In diesem Blogartikel erklären wir deshalb, was genau unter SAP-Stammdaten zu verstehen ist, welche wichtige Rolle sie in Unternehmen spielen und wie sie Ihnen helfen können, Ihre Digitalisierungsvorhaben erfolgreich umzusetzen. Von der Erfassung und Verwaltung bis hin zur Pflege und Optimierung der Daten – wir zeigen Ihnen anhand der Best Practices, wie Sie das volle Potenzial Ihrer SAP-Stammdaten ausschöpfen.
Was sind SAP-Stammdaten?
SAP-Stammdaten sind grundlegende betriebsrelevante Daten, die in der Regel nur selten und meist gar nicht geändert werden und die für ein Unternehmen essentiell sind. Sie werden im SAP-System erfasst und dienen als Basis für viele Geschäftsprozesse.
Dabei wird grundsätzlich zwischen primären und sekundären Stammdaten unterschieden:
Primäre Stammdaten
Primäre Stammdaten sind die zentralen und häufigsten Stammdatenarten in SAP. Diese umfassen folgende Datenarten:
- Stammdaten von Mitarbeitenden
Angestelltenstammdaten umfassen grundlegende und unveränderliche Informationen über die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Diese Daten sind essentiell für die Verwaltung und Organisation von Personalressourcen.
Zu den typischen Mitarbeiterstammdaten gehören:
Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten
Anstellungsdaten: Eintrittsdatum, Abteilung, Position, Vertragsart
Vergütungsdaten: Gehalt, Boni, Bankverbindung
Sozialversicherungsdaten: Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse
Qualifikationen und Kompetenzen: Bildungsabschlüsse, Berufserfahrung, Zertifikate
Diese Art der Stammdaten werden in der Regel selten geändert, bilden aber die Basis für viele Personalprozesse wie die Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen sowie die gesetzliche Berichterstattung.
- Kundenstammdaten
Kundenstammdaten umfassen grundlegende Informationen über Kunden, wie Name, Adresse, Kontaktdaten und weitere relevante Angaben, die für die Geschäftsbeziehung wichtig sind.
- Lieferantenstammdaten
Lieferantenstammdaten enthalten Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens, einschließlich Firmenname, Adresse, Kontaktdaten und Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen.
- Standortstammdaten
Standortstammdaten beschreiben die verschiedenen Standorte eines Unternehmens oder einer Organisation. Diese Daten können Standortnamen, Adressen, geografische Koordinaten und spezifische Informationen über die jeweiligen Funktionen oder Dienstleistungen vor Ort enthalten.
- Produktstammdaten
Produktstammdaten sind grundlegende Informationen über die von einem Unternehmen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Dazu gehören Produktbeschreibungen, Artikelnummern, Preisinformationen, Abmessungen und andere spezifische Merkmale.
- Anlagenstammdaten
Anlagenstammdaten umfassen Informationen über die Anlagen und Maschinen eines Unternehmens, einschließlich Standort, technische Spezifikationen, Wartungspläne und Historie der Wartungsarbeiten.
Sekundäre Stammdaten
Sekundäre Stammdaten sind weniger häufig. Sie können nicht für sich alleine stehen, sondern benötigen einen Bezug zu anderen Datensätzen. Meist unterstützen sie die primären Stammdaten. Typische sekundäre Stammdaten sind:
- Konditionen
Preisstaffeln, Rabatte, Zahlungsbedingungen, die spezifisch für Kunden oder Lieferanten gelten. Für sich alleine gesehen sind diese wenig aussagekräftig, sondern beziehen sich auf bestimmte Produkte oder Materialien.
- Klassifikationen
Hierarchische Strukturen oder Gruppierungen, die verwendet werden, um Stammdaten zu organisieren.
Weitere Beispiele sind Stücklisten, Zolltarifnummern oder Arbeitspläne, die nur in Zusammenhang mit den zugeordneten Produkten etc. Sinn ergeben und einen Nutzen haben.
Stammdaten: Der Unterschied zu Bewegungsdaten und Bestandsdaten
Im Gegensatz zu Stammdaten ändern sich Bewegungsdaten ständig und erfassen dynamische Transaktionen und Ereignisse innerhalb eines Geschäftsprozesses. Sie dokumentieren, was im Unternehmen geschieht, zum Beispiel den Zeitpunkt eines Produktverkaufs oder Rechnungszahlung. Aufgrund ihrer Häufigkeit bieten Bewegungsdaten dabei einen aktuellen Einblick in die operativen Aktivitäten des Unternehmens.
Bestandsdaten bieten hingegen einen detaillierten Überblick über den aktuellen Zustand von Waren oder Materialien zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie zeigen an, wie viele Produkte im Lager vorhanden sind, welche Bestellungen noch ausstehen oder welche Materialien verfügbar sind. Diese Daten sind entscheidend für die Bestandsverwaltung sowie die Planung von Beschaffungs- und Produktionsprozessen.
Warum sind SAP-Stammdaten wichtig für Unternehmen?
