In diesem Artikel zeigen wir Ihnen bewährte Methoden zur effizienten Erfassung und Pflege von Personaldaten. Außerdem erfahren Sie, wie moderne Software vor Fehlern schützt und Prozesse durch Automatisierung vereinfacht.
Warum eine effiziente Verwaltung von Personaldaten wichtig ist
Für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Mitarbeitenden ist die präzise Verwaltung von Personalstammdaten das Fundament für effiziente und fehlerfreie HR-Prozesse. Unvollständige oder fehlerhafte Datensätze wirken sich auf viele Bereiche der Personalverwaltung aus. Werden Arbeitszeiten ungenau erfasst, führt das beispielsweise zu falschen Gehaltsabrechnungen, was zeitaufwendige Korrekturen nach sich zieht.
Fehlen wichtige Informationen zu Qualifikationen oder Einsatzverfügbarkeit, entstehen Lücken in den Dienstplänen oder es kommt zu Überlastungen im Team. Ebenso birgt eine mangelhafte Datenverwaltung erhebliche rechtliche Risiken. Denn Datenschutzverletzungen oder unvollständige Dokumentationen verstoßen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und können schmerzhafte Bußgelder nach sich ziehen.
Moderne Software wie die HR-Core-Lösung der Zalaris PeopleHub bietet Unterstützung, indem sie Personaldaten an einem Ort erfasst, kontinuierlich aktualisiert und automatisierte Prüfungen zur Qualitätssicherung ermöglicht. Mit unserer Software verwalten Sie Personalstammdaten, Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, Compliance-Dokumente sowie An- und Abwesenheiten zentral und digital. Die Plattform bietet transparente Self-Services und eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Was sind Personaldaten? – Eine präzise Definition
Personaldaten umfassen sämtliche Informationen, die zur Verwaltung und Identifikation von Mitarbeitenden notwendig sind. Eine klare Trennung zwischen statischen und dynamischen Daten erleichtert die strukturierte Erfassung und Pflege.
1. Stammdaten – Statische Informationen
Für alle Mitarbeitenden sollte ein Personalstammdatenblatt geführt werden. Das Dokument dient als standardisierte Grundlage für die Erfassung, Pflege und Prüfung von persönlichen Angaben des Personals. Einheitliche Datenformate in einem solchen Blatt helfen, die Verarbeitung und den Datenabgleich mit anderen Systemen zu erleichtern.
Die Daten im Personalstammdatenblatt ändern sich selten und bilden die Grundlage für langfristige Personalprozesse. Darunter fallen zum Beispiel:
- Persönliche Angaben: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit
- Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer, E-Mail
- Arbeitsbezogene Informationen: Vertragsart, Einstellungsdatum, Arbeitszeitmodell
- Finanzielle Angaben: Bankverbindung, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer
2. Bewegungsdaten – Dynamische Informationen
Diese Daten ändern sich regelmäßig und sind besonders für die Personalplanung und Abrechnung relevant:
- Arbeitszeiten, Schichtzugehörigkeit und Pausen
- Urlaubsansprüche und Abwesenheiten
- Weiterbildungen, Zertifikate und Bewertungen
Wie Personaldaten den Unternehmensalltag erleichtern
In großen Unternehmen bilden korrekt gepflegte Personaldaten die Grundlage für reibungslose HR-Prozesse und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie sind sowohl für die Gehaltsabrechnung als auch für eine effiziente Personalplanung, transparente interne Abläufe und die Kommunikation mit externen Behörden essenziell.
Effiziente Kommunikation mit Behörden
Große Unternehmen sind verpflichtet, umfangreiche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Informationen korrekt an Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Fehlerhafte oder unvollständige persönliche Angaben – etwa bei Lohnsteuerabzügen oder Sozialversicherungsdaten – können kostspielige Nachzahlungen und aufwendige Korrekturen nach sich ziehen.
Die HR-Core-Lösung von Zalaris automatisiert diese Prozesse und gewährleistet eine präzise Erfassung und Weiterleitung aller relevanten Informationen. Durch integrierte Prüfmechanismen werden Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und behoben. So stellen Sie sicher, dass alle Meldungen den nationalen ebenso wie internationalen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Datenbasierte interne Entscheidungsfindung
Personaldaten sind die Basis für fundierte Entscheidungen in der Personalentwicklung. Ob es um Beförderungen, Standortwechsel oder strategische Nachfolgeplanung geht – ein umfassender Überblick über Qualifikationen, Leistungsdaten und Beschäftigungshistorien ist unerlässlich.
Mit dem HR Analytics-Tool gewinnen Sie tiefgehende Einblicke in alle relevanten HR-Kennzahlen. Diese Lösung ermöglicht es, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, kritische Positionen frühzeitig zu identifizieren und rechtzeitig geeignete Nachfolgende zu planen.
Aktuelle und vollständige Mitarbeitendenprofile
In großen Organisationen ist es eine Herausforderung, Mitarbeitendenprofile stets auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Zalaris eAkte bietet einen zentralen, digitalen Speicherort für alle personalbezogenen Dokumente – von Arbeitsverträgen über Zertifikate bis zu Fortbildungsnachweisen. Dank automatisierter Erinnerungsfunktionen bleiben wichtige Dokumente stets aktuell, und Sie behalten den Überblick über alle relevanten Fristen und Qualifikationen.
