Neue Anforderungen im Personalmanagement
Das Personalmanagement ist immer anspruchsvoll gewesen. Heute gilt das besonders, denn es sind viele neue strategische Aufgaben dazugekommen. Gendergerechte Bezahlung, Employer Branding und die Digitalisierung sind einige der neuen Herausforderungen im HR-Management. Mit steigenden Anforderungen nimmt aber auch der Bedarf für Entlastungen zu.
Während diese Themen hinzukommen, bleiben die Routineaufgaben bestehen und nehmen weiterhin viel Zeit in Anspruch. Dadurch fehlen Ressourcen, um sich den wichtigen strategischen Themen widmen zu können.
Was sind HR-Tools?
Human Resources (HR)-Tools sind Softwareanwendungen oder Online-Plattformen, die von Unternehmen eingesetzt werden, um verschiedene Aufgaben im Bereich des Personalmanagements zu unterstützen. Diese Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Effizienz und Effektivität der HR-Abteilung zu steigern. So lassen sich manuelle Prozesse automatisieren, Daten zentral speichern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung insgesamt vereinfachen. Indem sie eine umfassende Palette von Funktionen bieten, tragen HR-Tools dazu bei, den gesamten Mitarbeitendenlebenszyklus zu verwalten.
Wie können HR-Tools die Personalarbeit erleichtern?
Moderne HR-Tools bieten Unterstützung bei der Automatisierung von Aufgaben entlang des gesamten Mitarbeitendenlebenszyklus im Unternehmen. Einige Vorteile im Überblick:
Zentrale Datenhaltung – jeder weiß, wo er seine Daten findet
Moderne HR-Lösungen zeichnen sich dadurch aus, alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zu sammeln. Das kann die Gehaltsabrechnung ebenso betreffen wie Zeitpläne, Reisekosten oder das Talent-Management. Entscheidend ist, dass aus dem zentralen Zugriff eine bessere Nutzererfahrung resultiert. Und die ist wiederum mit einer besseren Mitarbeitendenerfahrung gleichzusetzen.
Die zentrale Verwaltung aller Informationen auf einer Plattform führt zu mehr Transparenz. Transparente Prozesse sind aber eine der wichtigsten Voraussetzungen, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Jeder weiß, wo er die benötigten Informationen findet und kann sich sicher sein, mit den korrekten Daten zu arbeiten.
Self-Service – massive Einsparungen im Support
Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft das Thema Self-Service. Nicht jede Anfrage muss ein Support-Agent entgegennehmen. Wer auf die richtigen Werkzeuge setzt, befähigt seine Mitarbeitenden dazu, sich selbst zu helfen. Änderungen an den Personaldaten zum Beispiel sind per HR-Tool einfach umsetzbar. Verändert sich etwas an der Situation des Betroffenen, kann dieser die Aktualisierungen schnell selbst vornehmen. Gleichzeitig können Mitarbeitende über die digitale Personalakte jederzeit selbstständig ihre Dokumente abrufen, egal ob Entgeltabrechnung oder der Antrag zur Bildschirmarbeitsplatzbrille. Das umständliche Anfordern bei einer Person in der Personalabteilung entfällt.
Vereinfachte Freigaben – ein Klick statt umständlicher Prozesse
Zum Kern von New Work gehört der Rückgriff auf smarte Management-Werkzeuge. Genehmigen Sie zum Beispiel Reisekosten mit nur einem Klick. Gerade in Hinblick auf die Gewährung von Urlaubstagen waren bislang häufig langwierige Prozesse erforderlich. Das geht mit HR-Tools schneller. Ein anderer Aspekt betrifft die geringere Fehleranfälligkeit. Eine gute Personalsoftware verhindert, dass es zu fehlerhaften Urlaubsabrechnungen kommt.
Bessere Analysen – Daten ersetzen Bauchgefühl
Die Verwaltung aller Daten über eine gemeinsame Plattform ist die Voraussetzung für eine hohe Datengenauigkeit. Und von der wiederum hängt die Qualität Ihrer Entscheidungen ab. Es reicht nicht mehr aus, sich auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Geeigneter sind Daten, die jederzeit zur Verfügung stehen und die Sie für die Verbesserung Ihrer Entscheidungsgrundlage sofort heranziehen können. Und das, ohne sich zuvor Gedanken über die Datenqualität machen zu müssen.
Vorbereitung: Worauf ist bei der Einführung von HR-Tools zu achten?
