Definition: Was versteht man unter HR-Transformation?
Im Rahmen des Veränderungsprozesses durch die Human-Resources-Transformation werden HR-Prozesse grundlegend überarbeitet, optimiert und automatisiert, damit sie den modernen und zukünftigen Anforderungen der Personalarbeit entsprechen. Es handelt sich demnach um einen Human-Resources-Ansatz.
Das Ziel einer HR-Transformation ist es, dass Ihre HR-Abteilung zukünftig einfacher qualifizierte und zum Unternehmen passende Arbeitskräfte finden, diese langfristig binden und innerhalb des Betriebs bestmöglich unterstützen kann. Die HR-Transformation hat zudem die Aufgabe, Ihre HR-Abteilungen von administrativen Aufgaben zu entlasten, sodass sich diese wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren können, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringen.
Dafür passen Sie Ihre unternehmerischen Prozesse, Strukturen und Human-Resources-Aufgaben innerhalb der HR-Abteilung durch operative und strategische Maßnahmen an. Wie genau Sie dabei vorgehen und welchen Zeitraum Sie für eine HR-Transformation in Ihrem Unternehmen einplanen sollten, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab, wie der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden, der Größe Ihres HR-Teams sowie den Maßnahmen, die Sie ergreifen wollen.
Was ist Teil der HR-Transformation?
Die HR-Transformation umfasst eine Vielzahl von Aktivitäten und Initiativen, um HR-Prozesse zu optimieren und effektiver zu gestalten. Nachfolgend haben wir Ihnen einige der wichtigsten Elemente der HR-Transformation aufgelistet:
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Automatisierung von bestehenden HR-Prozessen
Als Unternehmen können Sie HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding und Performance-Management automatisieren, um langfristig Ressourcen und Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren. Eine entsprechende Überarbeitung der Prozesse ermöglicht Ihrem HR-Team so, effizienter und transparenter zu arbeiten.
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Personalisierung
Als modernes Unternehmen sollten Sie in der Lage sein, die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
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Diversität & Inklusion
Auch sollten Sie im Zuge Ihrer HR-Transformation noch einmal gezielt darauf achten, dass Ihre HR-Praktiken inklusiv sind und alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Herkunft, Identität oder Geschlecht gleichberechtigt behandelt werden.
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Überarbeitung der Organisationsstruktur
Die Organisationsstruktur zu überarbeiten und neue Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer HR-Abteilung zu schaffen, kann dafür sorgen, dass Ihr Team effektiver arbeitet. Wichtig ist dabei, dass sich Ihre HR-Abteilung ihrer Rolle als strategische Unterstützung des Unternehmens bewusst wird. So können Sie sichergehen, dass der Fokus Ihres HR-Managements ganz auf der Umsetzung der Unternehmensziele liegt.
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Einführung und stetige Optimierung von effektiveren Arbeitsprozessen
Um Ihre Personalabteilung zukunftsfähig zu machen, müssen Sie Ihre Arbeitsprozesse stetig überprüfen und optimieren oder austauschen. Eine Möglichkeit ist dabei zum Beispiel, automatisierte Prozesse wie Onboarding-Tools, digitale Personalakten oder agile Workflows einzuführen.
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Implementierung neuer Technologien
Moderne Technologien wie HR-Analytics, Cloud-basierte HR-Software, oder KI-basierte Recruiting-Tools unterstützen Sie dabei, Arbeitsprozesse noch effizienter zu gestalten. Neue Technologien zu implementieren, ermöglicht Ihrer Personalabteilung so, zeit- und ressourcenintensive Aufgaben schneller zu erledigen.
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Schulung Ihrer Angestellten zu den neuen Systemen und Prozessen
Die Einführung neuer systemrelevanter Technologien und Arbeitsprozesse erfordert auch eine entsprechende Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Dadurch erlernen sie die benötigten Fähigkeiten und Kenntnisse, um entsprechende Softwares, Tools und Prozesse erfolgreich einzusetzen und auszuführen.
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Implementierung eines modernen Personalmanagements
Hierbei geht es darum, ein modernes Personalmanagement aufzubauen, das sich den Anforderungen der Zukunft stellen kann. Dazu zählen unter anderem die Implementierung von Talent-Management-Systemen, die Einführung von Leistungsbeurteilungssystemen sowie die Förderung einer leistungsorientierten Unternehmenskultur.