SAP-Stammdaten helfen Unternehmen nicht nur, wichtige Angelegenheiten zu klären und fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus bieten sie vor allem für das Stammdatenmanagement im HR-Bereich weitere Vorteile wie zum Beispiel:
- Effiziente Personalverwaltung und -entwicklung
Im HR-Bereich können durch eine zentrale Verwaltung Personalressourcen effizienter verwaltet und analysiert werden. Dies begünstigt unter anderem Prozesse und Aufgaben wie die Nachverfolgung von Qualifikationen, Schulungen und Karriereentwicklungen. Das wiederum unterstützt gezielt die Personalentwicklung und -planung.
- Bessere Rekrutierungsprozesse
Mit Hilfe von SAP-Stammdaten können Rekrutierungsprozesse optimiert werden. Ein zentralisiertes System erleichtert, Daten von Bewerbenden zu verwalten, automatisiert das Einstellungsverfahren nahezu und ermöglicht, geeignete Talente schneller zu identifizieren.
Das beschleunigt den Einstellungsprozess und verbessert die Qualität der Neueinstellungen.
- Automatisierung der Gehaltsabrechnung und des Vergütungsmanagements
SAP-Stammdaten ermöglichen eine effiziente und fehlerfreie Gehaltsabrechnung, indem alle relevanten Personalinformationen wie Gehaltsdaten, Boni und Abzüge zentral verwaltet werden und sich der gesamte Prozess automatisieren lässt.
- Verwaltung von Benefits und Anreizen für Angestellte
Ein zentrales Stammdatensystem erleichtert zudem, Benefits und Anreizprogramme für Ihre Mitarbeitenden effektiv zu verwalten. Dabei unterstützen kann etwa die Erfassung und Nachverfolgung von Urlaubstagen, Krankenversicherungen, Rentenplänen und anderen Vorteilen, was zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden beiträgt.
- Erleichterung der Compliance und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften
SAP-Stammdaten unterstützen die HR-Abteilung bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften. Indem alle relevanten Personaldaten zentral erfasst und gepflegt werden, können Audits effizienter durchgeführt und die Risiken der Nichteinhaltung minimiert werden.
Weitere wichtige Vorteile sind:
- Weniger Fehler und Redundanzen in den Daten
- Verbesserte Analysemöglichkeiten für datengestützte Entscheidungen
- Erhöhte Transparenz
- Gezieltere Optimierung der Geschäftsprozesse zur Effizienzsteigerung
Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre HR-Ziele zu erreichen. Fragen Sie uns jetzt an, um mehr über Zalaris PeopleHub und SAP zu erfahren.
Human Resource: 3 Best Practices für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement
Für eine effektive Strategie des Stammdatenmanagements werden innovative Software-Lösungen wie SAP Master Data Management (MDM) genutzt, damit alle Beteiligten verlässliche und datengestützte Entscheidungen treffen und auf neue Ereignisse schnellstmöglich reagieren können.
Hier sind einige Best Practices, um Ihre Strategie für das Stammdatenmanagement im Bereich Human Resources zu optimieren:
- Daten standardisieren und zentralisieren
Eine der wichtigsten Best Practices im Stammdatenmanagement ist die Standardisierung und Zentralisierung der HR-Daten. Dass einheitliche Datenformate implementiert und eine zentrale Datenspeicherstelle zum Einsatz kommen, sorgt dafür, dass alle HR-Daten konsistent und leicht zugänglich sind.
Dies reduziert Redundanzen und Inkonsistenzen, verbessert die Datenqualität und erleichtert den Zugriff auf aktuelle Informationen. Tools wie SAP MDM können dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren und zu optimieren.
- Regelmäßig Daten überprüfen und bereinigen
Um die Integrität und Genauigkeit der Stammdaten zu gewährleisten, ist eine regelmäßige Überprüfung und Bereinigung der Daten unerlässlich. Dies umfasst etwa das Identifizieren und Korrigieren von Fehlern, Duplikaten und veralteten Einträgen.
Ein systematischer Ansatz zur Datenbereinigung trägt in diesem Fall dazu bei, die Zuverlässigkeit der Stammdaten im HR-Bereich zu erhöhen und stellt so sicher, dass Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis getroffen werden. Automatisierte Tools können diesen Prozess dabei zusätzlich effizienter gestalten und die manuelle Arbeit reduzieren.
- Mitarbeitendenschulung und Bewusstseinsbildung
Damit eine Stammdatenmanagement-Strategie erfolgreich sein kann, muss allen Beteiligten klar sein, wie wichtig vor allem hochwertige Daten sind.
Durch regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungskampagnen können Sie Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, das Bewusstsein für die Bedeutung von Datenqualität zu schärfen.
SAP-Stammdaten als Schritt zur digitalen Transformation im HR-Bereich
Ein effektives Management von SAP-Stammdaten ist vor allem für Unternehmen, die mit wachsendem Datenvolumen skalieren, auf Dauer unerlässlich. Indem Sie dabei frühzeitig auf intelligente Software-Lösungen wie SAP Master Data Management (MDM), automatisierte Tools und KI-Technologien setzen, desto einfacher wird es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden fallen. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen.