SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 in mehrfach verbesserter Form bereits verfügbar. Was bedeutet das für die Praxis? Sie sollten jedenfalls vor dem 2. Halbjahr 2025 auf SAP SuccessFactors New Onboarding umsteigen.
Warum sich der Umstieg auf SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 lohnt
Die neue Version bringt zahlreiche Vorteile im Vergleich zu Onboarding 1.0. Zwar ist die Umstellung mit Aufwand verbunden, doch profitieren Unternehmen von:
- modernen, standardisierten Onboarding-Prozessen
- reduzierter Systempflege durch die Integration mit Employee Central 2.0
- besseren Nutzererfahrungen und optimierter Oberfläche
- höherer Flexibilität durch Drittanbieter-Integrationen
Zudem ist Onboarding 2.0 zukunftsfähig und wird regelmäßig weiterentwickelt – im Gegensatz zur auslaufenden Vorgängerversion.
Vorteile des neuen SuccessFactors Onboarding-Moduls
SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 bietet Ihnen etliche Vorteile:
- SAP SuccessFactors New Onboarding nutzt dieselbe Plattform und Codebasis wie SAP SuccessFactors Employee Central (EC). Durch die Verwendung von EC ersparen Sie sich die doppelte Wartung, die bei der Vorgängerversion Onboarding 1.0 notwendig ist. Sie haben weder zwei Unternehmensstrukturen noch zwei Sicherheitssysteme. Zudem ersparen Sie sich die Pflege von zwei Fieldsets/Picklists und Lokalisierungen. Damit entfallen mehrfache Konfigurationen. Dies reduziert wiederum die Verwaltungskosten.
- Die integrierte und optimierte Benutzeroberfläche verbessert die Benutzererfahrung.
- Standardisierter Datenfluss und Mapping über verschiedene Module hinweg.
- Pre-Day-1-Integration für SAP SuccessFactors Learning (SAP SF Learning), um neuen Mitarbeitenden einen Zugang zu bestimmten Bereichen bereits vor dem ersten Arbeitstag zu ermöglichen.
- Umfangreiche Berichte und Analysen über SAP SuccessFactors New Onboarding und andere Human Experience Management-Systeme (HXM-Module) mit People Analytics.
- Nutzung einer einheitlichen Dokumentenablage (DMS).
- Mehr Möglichkeiten, um Lösungen von Drittanbietern zu integrieren.
Neue Funktionen und Updates
Im Rahmen der letzten Releases wurden zusätzliche Funktionen eingeführt:
- Wiedereinstellungsunterstützung
- IAS-Anbindung
- Korrekturtools für Einstellungsdaten
Welche Nachteile hat ein Wechsel auf die neue Version?
Grundsätzlich bringt ein Umstieg auf SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 keine Nachteile mit sich. Allerdings müssen Sie einen gewissen Aufwand einplanen. Die Umstellung ist aufwendig, weil sich SAP SuccessFactors New Onboarding von der Vorgängerversion in einigen Punkten deutlich unterscheidet.
Das automatische Umstellungstool ist in seinem Funktionsumfang begrenzt. Es ist auf bestimmte Bereiche wie die Übermittlung von Dokumenten aus dem Document-Center ausgerichtet. Das bedeutet, dass eine Neuimplementierung notwendig ist, um diese Bereiche abzudecken: Formulare, Benachrichtigungen, Richtlinien, erweiterte Bedingungen, Data Dictionary, benutzerdefinierte Integrationen und Berichte.
Was ist mit SuccessFactors HCM Integration 1.0 und 2.0?
Während Onboarding 1.0 häufig über das ältere Integrationspaket HCM Integr 1.0 eingebunden wurde, nutzt Onboarding 2.0 moderne Integrationstechnologien. Auch SuccessFactors HCM Integr 2.0 unterstützt die neuen Module effektiver, insbesondere in Kombination mit Employee Central.
Welche Voraussetzungen gelten für SAP SuccessFactors Onboarding 2.0?
Um SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 zu verwenden, müssen Sie SAP SuccessFactors EC in Ihrem System haben. Diese HRIS-Software von SAP ist eine Voraussetzung für SAP SuccessFactors New Onboarding.
Wenn Sie dieses SAP EC-Modul nicht nutzen, benötigen Sie zumindest einen EC-Ministamm (EC Mini Master). Dafür ist keine komplette EC-Implementierung notwendig. Auf Sie kommen keine zusätzlichen Lizenzkosten zu.
Wenn Sie ergänzende Lösungen zur Unterstützung von Cross-Boarding- und Off-Boarding-Prozessen installieren möchten, müssen Sie SAP SuccessFactors EC, das Personalinformationssystem (HRIS) von SAP, komplett implementieren. Damit haben Sie die Voraussetzungen geschaffen, um mit SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 sämtliche Funktionen von der digitalen Einarbeitung über interne Stellenwechsel bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu nutzen.
Welche konkreten Funktionen bietet das neue Onboarding in SAP SuccessFactors?
Was SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 konkret leistet und welche Funktionen es erfüllt, sehen Sie in diesem Überblick:
- Datenerfassung und Dokumentenerstellung
- Aufgaben- und Prozessmanagement
- Startseite für neue Mitarbeitende
- Dokumentenverwaltung
- SAP SuccessFactors HCM Suite Integration (Anbindung an andere HR-Bereiche wie zum Beispiel Rekrutierung, Zielmanagement, Mitarbeiterprofile, EC)
- Integration von Drittanbieter-Lösungen
1. Personalisiertes Onboarding
SAP SuccessFactors New Onboarding bietet neuen Mitarbeitenden eine verbesserte Einarbeitungsphase und personalisierte Erfahrungen:
- Einarbeitungsportal für neue Mitarbeitende (Zugang zu Orientierungshilfen, Kontakt zu anderen Beschäftigten)
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen (Willkommensnachrichten, Ziele, Ausstattung)
- Onboarding-Dashboard (Einarbeitungs-Status im Blick behalten)
2. Digitale Einarbeitung und Unterlagenverwaltung
- Erstellen elektronischer Einstellungsformulare (unter Beachtung von Datenschutz- und HR-Richtlinien)
- Elektronische Unterschriften (E-Signaturen)
- Erweiterte elektronische Signaturfunktionen (Zugriff und Übermittlung für berechtigte Personen, jederzeit und ortsunabhängig)
3. Zusatzoption: Crossboarding und Offboarding
Als Zusatzfunktionen lassen sich Crossboarding und Offboarding nahtlos in SAP SuccessFactors New Onboarding integrieren. Damit erhalten Sie digitale Unterstützung bei internen Versetzungen und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Sie können Funktionen wie Crossboarding-Verwaltung, vereinfachte Offboarding-Prozesse und Wissenstransfer nutzen und haben damit eine ganzheitliche Lösung.
Fazit: Jetzt auf SuccessFactors Onboarding 2.0 umstellen
Onboarding 1.0 läuft aus – Unternehmen müssen handeln, um ihre Prozesse rechtzeitig auf das neue SuccessFactors Onboarding 2.0 umzustellen. Der Wechsel bringt nicht nur technische Vorteile, sondern auch bessere Nutzererlebnisse und weniger Administrationsaufwand. Wer jetzt startet, sichert sich einen strukturierten Übergang und langfristige Stabilität.
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