Best Practices für die Verwaltung von Personaldaten
Eine effektive Verwaltung von Personalstammdaten in großen Unternehmen erfordert strukturierte Prozesse und eine leistungsstarke, integrierte Lösung. Mit einigen bewährten Methoden optimieren Sie Ihre HR-Verwaltung nachhaltig.
1. Einheitliche Datenstrukturen schaffen
Einheitliche und strukturierte Personaldaten sind Voraussetzung für reibungslose HR-Prozesse und eine effiziente Systemintegration.
Mit der HR-Core-Lösung von Zalaris erfassen und verwalten Sie sämtliche Personalinformationen zentral und einheitlich. Diese Lösung ermöglicht:
- Standardisierte Erfassung von Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Vertragsdetails.
- Automatisierte Synchronisation von Personaldaten über alle Systeme hinweg – von der Gehaltsabrechnung bis zu HR-Analysen.
- Transparente Dokumentation aller Änderungen – vollständig nachvollziehbar und revisionssicher.
2. Datenschutz und Zugriffskontrolle sicherstellen
In großen Unternehmen müssen sensible Personaldaten besonders geschützt werden – sowohl im Hinblick auf die DSGVO als auch im Rahmen interner Sicherheitsrichtlinien. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ist essenziell, um unbefugten Zugriff zu verhindern und gleichzeitig relevante Informationen für berechtigte Personen zugänglich zu machen.
Die HR-Core-Lösung von Zalaris gewährleistet durch ein mehrstufiges Berechtigungssystem und modernste Sicherheitsstandards umfassenden Datenschutz:
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen können auf bestimmte Daten zugreifen – ob HR-Abteilung, Führungskräfte oder externe Prüfer.
- ISO-zertifizierte Datensicherheit: Ihre Daten werden in ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentren gespeichert und entsprechen höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards.
- DSGVO-Konformität: Zalaris bietet automatisierte Prozesse zur Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung.
3. Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz nutzen
Automatisierung entlastet die HR-Abteilung und reduziert Fehler in international tätigen Unternehmen. Die HR-Core-Lösung von Zalaris hilft unter anderem über die digitale Arbeitszeiterfassung, die Arbeitsstunden exakt dokumentiert und automatisch gesetzliche Vorgaben wie Pausenregelungen und Überstunden berücksichtigt.
Die Gehaltsabrechnung erfolgt fehlerfrei unter Berücksichtigung nationaler und internationaler Vorschriften.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Ein strukturierter Ansatz erleichtert die Einführung einer digitalen Personalstammdatenverwaltung enorm. Achten Sie auf folgende Punkte für eine reibungslose Umstellung.
Checkliste zur Datenmigration
Ungenaue oder unvollständige Daten können den Wechsel zu der neuen Plattform beeinträchtigen. Prüfen und bereinigen Sie daher vor der Migration alle Personaldaten auf Vollständigkeit und Aktualität, und entfernen Sie doppelte oder fehlerhafte Einträge.
Erfassen Sie dabei sowohl statische Stammdaten wie Vertragsinformationen und Bankdaten als auch dynamische Bewegungsdaten wie Arbeitszeiten und Abwesenheiten vollständig.
Nutzen Sie die HR Integration Suite von Zalaris, um Ihre bestehenden Systeme – etwa für Lohnabrechnung oder Zeiterfassung – nahtlos zu integrieren. Der automatisierte Datenaustausch in Echtzeit stellt sicher, dass alle relevanten Informationen konsistent und korrekt übertragen werden.
Regelmäßige Audits zur Datenqualität durchführen
Datenqualität ist kein einmaliges Projekt. Führen Sie mindestens halbjährlich Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innendaten korrekt und aktuell sind.
Überprüfen Sie dabei:
| Prüfkategorie |
Beschreibung |
|---|---|
| Aktualität von Qualifikationen und Zertifikaten | Prüfen Sie, ob alle Schulungsnachweise und Zertifikate vollständig und gültig sind. |
| Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Zugriffsbeschränkungen | Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Personaldaten haben. |
| Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Änderungen | Kontrollieren Sie, ob alle Änderungen korrekt protokolliert und nachvollziehbar sind. |
| Vollständigkeit der Personalstammdaten | Prüfen Sie, ob alle wesentlichen Datenkategorien wie Notfallkontakte, Steuerdaten und Beschäftigungsverhältnisse erfasst und aktuell sind. |
| Datenintegrität bei Systemübergängen | Stellen Sie sicher, dass bei Systemupdates oder -wechseln keine Daten verloren gehen oder fehlerhaft übertragen werden. |
| Löschfristen und Datenarchivierung | Überprüfen Sie, ob personenbezogene Daten gemäß der DSGVO fristgerecht gelöscht oder ordnungsgemäß archiviert werden. |
Fazit: Effiziente Verwaltung von Personaldaten als Erfolgsfaktor
Unpräzise Personalstammdaten kosten Zeit, Geld und gefährden die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Mit den Lösungen von Zalaris minimieren Sie Fehlerquellen, sparen kostbare Zeit und können sicher sein, dass alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.
Durch die Zentralisierung aller Personalakten behalten Sie jederzeit den Überblick über Mitarbeiterstammdaten. Automatisierte Workflows entlasten Ihre HR-Abteilung bei der Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Dokumentenverwaltung, während ISO-zertifizierte Sicherheitsstandards für den Schutz sensibler Daten sorgen.
Entdecken Sie diese und viele weitere Vorteile der Zalaris PeopleHub mit der integrierten HR-Core-Lösung und wechseln Sie zu einer zukunftsfähigen, digitalen Personalverwaltung.