Neue Anforderungen im Personalmanagement
Über lange Zeit wurde die transformative Kraft der Digitalisierung in vielen Personalabteilungen als theoretische Möglichkeit, die „irgendwann“ relevant werden würde, abgetan. Ein Fehler, wie sich ab Frühjahr 2020 herausstellen sollte, als plötzlich zahlreiche Büroangestellte gezwungenermaßen von zu Hause aus zu arbeiten begannen. Der disruptive Charakter der Krise erhöhte den Digitalisierungsdruck binnen kürzester Zeit.
Ob Arbeitszeiterfassung, Payroll-Management oder Kostenabrechnungen, plötzlich musste alles remote stattfinden. Auch für die von zu Hause aus arbeitenden Angestellten wurde es wichtiger, einfachen Zugriff auf ihre Abrechnungs- und Mitarbeitendendaten zu erhalten. Für Unternehmen, in denen das HR-Management mithilfe unübersichtlicher Excel-Tabellen und verschiedenster Softwarelösungen stattfand, erwies sich das häufig als äußerst arbeitsaufwendig. Wer ein modernes Personalmanagement im Einsatz hat, für den änderte sich dagegen kaum etwas. Mit cloudbasierten Lösungen können Anfragen zu Abrechnungen, Urlaubstagen oder Überstunden von zu Hause aus genauso einfach erledigt werden wie vor Ort.
Ein Zurück in die Zeit vor 2020 wird es nicht geben. Die gegenwärtigen Veränderungen werden auch in den kommenden Jahren vor dem Arbeitsalltag nicht halt machen. Daher gilt es jetzt die Weichen für die Zukunft zu stellen und für alle Anforderungen das richtige Personalmanagement-Tool einzuführen. Gerade die Etablierung moderner, cloudbasierter Personalverwaltungssoftware kann dabei helfen, viel Arbeit, die bei Routineanfragen anfällt, einzusparen.
So können Personalmanagement-Tools die HR-Arbeit erleichtern
Ein großer Teil der in den Personalabteilungen anfallenden Arbeit besteht aus Routineaufgaben. Von der monatlichen Gehaltsabrechnung über Spesenerstattungen bis hin zur Bearbeitung von Urlaubsanträgen – dass sind alles Aufgaben, die sich gut automatisieren lassen. Insbesondere die regelmäßigen Anfragen von Mitarbeitenden bedeuten für konventionell arbeitende Personalabteilungen ungeahnt viel Aufwand. Dabei sind noch verbleibende Urlaubstage oder der Stand des Überstundenkontos Informationen, die auch ohne Weiteres im Selfservice zur Verfügung gestellt werden können.
Mit der richtigen Personalmanagementsoftware ist es kein Problem, solche Anfragen direkt und automatisch per App zuzulassen. Auch das Onboarding neuer Kolleg:innen kann mithilfe moderner Personalverwaltungstools erheblich vereinfacht werden. Von der Terminfindung für Schulungen bis zur gezielten Vernetzung mit den richtigen Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen unterstützt eine Plattform wie Zalaris PeopleHub Mitarbeitende dabei, sich von Anfang an zurechtzufinden.
Vorbereitung: Worauf ist bei der Einführung zu achten?
Grundsätzlich sind bei der Einführung digitaler Personalmanagement-Tools immer verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Das gilt für alltäglich genutzte Arbeits- und Kommunikationsprogramme genauso wie für Personalentwicklungssoftware. Die wichtigsten Fragen, die Sie im Vorfeld klären sollten, sind:
Die Einführung von HR-Werkzeugen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um sicherzustellen, dass die Investition die gewünschten Ergebnisse erzielt. Ein entscheidender Schritt besteht darin, das ausgewählte Personalmanagement-Tool genau zu analysieren und in allen Funktionsbereichen zu verstehen. Nur durch dieses genaue Verständnis können Sie beurteilen, ob die HR-Lösung tatsächlich hält, was sie verspricht.
Eine weitere wichtige Überlegung ist die Analyse Ihres aktuellen Status quo. Fragen Sie sich, wie Sie bisher die Herausforderungen bewältigt haben, die die neue HR-Software lösen soll. Die Antworten auf diese Frage führen Sie zur nächsten Phase, nämlich der ausführlichen Analyse Ihrer bestehenden Prozesse. Hierbei ist es von entscheidender Bedeutung, nicht einfach die bestehenden Prozesse unverändert in die neue Systemlandschaft zu übertragen. Stattdessen sollten Sie bestehende Prozesse neu überdenken, um sie zu verschlanken und zu modernisieren.
Zuletzt, aber keineswegs unwichtig, ist die Frage der Akzeptanz in der Belegschaft. Selbst das beste HR-Tool wird seinen vollen Nutzen nicht entfalten können, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es nicht akzeptieren oder effektiv nutzen. Daher ist die interne Kommunikation im Zusammenhang mit dem Migrationsprojekt von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, die Belegschaft aktiv einzubeziehen, ihre Bedenken zu berücksichtigen und Schulungsmaßnahmen bereitzustellen, um sicherzustellen, dass alle die neuen HR-Tools effektiv nutzen können. Nur so wird die Einführung erfolgreich und trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität des Personalmanagements zu steigern.
Das Personalmanagement-Tool Zalaris PeopleHub
Zalaris PeopleHub ist eine zentrale Plattform, in der alle Personalmanagement-Aufgaben gebündelt werden. Dadurch stehen dem Team Ihrer Personalverwaltung alle wichtigen Informationen immer über ein schnelles, einfach zu bedienendes Dashboard zur Verfügung. Von abrechnungsrelevanten Daten und Erhebungsschnittstellen bis zum Talent Management.
Mitarbeitende können mit Zalaris PeopleHub alle wichtigen Informationen aus ihrer Personalakte direkt und sicher einsehen. Für Abteilungsleitende und andere Führungskräfte besteht die Möglichkeit, abrechnungsrelevante Datensätze etwa für Reisekosten- oder Spesenabrechnungen schnell und unkompliziert zu bestätigen. Das bedeutet nicht nur weniger Arbeit für Sie und die zuständigen Teams. In vielen Fällen ist damit auch eine raschere Erstattung der entstandenen Kosten für Ihre Mitarbeitenden möglich.
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