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Anpassung Ihrer HR-Strategie
Auch Ihre HR-Strategie muss an die Ziele Ihres Unternehmens und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden angepasst werden. Ihre Personalabteilung sollte dabei stets eng mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, damit alle im Unternehmen die entsprechende HR-Strategie zur Erreichung der Unternehmensziele unterstützen. Eine erfolgreiche HR-Transformation erfordert dabei ein tiefes Verständnis der aktuellen Unternehmensstrategie, der Marktdynamik sowie der Mitarbeitendenbedürfnisse.
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Förderung der Unternehmenskultur
Bei der HR-Transformation geht es ebenso darum, Ihre Personalabteilung als wichtigen strategischen Partner zu positionieren und diese dazu zu befähigen, die Ziele des Unternehmens erfolgreich umzusetzen. Hierfür sollten Sie eine offene Kommunikation fördern, kontinuierliche Verbesserung anstreben und eine entsprechende Unternehmenskultur etablieren.
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Implementierung von Talent-Management-Programmen
Eine weitere Möglichkeit ist es, Talent-Management in den Fokus zu rücken. Hierbei kann Sie ein Talent-Management-Tool unterstützen, etwa in den Aufgabenbereichen Talentakquisition, Talententwicklung, Leistungsmanagement und Karriereplanung. So können Sie jederzeit prüfen, ob Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden über die notwendigen Fähigkeiten, Kompetenzen und Personal verfügt, um die Unternehmensziele zu erreichen.
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Optimierung des Employer Brandings
Dabei geht es darum, Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren, um qualifizierte Talente anzuziehen und im Unternehmen zu halten. Dies kann beispielsweise durch eine klare Kommunikation der Unternehmenswerte, einer guten Arbeitsumgebung und einer ausgewogenen Work-Life-Balance erreicht werden.
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Agile Methoden
Im Rahmen der HR-Transformation können auch agile Methoden eingesetzt werden. Dies kann dazu beitragen, Ihre Personalabteilung flexibler und reaktionsfähiger zu machen, um schnell auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen oder auf dem Arbeitsmarkt reagieren zu können.
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Implementierung von Remote-Work-Programmen
Die HR-Transformation kann auch die Implementierung von Remote-Work-Programmen beinhalten. Diese können dazu beitragen, die Produktivität und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen, indem ihnen ermöglicht wird, von überall aus zu arbeiten.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung bei der HR-Transformation?
Zwar meint HR-Transformation nicht gleichzeitig auch die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung, jedoch spielt diese eine entscheidende Rolle. Denn oft geht die Optimierung von HR-Prozessen mit Automatisierungen einher, um Routineaufgaben zu vereinfachen. Auch kann die HR-Digitalisierung helfen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihrer HR-Abteilung und Ihren Mitarbeitenden zu verbessern.
Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Elemente, die durch die Digitalisierung beeinflusst werden:
Automatisierung von HR-Prozessen
Die Digitalisierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, HR-Prozesse zu automatisieren und dank gesammelter Daten zukünftig gezielter zu optimieren. Ein Beispiel hierfür ist unter anderem das automatische Screening des Bewerbungsprozesses sowie deren Auswertung, um den Auswahlprozess Ihres Bewerbermanagements zu beschleunigen.
Aber auch die Verwaltung von Personaldaten und die Gehaltsabrechnungen können durch den Einsatz von HR-Software automatisiert werden.
Remote-Work und virtuelle Zusammenarbeit
Die Digitalisierung hat die Arbeitsweise in zahlreichen Unternehmen verändert. Schließlich ermöglicht sie Remote-Work und virtuelle Meetings. So arbeiten viele Angestellte heute von überall aus und Teams können sich unabhängig von ihren Standorten austauschen und zusammenarbeiten. Damit dies auch in Ihrem Unternehmen klappen kann, erfordert es jedoch ebenso ein Umdenken in Ihrer Personalabteilung.
Digitale HR-Systeme erleichtern beispielsweise den Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort. Ebenso lassen sich Unterlagen digital ausfüllen,
Neue Teammitglieder können etwa digitale Unterlagen ausfüllen, elektronische Unterschriften leisten und Zugang zu Schulungs- und Einführungsmaterialien erhalten, ohne dafür physisch im Büro anwesend zu sein.
Remote Work kann jedoch auch zu einem Gefühl der Isolation führen. Um das Mitarbeitendenengagement zu fördern, sollte Ihr HR-Team deshalb auf digitale Tools setzen.
Mit regelmäßigen Online-Mitarbeiterumfragen sowie digitalen Feedback-Systemen tragen Sie so dazu bei, die Kommunikation und den Austausch unter den Teammitgliedern aufrechtzuerhalten und stärken das Gefühl der Zusammengehörigkeit.
E-Learning und Online-Schulungen
Die Digitalisierung hat auch den Bereich der Personalentwicklung und Weiterbildung revolutioniert. E-Learning-Plattformen und Online-Schulungen ermöglichen es Ihrem Unternehmen dabei, Schulungen und Fortbildungen unabhängig von Zeit und Ort anzubieten. Dies ist nicht nur kosteneffizienter, sondern auch flexibler und individuell anpassbar für Sie und Ihre Mitarbeitenden.
HR-Analytics
Die Digitalisierung ermöglicht Ihnen des Weiteren, wertvolle HR-Kennzahlen zu tracken. Diese wiederum können Sie nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Die Datensätze helfen Ihnen so dabei, Ihre Personalabteilung stetig und gezielt zu optimieren und die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen. Auch können Sie so beispielsweise Engpassanalysen durchführen, um langfristig die Mitarbeitendenfluktuation in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.
Begleiteter Veränderungsprozess
Es ist besonders wichtig darauf zu achten, dass der digitale Veränderungsprozess, der durch eine HR-Transformation vorangetrieben wird, individuell zum jeweiligen Unternehmen und den Mitarbeitenden passt. Sie sollten daher sicherstellen, dass Ihre HR-Abteilung bei der Planung und Umsetzung der anstehenden HR-Transformation mitwirkt und das vorhandene Personal auf die bevorstehenden Veränderungen entsprechend vorbereitet.
Moderne Arbeitsmodelle wie Hybrid-Work und New-Work
Auch Arbeitsmodelle wie Hybrid-Work oder New-Work werden in Unternehmen immer relevanter. Beide Konzepte können dabei die Attraktivität Ihres Unternehmens als Arbeitgeber steigern, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllen und setzen neben Flexibilität auf Selbstbestimmung und Eigenverantwortung. Ermöglicht wird dies durch agile Methoden und den Einsatz von HR-Tools.
Die richtigen Mitarbeitenden
Die Digitalisierung spielt heutzutage auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die richtigen Mitarbeitenden zu finden. Um unter anderem Ihren Recruiting-Prozess zu optimieren, finden Sie hierfür zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt wie etwa SuccessFactors Recruiting von SAP.
Mitarbeitendenkommunikation
Die Digitalisierung hat darüber hinaus die Art und Weise verändert, wie Unternehmen mit ihren Angestellten kommunizieren und diese einbinden. Unter anderem Social-Intranets und digitale Personalmagazine ermöglichen es Ihnen als Unternehmen so, regelmäßig und direkt mit Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren und sie über aktuelle Entwicklungen und Ereignisse im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.
In 7 Schritten zur erfolgreichen HR-Transformation
Die HR-Transformation ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Um eine HR-Transformation erfolgreich durchzuführen, sind dabei folgende Schritte notwendig:
1. Analysieren Sie bestehende HR-Systeme und -Prozesse.
Bevor Sie mit der HR-Transformation starten, ist es wichtig, dass Sie zuerst bestehende HR-Systeme und -Prozesse analysieren und bewerten, um die Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
2. Wählen Sie die richtigen HR-Technologien aus.
Im nächsten Schritt müssen Sie die passenden HR-Technologien auswählen, mit denen Sie Ihre HR-Prozesse optimieren wollen. Beachten Sie dabei, vorab eine umfassende Bedarfsanalyse durchzuführen und die Technologieanbieter sorgfältig zu bewerten. Nur so können Sie sicher sein, dass die ausgewählte Technologie auch langfristig den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
3. Legen Sie die wichtigsten Kennzahlen fest.
Um den Erfolg Ihrer HR-Transformation zu messen und den ROI ermitteln zu können, müssen Sie in Schritt 3 festlegen, welche Kennzahlen relevant sind.
4. Schulen und entwickeln Sie Ihre Mitarbeitenden.
Damit Ihre Mitarbeitenden wissen, wie die neuen Prozesse aussehen und welche Veränderungen anstehen, empfiehlt es sich, Schulungen durchzuführen. So können Sie alle Beteiligten auf die neuen Technologien und Abläufe vorbereiten und eine Vielzahl an allgemeinen Fragen im Voraus klären.
5. Implementieren Sie Self-Service-Tools.
Setzen Sie zusätzlich auf Self-Service– und Mitarbeitenden-Tools, um Ihren Angestellten die Möglichkeit zu geben, ihre HR-bezogenen Anfragen selbstständig zu bearbeiten. Dies kann die Arbeitsbelastung Ihrer HR-Abteilung reduzieren und gleichzeitig Ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie und Flexibilität geben.