Bevor Sie mit dem produktiven Einsatz Ihrer neuen HR-Software beginnen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Vergegenwärtigen Sie sich, was das Tool kann und mit welchen Herausforderungen Sie bisher umgehen mussten. Kann das Tool tatsächlich alle notwendigen Prozesse abbilden? Am Ende müssen Sie noch die Frage klären, wie Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen.
Wofür bietet das HR-Tool eine Lösung?
Evaluieren Sie im Detail, was das Tool leistet. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionen und Fähigkeiten, damit Sie diese später mit dem Bedarf abgleichen können. Das sind einige Bereiche, auf die es in diesem Zusammenhang ankommt:
- Payroll: Kann das Tool Ihre bisherigen Lösungen für Gehaltsabrechnungen zusammenführen?
- Workforce Management: Können Sie Zeitpläne flexibel aufeinander abstimmen und das mit dieser Personalmanagement Software auch mobil erledigen?
- Reisekosten und Spesen: Berücksichtigt das Tool regionale Gegebenheiten und Vorschriften und ermöglicht es die automatisierte Verarbeitung von Ausgaben und Erstattungen?
- Talent Management: Hilft Ihnen das Tool bei Recruiting, Onboarding und Coaching? Können Sie es als Personalentwicklung Software einsetzen?
- HR-System: Bildet das Tool den gesamten Lebenszyklus Ihrer Mitarbeitenden ab?
Wie sind wir mit den Herausforderungen bislang umgegangen?
Für alle Aufgaben im Personalwesen haben Sie bereits Prozesse etabliert. Wie sehen diese aus und an welchen Stellen verlieren Sie die meiste Zeit? Welche Prozesse können Sie am einfachsten anpassen und welche verursachen voraussichtlich den größten Aufwand? Nicht wenige Unternehmen haben digitale Prozesse bislang stiefmütterlich behandelt. Sie sind gleichzeitig diejenigen, die von der Umstellung auf moderne HR-Tools am stärksten profitieren.
Bildet das HR-Tool alle notwendigen Prozesse ab?
Gleichen Sie Ihren Bedarf mit den Möglichkeiten der HR-Lösung ab. Es ist entscheidend, dass Ihr neues Tool alle notwendigen Prozesse abbilden kann. Denn es sind diese Prozesse, welche die Qualität der Personalarbeit steigern, die Geschwindigkeit bei standardisierten Aufgaben erhöhen oder die Chancen im Recruiting verbessern. Und sie intensivieren die Mitarbeitendenbindung, weil sie Transparenz und Vertrauen herstellen.
Weiterhin haben die HR-Prozesse Einfluss auf die Produktivität ihrer Belegschaft und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben. Stellen Sie also sicher, dass Ihre neue Personalsoftware alle Prozesse berücksichtigt.
Wie werden die Mitarbeitenden einbezogen?
Das beste HR-Management-Tool nutzt Ihnen und Ihrem Betrieb wenig, wenn keiner gerne damit arbeitet. Es ist daher unverzichtbar, die Betroffenen so früh wie möglich einzubeziehen.
Eine der erfolgversprechendsten Strategien ist die klare Kommunikation der Vorteile. Gehen Sie auf Faktoren wie die Einfachheit und die Zeitersparnis oder die Transparenz ein, die mit einem solchen Werkzeug einhergehen. Bei der Vorteilskommunikation sollte die Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung im Mittelpunkt stehen. Sind Ihre Mitarbeitenden von den Vorzügen überzeugt, sind sie zur Umstellung auf das neue System bereit.
Die Einführung eines HR-Tools bedeutet die Loslösung von alten Arbeitsweisen und Strukturen. Diese Werkzeuge leben den Geist von New Work und helfen Ihren Mitarbeitenden dabei, sich in ihrer Arbeit freier zu entfalten und ihre individuellen Werte zu leben. Das sind starke Argumente, die Sie für das Erwartungsmanagement nutzen können.
Alle HR-Aufgaben in einem Tool: Zalaris PeopleHub
Mit der von uns geschaffenen HR-Plattform Zalaris PeopleHub gelingt es Unternehmen die Aufgaben und Herausforderungen rund um New Work zentral auf einer modernen Nutzeroberfläche zu organisieren. Unsere Lösung ist cloudbasiert, lässt sich nahtlos in jede der führenden Talent-Management-Lösungen integrieren und ist global nutz- und skalierbar. So sparen Unternehmen wertvolle Zeit, in der sie strategisch wichtige Themen vorantreiben können.
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