6. Überwachen und kontrollieren Sie den Transformationsprozess.
In Schritt 6 gilt es, die überarbeiteten und neuen Prozesse zu beobachten, zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. Auch die Kennzahlen aus Schritt 3 spielen hier eine Rolle und können mit Hilfe von HR-Analytics-Tools getrackt werden. Sollte es zu keiner Verbesserung oder gar einer Verschlechterung in bestimmten Bereichen kommen, können Sie so schnell handeln und weitere Maßnahmen ergreifen.
7. Etablieren Sie eine langfristige HR-Strategie.
Nachdem Sie nun über mehrere Wochen oder Monate hinweg die wichtigsten Kennzahlen getrackt und Prozesse angepasst haben, können Sie darauf basierend Ihre langfristige HR-Strategie erarbeiten. Diese sollte dabei jedoch nicht nur die Unternehmensziele, sondern ebenso die Bedürfnisse und Erwartung Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen.
Welche Trends lassen sich für HR erkennen?
Die digitale Transformation hat auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt und somit auf die Personalarbeit. Nachfolgend deshalb noch einige der wichtigsten HR-Trends, von denen Sie profitieren können:
- Employer-Branding
Die Nachfrage nach qualifiziertem Personal ist groß, weshalb es immer wichtiger wird, sich als Arbeitgeber von der Konkurrenz abzuheben. Hierbei kann Ihnen eine starke Arbeitgebermarke durch strategisches Employer Branding helfen. Indem Sie sich klar positionieren, Ihre Unternehmenswerte kommunizieren und leben sowie überzeugende Benefits für Ihre Mitarbeitenden bereitstellen, erhöhen Sie die Bindung Ihrer Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen.
- Mobile HR-Lösungen
Bereits heute sind mobile Lösungen in der Arbeitswelt unverzichtbar geworden. Von mobilen Apps bis Plattformen: Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren Angestellten einen einfachen Zugang zu HR-bezogenen Informationen und Dienstleistungen zu ermöglichen.
- Datenbasierte HR-Entscheidungen
Auch HR-Analytics gewinnt zunehmend an Bedeutung. Denn je präziser Sie Ihre Ziele bestimmen, Ihre Prozesse tracken und analysieren, desto gezielter können Sie daraufhin Anpassungen vornehmen. Anstatt aus dem Bauchgefühl heraus zu entscheiden, können Sie Ihre Entscheidungen dank moderner HR-Tools dabei auf fundierte Daten stützen.
- Künstliche Intelligenz und Automatisierung
Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und das Thema Automatisierung werden immer wichtiger in allen Bereichen und damit auch in der HR-Welt. Wie lassen sich Prozesse weitestgehend automatisieren und standardisieren? Und wie kann Künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um Ihr HR-Team zu entlasten? Indem Sie sich detailliert mit den vorangegangenen Fragen beschäftigen, ebnen Sie den Weg für eine neue Art der HR-Arbeit in Ihrem Unternehmen.
Fazit – Effiziente Personalarbeit durch HR-Transformation
Die HR-Transformation ist ein wichtiger Schritt, um Ihre HR-Abteilung effizienter und zukunftsorientiert zu gestalten. Indem Sie eine ganzheitliche HR-Strategie erarbeiten und moderne Technologien nutzen, können Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen erhöhen und gezielt die richtigen Mitarbeitenden einstellen, weiterentwickeln und passend einsetzen.
Ebenso gewinnt Ihr Personalmanagement an Flexibilität und Agilität, was gerade in Zeiten des ständigen Wandels und der Digitalisierung von entscheidender Bedeutung ist.
Eine erfolgreiche HR-Transformation erfordert dabei eine enge Zusammenarbeit zwischen der HR-Abteilung sowie allen anderen Unternehmensbereichen. Individuelle Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden gilt es dabei zu berücksichtigen und HR-Lösungen zu entwickeln, die diese in den Fokus stellen.
Als Unternehmen, das frühzeitig in die HR-Transformation investiert und die neuen Trends und Entwicklungen aktiv nutzt, können Sie sich somit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Mit über 20 Jahren Erfahrung behalten wir den Durchblick im Prozess- und Systemdschungel und unterstützen Sie bei Ihrer digitalen HR-Transformation. Wir erleichtern die Bestandsaufnahme und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen klare Prioritäten für Ihre eigene HR-Transformation-Roadmap.